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Última atualização: 26/05/2021 

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Sinopse

Treinamento Totvs → Instalação de Integrador Totvs → Configuração de Cardápios → Treinamento Delivery App → Formas de Pagamento → Ativação da Integração

Em laranja, atividades executadas pela equipe Linx

Em azul, atividades executadas pela equipe Totvs

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Introdução

A plataforma Delivery App possui integração de pedidos com o Totvs Chef.

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Os seguintes pontos são requeridos para que a integração seja configurada e colocada em funcionamento pela equipe de integrações:. Os itens formam um check list que deve ser cumprido antes do início da instalação da integração.

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O controle de instalações de integração é feito através do software Trello, ao qual os membros da equipe de implantação tem acesso para que possam registrar os agendamentos (mais, na etapa 4, nota 3)

1. Treinamento de usuário no Totvs Chef

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1. Ativação do serviço receptor de pedidos online

O serviço "receptor de pedidos online" deve estar ativo para o cliente.

1. Cadastrado códigos PDV em todo o cardápio; 

2.1 Configuração de cardápio TOTVS Chef; 

2.2 Configuração de cardápio Delivery App; 

1. Configuração de Formas de Pagamento Delivery App; 

1. Treinamento  TOTVS Chef; 

1. Treinamento Delivery App; 

1. Acesso remoto AnyDesk; 

1. O serviço "receptor de pedidos online" deve estar ativo para o cliente. O cliente deve solicitar isso diretamente à Totvs. Após solicitado, o cliente deve nos informar que a ativação foi feita. 

2. Cardápio corretamente codificado. Para a integração é obrigatório que todos os itens e complementos do cardápio estejam com os códigos de integração. A associação de um item nos dois cardápios (Totvs e Delivery App) é feita com base nesses códigos, portanto, os códigos precisam ser iguais em ambos cardápios.
   

2.1 Configuração de cardápio TOTVS:

COLOCAR TABELA DE RELACIONAMENTO

Toda e qualquer configuração de cardápio TOTVS é necessário que o estabelecimento realize atualização das tabelas no TOTVS Chef, ou seja, quando é realizado qualquer configuração/alteração de cardápio TOTVS é necessário da atualização para constar no sistema TOTVS as configurações recentemente realizadas. 

Os itens do cardápio são configurados no TOTVS como materiais, e os complementos terão que ser cadastrados como produtos especiais no TOTVS, por exemplo, o estabelecimento tenha um lanche e nele contém a opção de escolha de adicionar alguns ingredientes, no caso os ingredientes são configurados como produtos especiais no TOTVS. 

2.2 Configuração de cardápio Delivery App 

A configuração de cardápio inclui campos específicos para inserir o código da integração. Para a configuração do item do cardápio é necessário realizar o cadastro do item em: Painel administrativo NEEMO > Itens de cardápio > selecione o item ou cadastre um novo item, o campo correto para inserir o código é em “CÓD. PDV”. 

Já em complementos, apenas ir em: Painel administrativo NEEMO > cardápio > complementos. O campo para inserir o código de PDV é em “Referencia”. Lembrando que os códigos para complementos são obrigatórios estarem cadastrados no TOTVS CHEF como “Produtos Especiais”, caso não tenha cadastrado dessa forma na TOTVS o pedido não irá integrar. 

1. Configuração de formas de pagamento 

A configuração de formas de pagamento é necessária sempre adicionar se a forma de pagamento é crédito ou débito ao final de cada bandeira onde é separada por vírgula, por exemplo, “DINHEIRO,VISA CREDITO,VISA DEBITO,TICKET DE ALIMENTAÇÃO CREDITO,HIPERCARD CREDITO,MASTER CREDITO,MASTER DEBITO”. Caso tenha uma nova forma de pagamento que irá trabalhar em seu estabelecimento apenas ir em:  

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1. Treinamento TOTVS 

O treinamento da plataforma TOTVS é extremamente importante para que o cliente consiga compreender a plataforma para estar apto para a integração. É de total responsabilidade da empresa TOTVS, pois a Neemo não tem autorização para qualquer manuseio no painel TOTVS ou de treinamento básico. No treinamento TOTVS é o momento que é informado o login e senha ao estabelecimento, bem como manusear a abertura e fechamento de caixa. 

1. Treinamento Delivery App 

O treinamento Neemo é necessário ser realizado antes da integração, com o objetivo de auxiliar e instruir o estabelecimento em como realizar alterações e manutenções em seu cardápio, horário de funcionamento, área de entrega e principalmente em como receber pedidos na plataforma Delivery App. No treinamento é momento para sanar dúvidas caso o estabelecimento tenha, e que todos funcionários que forem trabalhar em operação precisam acompanhar o treinamento Delivery App. 

1. Acesso remoto AnyDesk 

Para a configuração da integração é necessário que o estabelecimento tenha instalado em sua maquina servidor o acesso remoto AnyDesk. Segue o link para o download do Anydesk https://anydesk.pt/download?os=win. Após o download apenas informar  o Endereço AnyDesk que estará mostrando na tela ao analista de integração. 

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Para que o ciclo de vida operacional do Totvs Chef seja produtivo é imprescindível que o operador (ou a pessoa que vá acompanhar o procedimento de configuração de integração) tenha domínio sobre a operação do PDV para que seja possível:

• Abrir o caixa do dia;
• Consultar as formas de pagamento cadastradas;
• Consultar e promover alterações ao cardápio, especificamente, verificar códigos de itens;
• Verificar se pedidos feitos pela equipe Linx, a título de teste, foram integrados ao PDV;
  
• Cancelar pedidos feitos pela equipe Linx a título de teste;

Notas:

1. O treinamento deve ser dado pela Totvs ao cliente.
2. A equipe Linx não tem autorização para acessar, consultar, ou promover alteração de dados aos cadastros do sistema Totvs, seja através do uso direto do PDV ou através de outros meios. Assim, durante todas as interações entre a equipe Linx e uma instalação Totvs Chef, será necessário o auxílio direto do cliente.

2. Ativação do serviço receptor de pedidos online

O serviço receptor de pedidos online da Totvs é o recurso do sistema Chef que possibilita que pedidos armazenados nos servidores em nuvem da Totvs sejam enviados para o PDV local, do cliente.

O cliente deve solicitar a ativação diretamente a Totvs. Quando a ativação for feita, um código será informado pela Totvs ao cliente. O cliente deverá, então, informá-lo à equipe da Linx para que a equipe de integração configure este código na plataforma, habilitando a integração.

3. Preparação dos cardápios

O cardápio é um dos pilares do sistema de restaurante e exerce papel fundamental na integração de pedidos entre o Delivery App e o Totvs Chef. É o cardápio que permite ao consumidor escolher o que vai pedir.

O primeiro cardápio que deve ser criado é, claro, o do Totvs Chef. Como mencionado anteriormente, a integração não proporciona atualização bilateral no cadastro de itens. Assim, quando um item for criado no cardápio do Totvs Chef, este deverá ser criado, também, no cardápio do Delivery App.

Os cardápios precisam estar sincronizados, ou seja, um item vendido no Delivery App precisa poder ser encontrado no Totvs Chef. Esse sincronismo ocorre através dos códigos dos itens, nos dois cardápios. Também deve-se observar a diferença de termos entre os cardápios e buscar suas equivalências conforme a tabela a seguir.

Cabe ao cliente compor seu cardápio no Totvs Chef. Muitos clientes acreditam que a responsabilidade pela manutenção do cardápio no Delivery App é/deveria ser da equipe Linx. Porém, a soluDelivery App tem o foco de expandir o alcance de vendas sem aumentar a dependência do cliente para a gestão de seu negócio. Para isso, é imprescindível que o cliente desenvolva habilidade e experiência na gestão de seu cardápio, que é uma entidade viva dentro do negócio. Não é difícil imaginar a inconveniência que seria, para o cliente, caso fosse necessário recorrer à Linx semque que fosse preciso fazer uma alteração de preço, de descrição, ou de dispobibilidade de um item.

Contudo, para uma implantação nova ou ativação de integração, muitas vezes será preciso rever o cardápio inteiro. Nesses casos a equipe Linx presta apoio direto ao cliente, analisando e até mesmo executando o cadastro do cardápio quando necessário. Esta ação tem prazo mínimo e máximo para ocorrer, e depende da disponibilidade da equipe específica.

4. Treinamento de usuário no Delivery App

Para que o cliente possa perceber e se beneficiar dos benefícios da integração entre Delivery App e Totvs Chef, ele precisará ter o devido treinamento de uso da plataforma para que:

• Consultar e atualizar as formas de pagamento;
• Consultar e promover alterações ao cardápio, especificamente, verificar e inserir códigos de itens;
• Verificar e movimentar (confirmar, enviar, finalizar, e excluir) pedidos;
• Controlar o horário de atendimento do estabelecimento;
• Definir áreas e taxas de entrega;
  

Notas:

1. O treinamento deve ser dado pela Linx ao cliente.
2. Durante o treinamento deve ser comunicada ao cliente a necessidade de um software de acesso remoto instalado nos computadores utilizados pelo Totvs Chef (servidor e caixas). Atualmente a Linx adota o software Any Desk. O cliente precisa adquirir o conhecimento mínimo de operação do Any Desk para permitir, posteriormente, o acesso remoto de membros da equipe Linx, especialmente durante a instalação da integração.
3. O analista que der o treinamento deverá definir, com o cliente, um melhor dia e hora para a realização da instalação da integração. Com essa informação, o analista de implantação deverá acessar o Trello do departamento de integração para fazer o agendamento da instalação e registrar o cartão na trilha "AGENDADO".

5. Configuração dAS formas de pagamento

A exemplo do que ocorre com o cardápio, as formas de pagamento utilizadas pelo estabelecimento também deverão ser sincronizadas entre o Delivery App e o Totvs Chef. Todo pedido precisa ser pago e uma boa gama de opções oferecidas ao consumidor ajuda a melhorar sua experiência de compra.

O primeiro passo é extrair um relatório das formas de pagamento cadastradas no Totvs Chef. Esse relatório servirá como base para o cadastro das formas de pagamento no Delivery App. Para cadastrar as formas de pagamento no Delivery App, o cliente deverá:

1. acessar o menu Configurações > Configuração de pagamento;
2. clicar no botão "Editar configuração de pagamento";
3. Na tela que será apresentada, o cliente deverá preencher o campo "Formas" que se encontra na seção "Formas possíveis para pagamento do pedido";

O preenchimento do campo "Formas" segue as seguintes regras:

• Cada forma de pagamento deve ser registrada exatamente igual como está no Totvs Chef;
• Cada forma de pagamento deve ser separada da anterior por uma vírgula ( , ). Atenção: isso elimina a possibilidade de uma forma de pagamento conter vírgula como parte de seu nome;
• Não deve haver espaços no início ou no final dos nomes de cada forma de pagamento.
  

A sequência de formas de pagamento deve incluir as formas aceitas pelo cliente, como por exemplo:

"DINHEIRO,VISA CRÉDITO,VISA DÉBITO,TICKET DE ALIMENTAÇÃO,CRÉDITO,HIPERCARD CRÉDITO,MASTER CRÉDITO,MASTER DÉBITO"

Exemplos de preenchimento do campo "Formas":

CERTO:  "DINHEIRO,VISA DÉBITO,AMEX DÉBITO,AMEX CRÉDITO"

ERRADO: " DINHEIRO, VISA DÉBITO ,AMEX"

Procedimento de Instalação da Integração

A execução da instalação da integração inicia na data agendada com cliente. A marcação da data é feita pela equipe de implantação após o treinamento de uso do Delivery App ter sido dado ao cliente. O departamento de integrações não executa instalações às sextas-feiras para evitar que problemas afetem a operação durante o fim de semana. Excepcionalmente em situações específicas e sob critério do departamento de integrações, poderão ser executadas instalações de integração. Tais situações deverão ser previamente negociadas e acordadas entre os departamentos de implantação, integração, e o cliente.

Na data marcada, um analista do departamento de integrações da Linx entrará em contato, por telefone, com o cliente. O telefone e o nome do contato no cliente devem ser informados pela equipe de implantação, no ato do agendamento da instalação. Caso o cliente não atenda a sucessivas tentativas de contato, o cartão de controle da instalação será colocado na trilha "CLIENTE NÃO ATENDEU À LIGAÇÃO".

Ao entrar em contato com o cliente o analista de integração fará uma verificação dos requerimentos necessários, relatados neste documento. Caso seja detectado que algum item necessário para a continuidade da integração não esteja presente, o analista poderá optar or suspender a integração e solicitar ao departamento responsável, a correção da situação. Nesse caso, o cartão de controle da instalação será colocado na trilha "CARD INCORRETO/REQUISITOS MÍNIMOS INCOMPLETOS".

Após as ações de instalação da integração serem executadas pelo analista, iniciam-se os testes de integração. Os testes constituem-se na colocação de pedidos através da plataforma web e abrangem diferentes tipos de itens, conforme a seguinte escala (itens dependendo da disponibilidade no cardápio):

1. pedido com item simples, por exemplo, um refrigerente a um sanduíche;
2. pedido com item simples, mas com cupom de desconto;
3. pedido com itens com adicionais;
4. pedido com itens de tipo combo;
5. pedido de pizza com 2 sabores;
6. pedido de pizza com 3 sabores;

Os pedidos feitos a título de testes precisarão ser cancelados. Os integrados deverão ser cancelados diretamente no PDV e cancelamento deverá ser refletido de volta na plataforma Delivery App. Os pedidos não integrados serão cancelados deiretamente no Delivery App.

A conclusão sobre a instalação da integração será fator dependente de avaliação do cliente. No caso de o objetivo ter sido atingido, de 100% dos pedidos de teste serem integrados, conclui-se que a integração está 100% operacional. Caso sejam identificadas situações específicas que impeçam a integração de pedidos, o cliente poderá optar por deixar a integração desligada até que uma solução seja dada pela Linx/Totvs.

Com a decisão sobre o sucesso total, parcial, ou não sucesso da instalação da integração orientará como o analista de integração atualizará o controle de agendamentos. , e o cartão referente àquela instalação poderá ser colocado na trilha de "PENDÊNCIA COM DEV NEEMO OU DEV DO PDV" ou "CONCLUÍDO".

Conclusão

Cumprido este processo, dá se por em andamento ou por finalizada, uma instalação de integração e inicia-se a fase operacional da integração do Delivery App com o Totvs Chef para o cliente.

Suporte

Caso o cliente precise de suporte relativo a questões de integração, os seguintes canais deverão ser utilizados:

• Chat online de suporte, que fará a triagem correta. Em caso de urgência, o suporte acionará a liderança do departamento de integração.

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Data: 2021-05-05 - Autor: Gustavo Pinsard - [email protected]