Com o intuito de disponibilizar as ferramentas necessárias para o bom desempenho de sua farmácia, a Linx traz inovações e melhorias para o Linx Softpharma, que foram aplicadas na Release 196.0, e através deste informativo vamos abordar sobre a adequação do Softpharma para atender a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Maiores informações referentes a esta inovação e as demais, serão detalhadas neste documento com a finalidade de trazer maior credibilidade e garantir a excelência dos processos administrativos da sua farmácia.
Lei Geral de Proteção de Dados
A LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, foi sancionada em 14 de agosto de 2018, sob nº 13.709/18 é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade da pessoa natural. Prevendo então que todos os dados pessoais e dados sensíveis só possam ser coletados e armazenados com a autorização do usuário.
Tendo em vista o sistema Softpharma possuir inúmeros dados cadastrais de clientes para diversas finalidades tais como: programa de fidelidade, vendas a prazo, emissão de documentos fiscais, exportação de dados de clientes para terceiros que são utilizadas nas integrações que o sistema possui, etc, visando atender a Lei em vigor, bem como manter uma relação de transparência quanto ao uso de dados pessoais dos clientes foram necessárias realizar algumas adequações e implementações para o devido cumprimento a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Abaixo serão listadas todas as rotinas que foram impactadas pelas alterações, as novas implementações e como será o funcionamento:
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Na funcionalidade Cadastro de Convênios, acessada através do MenuCadastros>Convênios, na aba "2-Parâmetros" foi inserido o parâmetro "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD, esta configuração será por convênio e ao estar marcado emitirá um alerta no processo de venda quando informando um cliente na venda que esteja associado a este convênio, informando que o mesmo ainda não possui o Termo de Consentimento, porém a venda não será impedida. Figura 01 - Cadastro de Convênios.
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A funcionalidade Cadastro de Clientes, acessada através do menu Cadastros>Cadastro de Clientes também recebeu algumas alterações em cumprimento a Lei Geral de Proteção de Dados, conforme imagem abaixo e explicações do seu funcionamento: Figura 02 - Cadastro de Clientes.
Figura 04 - Tela de Acompanhamento LGPD. FICHA DE CLIENTE(F5)Foi inserido na Ficha de Cliente junto com as demais informações de dados cadastrais do cliente se o mesmo possui ou não o Termo de Consentimento Assinado, conforme a marcação do check-box de cada cliente.
CONSULTA DE CLIENTESA consulta de clientes, atualmente chamada com a tecla de atalho F2 nas opções de filtro por código, nome, convênio, inativos e/ou cartão os dados pessoais de clientes que foram Anonimizados. |
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Diante das alterações realizadas no Cadastro de Convênios e Cadastro de Clientes, a partir desta atualização ao iniciar o processo de venda, o sistema irá validar se o check-box "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD" esta selecionado para o convênio indicado na tela de faturamento.
Figura 05 - Mensagem de Alerta. |
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No programa Relatório de Clientes, acessado através do menu Relatórios>Contas a Receber>Clientes, se selecionado o filtro avançado por Dados Cadastrais,foi incluso o filtro "Termo de Consentimento Assinado", qual poderá ser selecionado as opções "Geral", "Sim" e "Não", possibilitando o usuário refinar seus critérios de busca.
Ao clicar no botão o Relatório de Cliente será exibido ou impresso com a coluna adicional "TCA" (Termo de Consentimento Assinado), que trará a informação se o cliente possui ou não o documento assinado, conforme a situação (marcado ou desmarcado) do parâmetro no cadastro do cliente. Figura 07 - Relatório de Clientes. |
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No programa Acompanhamento LGPD, localizado no menu Cadastros>Acompanhamento LGPD,também foi criado para atender as necessidades da legislação, onde o usuário poderá realizar algumas configurações e também visualizar a movimentação de dados, conforme as funcionalidades descritas a seguir:
Ao acessar o novo programa Acompanhamento LGPD, será exibido a tela principal do LGPD, que permitirá o usuário informar um cliente para visualizar as informações cadastradas no sistema ou informar um convênio para que o sistema liste todos os clientes que estão vinculados ao convênio informado. E então será possível realizar algumas configurações e medidas para cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados, conforme instruções abaixo: Figura 08 - Acompanhamento LGPD. CONSULTA POR CLIENTEAo selecionar a opção no Filtro por "Cliente", deverá ser informado o código do cliente, que também poderá ser consultado via tecla de atalho F2, e ao ser informado ou selecionado o cliente, será exibido ao lado do campo código o nome do cliente, bem como logo abaixo todas as informações que encontram-se armazenadas no sistema, como dados pessoais, dados de Dependentes, caso possua e Informações da empresa onde o cliente trabalha, conforme a imagem abaixo.
CONSULTA POR CONVÊNIO Ao selecionar a opção no Filtro por "Convênio", deverá ser informado o código do convênio, que também poderá ser consultado via tecla de atalho F2, e ao ser informado/selecionado será exibido ao lado do código o nome do Convênio, bem como carregará uma tabela constando todos os clientes que estão ativos e vinculados ao convênio informado, exibindo as informações de Nome, CPF, Endereço e se possui o Termo de Consentimento Assinado. Figura 10 - Filtro do Convênio.
Após realizar a seleção do filtro, se por "Cliente" ou "Convênio", o usuário poderá realizar algumas configurações e tomar algumas ações referente um ou mais clientes, através dos botões que estão na parte lateral direita da tela, conforme suas funcionalidades descritas abaixo: Recebimento de Termo /Remover Termo Esta função ao ser selecionada terá a função de marcar ou desmarcar o parâmetro "Termo de Consentimento Assinado - LGPD" que consta no Cadastro do cliente, e ao ser selecionado terá as seguintes validações:
Imprimir Esta função poderá ser utilizada em ambos os filtros "Cliente" e "Convênio" e ao ser selecionada será apresentado numa página Web todas as informações que encontram-se armazenadas no sistema, como dados pessoais, dados de Dependentes, caso possua e Informações da empresa onde o cliente trabalha. Após a visualização do documento na tela será possível a impressão do relatório com as mesmas informações, para que seja conferido pelo cliente, caso o mesmo solicite.
Anonimizar Outra funcionalidade necessária para a adequação a Lei Geral de Proteção de Dados é a Anonimização de Dados, que tem por objetivo desvincular totalmente os dados pessoais de seu titular, a fim de proteger a sua identidade. Ao clicar no botão , o sistema irá excluir todos os dados referente ao cliente informado através do filtro "Cliente" ou selecionado através do filtro "Convênio", e após a execução deste processo não será mais possível localizar este cliente no sistema, bem como nenhuma informação do mesmo.A funcão Anonimizar, poderá ser executada através de 03 (três) formas, sendo elas:
Tendo em vista assegurar que este processo de anonimização de dados seja seguro para sua farmácia, inserimos a opção de solicitar a senha de liberação quando o botão for selecionado.
Após o sistema realizar as validações mencionadas acima para assim Anonimizar o titular das informações, conforme mencionado acima, os dados do cliente serão excluídos do sistema, e não serão mais localizados pela farmácia de forma alguma, porém devido a muitos vínculos contidos no sistema, como relatórios de venda, recebimento de títulos, etc, algumas das informações do cliente serão substituídos para que seja exibido em relatórios do Softpharma e utilizado no cumprimento de obrigações fiscais. Sendo essas informações:
Abaixo segue um exemplo de relatório contendo registro de cliente anonimizado: Figura 18 - Exemplo de Relatório. Histórico Mais uma funcionalidade necessária foi a exibição de um histórico na tela, bem como a possibilidade de impressão, onde serão apresentados os processos relacionados a Lei Geral de Proteção de Dados, tais como:
Todos estes processos terão o registro da data e do usuário que os executou juntamente, para que isso possa ser utilizado posteriormente caso necessário. Ao clicar no botão do programa Acompanhamento LGPD, será exibido a seguinte tela:Figura 19 - Histórico LGPD. No campo Cliente, informe um código de cliente ou pesquise um cliente através da tecla de atalho F2, informe a data de alteração que deseja pesquisar e a situação, que terá as seguintes opções:
Após informado os campos para realizar a pesquisa, será apresentado uma tabela constando os registros encontrados de acordo com o critério de pesquisa com as seguintes informações para cada registro:
Figura 20 - Apresentação do Histórico.
Ao selecionar um ou mais registros encontrados na tela, o usuário poderá selecionar um dos 03 (três) botões localizados do lado direito da tela:
Figura 21 - Impressão do Histórico.
Configurações LGPD Esta funcionalidade chamada através do botão , tem como objetivo facilitar o processo de gestão das farmácias, através de duas funções divididas pelas abas "Configurações de Convênio" e "Parâmetros Gerais".Configurações de Convênio Nesta aba serão exibidos todos os convênios que estão ativos na farmácia para que o usuário possa configurar quais convênios deseja que seja exibido o alerta na venda quando os clientes vinculados não possuírem o Termo de Consentimento Assinado.
Conforme o filtro do "Digite as Iniciais do Convênio que esta procurando" ou "Emitir Alerta", será exibido o resultado da pesquisa com o check-box para marcação, o código do convênio, nome do convênio e o status do parâmetro "Emitir Alerta" no Cadastro de Convênios. Será permitido selecionar um ou mais convênios, ou todos através da tecla "F8" através do check-box ao lado do código do convênio.
Quando selecionado um ou mais convênio que estão configurados para emitir o alerta na venda "SIM", será exibido o botão Foi criado o parâmetro "Exigir senha de liberação na Anonimização de Dados", para que ao anonimizar um cliente, seja solicitado a senha de liberação. Esta opção já esta selecionada por padrão a todos os clientes, porém para que não seja mais necessário informar a senha durante a Anonimização de Dados, basta desmarcar o parâmetro.
Cliente Para acessar o programa "Cadastro de Cliente", clique no botão e então será exibido a tela do programa com as informações do cliente informado no filtro "Clientes" sem necessidade de fechar o programa "Acompanhamento LGPD".
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Ao realizar um processo de Cancelamento ou Retorno de Cliente de uma venda, qual o cliente tenha sido Anonimizado e esteja consequentemente inativo no sistema, não será possível a reativação do cadastro deste cliente, desta forma deverá ser informado um cliente que possua o CPF cadastrado no sistema para emissão da nota. Neste caso o mesmo processo realizado para vendas quando o cliente não possui o CPF cadastrado na farmácia e a venda é realizada com Cliente Balcão ou Cliente Especial.
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