Com este recurso é possível aprovar um ou mais pedidos de compra (Indiferente de que rotina foi gerado: manual, automática, por grade ou cotação). Por padrão, são listados todos os pedidos pendentes de aprovação, mas é possível configurar para que na página de Aprovação de Pedido sejam exibidos filtros para realizar uma busca mais específica.
Configurações da Rotina
Neste tópico serão descritas as configurações necessárias para a disponibilização e execução da rotina.
Parametrização
- Para que os filtros sejam exibidos
- é necessário que o parâmetro "Utiliza filtros na aprovação de pedidos"
- disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Compras esteja marcado; Assim, serão listados os seguintes filtros:
Executando a Rotina
Para realizar as aprovações dos pedidos de compra, acesse a rotina em Suprimentos > Compras > Aprovação de Pedido.
Aprovação do Pedido de Compra
Se o usuário possuir perfil de administrador, independentemente da empresa em que estiver conectado, poderá visualizar pedidos de outras empresas do portal que ainda estejam pendentes de autorização e que serão agrupados por estabelecimento para agilizar a liberação.
Listagem de pedidos para aprovação agrupados por empresa
Nota | ||
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A rotina de aprovação de pedidos não permite que sejam selecionados pedidos de empresas diferentes de uma só vez para liberação. Apenas acumulam para autorização, pedidos que pertençam a uma mesma empresa, selecionando pontualmente os documentos desejados ou todo o lote, através do filtro "Aprov. (Selecionar todos)". |
Para aprovar um pedido de compra, basta selecioná-lo na listagem e clicar no botão "aprovar". Também é possível enviar o pedido aprovado (com detalhamento de itens, preços, formas de pagamento, observações, etc.) para o e-mail do fornecedor com cópia (CC) para o comprador do pedido. Para isso, deve-se marcar a opção "E-mail".
Nota | ||
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Para incluir anotações no pedido de compra clique no ícone . Ao clicar no número do pedido de compra será possível exportá-lo para Excel ou imprimi-lo.
Impressão ou exportação do pedido de compra
Com a opção "Exportar para Excel as colunas selecionadas" marcada, serão apresentadas as colunas que serão exportadas para o Excel, conforme imagem.
Colunas que serão exportadas para o Excel
Após selecionar as colunas, basta clicar no botão "Gerar" que o sistema exportará o pedido de compra para um arquivo Excel.
Nota | ||
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Para utilizar a funcionalidade de exportar para arquivo Excel o pedido de compra, é necessário habilitar o parâmetro "Exportar para excel os dados do pedido com a combinação de colunas" que se encontra em Empresa - > Parâmetros Globais - > Compras - > Grupo "Outras Configurações". |
Na última página será apresentado o link para a impressão do pedido, além disso, estarão listadas as operações relacionadas à aprovação do pedido que são "Analisar e aprovar outro pedido", "Novo pedido", "Entrada de compras (Manual)" e "Entrada de compras (lote de pedido)". Sempre ao aprovar um pedido de compra será realizada uma integração automática com o módulo de Contas a Pagar gerando uma fatura de previsão, cujo vencimento será com base na data de previsão de entrega + dias do prazo entre parcelas do plano de pagamento. Quando o usuário fizer a entrada de produtos no estoque informando este número de pedido, a fatura de previsão será excluída.
Aprovação de Pedido de Compra (finalização)
Dica | ||
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Se o usuário desejar visualizar os detalhes do pedido antes da aprovação basta clicar no botão "Analisar e aprovar".
Aprovação de Pedido de Compra pelo botão Analisar e Aprovar
Caso o parâmetro "Exibir informações de Venda" esteja marcado em: Empresa > Parâmetros Globais > Compras > grupo Compras, serão apresentadas novas informações, como:
- Média Mensal do produto em questão, tendo como período o primeiro e o último dia do mês da geração do pedido.
- Curva ABC atual do produto.
Além disso, o código do item não será mais exibido, pois a referência do produto será apresentada seguida da sua descrição. As colunas MVMM e PNA também serão ocultas.
Caso o usuário possua permissão para o cadastro de pedido de compras, será exibido o link "Clique aqui para alterar este pedido", permitindo que o usuário realize a edição do pedido selecionado.
Informações adicionais na aprovação do pedido
Nota | ||
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Esta rotina também conta com o recurso de aprovação controlada, ou seja, é possível configurar um limite máximo de pagamento diário. Para entender este controle é preciso conhecer algumas configurações:
1 – Limite de pagamento diário: No menu Empresa – Parâmetros Globais – Compras – Campo "Limite diário para pagamentos", é possível configurar o valor máximo de pagamentos diários.
2 – Permissão específica: Permissões de usuário – Contas a Pagar – Campo "Aprovação de Faturas". Caso esta permissão esteja marcada indica que o usuário poderá aprovar pedidos, ainda que os valores dos mesmos ultrapassem o valor diário de pagamentos. Assim, o sistema não fará a validação.
Na aprovação do pedido de compra o sistema verifica o limite de pagamento configurado. Se o valor total a pagar* exceder este limite o sistema não permitirá a aprovação (somente se o usuário tiver a permissão citada no item 2).
O *valor total a pagar de um dia é o montante de faturas que vencem na data e também todos os pedidos que devam ser pagos na data.
A data que o sistema verifica é a data em que o pedido de compra será pago, ou seja, no dia em que sair dinheiro do caixa, que geralmente é a data dos vencimentos das faturas de previsão (quando o plano de pagamento for a prazo e o sistema lançar faturas) ou a data de previsão de entrega (quando o plano de pagamento for em dinheiro e o sistema não lançar faturas).
Na validação do sistema esta data é a coluna "Vencimento Fatura":
Se a soma das faturas a pagar que vencem nesta data e também os pedidos que devem ser pagos nesta data ultrapassarem o limite diário configurado, não será realizada a aprovação do pedido.
Pedido não aprovado por exceder o limite diário de pagamento
Com o sistema configurado para exibir informações da geração do pedido de compra (Empresa -> Parâmetros Globais -> Compras), ao analisar e aprovar um pedido, serão apresentados os seguintes dados:
- Saldo Inicial: Será apresentado o saldo inicial do produto considerando o período do 1º dia até o último dia do mês que o pedido foi emitido.
- Saldo Final: Será exibido o saldo final do produto considerando o período do 1º dia até o último dia do mês que o pedido foi emitido.
- Vendas: Será apresentado o valor de vendas realizadas do produto considerando o período do mês que o pedido foi emitido.
- Entradas: Será exibido o valor de entradas (compras) realizadas do produto considerando o período do mês que o pedido foi emitido.
- Venda dos últimos 90 dias: Será apresentada as vendas do produto nos últimos três (3) meses, a partir do mês em que o pedido foi emitido.
- Valor Vendido: Para os pedidos de compras gerados automáticos será apresentado o valor vendido do produto considerando o período de análise de vendas informado na geração do pedido de compra.
Para os pedidos de compras gerados manualmente e/ou em grade será exibido o valor vendido do produto considerando o mês que o pedido foi emitido.
- Data da Última Compra: Será apresentada a data da última entrada de compra realizada para o produto.
- Quantidade da Última Compra: Será exibida a quantidade comprada na última entrada de compra para o produto.
Informações do pedido de compra gerado
Nota | ||
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Também é possível desfazer uma aprovação de pedido de compra, esse recurso encontra-se ao fim da página e basta selecionar o pedido que o usuário deseja desfazer a aprovação.
Desfazer aprovação
Âncora | ||||
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