Este programa é utilizado para realizar o controle de todas as duplicatas de fornecedor, possibilitando ao usuário consultar, efetuar pagamentos, alterações, estornos, entre outras movimentações.
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Acesso rápido
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Nesta tela, o usuário deverá informar o código do fornecedor, ou deixe em branco para consultar todas as duplicatas de determinado período. Em seguida, informe o intervalo de vencimento, a situação das duplicatas que deseja consultar: Ativos, Pagos, Devolvidos, Geral, Agrupadas. Selecione as filiais e se o usuário desejar poderá restringir o número de registros que aparecerá na tela, sendo: 500, 1000, 2000, etc.
O Linx SoftPharma, exibe uma tabela com todas as duplicatas de acordo com os filtros selecionados acima. As duplicatas são indicadas com um ícone para facilitar a identificação de sua situação, conforme legenda abaixo:
- (Bolinha Vermelha): Indica que a duplicata está ativa e em atraso.
- (Bolinha Amarela): Indica que a duplicata está ativa e vencendo no dia.
- (Bolinha Verde): Indica que a duplicata está ativa e a vencer.
- (Bolinha Preta): Indica que a duplicata está paga ou devolvida.
- As duplicatas com ordem de pagamento Internet Banking, possuirão um ícone da Stone () para indicar que há ordem de pagamento.
Informações | ||
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A coluna Duplicata indica se a duplicata foi entregue para pagamento. Para que esta informação seja exibida é preciso que, ao receber a duplicata, o responsável acesse o lançamento correspondente e marque a opção "Duplicata entregue?". Quando o produto "96-PagFor" estiver liberado à filial, será apresentado a coluna "Situação PagFor" onde aparecerá a situação da duplicata junto ao Pag-For Bradesco. |
Informações adicionais
- Quando o produto "38 - Integração Contábil" estiver habilitado:
- Não será possível utilizar um Plano de contas que já esteja previamente configurado no "Configuração Plano de Contas", na seleção deste plano apresentará a seguinte mensagem: "Caro Usuário, O Plano de contas informado está parametrizado em configurações do plano de contas, não será permitido lançar títulos para este plano de contas, porque poderá ocasionar divergências na exportação de informações fiscais/contábeis".
- Ao realizar alguma alteração e/ou reparcelamento de lançamentos o sistema bloqueará o campo "Plano de Contas" quando o lançamento for oriundo do programa "Entrada de Mercadoria", ou seja, lançamentos automáticos. Porém quando for originado do programa "Lançamentos de Contas a Pagar" o campo ficará habilitado para edição.
- Ainda no Reparcelamento não será permitido selecionar as duplicatas quando estas forem de notas diferentes do mesmo fornecedor, interromperá o processo e apresentará a mensagem: "Para Reparcelar título(s), o mesmo deve pertencer a mesma Nota e Fornecedor".
- Não será permitido efetuar o Agrupamento de títulos, quando eles possuírem plano de contas diferentes, se sim interromperá o processo e apresentará a mensagem: "Para realizar o agrupamento, a(s) duplicata(s) selecionada(s) não pode(m) possuir plano de contas diferentes". Porém se os títulos tiverem o mesmo plano de contas, no agrupamento o campo "Plano de Contas" ficará desabilitado.
- Se ao efetuar um Lançamento, Pagamento, Agrupamento ou Estorno de uma duplicata a data informada estiver dentro do período de um lote na contabilidade que esteja fechado/exportado, será bloqueado o processo informando a seguinte mensagem: "O dia xx/xx/xxxx está com o movimento contábil fechado para a filial xx. Para utilizar esta data, o lote deve ser reaberto. Entre em contato com o responsável informando a situação".
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Novo lançamentoEsta opção é utilizada para realizar um novo lançamento (manual) para o fornecedor. Para isso, nesta tela o usuário deve informar a filial, fornecedor, local de pagamento: (Carteira, Banco, Duplicata, etc), tipo documento: (Nota fiscal, Duplicata, Boletos, NF-e, etc) plano de contas, é por meio desta conta que a farmácia pode analisar os relatórios gerenciais, tais como Demonstrativo de Resultados da farmácia, que possibilita ao administrador tomar as decisões da empresa. Para controlar os locais de pagamentos, tipo de documentos e planos de contas a serem utilizados por usuário e fornecedor, utilizar a guia 6 e configurar por fornecedores quais poderão ser utilizados. Informe o número da nota fiscal, valor da nota fiscal, nr. parcelas, em que será dividido o pagamento da duplicata.
Desdobramento das parcelasÉ possível informar até 60 (sessenta) parcelas para cada lançamento do fornecedor. Dessa forma, o sistema permite até mesmo que sejam lançadas duplicatas relacionadas a financiamentos, que possuem um prazo mais longo para pagamento.
É necessário informar o número do documento referente a parcela, data de emissão e vencimento, valor da parcela, desconto financeiro, este valor fica a título informativo no contas a pagar para que quando for fazer o pagamento da duplicata o sistema informe este valor na tela para que seja deduzido da duplicata. Esta dedução não é feita automaticamente, cabendo ao usuário proceder com os lançamentos necessários. Informe uma data de vencimento para o desconto financeiro, o preenchimento deste campo não é obrigatório, porém quando for informada uma data que seja fim de semanas ou feriados o pagamento é realizado no primeiro dia útil, para fins de não perder o desconto financeiro o sistema apresentará uma mensagem informativa. Quando houver, informe o valor do encargo financeiro, para indicar que a duplicata movimentará fundo fixo, marque a opção, se a duplicata já tenha sido entregue, marque a opção duplicata entregue?, a data de entrega será habilitada quando o campo anterior for marcado, aqui deve ser indicado a data exata da entrega da duplicata. Campo "Cód Barras" é utilizado para informar o código de barras associado a este titulo. Se o produto Internet Banking liberado, ao selecionar o botão "Consultar Boleto", será possível realizar uma consulta das informações do boleto - mais detalhes em Consultar boleto - Internet Banking |
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PagamentoPara efetuar pagamentos de duplicatas é necessário marcar a(s) duplicata(s) que deseja pagar e clicar em Pagamentos ou teclar ALT + T. É permitida a baixa de várias duplicatas simultaneamente, mesmo que de fornecedores, plano de contas, documentos e filiais diferentes. Este processo, contudo, fica restrito à baixa em caixa financeiro pois, no caso de conta bancária, para fins de contabilidade, não existe o pagamento de duplicatas com plano de contas e filiais diferentes, ou seja, caso necessário exportação de arquivos para contabilidade, essas informações ficariam incorretas. Quando selecionadas duplicatas com plano de contas, tipo de documento e fornecedor diferentes, ao clicar em Pagamento o sistema traz a informação de "Múltiplos selecionados". Na tela de pagamento, o sistema traz automaticamente a data de pagamento, o usuário pode alterá-la se desejar, não é possível efetuar pagamento de duplicatas com data super á data atual, a seguir é informado o valor total de créditos de devolução de fornecedor que será utilizado no pagamento da duplicata, ao clicar no botão o sistema abre a tela de vinculação de créditos de devolução de mercadorias para que o usuário selecione os créditos e informe os valores que deseja deduzir da duplicata. Este botão somente é exibido quando selecionado apenas uma duplicata.
Logo abaixo, é exibido ou não o valor do desconto financeiro a ser aplicado, basado no preenchimento do campo "data vcto desc. fincanceiro" no momento da geração do título, se a data de vencimento do desconto financeiro estiver:
O usuário poderá aplicar juro ou desconto ao valor da duplicata, em seguida, informe o valor do juro/desconto, valor retenções, nesta lista são mostrados os impostos configurados no "Calendário fiscal" para retenção de impostos. Os valores ali contidos são referentes aos títulos selecionados para o pagamento atual. O sistema faz o cálculo automático do valor a pagar, considerando o valor da duplicata, desconto financeiro, juros, descontos e devoluções. Caso o usuário desejar efetuar o pagamento parcial da duplicata basta alterar o total para valor que está efetivamente pagando. Duplicas com ordem de pagamento Internet Banking não poderão ser pagas através desta opção, pois estas estão em processo de pagamento. Valor acumulado: Conforme forem sendo pagos os títulos para determinado fornecedor, os impostos (devidamente configurados no "Calendário fiscal") também irão sendo acumulados nesta lista, ou seja, assim que o título for pago, os valores dos impostos da lista "Valor retenções" irão ser transferidos e acumulados na lista 'Valor acumulado". Quando for atingido o valor mínimo para geração da guia de recolhimento do imposto, esse valor será inserido automaticamente no campo "Valor retenções".
Desdobramento do pagamentoAo realizar o pagamento de alguma duplicata o sistema abre a tela de desdobramento do contas a pagar, onde deve ser informado o valor que será debitado de cada local: controle bancário, caixa financeiro e caixa diário. Caso algum dos campos esteja desabilitado significa que o plano de contas escolhido não possibilita o lançamento no local de pagamento que está desabilitado. Informe o valor a ser debitado do controle bancário para o pagamento da duplicata, é preciso informar o número da conta corrente e o valor, e se foi pago em cheque, ainda precisa informar o número do cheque e data de "bom para", para que seja realizado o controle dos cheques emitidos. Também informe o valor a ser debitado do caixa financeiro, não é necessário informar desdobramento, somente lançar o valor. No caixa diário, para pagar a duplicata debitando o valor deste local de pagamento é preciso informar os desdobramentos do caixa, já que este valor sairá do caixa diário da farmácia.
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EstornoPara realizar o estorno de algum pagamento ou duplicata é necessário marcar o lançamento desejado e clicar no botão Estorno ou teclar ALT + E. Abaixo listamos algumas situações em que é possível realizar estornos:
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Duplicata AgrupadoraInforme o número do documento e a data de emissão e vencimento, o campo valor duplicata, devolução, desconto financeiro, traz seus determinados valores automaticamente, a seguir, informe a data do vencimento desconto financeiro, o campo encargo financeiro traz seu determinado valor da duplicatas selecionadas, sendo possível alterá-lo. Na lista duplicatas disponíveis, mostra as duplicatas que estão na situação "ativa", que não são agrupadoras, que não tenham pagamento parcial, que foram lançadas pela "Entrada de Mercadorias - FAT110", que não estão para um lote de contas a pagar e que pertençam ao fornecedor selecionado. Logo após, é exibido as duplicatas agrupadas. Não é permitido agrupar duplicatas com pagamento parcial, de fornecedores diferentes, duplicatas "Agrupadoras" e já agrupadas, somente poderão ser agrupadas duplicatas "Ativas". Quando selecionada uma duplicata "Agrupadora" e clicar no agrupamento será aberto um recurso que permite a edição das duplicatas agrupadas à "Agrupadora". É possível agrupar duplicatas com valores de devolução que terão seus valores somados e lançados para uma duplicata "Agrupadora". Também é permitido o agrupamento de duplicatas que estejam contidas em um lote de contas a pagar e nem de origem "Manual", pois entende-se que a utilidade dessa função está mais voltado para duplicatas originadas em entrada de mercadorias, ou seja, de origem "Automática".
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ReparcelarA duplicata poderá ser reparcelada se estiver com situação "Ativa". Aquelas que possuem valor de desconto ou encargo financeiro podem ser reparceladas normalmente, e também aquelas que forem de um mesmo fornecedor. O reparcelamento não será habilitado para as duplicatas com as seguinte situações "Pagamento Parcial", "Duplicatas de Fornecedores Diferentes", "Duplicatas agrupadoras ou na situação agrupada" e "Duplicatas com valores de devolução". Também não será permitido reparcelar (nem agrupar) duplicatas que pertencem a um lote CPA porque quando uma certa duplicata pertence a um lote, considera-se que seu pagamento já está programado, ou seja, toda a operação necessária de agrupamento e reparcelamento já deve ter sido realizada. Somente será permitido o parcelamento se a data de emissão e data de origem do lançamentos forem iguais. A filial e fornecedor de onde está lançada a duplicata já vem informado, o local de pagamento, tipo de documento, plano de contas, Nr. Nota Fiscal, já é apresentado, porém se houver necessidade de substituir é permitido. O valor da nota fiscal já está informado e não é editável, a seguir, é possível solicitar o modo de pagamento: à vista ou a prazo, e por padrão traz selecionada a opção a prazo. Informe o nr. parcelas. Desdobramento das ParcelasO processo de Desdobramento de Parcelas segue o mesmo do relacionado no tópico "Novo Lançamento", e também será mantida a mesma data de lançamento dos lançamentos originais, sem a opção de mudança pelo usuário, assim o como o tipo de origem. A mesma data será lançada para a data de emissão e data de lançamento, os vencimentos ficarão com a mesma data atual (30, 60, 90 dias...) ObservaçõesAo processar o reparcelamento, as duplicatas selecionadas para o reparcelamento serão estornadas e as novas duplicatas criadas serão lançadas como "Inclusão manual". Quando houver nota de entrada, esta será desvinculada da duplicata original que está sendo reparcelado. No Razão do Fornecedor, a duplicata que está sendo estornada será lançada com o histórico "Estorno p/ reparcelar" e o valor será lançado a crédito. A duplicata que está sendo criada para o reparcelamento será lançada em "Inc. via reparcelamento" e será lançado como débito. Ao selecionar as duplicatas para reparcelamento, serão feitas as seguintes validações:
É possível reparcelar duplicatas de filiais e/ou fornecedores diferentes que possuam a mesma base de CNPJ, ou seja, o usuário poderá selecionar várias duplicatas de fornecedores/filiais diferentes desde que possuam a mesma base de CNPJ e posteriormente clicar com o mouse no botão Reparcelar. |
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AlteraçãoPara realizar uma alteração de duplicata é preciso marcá-la e clicar em Alteração ou teclar ALT + A. Caso a duplicata esteja ativa, o usuário poderá realizar algumas alterações de dados, caso contrário, apenas exibirá a tela com as informações para consulta. Deverá ser informado o lote de pagamento, local de pagamento (Carteira, Banco, Duplicata,, etc), Tipo documento (Nota fiscal, duplicata, carnê, etc), plano de contas, número da nota fiscal, documento, a nova data de emissão, é apresentado a data de lançamento e o valor da duplicata. Informe a data de vencimento, vlr. devolução, clique neste botão para vincular ou visualizar os créditos de devolução de fornecedor vinculados à duplicata. Este valor é deduzido do valor total da duplicata no pagamento do boleto bancário. Para o valor de devolução, pode-se inserir qualquer valor menor ou igual ao valor da duplicata. O usuário também deve informar o valor do desconto financeiro, este valor fica a título informativo no contas a pagar, ao pagar a duplicata, caso desejar utilizar este desconto, deve ser informado manualmente. Este valor não é deduzido automaticamente porque em muitos casos a duplicata já vem com o valor líquido, ou seja, já considerando o desconto financeiro, vencimento desconto financeiro, também deve ser informado, se efetuar o pagamento da duplicata após essa data, o desconto financeiro será zerado, encargo financeiro, são os valores referente aos encargos financeiros cobrados, é disponibilizado um campo para efetuar algum tipo de observação. Logo abaixo informe o código de barras, manualmente ou via leitor de códigos. Esta informação é utilizada para procedimentos com a Integração Internet Banking. Será possível inserir, alterar ou remover o código de barras para a duplicata, desde que a mesma não esteja em um lote ativo ou possua ordem de pagamento. Se o produto Internet Banking liberado, ao selecionar o botão "Consultar Boleto", será possível realizar uma consulta das informações do boleto - mais detalhes em Consultar boleto - Internet Banking Selecione o campo duplicata entregue? quando receber a mesma do fornecedor, será necessário informar a data. Alçada autorizada por, traz a informação do usuário que autorizou o lançamento da alçada, quando não houver necessidade de autorização de alçada apresentará "não informado" esse campo será preenchido automaticamente pelo sistema, não sendo possível sua edição.
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Vincular código de barrasPressione este botão para vincular código de barras às duplicatas. Quando a farmácia possuir Integração com "PagFor Bradesco", é impressível que as duplicatas possuam um código de barras vinculado. O usuário deve informar manualmente ou via leitor de código, o código de barras, ao informá-lo, será consultado se o mesmo já existe no sistema; se sim, a duplicata vinculada a este código será carregada em tela. Se não, iniciará uma busca por possíveis duplicatas que podem se referir ao código informado, a partir de informações como: Valor, Data de Vencimento. O resultado da busca será apresentado em tela, caso seja localizado mais de uma duplicada "compatível" com o código informado, será necessário optar por apenas uma. O campo lote, é utilizado para consultar lotes de contas a pagar com situação "Ativos", para realizar o vínculo da duplicata ao mesmo, os campos, descrição, lançar pagamento em, filial e data de pagamento, serão preenchidos automaticamente com as informações já cadastradas do lote selecionado e se manterão bloqueados para alteração. Se a duplicata selecionada já foi entregue, selecione a opção "duplicata entregue", caso contrário, deixe desmarcada, o campo data entrega será habilitado estiver marcado e deverá ser informado a data exata da entrega da duplicata. Se o produto Internet Banking liberado, haverá as seguintes informações:
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PAG-FOR BRADESCO
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O produto "96-Pag-For Bradesco" proporciona a geração de lotes de contas a pagar com para o pagamento de duplicatas em banco. As duplicatas são enviadas em forma de arquivo de remessa ao banco e o mesmo responde com um arquivo de retorno. Neste arquivo, conterá informações das duplicatas e uma classificação para cada uma delas, podendo ser: Normal, Agendada, Paga ou Recusada. As duplicatas na situação ativa, serão classificadas de acordo com o retorno do banco, a duplicata na situação normal não foram classificadas, a agendada, já foram exportadas para o banco, já estipulando uma data de agendamento para o pagamento, está data sempre deve ser diferente da atual e deve ser agendada para o próximo dia útil bancário, essas por sua vez, poderão ser alteradas somente mediante ao arquivo de retorno do banco, a partir do momento em que o banco envia o retorno, elas poderão ser classificadas com as seguintes situações:
A situação “recusada” será aplicada, quando a duplicata recebida pelo banco, constar alguma inconsistência que impossibilita o agendamento ou o pagamento da duplicata. Quando no retorno do banco tivermos um produto com a classificação de recusado, junto com ele estará a justificativa pela recusa, que poderá ser consultada pelo usuário, permitindo que o mesmo realize os ajustes necessários ou mesmo o pagamento individual da duplicata, mesmo por que a duplicata é extraída do lote. |
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Internet BankingSe o produto Internet Banking liberado, haverá as opções:
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Consultar boleto Internet Banking
Se o produto Internet Banking liberado, trará:
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Créditos de devolução
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Ao pressionar a tecla "F5", será aberta a tela do programa chamado "Créditos de Devolução", onde é necessário selecionar as filiais cadastradas no sistema, código do fornecedor, deve ser selecionado também as opções desejadas, se:
Na tabela com retorno da consulta, poderão ser observados os seguintes indicadores:
Para efetuar a baixa, deverá selecionar um crédito ativo e clicar no botão baixar, o sistema abrirá uma tela na qual o usuário selecionará em que local será baixado o crédito. O crédito não precisa ser baixado com seu valor total, podendo ser baixado parcialmente. Haverá duas opções de baixa: Banco ou Caixa Financeiro. O Plano de Contas que deverá ser movimentado é o "2.1 – Duplicatas pagas" ou o plano de contas definido para movimentar as Entradas de Mercadorias, pois, como se trata de uma devolução de mercadoria que a farmácia adquiriu, um "contra lançamento" será efetuado para o plano de contas, deduzindo o valor da movimentação desta conta. Neste caso, o lançamento será de crédito. Quando for selecionado mais de um crédito, o usuário poderá baixar um valor parcial deste total selecionado, e o sistema irá baixar os créditos proporcionalmente. A funcionalidade estornar estará habilitada somente para a opção "Créditos de devolução baixados". Somente serão estornados registros que foram baixados em Banco ou Caixa Financeiro. O estorno efetuará um débito no plano de contas, e o valor voltará a ser exibido na opção "Créditos de devolução a vincular". Independentemente do local em que o crédito foi baixado, seja Caixa Financeiro ou Banco, o estorno ficará concentrado apenas no botão "Estornar", ou seja, não há a necessidade de que o usuário acesse o Caixa Financeiro ou Controle Bancário para realizar o estorno. Além disso, poderá ser estornado mais de um crédito por vez.
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Observações gerais
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