DAV-ORÇAMENTO - FAT109
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Este programa é utilizado para a realização e emissão de DAV-Orçamento (Documento Auxiliar de
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Vendas), que serão entregues ao cliente. Ao finalizar o orçamento, este fica disponível por
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alguns dias no Caixa On-line (Lançamentos > Caixa) para visualização e posterior faturamento da nota fiscal do cliente, caso este optar por fechar o orçamento.
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Âncora orcaFAT109 orcaFAT109
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Localização: Lançamentos > Faturamento >
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Menu Fiscal - Acesso ao Menu Fiscal do sistema
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Orçamento
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F5 - Acesso ao programa Encomentas / Falteiro
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1 F8 - Edição de orçamento: Usado para farmácias que utilizam a forma de trabalho "Desconto por Item". Essa tecla permite ao usuário, ao final da venda/pré-venda/orçamento, alterar a condição de pagamento e ajustar as informações de acordo com a nova condição.
2 CTRL + O - Opções de integração: Esta opção é utilizada para editar um orçamento já iniciado. É aberta a tela de caixa on-line para que o vendedor selecione o orçamento que deseja editar.
Veja abaixo a descrição de cada campo:
- Código de Barras: Informe o código de barras dos produtos ou pressione F2 - Consulta de Produtos. Ao localizar o produto desejado, pressione Enter para finalizar o registro do orçamento.
- Descrição do Produto: A descrição do produto é preenchida automaticamente de acordo com as informações que estão em seu cadastro. Para que a farmácia ou o vendedor possam alterar a descrição do item no orçamento, deve-se acessar o Cadastro de Tipo de Produtos, selecionar o tipo de produto desejado e marcar a opção "Alterar descrição na venda?".
- Quantidade: Informe a quantidade do produto solicitado no orçamento. Este campo fica desabilitado quando estiver desmarcada a opção "Pedir quantidade na venda" nos Parâmetros do sistema.
- % Desc.: Neste campo deve ser informado o percentual de desconto que será aplicado no produto. Quando já houver um desconto configurado, o mesmo será carregado neste campo. Colocando o cursor do mouse sobre o ícone presente ao lado do campo, aparecerá a origem do desconto do item.
- Unitário: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema com o valor unitário do produto. Quando, nas parametrizações da empresa, o parâmetro "Pedir Desconto por Item" estiver marcado, o ícone presente ao lado do campo permanecerá na cor verde, sinalizando que é possível alterar o valor unitário do item e, se para o tipo de produto do item o parâmetro "Alterar preço na venda?" estiver desmarcado, a diferença entre o preço de venda do produto e o novo valor inserido, será calculada e inserida como desconto para o item.
- Matrícula: F2 - Consulta de Clientes. Informe a matrícula do cliente para o qual será registrado o orçamento. Em caso de tele entregas pode ser informado o telefone se o mesmo já estiver cadastrado no sistema.
- Fidelizar Cliente BIG Convênios: Ao pressionar sobre o botão , abrirá a guia Empresas e Conveniados do programa "Big Convênios" para fidelizar o cliente.
- Convênio: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema com as informações do convênio a que pertence o cliente.
- Vendedor: F2 - Consulta Vendedor. Informe o código do vendedor que está realizando o orçamento.
- Forma de Pagamento: F2 - Consulta Forma de Pagamento. Informe o código da forma de pagamento que será feito o registro do orçamento.
- Tele-Entrega: Marque este campo caso a venda seja tele-entregas. Desta forma o sistema solicitará as informações referentes ao endereço do cliente e troco e fará a impressão do endereço de entrega dos produtos.
- Fita-detalhe: Conforme os produtos vão sendo lançados, o sistema mostra ao lado direito a fita com todos os produtos digitados, quantidade, valor unitário, % de desconto, valor total e unidade de medida. Ao informar um produto que tenha mensagem cadastrada, antes deste cair na fita-detalhe a mensagem é exibida ao usuário. Campo não editável.
- Observação: Ao lado de cada item inserido na fita detalhe, será exibido um indicador em formato de ( i ) . Quando clicado com o mouse sobre esse indicador, será exibido uma mensagem informando qual o tipo de desconto aplicado para esse(s) produto(s) sem a necessidade de editar a venda.
- Total Bruto: Neste campo o sistema informa o total bruto da compra do cliente, ou seja, o valor total do orçamento sem os descontos dos produtos.
- Promoção média: O sistema informa o valor dos descontos dos produtos que estão em promoção.
- Valor desconto: Neste campo o sistema traz o valor em espécie do desconto de promoção concedido no orçamento.
- % desconto: Informe o percentual de desconto negociado com o cliente. O percentual informado neste campo somente incidirá sobre os produtos que não estão em promoção. Para que seja permitido informar este desconto, é necessário que esteja liberado no Cadastro de Tipo de Produto a opção "Liberar desconto à vista Balcão".
- Total Compra:
- Dólar/Peso/Guarani/Euro: Informe o percentual de desconto negociado com o cliente. O percentual informado neste campo somente incidirá sobre os produtos que não estão em promoção. Para que seja permitido informar este desconto, é necessário que esteja liberado no Cadastro de Tipo de Produto a opção "Liberar desconto à vista Balcão".
- Total Compra: Este campo mostra o valor final do orçamento do cliente e pode ser utilizado para efetuar arredondamento na venda. Se o vendedor optar por digitar o valor cobrado do cliente, o sistema calculará automaticamente o valor do desconto e o percentual correspondente a este desconto. Porém este arredondamento segue algumas regras:
- Se o valor informado pelo vendedor exceder o valor total da nota, o sistema mantém o valor original.
- Se o valor informado for menor que o permitido nos parâmetros do sistema, é solicitada uma senha de liberação para desconto acima do permitido.
- Se o sistema estiver configurado nos Parâmetros para arredondar somente os centavos, somente isto será permitido, uma vez que esses centavos arredondados não ultrapassem o máximo de desconto permitido para a condição de pagamento em que foi feita a venda.
- Porém, permite o arredondamento da última casa dos centavos sem informar senha e sem respeitar o teto máximo de descontos da condição de pagamento.
- Com isso, pretende-se reduzir as divergências de valores no caixa diário, vinculadas aos "centavinhos" de arredondamento em cada venda, além de facilitar e agilizar o fechamento do caixa ao final do período.
- Exemplo: Valor da venda = R$ 18,45 – Neste caso o usuário poderá arredondar até 18,40 sem informar senha de liberação. Importante: Alguns Estados da Federação não permitem o arredondamento do valor da venda.
- Dólar/Peso/Guarani/Euro: Estes campos são exibidos somente quando o cliente configurar a cotação das moedas de câmbio nos Parâmetros da Empresa. Neste caso o sistema exibe o valor total da compra do cliente já convertido para estas moedas, que são as mais utilizadas nas cidades de fronteira e no Paraguai.
Importante!Todo o orçamento feito fica gravado no sistema, e pelo programa Caixa On-line (opção F9) poderá ser visualizado e faturado. Na finalização do orçamento, o sistema valida se os produtos ainda têm estoque, pois no lançamento do mesmo, esta validação não é realizada.
PSICOTRÓPICOS
Nas vendas de produtos controlados pelo SNGPC o sistema solicitará ao vendedor algumas informações exigidas e transmitidas a ANVISA, que são:
- Produto: esse campo é preenchido automaticamente com o produto vinculado a venda.
- CR e Médico: Informar o CR/UF do profissional que prescreveu a receita.
- Devido ao fato de que o arquivo de exportação da ANVISA não suporta CRN - Conselho Regional de Nutrição, ao tentar informar um Nutricionistas na dispensação de produtos controlados pela vigilância sanitária, o sistema não permitirá a conclusão apresentando mensagem informativa.
- Uso prolongado: somente estará disponível quando o produto selecionado estiver substância principal que gere informações ao SNGPC ou for antimicrobiana, se for SIM a validade máxima será de 90 (noventa) dias contados a partir da data atual.
- Solicitar Receita: essa informação é preenchida automaticamente conforme configurações efetuadas nos programas "Tipo de Produto" e "Cadastro do Produto". (campo não editavel)
- Vencimento dias: essa informação também é preenchida automaticamente conforme configurações efetuadas nos programas "Tipo de Produto" e "Cadastro do Produto". (campo não editavel)
- UF/Receita: nesse campo deverá informar a Unidade Federativa (UF) da receita prescrita e na sequencia o número da receita apresentada pelo cliente ao farmacêutico, caso não tiver, o farmacêutico poderá deixar esse campo em branco que o sistema informará automaticamente um número de receita controlada pela farmácia de acordo com seqüência informada nos parâmetros do sistema. O sistema aceita até 16 dígitos no número da receita, isso porque o número da receita azul é maior que das receitas brancas.
- Observamos que a informação da UF é importante pois alguns medicamentos de controle especial a receita só poderá ser dispensada no Estado emissor da mesma.
- Qtde: informe a quantidade prescrita na receita, por padrão estará informada a quantidade dispensada na fita detalhe, o sistema validará que o valor deverá ser maior ou igual ao da fita detalhe.
- Data prescrição da receita: Informe a data da receita apresentada pelo cliente ao farmacêutico. Essa data será transmitida ao SNGPC. Lembramos ainda que o vencimento da receita é de responsabilidade do farmacêutico e não do SoftPharma, portanto, o aceite ou não da venda com a receita apresentada é de responsabilidade do farmacêutico. Caso seja informada uma receita já vencida, no caso das vendas para Farmácia Popular, a venda poderá ser bloqueada.
- Data e Vcto da Receita: informar a data da prescrição e do vencimento da receita. Quando a(s) data(s) informada(s) estiver(em) vencida(s) exibirá uma mensagem "Receita vencida há XX dias". E quando não estiver vencida: "Receita vencerá daqui há XX dias".
- CID: Campo não obrigatório para fins de informar o código internacional de doenças.
- Associadas: Essa informação é somente exigida ou solicitada quando a farmácia está exportando as informações de vendas com receituários aos institutos de pesquisas, não tendo relação nenhuma com o SNGPC.
- Dados do Paciente: Informe os dados do paciente (em que será administrado o medicamento). Estas informações são exibidas nos relatórios de movimentação de psicotrópicos.
- Nome: O sistema traz automaticamente o nome do cadastro de clientes. Caso o paciente do medicamento não seja o mesmo do cadastro de clientes essa informação deve ser alterada, pois estar informações são lançadas no controle de psicotrópicos que são enviados para a ANVISA. Esta informação é obrigatória.
- Dt Nascimento: informe a data de nascimento do paciente.
- Endereço; Nr. e Telefone: O sistema traz automaticamente o endereço informado no cadastro do cliente no campo "Endereço", podendo ser alterado conforme houver necessidade. Esta informação é obrigatória.
- Sexo: informe o sexo do paciente.
- Dados do Comprador: Informe os dados do comprador do medicamento. Estar informação são exportadas para a ANVISA pelo arquivo XML.
- Nome: O sistema traz automaticamente o nome do cadastro de clientes, podendo alterar conforme a necessidade.
- Tipo de Documento: O sistema traz automaticamente o tipo de documento apresentado pelo cliente à farmácia como sendo o seu RG, mas a ANVISA aceita todos os tipos de documentos apresentados nesta opção, podendo o vendedor selecionar o desejado e informar seu respectivo número. Lembramos que essa informação não é validada pelo SoftPharma, somente captamos essa informação e transmitimos ao SNGPC.
- Documento: De acordo com o documento anteriormente selecionado, informe aqui seu número. O sistema traz automaticamente o número do documento informado no campo "Identidade" do cadastro do cliente. Esta informação é obrigatória.
- Órgão Expedidor: Selecione o órgão expedidor do tipo de documento selecionado anteriormente.
- UF: Informe o estado que foi expedido o documento informado anteriormente.
IMPORTANTE:
- Não é permitida a venda de itens psicotrópicos que estejam sem saldo em estoque, mesmo que o sistema esteja configurado para aceitar estoque negativo.
- Mesmo que o sistema inteiro esteja parametrizado para que não repetir itens na venda, na venda de psicotrópicos os itens serão repetidos pois é necessário informar o lote de cada item.
- se a data da receita estiver vencida, será exibida uma mensagem nesta tela informando desta situação, e o campo 'Data receita' é carregado com base na data informada no campo 'Data prescrição receita' para o primeiro produto da venda. Se a data atual for mantida ou alterada, a data será replicada para todos os produtos.
- Os campos serão liberados conforme o tipo de produtos (psicotrópicos, antimicrobianos e uso veterinário), pois para cada um deles a ANVISA solicita determinadas informações.
Lotes & Vencimentos
Toda a venda de produtos controlados e também de produtos vinculados a tipos de produtos que tenham controle de lotes e vencimentos, será verificada a quantidade existente em cada lote disponível no estoque e solicitado para que seja selecionado o lote e a quantidade que está sendo vendida. Caso a quantidade a ser vendida do produto ao cliente for maior que a existente em um lote, o vendedor deverá informar o produto e a quantidade do lote a ser vendido e depois informar o produto novamente e o outro lote vendido e sua quantidade.
OBSERVAÇÕES:
- Quando a quantidade de um lote for vendida totalmente, o sistema automaticamente elimina o lote zerado do cadastro do produto.
- Quando marcado o parâmetro "No controle de lotes, forçar a dispensa dos itens mais antigos?" em Parâmetros (guia Estoque), no momento da venda de algum item que tenha controle de lotes, o sistema sugerirá a dispensa dos lotes mais antigos primeiro, exibindo uma mensagem ao usuário caso este tente dispensar lotes mais novos e solicitando que seja informada a senha de liberação de estoque para dispensar mesmo assim os lotes mais novos.
Posologia
Para utilizar a impressão de posologias, é necessário primeiramente configurar uma impressora para a impressão das etiquetas de posologia em Parâmetros > Rótulos e Posologia. O usuário tem a opção de imprimir a posologia tanto na pré-venda quanto no caixa, no momento da finalização da venda. Caso tenha necessidade de informar uma posologia para cada item vendido deve ser configurada uma estrutura de posologia no Gerador de estrutura de posologia. A partir do momento em que a posologia é impressa na pré-venda, não é mais solicitada a impressão da mesma no caixa, no momento da finalização da venda.
Quando utilizada impressão de posologia por item (com estrutura de posologia), o campo de digitação da posologia fica limitado ao tamanho do campo que está configurado na estrutura. Além disso, ao atingir o limite de caracteres em uma linha da estrutura, o texto a seguir é automaticamente direcionado para a próxima linha da estrutura. Pressionando Enter por duas vezes seguidas, automaticamente o foco vai para a tecla Ok, onde, se pressionado mais uma vez, fecha a tela de posologia.
Quando a farmácia utiliza tele-entrega centralizada, é possível imprimir a posologia na finalização da venda, na filial destino da mercadoria, visto que as informações de posologia são enviadas juntamente com a pré-venda para que a impressão seja feita no caixa.
Quando desmarcada a opção para "Emitir controle pré-venda", a pré-venda não é impressa e, automaticamente, a impressão da posologia é solicitada somente no caixa, no momento da finalização da venda.
Caso a farmácia tenha estrutura de posologia por item, na tela de informação de CRM é preciso, sobre cada item, teclar F6 e registrar as informações que deseja que sejam impressas na etiqueta de posologia do item.
Para realizar a impressão das posologias é preciso configurar a impressora de posologia como "Padrão Windows". Essa configuração é feita no Cadastro de Parâmetros (guia Impressoras).
Edição de orçamento
Para utilizar o processo de edição de orçamentos basta que, ao abrir a tela de lançamento de orçamentos o vendedor tecle Ctrl + O e selecione a opção "Editar orçamento". Será mostrada a tela do caixa on-line para que o mesmo selecione qual orçamento deseja editar e tecle Enter para carregá-lo para a tela de edição. Feito isso, basta efetuar os ajustes necessários e finalizar novamente o orçamento.
Na edição, pode ser alterado normalmente o cliente e a modalidade de pagamento do orçamento. Quando utiliza Desconto por Item, é permitido ainda o uso do processo de F8 (Edição dos dados do orçamento).
PAF-ECF
- A impressão do DAV - Documento Auxiliar de Venda deve respeitar o Ato COTEPE 09/13, porém pode ter identificação dos itens e o valor total da operação, diferentemente da impressão de pré-vendas, que não pode conter itens; (Verificar legislação do PAF-ECF)
- Quando concretizado o orçamento, deve ser registrado em Cupom Fiscal, assim como, no ser cancelamento, deve ser faturado e cancelado pela impressora fiscal; (Verificar legislação do PAF-ECF)
- Na impressão do cupom fiscal oriundo de orçamento, este deve ser identificado com a nomenclatura "DAV: XXXXXXXXXX". (Verificar legislação do PAF-ECF)
- Quando no programa "Configuração de ECF" (Parâmetros) na opção "Utilizar este terminal" estiver marcado como PDV somente será possível acessar o programa "Orçamento" quando o orçamento for impresso em relatório gerencial.
- Conforme a legislação de cada Estado, será possível editar o Orçamento (CTRl+O) somente se o mesmo ainda não for impresso, sendo possível incluir novos itens, alterar itens localizados na fita de talhe através de duplo clique. Não será permitido alterar o itens cancelados.
- Os itens cancelados no DAV serão destacados em vermelho e com um risco (taxado).
CONFIGURAÇÕES POR USUÁRIO
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Como funciona?
Para gerar um Orçamento acesse o programa através do menu Lançamentos > Faturamento > Orçamento.
Figura 01: Orçamento
Na sequência informe o código de barras do item e a quantidade a ser dispensada. Este campo fica desabilitado quando estiver desmarcada a opção Pedir quantidade na venda no programa Parâmetros do Sistema (Parâmetros > Parâmetros > Vendas).
Através do campo % Desc deve ser informado o percentual de desconto que será aplicado no produto. Quando já houver um desconto configurado, o mesmo será carregado neste campo. Colocando o cursor do mouse sobre o ícone presente ao lado do campo, aparecerá a origem do desconto do item.
- Ao lado de cada item inserido na fita detalhe, será exibido o ícone
. Ao clicar sobre esse indicador, será exibido uma mensagem informando qual o tipo de desconto aplicado para esse(s) produto(s) sem a necessidade de editar a venda.
Figura 02: Orçamento
O campo unitário é preenchido automaticamente pelo sistema com o valor unitário do produto.
- Quando, nas parametrizações da empresa, o parâmetro "Pedir Desconto por Item" estiver marcado, será apresentado o ícone , sinalizando que é possível alterar o valor unitário do item.
- E, se para o tipo de produto do item o parâmetro "Alterar preço na venda?" estiver desmarcado, a diferença entre o preço de venda do produto e o novo valor inserido, será calculada e inserida como desconto para o item.
Na sequencia deverá informar o matrícula do cliente no convênio onde o orçamento será realizado, o usuário poderá pesquisar pelo cliente utilizando o atalho F2. Para fidelização de clientes Linx Conecta, clique em
, para maiores informações acesse: Linx Softpharma: Vendas Linx Conecta.
| Dica |
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Em caso de tele entregas pode ser informado o telefone se o mesmo já estiver cadastrado no sistema, logo após carregar em tela as informações do cliente será preenchido automaticamente o convênio a qual pertence. |
Informe o código do vendedor e a forma de pagamento que será feito o registro da orçamento. Marque o campo como Tele Entrega quando orçamento for nessa modalidade. Desta forma o sistema solicitará as informações referentes ao endereço do cliente e troco e fará a impressão do endereço de entrega dos produtos.
Conforme o usuário for informando os produtos, os mesmos serão apresentados na fita detalhe (quadro do lado direito) com todos os produtos digitados com a sua quantidade e valor, inclusive o total da nota. Caso o produto tenha uma mensagem cadastrada, essa aparece na venda para o vendedor.
Nos campos de totalizadores são apresentados a somatória dos itens da orçamento:
- Em Total bruto informa o total da compra do cliente sem os descontos dos produtos.
- Em Promoção média informa o valor dos descontos dos produtos que estão em promoção.
- Informe o percentual de desconto negociado com o cliente. Este percentual somente será sob os produtos que não estão na promoção e que estejam liberados no cadastro Tipo de Produto para dar desconto.
- No campo total da compra mostra o valor final do orçamento do cliente e pode ser utilizado para efetuar arredondamento na venda. Se o vendedor optar por digitar o valor cobrado do cliente, o sistema calculará automaticamente o valor do desconto e o percentual correspondente a este desconto. Porém, este arredondamento segue algumas regras:
- Se o valor informado pelo vendedor exceder o valor total da nota, o sistema mantém o valor original.
- Se o valor informado for menor que o permitido nos parâmetros do sistema, é solicitada uma senha de liberação para desconto acima do permitido.
- Se o sistema estiver configurado nos Parâmetros da Empresa (Parâmetros > Parâmetros > Vendas)para arredondar somente os centavos, somente isto será permitido, uma vez que esses centavos arredondados não ultrapassem o máximo de desconto permitido para a condição de pagamento em que foi feita a venda.
- Porém, permite o arredondamento da última casa dos centavos sem informar senha e sem respeitar o teto máximo de descontos da condição de pagamento.
- Com isso, pretende-se reduzir as divergências de valores no caixa diário, vinculadas aos centavos de arredondamento em cada venda, além de facilitar e agilizar o fechamento do caixa ao final do período.
Exemplo: Valor da venda = R$ 18,45– Neste caso o usuário poderá arredondar até 98,40 sem informar senha de liberação. Importante: Alguns Estados da Federação não permitem o arredondamento do valor da venda.
- Os campos Dólar/Peso/Guarani/Euro são exibidos somente quando o cliente configurar a cotação das moedas de câmbio nos Parâmetros da Empresa (Parâmetros > Parâmetros > Vendas). Neste caso o sistema exibe o valor total da compra do cliente já convertido para estas moedas, que são as mais utilizadas nas cidades de fronteira e no Paraguai.
| Aviso |
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Todo o orçamento feito fica gravado no sistema, e pelo programa Caixa On-line (opção F9) poderá ser visualizado e faturado. Na finalização do orçamento, o sistema valida se os produtos ainda têm estoque, pois no lançamento do mesmo, esta validação não é realizada. |
Editando o orçamento
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Para utilizar o processo de edição de orçamentos basta que, ao abrir a tela de lançamento de orçamentos o vendedor tecle Ctrl + O e selecione a opção "Editar orçamento".
Figura 03: Editando orçamento Então será direcionada para a tela do Caixa On-line para que seja possível selecionar o orçamento que deseja editar e
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Posologia
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Orçamento de Psicotrópicos
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Orçamento com Lotes e Vencimentos
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PAF-ECF
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Quando a farmácia é legislada pelo PAF-ECF há algumas regras sobre a emissão de DAV-Orçamento:
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Orçamento com Linx Conecta
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Promoção Kit de Produtos / Venda Agregada
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Configurações por usuário
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O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse |
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o Cadastro de Usuários |
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informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o |
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programa Orçamento - FAT109 |
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e Tabulações
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Guias
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