1 Conceito

A rotina Conciliação de Extratos Bancários permitirá conciliar todas as movimentações financeiras através do extrato, sendo que as movimentações encontradas serão baixadas e as demais ficarão a critério do usuário para: lançá-las, baixá-las ou até mesmo não realizar a movimentação. 

2 Requisitos

Para utilizar o módulo Conciliação de Extratos Bancários será necessário entrar em contato com o Departamento Comercial do Linx Postos AutoSystem® para que seja liberada a implantação do módulo.

3 Configurações

Para o funcionamento do módulo Conciliação de Extratos Bancários será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial, que serão descritas nos próximos capítulos.

3.1 Permissão de Acesso

As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário, acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações.

A seguir lista das permissões disponíveis:

• Conciliação > Conciliação de Extrato Bancário;
• Configurações > Configuração de Conciliação de Extrato Bancário;
• Relatório > Relatório de Extrato Bancário.

Conforme exemplo a seguir:

3.2 Contas Correntes

Para o funcionamento da rotina de Conciliação de Extratos Bancários será necessário realizar o cadastro de contas correntes. Para isso, acessar o menu Cadastros > Tabelas > Fiscal > Contas Correntes. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

3.3 Configurar Módulo

Para utilizar o módulo será necessário realizar suas configurações. Para isso, acessar o módulo Gerencial > Configurações > Módulos > Conciliação de Extrato Bancário. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir: 

A aba Geral permitirá realizar as principais configurações do módulo.

A guia Pastas possui o campo:

• Pasta conciliação: informar o diretório em que o sistema deverá procurar os extratos bancários.

O filtro Após processar permitirá selecionar as opções:

• Manter arquivo: permitirá manter o arquivo após realizar a conciliação de extratos;
• Mover arquivo para a pasta de backup: permitirá mover o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de extratos;
• Apagararquivo: permitirá apagar o arquivo após realizar a conciliação de extrato bancário.
• Pasta backup: permitirá que seja informado o diretório em que será salvo o arquivo de backup, caso o filtro Após processar tenha sido selecionado com a opção Mover arquivo para a pasta de backup.
  
  

A guia Motivos de movimentação permitirá categorizar os motivos de movimentação configurados.

Esta guia possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar motivos de movimentação;
• Editar: permitirá editar o motivo selecionado;
• Excluir: permitirá excluir o motivo selecionado.

Ao clicar no botão Adicionar uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:

Esta janela possui os campos:

• Cód. categoria: selecionar o código da categoria desejada;
• C/D: exibirá se a categoria escolhida se refere a Crédito ou Débito;
• Motivo: selecionar o motivo de movimentação.

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações.

A aba Conta Corrente permitirá configurar a conciliação de extratos por conta corrente, conforme imagem a seguir:

Esta aba possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar contas correntes;
• Editar: permitirá editar a conta corrente selecionada;
• Excluir: permitirá excluir a conta corrente selecionada.

Ao clicar no botão Adicionar uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:

 
Esta janela possui os campos:

• Conta corrente: selecionar a conta corrente da movimentação;
• Pasta conciliação: informar o local onde o sistema deverá procurar os extratos bancários.

O filtro Após processar permitirá selecionar as opções:

• Manter arquivo: permitirá manter o arquivo após realizar a conciliação de extratos;
• Mover arquivo para a pasta de backup: permitirá mover o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de extratos;
• Apagar arquivo: permitirá apagar o arquivo após realizar a conciliação de extrato bancário.
• Pasta backup permitirá que seja informado o diretório em que será salvo o arquivo de backup, caso o filtro Após processar tenha sido selecionado com a opção Mover arquivo para a pasta de backup.

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações. Para finalizar as configurações do módulo, basta clicar no botão Salvar – F5.

4 Funcionalidades

A rotina Conciliação de Extratos Bancários permitirá conciliar todas as movimentações financeiras através do extrato, sendo que as movimentações encontradas serão baixadas e as demais ficarão a critério do usuário para: lançá-las, baixá-las ou até mesmo não realizar a movimentação.
Para realizar a conciliação, será necessário alocar os arquivos nos diretórios informados, conforme configurado no capítulo 3.2.

4.1 Conciliar Extratos

Após realizar as configurações, acessar o menu Financeiro > Conciliação de Extratos Bancários. Uma janela conforme a imagem a seguir será exibida: 

A guia Extratos localizados exibirá os extratos. Esta guia possui os campos:

• Pasta: exibirá o diretório onde o arquivo está alocado;
• Arquivo: exibirá o nome do arquivo;
• Data: exibirá a data do arquivo;
• Agência: exibirá o número da agência bancária;
• Banco: exibirá o número do banco;
• Conta Corrente: exibirá o número da conta corrente;
• Conciliado: exibirá se o arquivo já está conciliado.

Possui o botão:

• Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual.

A guia Arquivos não reconhecidos exibirá as inconsistências encontradas nos arquivos, como contas correntes não reconhecidas ou problemas de layout no(s) extrato(s).
Esta guia possui os campos:

• Pasta: exibirá o diretório onde o arquivo com inconsistência está alocado;
• Arquivo: exibirá o nome do arquivo com inconsistência;
• Crítica: exibirá o motivo da inconsistência encontrada.

Após solucionar as inconsistências apontadas, caso haja alguma, e selecionar o extrato desejado, clicar no botão Ler arquivos selecionados – F5. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

Esta tela possui os botões:

• Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual;
• Conciliar – F5: permitirá conciliar extratos que estejam com o status Prontos para processar;
• Resolver – F3: permitirá resolver críticas em extratos que estejam com o status Com críticas;
• Cancelar – ESC: permitirá cancelar o processo e retornar à tela anterior.

Possui os campos:

• Status: possui três status possíveis:
• Conciliado: indicará que as transações já foram processadas;
• Com críticas: indicará que as transações possuem críticas que devem ser resolvidas;
• Prontos para processar: indicará que as transações estão corretas e podem ser processadas.
  
  
• Banco: exibirá o banco ao qual o extrato pertence;
• Agência: exibirá a agência bancária do extrato;
• Conta Corrente: exibirá a conta corrente do extrato;
• Data: exibirá a data do extrato;
• Quant. Registro: exibirá a quantidade de transações do extrato;
• Críticas: exibirá a quantidade de críticas a resolver no extrato;
• Entradas: exibirá o valor total de entradas do extrato;
• Saídas: exibirá o valor total de saídas do extrato;
• Saldo do Dia: exibirá o saldo do dia;
• Diferença: exibirá a diferença entre Entradas e Saídas.

Caso o extrato esteja com o status Com críticas, será necessário resolvê-las antes de poder conciliá-lo. Para isso, é necessário selecionar o extrato e clicar em Resolver – F3. 

Após clicar em Resolver – F3, será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

Para maior clareza, esta tela será dividida em duas partes: Registros do extrato não localizados no sistema e Títulos não localizados no extrato.
A primeira guia é Registros do extrato não localizados no sistema, conforme a imagem a seguir:

Possui os campos:

• Status: possui três status possíveis:
• Conciliado: indicará que as transações já foram processadas;
• Com críticas: indicará que as transações possuem críticas que devem ser resolvidas;
• Prontos para processar: indicará que as transações estão corretas e podem ser processadas.
• Data: exibirá a data da transação;
• Documento: exibirá o número do documento;
• Cat.: exibirá a categoria da crítica;
• D/C: exibirá se o registro é um débito ou um crédito;
• Crítica: exibirá a descrição da crítica encontrada;
• Valor: exibirá o valor do registro.

Possui os botões:

• Conciliar: permitirá conciliar o registro selecionado;
• Ignorar: permitirá ignorar a crítica do registro selecionado;
• Editar: permitirá editar o motivo de movimentação do registro selecionado;
• Desfazer: permitirá desfazer alterações efetuadas no registro selecionado;
• Selecionar: permitirá selecionar todos os lançamentos, nenhum ou inverter a seleção atual.

O filtro Exibir conciliados permitirá exibir os registros já conciliados na lista.

Nesta etapa de resolução pode-se: conciliar individualmente ou coletivamente os registros que estejam sem críticas através do botão Conciliar; ignorar individualmente ou coletivamente registros com críticas através do botão Ignorar e também utilizar o botão Editar para incluir ou alterar o motivo de movimentação do registro selecionado.
Como a necessidade do usuário pode variar de caso para caso, serão exibidas as utilizações das três opções.

Ao selecionar um ou mais registros que não tenham críticas e utilizar a opção Conciliar, será efetuada a conciliação. Caso os registros tenham críticas, será exibida uma mensagem solicitando a correção da crítica, que pode ser feita através da opção Editar.
Ao selecionar um ou mais registros com críticas e utilizar a opção Ignorar, será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:

Deve-se responder Sim para os itens a serem ignorados.
Ao selecionar um registro e clicar no botão Editar, será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

A guia Informações possui os campos:

• Data: exibirá a data do registro;
• Documento: exibirá o número do documento;
• Valor: exibirá o valor do registro;
• Operação: exibirá se o registro é um débito ou um crédito;
• Crítica: exibirá a descrição do motivo da crítica;
• Motivo: permitirá a inclusão ou alteração do motivo de movimentação.

Para incluir ou alterar um motivo de movimentação, basta pressionar a tecla Enter, selecionar um dos motivos de movimentação da lista e clicar no botão Confirmar, conforme a imagem a seguir:

O sistema retornará à tela Conciliação de Extratos Bancários - Crítica, então deve-se clicar no botão Confirmar – F5. Será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:

Clicar no botão Sim para registrar as alterações efetuadas.
A segunda guia é Títulos não localizados no extrato, conforme a imagem a seguir:

Possui os campos:

• Data: exibirá a data do título;
• Documento: exibirá o número do documento;
• Pessoa: exibirá o cliente;
• E/S: exibirá se o título é uma entrada ou saída;
• Motivo: exibirá o motivo de movimentação do título;
• Valor: exibirá o valor do título.

Possui os botões:

• Filtrar títulos: permitirá selecionar filtros para a exibição dos títulos;
• Excluir títulos: permitirá excluir o título selecionado;
• Atualizar: permitirá atualizar a exibição de títulos na tela;
• Adicionar movimentação: permitirá adicionar manualmente uma movimentação;
• Rastrear: permitirá rastrear o título selecionado;
• Selecionar títulos: permitirá alternar entre Todos, Nenhum e Inverter seleção.

Quando os registros e títulos necessários tiverem sido resolvidos, clicar no botão Confirmar – F5. O sistema exibirá novamente a tela de Conciliação de Extratos Bancários – Extratos, mas o Status estará diferente. Será exibida uma janela semelhante a imagem a seguir:

Clicar no botão Conciliar – F5. Caso haja diferenças entre os saldos do sistema e do extrato, será exibido um questionamento conforme a imagem a seguir:

Após resolver as diferenças ou após clicar em Sim, o arquivo de extrato será processado e será exibida uma mensagem conforme a imagem a seguir:

5 Relatórios

Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões. O Linx Postos AutoSystem® possui alguns relatórios que auxiliarão na conciliação de extratos bancários. Nos próximos tópicos serão detalhados os relatórios disponíveis para esta rotina.

5.1 Conciliação Bancária

O relatório Conciliação Bancária exibirá os saldos das contas contábeis de bancos ou similares, tanto na razão quanto no livro diário, com o demonstrado no respectivo extrato bancário da conta corrente. Evidentemente, haverá divergências como a dos Cheques a Compensar, que se darão em função do intervalo de tempo entre a data de emissão do cheque e a do efetivo saque do mesmo na conta corrente.
Para visualizar esse relatório, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Conciliação bancária. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

Esta tela possui os filtros:

• Conta corrente: selecionar a conta corrente;
• Período: informar o período.

O filtro Critério data documento permitirá selecionar as opções:

• Emissão: relacionará documento pela data de emissão;
• Lançamento: relacionará documentos pela data do documento.

O filtro Não exibir permitirá selecionar a opção:

• Créditos e débitos não compensados: não permitirá exibir os créditos e débitos não compensados.

Para realizar configurações referentes ao relatório, clicar no botão Configurações. Uma janela conforme a imagem a seguir será exibida:

A aba Créditos a compensar permitirá selecionar as contas de crédito que serão exibidas no relatório, permitindo agrupá-las.

A aba Débitos a compensar permitirá selecionar as contas de débito que serão exibidas no relatório, permitindo agrupá-las, conforme imagem a seguir:

Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme a imagem a seguir:

5.2 Extrato Bancário

O relatório Extrato Bancário exibirá os movimentos realizados para cada conta bancária no período especificado, com apresentação das entradas, saídas, valores e saldo.
Para visualizar esse relatório, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Extrato bancário. Será exibida uma janela conforme a imagem a seguir:

Esta tela possui os filtros:

• Conta corrente: selecionar a conta corrente;
• Conta banco: selecionar a conta banco;
• Cheque pagar: selecionar a conta cheques a pagar;
• Cliente/Fornecedor: informar o cliente ou fornecedor;
• Emissão: informar o período de emissão;
• Nr. dias cheques a pagar: informar o número de dias de cheques a pagar.

A opção Exibir observação permitirá que sejam exibidas as observações registradas nos lançamentos.

O filtro Critério data documento permitirá selecionar as opções:

• Emissão: relacionará documento pela data de emissão;
• Lançamento: relacionará documentos pela data do documento.

Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme a imagem a seguir: