Com este recurso é possível aprovar um ou mais pedidos de compra (Indiferente de que rotina foi gerado: manual, automática, por grade ou cotação). Por padrão, são listados todos os pedidos pendentes de aprovação, mas é possível configurar para que na página de Aprovação de Pedido sejam exibidos filtros para realizar uma busca mais específica.

Configurações da Rotina

Neste tópico serão descritas as configurações necessárias para a disponibilização e execução da rotina.

Parametrização

  • Para que os filtros sejam exibidos é necessário que o parâmetro "Utiliza filtros na aprovação de pedidos" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Compras esteja marcado; Assim, serão listados os seguintes filtros:


Executando a Rotina

Para realizar as aprovações dos pedidos de compra, acesse a rotina em Suprimentos > Compras > Aprovação de Pedido.


Aprovação do Pedido de Compra

Se o usuário possuir perfil de administrador, independentemente da empresa em que estiver conectado, poderá visualizar pedidos de outras empresas do portal que ainda estejam pendentes de autorização e que serão agrupados por estabelecimento para agilizar a liberação.




Listagem de pedidos para aprovação agrupados por empresa


Nota

A rotina de aprovação de pedidos não permite que sejam selecionados pedidos de empresas diferentes de uma só vez para liberação. Apenas acumulam para autorização, pedidos que pertençam a uma mesma empresa, selecionando pontualmente os documentos desejados ou todo o lote, através do filtro "Aprov. (Selecionar todos)".


Para aprovar um pedido de compra, basta selecioná-lo na listagem e clicar no botão "aprovar". Também é possível enviar o pedido aprovado (com detalhamento de itens, preços, formas de pagamento, observações, etc.) para o e-mail do fornecedor com cópia (CC) para o comprador do pedido. Para isso, deve-se marcar a opção "E-mail".


Nota

  • No Remetente do e-mail o sistema considera o e-mail do comprador informado no pedido, se não existir, busca os endereços de e-mail do Workflow e caso também não estejam informados, busca o e-mail da empresa.
  • No Destinatário, o sistema considera todos os contatos do fornecedor do pedido que estão com o campo "Contato de Vendas" marcado. Caso não existam contatos com esta configuração no fornecedor o sistema considera o e-mail do mesmo. E para o comprador busca o e-mail informado em seu cadastro.




Para incluir anotações no pedido de compra clique no ícone . Ao clicar no número do pedido de compra será possível exportá-lo para Excel ou imprimi-lo.


Impressão ou exportação do pedido de compra


Com a opção "Exportar para Excel as colunas selecionadas" marcada, serão apresentadas as colunas que serão exportadas para o Excel, conforme imagem.



Colunas que serão exportadas para o Excel


Após selecionar as colunas, basta clicar no botão "Gerar" que o sistema exportará o pedido de compra para um arquivo Excel.


Nota

Para utilizar a funcionalidade de exportar para arquivo Excel o pedido de compra, é necessário habilitar o parâmetro "Exportar para excel os dados do pedido com a combinação de colunas" que se encontra em Empresa > Parâmetros Globais > Compras > Grupo "Outras Configurações".


Na última página será apresentado o link para a impressão do pedido, além disso, estarão listadas as operações relacionadas à aprovação do pedido que são "Analisar e aprovar outro pedido", "Novo pedido", "Entrada de compras (Manual)" e "Entrada de compras (lote de pedido)". Sempre ao aprovar um pedido de compra será realizada uma integração automática com o módulo de Contas a Pagar gerando uma fatura de previsão, cujo vencimento será com base na data de previsão de entrega + dias do prazo entre parcelas do plano de pagamento. Quando o usuário fizer a entrada de produtos no estoque informando este número de pedido, a fatura de previsão será excluída.



Aprovação de Pedido de Compra (finalização)


Dica

  • A aprovação do pedido de compra é feita por alçada de valor, ou seja, um usuário pode ter direito a aprovar pedidos de compra até o valor configurado para ele (Permissões de Usuário no grupo Compras, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Compras, permissão "Aprovar Pedido Até").
  • Ao acessar o link "Entrada de compras (lote de pedido)" o fluxo será redirecionado para a rotina já filtrando pelo fornecedor do pedido de compra. Ou seja, na página inicial da entrada de compra (lote de pedido) serão listados todos os pedidos aprovados do fornecedor do pedido em questão.
  • As rotinas de entrada de compras estão protegidas pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário possuir permissão para acesso (Grupo Estoque, Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque, permissão "Entrada de Compras (Lote de Pedidos)" e "Entrada de Compras (Manual)"). Para mais informações consultar o Manual Módulo Estoque.


Se o usuário desejar visualizar os detalhes do pedido antes da aprovação basta clicar no botão "Analisar e aprovar".


Aprovação de Pedido de Compra pelo botão Analisar e Aprovar


Caso o parâmetro "Exibir informações de Venda" esteja marcado em: Empresa > Parâmetros Globais > Compras > grupo Compras, serão apresentadas novas informações, como:

  • Média Mensal do produto em questão, tendo como período o primeiro e o último dia do mês da geração do pedido.
  • Curva ABC atual do produto.


Além disso, o código do item não será mais exibido, pois a referência do produto será apresentada seguida da sua descrição. As colunas MVMM e PNA também serão ocultas.
Caso o usuário possua permissão para o cadastro de pedido de compras, será exibido o link "Clique aqui para alterar este pedido", permitindo que o usuário realize a edição do pedido selecionado.



Informações adicionais na aprovação do pedido


Nota

  • A Curva ABC apresentará a curva em que o produto se encontra, e caso o parâmetro "Calcular curva ABC por empresa" disponível em "Empresa > Parâmetros Globais > Compras" esteja marcado, o valor apresentado será por empresa, caso contrário o valor será por portal.
  • No campo de Média Mensal, caso o pedido tenha sido gerado pela rotina de "Pedido de Compra Automático", será considerado o período informado no campo "Analisar Vendas de" no momento da geração do pedido. Caso contrário o período considerado será o primeiro e último dia do mês da geração do pedido de compra.


Esta rotina também conta com o recurso de aprovação controlada, ou seja, é possível configurar um limite máximo de pagamento diário. Para entender este controle é preciso conhecer algumas configurações:
1 – Limite de pagamento diário: No menu Empresa – Parâmetros Globais – Compras – Campo "Limite diário para pagamentos", é possível configurar o valor máximo de pagamentos diários.
2 – Permissão específica: Permissões de usuário – Contas a Pagar – Campo "Aprovação de Faturas". Caso esta permissão esteja marcada indica que o usuário poderá aprovar pedidos, ainda que os valores dos mesmos ultrapassem o valor diário de pagamentos. Assim, o sistema não fará a validação.
Na aprovação do pedido de compra o sistema verifica o limite de pagamento configurado. Se o valor total a pagar* exceder este limite o sistema não permitirá a aprovação (somente se o usuário tiver a permissão citada no item 2).
O *valor total a pagar de um dia é o montante de faturas que vencem na data e também todos os pedidos que devam ser pagos na data.
A data que o sistema verifica é a data em que o pedido de compra será pago, ou seja, no dia em que sair dinheiro do caixa, que geralmente é a data dos vencimentos das faturas de previsão (quando o plano de pagamento for a prazo e o sistema lançar faturas) ou a data de previsão de entrega (quando o plano de pagamento for em dinheiro e o sistema não lançar faturas).
Na validação do sistema esta data é a coluna "Vencimento Fatura":
Se a soma das faturas a pagar que vencem nesta data e também os pedidos que devem ser pagos nesta data ultrapassarem o limite diário configurado, não será realizada a aprovação do pedido.


Pedido não aprovado por exceder o limite diário de pagamento


Com o sistema configurado para exibir informações da geração do pedido de compra (Empresa -> Parâmetros Globais -> Compras), ao analisar e aprovar um pedido, serão apresentados os seguintes dados:

  • Saldo Inicial: Será apresentado o saldo inicial do produto considerando o período do 1º dia até o último dia do mês que o pedido foi emitido.
  • Saldo Final: Será exibido o saldo final do produto considerando o período do 1º dia até o último dia do mês que o pedido foi emitido.
  • Vendas: Será apresentado o valor de vendas realizadas do produto considerando o período do mês que o pedido foi emitido.
  • Entradas: Será exibido o valor de entradas (compras) realizadas do produto considerando o período do mês que o pedido foi emitido.
  • Venda dos últimos 90 dias: Será apresentada as vendas do produto nos últimos três (3) meses, a partir do mês em que o pedido foi emitido.
  • Valor Vendido: Para os pedidos de compras gerados automáticos será apresentado o valor vendido do produto considerando o período de análise de vendas informado na geração do pedido de compra.

Para os pedidos de compras gerados manualmente e/ou em grade será exibido o valor vendido do produto considerando o mês que o pedido foi emitido.

  • Data da Última Compra: Será apresentada a data da última entrada de compra realizada para o produto.
  • Quantidade da Última Compra: Será exibida a quantidade comprada na última entrada de compra para o produto.


 Informações do pedido de compra gerado 


Nota

  • A aprovação pode ser feita ao final do pedido de compra (no link da última página) ou na rotina específica de aprovação.
  • Caso em Parâmetros Globais > Faturamento - Orçamento, a opção "Utilizar reserva de estoque virtual" esteja marcada, ao aprovar um pedido de compras será gerado saldo no depósito virtual (total) do produto, com a quantidade aprovada no pedido. O saldo virtual não influenciará no saldo físico do produto. Isso ocorrerá somente após o lançamento da nota fiscal de entrada, no qual o saldo do Depósito virtual (total) será transferido para o "Depósito Físico Total". O saldo do depósito virtual pode ser consultado através da tela de "Detalhes do Saldo" no item "Depósito Virtual (total)", da pesquisa de produtos. Para mais informações sobre o parâmetro "Utilizar reserva de estoque virtual", vide manual Módulo Faturamento, item Transforma em Pedido/Aprova.
  • Para exibir as informações da geração do pedido de compra, é necessário acessar Empresa -> Parâmetros Globais -> Compras, e habilitar o parâmetro "Exibir informações da geração do pedido de compra".


Também é possível desfazer uma aprovação de pedido de compra, esse recurso encontra-se ao fim da página e basta selecionar o pedido que o usuário deseja desfazer a aprovação.


Desfazer aprovação