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1 Conceito |
1 Conceito Âncora 1con 1con
A rotina Conciliação de Extratos Bancários permitirá conciliar todas as movimentações financeiras através do extrato, sendo que as movimentações encontradas serão baixadas e as demais ficarão a critério do usuário para: lançá-las, baixá-las ou até mesmo não realizar a movimentação.
Aviso |
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A rotina Conciliação de Extratos Bancários está disponível a princípio para os seguintes bancos: Banco do Brasil, Banrisul e Itaú. |
2 Requisitos Âncora 2req 2req
Para utilizar o módulo Conciliação de Extratos Bancários será necessário entrar em contato com o Departamento Comercial do Linx Postos AutoSystem® para que seja liberada a implantação do módulo.
Âncora3con 3con
3 Configurações
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Para o funcionamento do módulo Conciliação de Extratos Bancários será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial, que serão descritas nos próximos capítulos.
Âncora3.1per 3.1per
3.1 Permissão de Acesso
3.1per | |
3.1per |
As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário, acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações.
A seguir lista das permissões disponíveis:
Conciliação > Conciliação de extrato bancário;
Configurações > Configuração de conciliação de extrato bancário;
Relatórios > Relatório de extrato bancário.
Conforme exemplo a seguir:
Âncora3.2con 3.2con
3.2 Contas Correntes
3.2con | |
3.2con |
Para o funcionamento da rotina de Conciliação de Extratos Bancários será necessário realizar o cadastro de contas correntes. Para isso, acessar o menu Cadastros > Tabelas > Contas Correntes. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
Âncora3.3con 3.3con
3.3 Configurar Módulo
3.3con | |
3.3con |
Para utilizar o módulo será necessário realizar suas configurações. Para isso, acessar o módulo Gerencial > Configurações > Módulos > Conciliação de Extrato Bancário. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
A aba Geral permitirá realizar as principais configurações do módulo.
A guia Pastas possui o campo:
- Pasta conciliação: informar o diretório em que o sistema deverá procurar os extratos bancários.
O filtro Após processar permitirá selecionar as opções:
- Manter arquivo: permitirá manter o arquivo após realizar a conciliação de extratos;
- Mover arquivo para a pasta de backup: permitirá mover o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de extratos;
- Apagararquivo: permitirá apagar o arquivo após realizar a conciliação de extrato bancário.
- Pasta backup: permitirá que seja informado o diretório em que será salvo o arquivo de backup, caso o filtro Após processar tenha sido selecionado com a opção Mover arquivo para a pasta de backup.
Aviso |
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As pastas informadas nos campos Pasta conciliação e Pasta backup devem ser criadas pelo usuário. Os nomes e localizações dessas pastas ficam a critério do usuário. |
A guia Motivos de movimentação permitirá categorizar os motivos de movimentação configurados.
Esta guia possui os botões:
- Adicionar: permitirá adicionar motivos de movimentação;
- Editar: permitirá editar o motivo selecionado;
- Excluir: permitirá excluir o motivo selecionado.
Ao clicar no botão Adicionar uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:
Esta janela possui os campos:
- Cód. categoria: selecionar o código da categoria desejada;
- C/D: exibirá se a categoria escolhida se refere a Crédito ou Débito;
- Motivo: selecionar o motivo de movimentação.
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações.
A aba Conta Corrente permitirá configurar a conciliação de extratos por conta corrente, conforme imagem a seguir:
Esta aba possui os botões:
- Adicionar: permitirá adicionar contas correntes;
- Editar: permitirá editar a conta corrente selecionada;
- Excluir: permitirá excluir a conta corrente selecionada.
Ao clicar no botão Adicionar uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:
Esta janela possui os campos:
- Conta corrente: selecionar a conta corrente da movimentação;
- Pasta conciliação: informar o local onde o sistema deverá procurar os extratos bancários.
O filtro Após processar permitirá selecionar as opções:
- Manter arquivo: permitirá manter o arquivo após realizar a conciliação de extratos;
- Mover arquivo para a pasta de backup: permitirá mover o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de extratos;
- Apagar arquivo: permitirá apagar o arquivo após realizar a conciliação de extrato bancário.
- Pasta backup permitirá que seja informado o diretório em que será salvo o arquivo de backup, caso o filtro Após processar tenha sido selecionado com a opção Mover arquivo para a pasta de backup.
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações. Para finalizar as configurações do módulo, basta clicar no botão Salvar – F5.
Âncora4func 4func
4 Funcionalidades
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4func |
A rotina Conciliação de Extratos Bancários permitirá conciliar todas as movimentações financeiras através do extrato, sendo que as movimentações encontradas serão baixadas e as demais ficarão a critério do usuário para: lançá-las, baixá-las ou até mesmo não realizar a movimentação.
Para realizar a conciliação, será necessário alocar os arquivos nos diretórios informados, conforme configurado no capítulo 3.2.
Âncora4.1conc 4.1conc
4.1 Conciliar Extratos
4.1conc | |
4.1conc |
Após realizar as configurações, acessar o menu Financeiro > Conciliação de Extratos Bancários. Uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:
A guia Extratos localizados exibirá os extratos. Esta guia possui os campos:
- Pasta: exibirá o diretório onde o arquivo está alocado;
- Arquivo: exibirá o nome do arquivo;
- Data: exibirá a data do arquivo;
- Agência: exibirá o número da agência bancária;
- Banco: exibirá o número do banco;
- Conta Corrente: exibirá o número da conta corrente;
- Conciliado: exibirá se o arquivo já está conciliado.
Possui o botão:
- Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual.
A guia Arquivos não reconhecidos exibirá as inconsistências encontradas nos arquivos, como contas correntes não reconhecidas ou problemas de layout no(s) extrato(s).
Esta guia possui os campos:
- Pasta: exibirá o diretório onde o arquivo com inconsistência está alocado;
- Arquivo: exibirá o nome do arquivo com inconsistência;
- Crítica: exibirá o motivo da inconsistência encontrada.
Após solucionar as inconsistências apontadas, caso haja alguma, e selecionar o extrato desejado, clicar no botão Ler arquivos selecionados – F5. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
Esta tela possui os botões:
- Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual;
- Conciliar – F5: permitirá conciliar extratos que estejam com o status Prontos para processar;
- Resolver – F3: permitirá resolver críticas em extratos que estejam com o status Com críticas;
- Cancelar – ESC: permitirá cancelar o processo e retornar à tela anterior.
Possui os campos:
- Status: possui três status possíveis:
- Conciliado: indicará que as transações já foram processadas;
- Com críticas: indicará que as transações possuem críticas que devem ser resolvidas;
- Banco: exibirá o banco ao qual o extrato pertence;
- Agência: exibirá a agência bancária do extrato;
- Conta Corrente: exibirá a conta corrente do extrato;
- Data: exibirá a data do extrato;
- Quant. Registro: exibirá a quantidade de transações do extrato;
- Críticas: exibirá a quantidade de críticas a resolver no extrato;
- Entradas: exibirá o valor total de entradas do extrato;
- Saídas: exibirá o valor total de saídas do extrato;
- Saldo do Dia: exibirá o saldo do dia;
- Diferença: exibirá a diferença entre Entradas e Saídas.
Caso o extrato esteja com o status Com críticas, será necessário resolvê-las antes de poder conciliá-lo. Para isso, é necessário selecionar o extrato e clicar em Resolver – F3.
Aviso |
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Só é possível resolver um extrato por vez. |
Após clicar em Resolver – F3, será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
Para maior clareza, esta tela será dividida em duas partes: Registros do extrato não localizados no sistema e Títulos não localizados no extrato.
A primeira guia é Registros do extrato não localizados no sistema, conforme a imagem a seguir:
Possui os campos:
- Status: possui três status possíveis:
- Conciliado: indicará que as transações já foram processadas;
- Com críticas: indicará que as transações possuem críticas que devem ser resolvidas;
- Prontos para processar: indicará que as transações estão corretas e podem ser processadas.
- Data: exibirá a data da transação;
- Documento: exibirá o número do documento;
- Cat.: exibirá a categoria da crítica;
- D/C: exibirá se o registro é um débito ou um crédito;
- Crítica: exibirá a descrição da crítica encontrada;
- Valor: exibirá o valor do registro.
Possui os botões:
- Conciliar: permitirá conciliar o registro selecionado;
- Ignorar: permitirá ignorar a crítica do registro selecionado;
- Editar: permitirá editar o motivo de movimentação do registro selecionado;
- Desfazer: permitirá desfazer alterações efetuadas no registro selecionado;
- Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual.
O filtro Exibir conciliados permitirá exibir os registros já conciliados na lista.
Nesta etapa de resolução pode-se: conciliar individualmente ou coletivamente os registros que estejam sem críticas através do botão Conciliar; ignorar individualmente ou coletivamente registros com críticas através do botão Ignorar e também utilizar o botão Editar para incluir ou alterar o motivo de movimentação do registro selecionado.
Como a necessidade do usuário pode variar de caso para caso, serão exibidas as utilizações das três opções.
Aviso |
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Só é possível fazer a resolução de um registro por vez quando utilizada a opção Editar. Não é possível resolver, ao mesmo tempo, registros com tipo de Operação C/D diferentes. |
Ao selecionar um ou mais registros que não tenham críticas e utilizar a opção Conciliar, será efetuada a conciliação. Caso os registros tenham críticas, será exibida uma mensagem solicitando a correção da crítica, que pode ser feita através da opção Editar.
Ao selecionar um ou mais registros com críticas e utilizar a opção Ignorar, será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:
Deve-se responder Sim para os itens a serem ignorados.
Ao selecionar um registro e clicar no botão Editar, será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
A guia Informações possui os campos:
- Data: exibirá a data do registro;
- Documento: exibirá o número do documento;
- Valor: exibirá o valor do registro;
- Operação: exibirá se o registro é um débito ou um crédito;
- Crítica: exibirá a descrição do motivo da crítica;
- Motivo: permitirá a inclusão ou alteração do motivo de movimentação.
Para incluir ou alterar um motivo de movimentação, basta pressionar a tecla Enter, selecionar um dos motivos de movimentação da lista e clicar no botão Confirmar, conforme a imagem a seguir:
O sistema retornará à tela Conciliação de Extratos Bancários - Crítica, então deve-se clicar no botão Confirmar – F5. Será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:
Clicar no botão Sim para registrar as alterações efetuadas.
A segunda guia é Títulos não localizados no extrato, conforme a imagem a seguir:
Possui os campos:
- Data: exibirá a data do título;
- Documento: exibirá o número do documento;
- Pessoa: exibirá o cliente;
- E/S: exibirá se o título é uma entrada ou saída;
- Motivo: exibirá o motivo de movimentação do título;
- Valor: exibirá o valor do título.
Possui os botões:
- Filtrar títulos: permitirá selecionar filtros para a exibição dos títulos;
- Excluir títulos: permitirá excluir o título selecionado;
- Atualizar: permitirá atualizar a exibição de títulos na tela;
- Adicionar movimentação: permitirá adicionar manualmente uma movimentação;
- Rastrear: permitirá rastrear o título selecionado;
- Selecionar títulos: permitirá alternar entre Todos, Nenhum e Inverter seleção.
Quando os registros e títulos necessários tiverem sido resolvidos, clicar no botão Confirmar – F5. O sistema exibirá novamente a tela de Conciliação de Extratos Bancários – Extratos, mas o Status estará diferente. Será exibida uma janela semelhante a imagem a seguir:
Clicar no botão Conciliar – F5. Caso haja diferenças entre os saldos do sistema e do extrato, será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:
Após resolver as diferenças ou após clicar em Sim, o arquivo de extrato será processado e será exibida uma mensagem conforme a imagem a seguir:
Âncora5rel 5rel
5 Relatórios
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Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões. O Linx Postos AutoSystem® possui alguns relatórios que auxiliarão na conciliação de extratos bancários. Nos próximos tópicos serão detalhados os relatórios disponíveis para esta rotina.
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5.1 Conciliação Bancária
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O relatório Conciliação Bancária exibirá os saldos das contas contábeis de bancos ou similares, tanto na razão quanto no livro diário, com o demonstrado no respectivo extrato bancário da conta corrente. Evidentemente, haverá divergências como a dos Cheques a Compensar, que se darão em função do intervalo de tempo entre a data de emissão do cheque e a do efetivo saque do mesmo na conta corrente.
Para visualizar esse relatório, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Conciliação bancária. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
Esta tela possui os filtros:
- Conta corrente: selecionar a conta corrente;
- Período: informar o período.
O filtro Critério data documento permitirá selecionar as opções:
- Emissão: relacionará documento pela data de emissão;
- Lançamento: relacionará documentos pela data do documento.
O filtro Não exibir permitirá selecionar a opção:
- Créditos e débitos não compensados: não permitirá exibir os créditos e débitos não compensados.
Para realizar configurações referentes ao relatório, clicar no botão Configurações. Uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:
A aba Créditos a compensar permitirá selecionar as contas de crédito que serão exibidas no relatório, permitindo agrupá-las.
A aba Débitos a compensar permitirá selecionar as contas de débito que serão exibidas no relatório, permitindo agrupá-las, conforme imagem a seguir:
Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme a imagem a seguir:
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5.2 Extrato Bancário
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O relatório Extrato Bancário exibirá os movimentos realizados para cada conta bancária no período especificado, com apresentação das entradas, saídas, valores e saldo.
Para visualizar esse relatório, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Extrato bancário. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:
Esta tela possui os filtros:
- Conta corrente: selecionar a conta corrente;
- Conta banco: selecionar a conta banco;
- Cheque pagar: selecionar a conta cheques a pagar;
- Cliente/Fornecedor: informar o cliente ou fornecedor;
- Emissão: informar o período de emissão;
- Nr. dias cheques a pagar: informar o número de dias de cheques a pagar.
A opção Exibir observação permitirá que sejam exibidas as observações registradas nos lançamentos.
O filtro Critério data documento permitirá selecionar as opções:
- Emissão: relacionará documento pela data de emissão;
- Lançamento: relacionará documentos pela data do documento.
Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme a imagem a seguir: