Após definir os itens e as quantidades a serem compradas, identificar os fornecedores e negociar as condições para a compra é possível finalizar mais uma etapa do processo de compras: o envio formal do pedido ao fornecedor.
O pedido de compra oficializa a aquisição de mercadorias e serviços; nele podem ser discriminadas mercadorias como produtos acabados, matérias-primas e também, itens necessários à empresa, utilizados ou não no processo produtivo. Estes itens são chamados Materiais de Consumo (consumíveis) ou Imobilizáveis e podem ser, por exemplo, materiais de escritório, maquinário, materiais de uso diário, ou ainda itens fiscais como prestação de serviços e eventuais despesas.
Para maior controle, todos os pedidos de compra são classificadas por meio de um status – como aprovado, em estudo, reprovado, etc. Estes status são cadastrados na tela 004013 - Status de Compras e indicam a situação de aprovação de cada um dos pedidos, possibilitando o acompanhamento do processo e maior controle das informações que serão enviadas aos fornecedores.
Após o cadastramento e a aprovação do pedido de compra, é possível realizar o recebimento das mercadorias, e das respectivas notas fiscais. O Visual Linx não controla estoques para os materiais de consumo. Caso este controle seja necessário, os materiais de consumo deverão ser cadastrados na tela 003008 - Materiais, e controlados como matéria-prima. Entretanto, por meio do pedido de compra é possível controlar os custos e realizar a entrada das respectivas notas fiscais no sistema, finalizando o processo de compras.
Os pedidos podem ser gerados por meio de uma requisição ou de uma cotação de materiais de consumo, com informações extraídas das telas 024106 - Requisição de Material de Consumo e 024203 - Cotação de Material de Consumo, respectivamente.
Clique nos itens do fluxograma a seguir para conhecer os procedimentos de cadastramento de um pedido de compra de materiais de consumo:
Além processo especificado no fluxograma, esta tela permite a realização dos seguintes procedimentos:
• Inclusão simples de pedido de compra;
• Cópia de pedidos de compra;
• Cancelamento de itens do pedido de compra;
• Inclusão de itens por cotações ou requisições.
Módulos que exibem a tela 004005
O seguinte módulo exibe a tela como padrão:
• Módulo Compras.
Integrações
As informações cadastradas nessa tela atualizam as seguintes telas de outros módulos:
Tela | Integração |
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005109 - Entradas de Notas Fiscais de Consumíveis | Após a aprovação, os pedidos de compra ficam disponíveis nesta tela para serem selecionados no momento da entrada da nota fiscal. |
Pré-requisitos
Para incluir um pedido de compra de consumíveis é necessário que já estejam cadastrados os dados nas seguintes telas:;
• 001016 - Fornecedores;
• 001011 - Condições de Pagamento para Compras e Entradas;
• 009048 - Natureza Fiscal de Operação para Entrada;
• 004011 - Tipos de Compra;
• 004013 - Status de Compras;
• 009012 - Rateio de Filial;
• 009011 - Rateio de Centro de Custo;
• 004001 - Moedas;
• 001012 - Transportadoras.
Parametrizações
Para incluir um pedido de compra de produtos acabados é necessário configurar previamente os seguintes parâmetros:
• COMPRAS_2A_APROVACAO;
• COMPRAS_APROVACAO;
• CONTROLAR_ASS_COMPRAS;
• CTRL_VERBA_QTDE_COMPRA;
• CTRL_VERBA_VALOR_COMPRA;
• NIVEL_APROVAR_COMPRAS;
• PERMITE_ALT_IPI;
• STATUS_COMPRAS_DEFAULT;
• TABELA_PRECO_COMPRA;
• TABELA_PRECO_CUSTO;
• TIPO_COMPRA_DEFAULT;
• UTILIZA_PRECO_PEDIDO;
Também é necessário configurar o seguinte sequencial de código:
• COMPRAS_PEDIDO.
Procedimentos
Esta tela permite a inclusão de pedidos de compra de diversas maneiras??, conforme os procedimentos descritos a seguir:
Inclusão simples
1. Clique no botão Inclui (F5) para habilitar os campos da tela.
2. Preencha as informações conforme o tópico Campos do cabeçalho.
3. Conforme o tópico Página Cabeçalho preencha as informações indicadas.
4. Na página Itens informe os materiais de consumo que serão incluídos no pedido de compra.
Dica |
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Para incluir os itens por meio de requisição ou cotação, observe as informações descritas no tópico Página Cotações/Requisições. |
5. Observe nas demais páginas, as informações sobre os itens incluídos no pedido.
6. Clique no botão Salvar (F4) para gravar o pedido de compra.
Relatórios
(A) Relação de Pedidos de Compra;
(B) Pedidos de Compra por Fornecedor (saldo);
(C) Emissão de Pedido de Compra;
(D) Pedidos de Compra.
Detalhamento da tela
Verifique, a seguir, o detalhamento dos principais campos da tela, conforme as páginas disponíveis.
Detalhamento da tela |
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Campos do CabeçalhoNa parte superior da tela são exibidos os campos para identificação do pedido de compra, preencha-os conforme a orientação a seguir:
Nº Pedido | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com o código de identificação do pedido. Este campo é sequencial e único, sua configuração é feita através do sequencial de código COMPRAS_PEDIDO. | Fornecedor | Informe o fornecedor para qual será enviado o pedido de compras que está sendo cadastrado. Esta informação é extraída da tela 001016 - Fornecedores. | Botão indicador - Ativo - Inativo | Este botão é utilizado como filtro para realizar a pesquisa dos pedidos de compra. Quando ativo, possibilita pesquisar somente os pedidos de compra que ainda estão em aberto, isto é, que ainda têm quantidades pendentes a entregar. Quando inativo, também serão apresentados na pesquisa os pedidos de compra que já foram encerrados, ou seja, que já foram entregues. Clique no botão para modificar o filtro de pesquisa, caso necessário. |
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Página CabeçalhoNa página Cabeçalho são configurados os principais dados do pedido de compra. Estes dados serão utilizados no momento da entrada da nota fiscal. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página:
Condição Pgto | O conteúdo deste campo indica como será feito o pagamento ao fornecedor da fatura gerada pelo pedido de compra. As informações são extraídas da tela 001011 - Condição de Pagamento para Compras e Entradas. Ao indicar um fornecedor no cabeçalho, este campo é preenchido automaticamente de acordo com as informações configuradas na tela 001016 - Fornecedores. A condição de pagamento indicada no pedido de compra será apresentada na entrada da nota fiscal e poderá ser modificada posteriormente, se necessário. | Tipo de Compra | O tipo de compra identifica o pedido que está sendo cadastrado. O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente de acordo com a configuração do parâmetro TIPO_COMPRA_DEFAULT, mas pode ser modificado, se necessário. As informações são extraídas da tela 004011 - Tipos de Compra. | Ped. Fornecedor | Para facilitar a comunicação com o fornecedor, é possível indicar o número utilizado pelo fornecedor para identificação do pedido de compra que está sendo cadastrado. Caso necessário, digite neste campo a informação referente a identificação do pedido de compra no fornecedor. | Requerido Por | Digite neste campo as informações para identificar o usuário ou o departamento que requisitou o pedido de compra. | Aprov./Reprov. por | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente quando o campo Status Pedido é modificado para Aprovado ou Reprovado. É apresentado o usuário que está utilizando o sistema, além da data em que o status do pedido foi modificado. | Transportadora | Informe a transportadora que será utilizada para realizar o transporte dos itens do pedido. O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente – de acordo com a configuração do parâmetro TRANSPORTADORA_PADRÃO – mas pode ser modificado posteriormente. As informações são extraídas da tela 001012 - Transportadora. | Frete a pagar | Eventualmente a empresa pode escolher arcar com todos os custos referentes ao transporte das mercadorias que estão sendo adquiridas. Caso necessário, marque este checkbox para indicar que o frete do transporte dos ítens do pedido será pago pela empresa – e não mais pelo fornecedor. | Cadastramento | É apresentada neste campo a data em que o pedido de compra foi cadastrado no sistema. O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com a data corrente. | Emissão | Neste campo é apresentada a data de emissão do pedido de compra, isto é, a data em que ele foi enviado ao fornecedor. | Natureza Operação | Informe o código fiscal de identificação da operação de compra que está sendo realizada, para que seja feito o cálculo correto dos tributos sobre os itens do pedido. As informações são extraídas da tela 009048 - Natureza Fiscal de Operação para Entrada. | Data Fat. Relativo | Informe neste campo a data a partir da qual será contada para aplicação da forma de pagamento. Exemplo:A emissão do pedido de compra e o recebimento no fornecedor foram feitos dia 20/01/2009. A data de faturamento relativo é dia 02/02/2009 e a condição de pagamento é de 15 dias corridos. O vencimento da fatura seria para 04/01/2009 (quinze dias após a data de emissão). Porém, com a data de faturamento relativo, a fatura será gerada com vencimento para 19/02/2008. Para utilizar a data de faturamento relativo e calcular o vencimento dos títulos gerados, é necessário configurar o parâmetro UTILIZA_DATA_FAT_RELATIVO | Variação Aceitável (%) | O fornecedor pode eventualmente enviar quantidades diferentes das descritas no pedido de compra, para mais ou para menos. Esta situação deve ser acordada entre a empresa e o fornecedor através de uma política comercial. É necessário informar no pedido a variação de quantidade aceita pela empresa, para que seja validada no momento da entrega. Informe neste campo a variação, em porcentagem, aceita para o pedido de compra que está sendo cadastrado. | Moeda | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente e indica a moeda que será utilizada no pedido de compra. As informações são extraídas da tela 004001 - Moedas, e o preenchimento automático depende do parâmetro MOEDA_PADRAO. Quando uma moeda diferente da que foi definida como padrão é informada no pedido de compra, os campos referentes ao câmbio de valores são apresentados abaixo da área Saldo a Entregar. | Status Pedido | Para identificar a situação do pedido de compra que está sendo cadastrado, é atribuído a ele um status - que pode ser modificado quando necessário - para indicar se o pedido está aprovado, reprovado ou se está aguardando avaliação. O status do pedido de compra é indicado neste campo, que é preenchido automaticamente conforme a configuração do parâmetro STATUS_COMPRA_DEFAULT. As informações são extraídas da tela 004013 - Status de Compras. A modificação do status do pedido é permitida de acordo com a configuração dos parâmetros COMPRAS_APROVACAO e NIVEL_APROVAR_COMPRAS. Também será verificado o nível de acesso do usuário que está acessando o sistema. | Status Aprovação | O conteúdo deste campo está vinculado ao campo Status Pedido e indica o nível de aprovação do pedido de compra, de acordo com as informações cadastradas na tela 004013 - Status de Compras. Este campo também está vinculado ao Tipo de Compra. No tipo de compra é possível configurar o controle de assinatura eletrônica para aprovação de documentos. Caso um tipo de compra que faça parte deste controle seja indicado no pedido, o conteúdo deste campo indicará o status de aprovação pertinente ao processo de assinatura. | Entrega | Informe a data prevista para entrega do pedido de compra. Com esta informação será possível controlar e consultar os pedidos de compra visando maior controle dos prazos de entrega dos produtos. |
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Página ItensOs dados desta página serão exibidos automaticamente, conforme a seleção de produtos na página Produtos.
Descrição | Caso necessário, informe a descrição do item incluído no pedido de compra. O conteúdo deste campo será preenchido automaticamente quando um ítem for incluído: • por meio da validação de Itens Fiscais; • por meio de cotação ou requisição. | Mult. Entregas | Eventualmente pode ser necessário que os itens do pedido de compra sejam entregues em diversas datas, por questões de política comercial e armazenamento. Marque este checkbox para que seja possível informar datas de entrega diferentes para cada ítem incluído no pedido de compra. Ao marcar o checkbox Mult. Entregas, os campos Entrega e Limite serão desabilitados, isto é, será necessário informar diferentes datas de entrega para cada um dos itens incluídos no pedido. | Repete Item Digitado | Para agilizar o processo de cadastramento do pedido, é possível configurar a página para que, no momento da inclusão de um novo item, o campo Item Consumível/Imobilizado/Serviços seja preenchido automaticamente com o último item digitado. Desta forma, apenas a quantidade do último item incluído deverá ser informada. Marque este checkbox para que o último item incluído no pedido seja apresentado no campo Item Consumível/Imobilizado/Serviços. Esta opção somente será habilitada quando o checkbox Mult. Entregas estiver marcado. | Entrega | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com a data corrente, e indica a data prevista para entrega dos itens do pedido de compra; entretanto, é possível alterar a informação. Informe a data prevista para entrega de cada um dos itens incluídos no pedido de compra. | Limite | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com a data corrente, e indica a data limite para entrega dos itens do pedido de compra; entretanto, é possível alterar a informação Informe a data limite para entrega dos itens incluídos no pedido de compra. | Validar Itens em | É possível configurar a forma de inclusão dos itens no pedido de compra. As configurações impactam diretamente na funcionalidade do campo Item Consumível/Imobilizado/Serviço, onde serão indicados os itens. Itens Fiscais | É possível cadastrar previamente alguns itens para incluí-los no pedido de compra, tais como serviços, despesas de copa e cozinha, dentre outras. Este cadastro é realizado na tela 100126 - Cadastro de Itens Fiscais. Ao marcar esta opção, os itens fiscais cadastrados poderão ser incluídos no pedido de compra. Clique com o botão direito sobre o campo para abrir a lista de itens fiscais cadastrados. |
| Validar Inclusive Materiais | Quando esta opção estiver marcada, será possível incluir matérias-primas na requisição de materiais de consumo. As informações serão extraídas da tela 003008 - Materiais. | Validar Inclusive Produtos | Quando esta opção estiver marcada, será possível incluir produtos acabados na requisição de materiais de consumo. As informações serão extraídas da tela 002006 - Produtos Acabados. |
Na área inferior da tela são incluídos os itens, conforme informações a seguir: Item Consumível/Imobilizado/Serviço | Informe o item que será inserido no pedido de compra. A inclusão das informações neste campo depende da configuração da área Validar Itens em. | Unid | Informe a unidade utilizada para mensurar o item informado no pedido de compra. | Entrega | Caso o controle de múltiplas entregas seja utilizado, informe a data prevista de entrega para o item incluído no pedido de compra. | Limite | Caso o controle de múltiplas entregas seja utilizado, informe a data prevista de entrega para o item incluído no pedido de compra. | Data Confirmação Fornecedor | Eventualmente, pode-se solicitar ao fornecedor uma confirmação para assegurar o recebimento pedido de compra. Informe neste campo a data em que o fornecedor confirmar o recebimento do pedido. | Qtde. Original | Informe a quantidade que será comprada para o item incluído. | Custo | Informe o custo do item incluído no pedido de compra. O conteúdo deste campo será preenchido automaticamente quando: • os itens forem incluídos por meio de requisição ou cotação, onde constam seus respectivos custos; • os itens forem incluídos por meio da validação de Itens Fiscais. | IPI/IVA % | O conteúdo deste campo apresenta o valor de IPI incidente sobre o item informado, conforme configurações referentes à classificação fiscal, realizadas na tela 100126 - Cadastro de Itens Fiscais. Este campo somente é habilitado para digitação ou alteração do conteúdo conforme a configuração do parâmetro PERMITE_ALT_IPI. Informe a porcentagem de tributos incidentes sobre o item incluído no pedido de compra. | Desconto | Informe a porcentagem de desconto concedido pelo fornecedor para o item incluído no pedido de compra. | Valor Original | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com o valor total do item incluído no pedido de compra, isto é, a quantidade original multiplicada pelo custo, subtraídos os descontos. | Requisição | Caso os itens do pedido de compra tenham sido incluídos por meio de uma requisição, o número sequencial de identificação da requisição será apresentado neste campo. | Cotação | Caso os itens do pedido de compra tenham sido incluídos por meio de uma cotação, o número sequencial de identificação da cotação será apresentado neste campo. | Conta Contábil | Informe a conta contábil para a qual serão atribuídos os custos da compra do item inserido no pedido de compra. | Rateio Filial | Indique a filial (ou o rateio entre as filiais) a qual serão atribuídos os custos do pedido de compra que está sendo incluído. Clique com o botão direito do mouse para exibir a lista de filiais e rateios disponíveis. | | Clique neste botão para exibir detalhes do rateio indicado no campo Rateio Filial. | Rateio Centro Custo | Indique o centro de custo (ou o rateio entre eles) a qual serão atribuídos os custos do pedido de compra que está sendo incluído. Clique com o botão direito do mouse para exibir a lista de centros de custo e rateios disponíveis. |
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Página Pendências/CancelamentosOs dados apresentados nesta página possibilitam o controle dos saldos dos pedidos de compra. São exibidas informações como quantidade e valor total do pedido de compra, quantidades e valores cancelados, quantidades já entregues (em caso de múltiplas entregas), quantidades com entrega pendente, dentre outras. Também é possível realizar o cancelamento de itens do pedido, conforme os procedimentos descritos a seguir: Cancelamento de itens1. Pesquise o pedido de compra que terá seus itens cancelados e clique no botão Altera (F6). 2. Clique na página Pendências/Cancelamentos para exibir os itens que serão cancelados. 3. No campo Qtde Cancelada informe a quantidade que será cancelada para os itens apresentados. 4. Clique no botão Salva (F4) para gravar a alteração no pedido de compra. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página: Total Original | Nesta área são apresentadas informações referentes às quantidades e valores originais do pedido de compra: Qtde. | Apresenta a quantidade total de itens inseridos no pedido de compra | Valor | Exibe o valor total dos itens do pedido de compra. |
| Total a Entregar | Nesta área são apresentadas informações referentes às quantidades e valores dos itens com entrega pendente: Qtde | Exibe a quantidade total de itens do pedido de compra com entrega pendente. | Valor | Apresenta o valor total dos itens do pedido de compra com entrega pendente. |
| Consumível | Exibe a descrição de todos os materiais de consumo inseridos no pedido de compra. | Qtde Original | Apresenta a quantidade total incluída no pedido de compra para cada um dos itens exibidos. | Qtde Entregar | Exibe a quantidade pendente a entregar para cada um dos itens incluídos no pedido de compra. | Qtde Entregue | Apresenta a quantidade já entregue para cada um dos itens do pedido, em caso de múltiplas entregas. | Qtde Cancelada | Informe neste campo a quantidade a ser cancelada do pedido de compra, para cada um dos itens apresentados. | Valor Original | Exibe o valor total incluído no pedido de compra, para cada um dos itens apresentados. | Valor Entregar | Apresenta o valor total para cada um dos itens com entrega pendente. | Valor Entregue | Apresenta o valor dos itens já entregues do pedido de compra. |
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Página EntradasAo receber a mercadoria e efetuar a entrada da nota fiscal no sistema, é possível observar no pedido de compra as informações referentes a esta entrada. Os dados apresentados nesta página também são importantes quando o pedido possui múltiplas entregas; é possível acompanhar cada uma das entregas e verificar os itens restantes. |
Página Cópia/Obs/LogNesta página é possível inserir observações sobre o pedido de compra e observar o registro das modificações no status de aprovação de cada um dos pedidos. Também é possível gerar novos pedidos de compra copiando as informações de outro pedido já cadastrado, conforme os procedimentos a seguir: Cópia de pedidos1. Clique no botão Inclui (F5) para habilitar os campos da tela. 2. Na página Cópia/Obs/Log configure as informações nos campos Pedido Original e Fator de mult., conforme a tabela a seguir. 3. Clique no botão Copia Pedido para realizar a cópia do pedido de compra, de acordo com as informações configuradas e confirme. Será gerado o novo pedido de compra. 4. Caso necessário, altere ou complemente as informações apresentadas nas demais páginas. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página: Observação | Eventualmente pode tornar-se necessário inserir algumas informações adicionais no pedido de compra, como instruções ou solicitações ao fornecedor. Informe neste campo as observações referentes ao pedido de compra. | Pedido Original | Para realizar a cópia de pedidos de compra, informe neste campo o número do pedido a ser copiado. | Fator de mult. | É possível realizar a cópia do pedido multiplicando as quantidades informadas por um determinado número – o fator de multiplicação. Exemplo:O pedido de compra 00192 possui as seguintes quantidades de um determinado material:
Item | Quantidade |
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Luvas de proteção | 5 | Pacote de papel sulfite | 10 |
Ao informá-lo para cópia, e configurar o fator de multiplicação para 2, as quantidades serão duplicadas e o novo pedido de compra será gerado com as quantidades configuradas da seguinte forma: Item | Quantidade |
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Luvas de proteção | 10 | Pacote de papel sulfite | 20 |
Informe neste campo o fator de multiplicação que será utilizado para gerar as quantidades do novo pedido de compra. | Copia Pedido | Clique neste botão para realizar a cópia do pedido de compra, de acordo com as informações configuradas. | Data | Apresenta a data em que foi realizada a alteração no status do pedido de compra. | Usuário | Exibe o nome do usuário do sistema que efetuou a alteração no status do pedido de compra. | Status | Exibe o status para qual foi modificado o pedido de compra. Todas as vezes em que houver alteração no status do pedido, será automaticamente adicionada uma nova linha contendo as informações sobre a modificação. |
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Página FornecedorNesta página são apresentados os dados do fornecedor indicado no pedido de compra. As informações são extraídas da tela 001016 - Fornecedores e podem ser utilizadas para eventuais consultas. |
Página DespesasNesta página é possível informar eventuais despesas que a empresa tenha com o pedido de compra. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página:
Dica |
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Clique no botão Novo Item (F9) para inserir uma linha na tabela e preencher as informações indicadas nos campos. |
Despesa | Selecione a despesa que será incluída no pedido de compra. As informações são extraídas da tela 004017 - Cadastro de Despesas de Compras. | Fornecedor | Neste campo deve ser informado o fornecedor com o qual a empresa terá a despesa indicada. O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com o fornecedor informado no pedido de compra. | Valor Despesa | Informe neste campo o valor da despesa que está sendo inserida no pedido de compra. | Tipo | O conteúdo deste campo é preenchido automaticamente com o tipo da despesa informada no campo Despesa. As informações são extraídas da tela 004017 - Cadastro de Despesas de compras. |
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