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Manual operacional do projeto RIM – Retail Inventory Management da Nissan, contendo as funcionalidades no Linx DMS. |
Produto | Linx DMS |
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Menu | Incluso no manual. |
Data | |
Autor | Distribuição Linx DMS |
Área | P&D DMS Porto Alegre |
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Antes de prosseguir com este manual, certifique-se de que leu e executou os procedimentos descritos no documento Projeto RIM Nissan | Manual Técnico. |
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Esse Documento tem a finalidade de explicar a operação do projeto RIM – Retail Inventory Management da Nissan no Linx DMS. |
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Este documento destina-se a todas as concessionárias da montadora Nissan. |
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O projeto RIM (Retail Inventory Management) trata-se de um novo processo de troca de informações entre a Rede de Concessionárias Nissan e a Montadora que visa suportar o novo processo de reposição de peças. Esta troca de informações contempla o envio e recebimento de dados do Estoque (Ficha Gama da Nissan, Ficha Gama do Linx DMS e Posição do Estoque), Vendas e Pedidos (Normal, PVI, SAP, DSH, Transferências, Devolução e Scrap). A seguir temos a descrição as interfaces previstas:
Interfaces de RecebimentoInterfaces que a Nissan envia informações para a concessionária e são responsáveis pela atualização dos dados no Linx DMS.
Recebimento do catálogo oficial de Peças e acessórios Nissan. Importante: Esta interface substituirá o arquivo PARTAR utilizado atualmente.
Recebimento de informações dos Pedidos Aprovados ou Não Aprovados pela concessionária na plataforma da Nissan (fornecedores DSH e Armazém da Montadora).
Recebimento da situação dos Pedidos que foram aprovados pelos fornecedores DSH e Armazém da Montadora (SAP).
Recebimento de informações das linhas de pedidos de Devolução/Scrap confirmada pela concessionária no Syncron.
Recebimento das informações dos itens a serem transferidos entre lojas do mesmo grupo, com base no aceite realizado pela concessionária na ferramenta do Syncron. Interfaces de EnvioInterfaces que a concessionária envia informações para a Nissan.
Envio de informações do catálogo de peças e acessórios do Linx DMS (dados cadastrais), sempre que ocorrer uma inclusão ou atualização dos registros.
Envio da posição do estoque de peças e acessórios do Linx DMS, diariamente após o fechamento da operação de pós-vendas da concessionária.
Envio das informações de vendas, cancelamentos e devoluções de peças e acessórios realizadas pela concessionária para o cliente final.
Envio dos Pedidos de Peças Normal e PVI (emergência) que são criados no Linx DMS. Utilização do Processo no Linx DMSA seguir serão demostradas as funcionalidades do Linx DMS relacionadas com o projeto RIM Nissan. Manutenção de ItensMenu Peças > Cadastros > Itens
Após a atualização da interface Ficha Gama de Peças e Acessórios Nissan (DM002) além dos tradicionais campos atualizados pelo PARTAR, são atualizados novos campos existentes na aba "Nissan". Campos:
Importante: Os itens de Origem NHO - Não Homologado são desconsiderados nas interfaces. Substituição de ItensNa importação da interface Ficha Gama de Peças e Acessórios Nissan (DM002), são enviados também os registros de substituição de itens. Esta substituição pode ser automática ou manual dependendo da configuração realizada. Para maiores informações sobre os parâmetros, consulte o manual técnico do projeto RIM. Diferenças dos processos:
No menu Fabrica - Nissan - Processos - Fabrica-Rede - substituição de Itens (RIM) Temos as informações dos itens as serem substituídos
Na aba Consulta será apresentado o histórico dos itens substituídos pela interface Ficha Gama de Peças e Acessórios Nissan (DM002).
Nesta Tela são exibidos os Tipos "Cancelamento" e "Substituição". Os Cancelamentos são criados pelo Linx DMS, quando uma peça possui uma substituição diferente do que foi recebido pela Nissan. Exemplificando : peça 112205JL0A possui uma substituição para o item 112200EB70C, porém a Montadora enviou a substituição do item para o 11220EB70A. Neste caso será primeiro processado o Cancelamento da substituição do 112205JL0A para o 112200EB70C Depois será processado a Substituição do 112205JL0A para o 11220EB70A , ficando essa a posição final do item.
Importante: Este processo deve ser executado o quanto antes pelo usuário, as informações das substituições das peças são enviados á Nissan pela interface DM005-Ficha Gama de Peças e Acessórios do Linx DMS e nele toda a Cadeia de Substituição (Reemplazo) do item é enviado junto. Em caso de não envio de um dos itens da cadeia, a Nissan entrará em contato e solicitará a regularização da situação. Exemplificando: Usando como base o item 3050228E21- Ele é o último item da cadeia de substituição que teve início no item 3050296E20.
Ordem de ServiçoPara o envio das Vendas de Peças e Acessórios (IV001) referentes às Ordens de Serviço, foram criadas algumas opções no processo de oficina. Tipos de ServiçoPara todos os tipos de serviço é necessário informar o Tipo de OS Padrão Nissan. Para mais informações, verificar o manual técnico do projeto. ManutençãoPara as ordens de serviço de Revisão do tipo N1 - Revisões Periódicas, é necessário o preenchimento do campo "Código de Revisão Padrão Nissan", na aba Nissan.
Valores disponíveis para a Nissan:
EncerramentoCaso o código de revisão não esteja preenchido na ordem de serviço, será solicitado no fechamento da O.S. ao clicar em "Nota Fiscal".
Pedidos de Peças - RIMTodos os pedidos de peças recebidos e atualizados pela montadora através das interfaces de Pedidos Aprovados (PA001) e Status de Pedidos SAP/DSH (SP001) poderão ser verificados na tela de manutenção de pedidos. Os pedidos podem ser gerenciados conforme a seguir. Consulta de Pedidos Menu: Peças > Gerenciamento do Estoque > Compras > Pedidos de Itens > Manutenção do Pedido
O campo Pedido Montadora, permite a consulta através do código gerado pela montadora. Estes pedidos são criados com o prefixo "RIM" no código (ex.: RIM1, RIM2, RIM3,...) e utilizam os parâmetros do Fabrica > Nissan como base. Somente com relação aos Tipos de pedidos, são gerados de acordo com o que é fornecido pela Montadora através da PA001. Tipos de Pedidos: 270 – Syncron,; 170 – NBA Manual; 370 – DSH Manual. Com o pedido criado, as informações referentes as Peças do Pedido podem ser observadas na parte inferior do pedido, usando a barra de rolagem.
No Botão Baixar Pedido, é possível definir qual usuário pode baixar os pedidos. Na opção Fabrica - Nissan - Parâmetros - Rim (Retail Inventory Management) foi incluída o campo 'Usuários com Permissão para Baixar Pedidos'. Se estiver em branco, qualquer usuário com acesso a manutenção de pedidos, pode baixar o pedido de peças. Se for informado usuário(s), somente esse(s) poderá(ão) baixar os pedidos.
Nos pedidos criados no DMS e que são transmitidos via PD001, se há alguma recusa da Nissan será apresentado no grid o sinal de exclamação '!" Será possível verificar o motivo da recusa na coluna 'Motivo não Criado PD001'.
Histórico de Pedidos A grade de itens dos pedidos apresenta as informações da integração com a montadora e os status atuais, porém todos os itens de pedidos possuem um histórico de atualizações, gerado na interface de Status de Pedidos (SP001), que pode ser consultado de duas formas: Na tela de manutenção do pedido ou em um menu específico no Fabrica > Nissan. Na tela de manutenção do pedido, basta clicar com o botão direito na grade de itens e selecionar a opção "Histórico do item no pedido".
Ao selecionar este menu, é apresentada uma tela com a consulta histórico de status do item selecionado:
No Fabrica, esta tela pode ser acessada através do menu: Fabrica > Nissan > Processos > Fabrica-Rede > Status de Pedidos SAP/DSH.
Os campos acima permitem o filtro do(s) pedido(s) para consulta. Após clicar em Procurar, é apresentada a ela de Resultado com o(s) registro(s) selecionado(s). Pedidos Cancelados - RIM Pedidos que são totalmente Eliminados pela Montadora- são automaticamente Cancelados no Linx DMS. O cancelamento ocorre a partir do recebimento da atualização do pedido através da - Status de Pedidos SAP/DSH (SP001). Na consulta ao Histórico do item no Pedido, irá apresentar o status Item OV = EL- Eliminado.
Recebimento de Itens- baixa dos pedidosAo receber uma nota fiscal de entrada de peças, o Linx DMS localiza o pedido e efetua a baixa automática das quantidades do itens recebidos. A localização do pedido ocorre conforme a origem dos itens:
Esta regra é valida para pedidos tipo 170 – NBA Manual e 270 Syncron, 190-Normal.
Fornecedores DSH podem utilizar o "Código do Item no Fornecedor DSH para faturar os itens", então, pode ocorrer que a Nota de faturamento contenha este código de item ao invés do que foi solicitado no pedido. Essa informação também será validada para a baixa automática do item no pedido. Para pedidos DSH essa informação é retirada do campo <cProd> do XML.
Esta regra é valida para pedidos do tipo 370 – DSH Manual. Nos casos em que houver dois pedidos para o item faturado com o mesmo número da nota fiscal (considerando que podem ser fornecedores diferentes, mas com o mesmo número de Nota). será solicitado em tela, a escolha de qual pedido deverá ser baixado com a entrada assim que for importando o XML.
É obrigatório a seleção de um dos pedidos para dar andamento na importação do XML. Se caso Cancelar a operação, não será importado o XML.
Nos casos onde o fornecedor DSH, faturar as peças com o número do item diferente do que foi enviado pelo RIM e ou o que consta no Código do Item no Fornecedor DSH para faturar os itens , não haverá a baixa automática do pedidos, sendo então necessário uma ação manual para a baixa, conforme detalhado abaixo no tópico- Baixa Manual de pedidos. E ainda se a localização dos pedidos não ocorrer de forma automática, também é possível efetuar a ligação manualmente, utilizando a opção do programa de Manutenção de Notas de Entrada. diretamente nos itens. Notas duplicadasPara o processo do RIM, são consideras no envio da PE001, as quantidades de peças que estão em Trânsito (Notas já faturadas e que não foram ainda efetivadas). Essa quantidade em cada item pode ser gerenciado através da opção "Trânsito Montadoras" que fica na aba Pedidos (17) da Consulta Gerencial de Peças.
A ATENÇÃO: A importação das Notas fiscais emitidas pela Nissan ocorre através do Programa do NissanDI pela interface AT001 então, é importante para o processo do RIM que as notas de peças sejam efetivadas a partir desta importação para que não haja duplicidade na criação da capa das notas. Estas Notas ficam disponíveis em: Menu: Peças > Transações > Entrada > Notas de Entrada
Existe também a opção de Importar o XML da nota diretamente no processo de entrada através da "Imp.NF-e, porém, quando isso é feito e já existe uma capa de nota importado pelo Nissan DI, pode ocorrer a "duplicação" da capa da Nota. com um contador diferente. IMPORTANTE: toda capa de Nota é considerado como Pendente de trânsito, portanto o controle para não gerar duplicações de capas de nota é de suma importância para manter as quantidades corretas de itens em trânsito nos itens. Nesta tela é importante observar que a opção "Pedido Montadora" já vem marcado como Default e é necessário se manter desta forma para que a baixa automática do pedido ocorra.
No momento de importar o XML, foi adicionado um tratamento para avaliar se já existe o mesmo número de nota já cadastrado no sistema, deverá ser observado isso para evitar a criação de capas de notas duplicadas.
Após a Baixa automática do pedido, os Se as notas não forem efetivadas por esse processo, o saldo pendente de peças em Trânsito ficará em aberto, sendo enviado via PE001 que ainda consta saldo de peças á serem recebidos, e o Syncron pode não sugerir o pedido da peça. O sistema possui alertas e funções que evitam que o usuário realize a operação da forma indevida, é necessário que seja observado isso e o TI realize a adequação dos usuários que podem utilizar essa função. Notas fiscais importadas via Nissan DI, ficam disponíveis em: Menu: Peças > Transações > Entrada > Notas de Entrada
Existe também a opção de Importar o XML da nota diretamente no processo de entrada através da "Imp.NF-e, opção que não está bloqueada e deve ser utilizado somente em notas que não são de montadora ( ou em casos específicos de Notas que não integrem via NDI). Quando é utilizado para efetivação de notas da Montadora e já existe uma capa de nota importado pelo Nissan DI, pode ocorrer a "duplicação" da capa da Nota com um contador diferente. IMPORTANTE: toda capa de Nota é considerado como Pendente de trânsito, portanto o controle para não gerar duplicações de capas de nota é de suma importância para manter as quantidades corretas de itens em trânsito nos itens. Atenção com o uso da Função : 456-Faturamento de Peças Veículos- Permitir Digitar Nota de Entrada com a mesma numeração, série e Fornecedor(CNPJ/CPF). E liberada somente para usuários estratégicos, que realmente necessitem realizar em casos específicos essa operação. Nesta tela é importante observar que a opção "Pedido Montadora" já vem marcado como Default e é necessário se manter desta forma para que a baixa automática do pedido ocorra.
No momento de importar o XML, foi adicionado um tratamento para avaliar se já existe o mesmo número de nota já cadastrado no sistema, deverá ser observado isso para evitar a criação de capas de notas duplicadas.
IMPORTANTE: A concessionária tem como conferir se existem notas fiscais duplicadas, para isso, basta consultar o menu Faturamento > Notas Fiscais > Manutenção, e digitar na tela de filtros, o número da Nota, se caso for apresentada duas vezes na tela de resultados, deve-se excluir a capa da nota que está com o Status "A" e sem a data do processamento preenchida, o que ainda não foi efetivada.
Para excluir a nota, acessar o menu Peças> Transações > Entradas > Notas de Entrada e na tela de Consulta, informar o número da nota
Estando com a Nota na tela, usar o botão demarcado para excluir a nota, confirmar a operação para seja efetivamente excluída a capa da nota:
Após realizada essa operação, consultar a Nota novamente no Faturamento e verificar que somente uma Nota é apresentada, que é a que foi efetivada.
Com o processo correto de entrada das notas a Baixa automática do pedido é realizada e mantém o saldo do campo "Trânsito Montadora" somente com as quantidades realmente faltantes em pedidos em abertos (não recebidos ainda) Os dados referentes ao pedido/faturamento podem ser observado na consulta do item. A Legenda situação acompanha o status de cada peça no pedido.
Baixa Manual de pedidos Para os pedidos que não foram baixados de forma automática e que não estão com o Status Cancelado, poderá ser efetuada a baixa manual através da opção Baixar Pedido. Esta opção somente está disponível para usuário que tenham acesso a função 587-Alterar itens não baixados em pedidos.
Clicando nesta opção será solicitado a confirmação da baixa de todos os itens pendentes do pedido, ao confirmar, todos serão considerados como Baixados
Na consulta gerencial dos itens que foram baixados através desta opção, não será apresentado os dados referente a Nota fiscal, considerando que foi feito de forma manual e não através de uma Nota Fiscal. Pedidos Cancelados e a Baixa Manual Para pedidos que estão com a Situação "Cancelado" e que não foram Baixados de forma automática, é possível efetuar a baixa Manual através grade de itens. Importante: independente de a capa do pedido estar cancelado, os itens podem não estar totalmente baixados e isso consta como pedidos pendente para a o RIM.
Relatório de Divergências de PedidosPara auxiliar na localização dos pedidos faturados pela fábrica que não foram baixados automaticamente ou ainda estão pendente de entrada, foi criado um relatório de divergências. Dica: Este relatório condiz ao "Trânsito Montadora", que é apresentados para os itens conforme detalhado acima. Menu: Relatórios > Peças > Pedidos de Peças
Ao clicar neste botão são utilizados os parâmetros da tela para selecionar os pedidos que que estejam em aberto, mas possuam o status faturado (TP, FT, FP) recebido da interface de Status de Pedidos SAP/DSH. Modelo de consulta:
Esta consulta é analítica. Para efetuar uma consulta sintética basta mover as colunas desejadas para a área de agrupamento. Para auxiliar no agrupamento por mês, foi criada a coluna “Order Date (M/A)” que possui apenas o mês e ano no formato MM/AAAA.
No exemplo acima, o Item Code BRPRT20076 possui 4 peças solicitadas e as 4 estão no mês 07/2011. No rodapé é possível selecionar a impressão do relatório e a exportação para Excel. Pedido Normal e PVI (Emergência)A criação de pedidos Normal e PVI (Emergência), transmitidos na interface PD001, também é realizada pela concessionária nesta tela.
Para os pedidos normais deve ser utilizado o tipo de pedido "Normal". Dica: Pedidos do tipo Complementar, não serão transmitidos via RIM, portanto o campo Transmitir para Fabrica, não permanecerá marcado quando for este tipo de pedido. Para os pedidos PVI (emergência) deve ser utilizado o tipo "Emergência". Quando o tipo do pedido for Emergência, é obrigatória a informação dos campos "Chassi" na aba Dados Adicionais.
Na seleção de itens para o pedidos, somente itens do tipo NBA poderão ser selecionados. Para maiores detalhes consulte o manual técnico do projeto RIM > parâmetros do Fabrica.
Após a criação do pedido, os itens ficam com seguinte ícone:
Para a transmissão do pedido através do NissanRIM, é necessário que o pedido esteja fechado para alterações (data de emissão preenchida) e marcado como "Transmitir para a Fábrica". Após a transmissão com sucesso, os itens ficam com seguinte ícone:
Após a transmissão com inconsistência, os itens ficam com seguinte ícone:
Para verificar a inconsistência é necessário acessar o NissanRIM e verificar a transmissão do pedido. Para maiores informações sobre a consulta de histórico de envios, consulte o manual técnico do projeto RIM. Assim que o pedido for corrigido, deve ser fechado para lançamento para que seja selecionado novamente. O filtro "Apenas pedidos com inconsistência na integração (RIM Nissan)" na tela de filtro da Manutenção de Pedido pode ser utilizado para localizar os pedidos gerados na concessionária que estão com algum tipo de inconsistência na integração com a Nissan através do NissanRIM. Importante: Estes pedidos devem ser gerados apenas para pedidos adicionais (normal ou emergência) que não foram gerados pela sugestão automática da Syncron. Alteração de pedidos Considerando que a Nissan pode faturar uma peça diferente do que foi informado no pedido enviado pelo concessionário devido a intercambialidade dos itens, é permitido a nível de gerência a alteração dos dados do pedido. Somente usuários com Status Administrador ou Gerente terão como realizar esta ação. Qualquer alteração realizada, somente é feita para o Linx DMS, não sendo retransmitido a Nissan.
Bloqueio de Compras A interface Ficha Gama de Peças e Acessórios Nissan (DM002) permite que a Nissan efetue o bloqueio de itens para compras (Ex.: Nissan com algum tipo de problema com o fornecedor do item). Este bloqueio é realizado através da marcação do item com tipo de bloqueio "Manual" no menu abaixo: Para consultar quais peças estão bloqueadas ara compra. Menu: Peças > Gerenciamento do Estoque > Planejamento > Bloqueio de Compras
Com a utilização do NissanRIM, os bloqueios e desbloqueios de itens devem ser realizados apenas de forma automática via DM002. Se mesmo assim for necessário efetuar manualmente, apenas usuários Administradores ou Gerentes podem efetuar a manutenção. Itens Bloqueados não será permitida a inclusão nos pedidos. Ao tentar incluir o item será apresentada a mensagem informando sobre o bloqueio.
Os itens que estão bloqueados, não podem ser solicitados, mas serão enviados da mesma forma na PE001-Posição do Estoque de Peças e Acessórios. Cancelamento de PedidosMenu: Peças > Gerenciamento do Estoque > Compras > Pedidos de Itens > Cancelamento de Pedido O cancelamento de pedidos no Linx DMS é permitido apenas para pedidos não transmitidos para a Nissan. Para pedidos já transmitidos será apresentada a mensagem "Pedido já transmitido para a Nissan. O cancelamento deve ser realizado no SAPPR.net.".
O Cancelamento do pedido no Linx DMS será realizado com o recebimento da atualização da SP001, quando a Nissan enviar o status dos itens como EL-Eliminado. Dica: Pedidos que são de Origem Nissan RIM, não serão cancelados por essa rotina.
Menu: Peças > Gerenciamento do Estoque > Compras > Pedidos de Itens > Reorganização de Pedidos A Opção de Reorganização de pedidos também não irá cancelar ou apagar pedidos de origem Nissan RIM. Pedidos de Devolução/ScrapPeriodicamente a concessionária confirma as linhas de pedidos de Devolução/Scrap no Syncron. Estas linhas são integradas através da interface DS001 do NissanRIM. Consulta No Fabrica, é possível consultar os pedidos recebidos: Menu: Fabrica > Nissan > Processos > Fabrica-Rede > Pedidos de Devolução/Scrap
Nesta tela é possível consultar os pedidos existentes.
Emissão da Nota Fiscal de Devolução/ScrapNo Fabrica, é possível emitir a nota fiscal de saída referente à devolução ou ao scrap. Menu: Fabrica > Nissan > Processos > Fabrica-Rede > Nota Fiscal de Devolução/Scrap
Para a emissão da nota, informar o pedido para a emissão da nota e o tipo. Ao clicar no botão do "raio" para que as informações sejam consultadas.
Serão apresentados todos os itens que estiverem com a situação "Item em Conferência". Esta situação é gravada na execução da interface de Pedidos de Devolução/Scrap pelo NissanRIM, indicando que a revenda possuía estoque do item no momento da importação dos dados. Os campos devem ser preenchidos na seguinte ordem:
Após o preenchimento dos campos acima, o botão "Inf. Adicionais" é habilitado. As demais opções da tela são opcionais e devem ser selecionadas antes de clicar no botão "Inf. Adicionais".
Botão "Inf. Adicionais": Permite informar as informações adicionais para a nota fiscal de saída. Após sair desta tela, o botão "Gravar" é habilitado. Botão "Gravar": Ao selecionar este botão, o total da nota fiscal é calculado e o botão referente a condição de pagamento é habilitado. O número do contato também é gerado neste momento (pré-nota).
Botão "Cond.Pagto": Permite selecionar as condições de pagamento para a nota fiscal. Ao sair desta tela, a nota fiscal é enviada para o Frente de Caixa. Pedidos de TransferênciaPeriodicamente a concessionária efetua o aceite, na ferramenta do Syncron, dos itens a serem transferidos entre as lojas do mesmo grupo. Estes itens são integrados através da interface PT001 do NissanRIM. Para cada pedido da Nissan é gerado um Atendimento Balcão para a transferência do item, utilizando os parâmetros do Fabrica > Nissan. Para maiores informações sobre os parâmetros, consulte o manual técnico do projeto RIM. Importante: Todo pedido que não for faturado no mesmo dia será cancelado automaticamente. Consulta de Pedidos de TransferênciasNo Linx DMS, é possível consultar os pedidos de transferência recebidos: Menu: Linx DMS > Peças > Consultas > Atendimento Balcão
Nesta tela é possível consultar os pedidos de transferência recebidos, utilizando os filtros específicos.
A coluna "Pedido Nissan" apresenta o número de pedido de transferência gerado pela Nissan. Ao clicar duas vezes no registro, é possível verificar os itens selecionados para transferência.
Emissão da Nota Fiscal de TransferênciaNo Linx DMS, é possível emitir a nota fiscal de saída referente à transferência através do Atendimento Balcão criado. Menu: Peças > Atendimento Balcão
Nesta tela é possível selecionar o atendimento através do número do pedido de transferência da Nissan. Ao clicar em "Procurar", é localizado o contato referente ao pedido de transferência. Ao clicar em "4 - Atendimento" é apresentada a tela do atendimento gerado.
Neste ponto os itens já estarão comprometidos automaticamente. Todo pedido que não for faturado no mesmo dia será cancelado automaticamente e consequentemente os itens serão descomprometidos. A aba Nissan, apresenta as informações recebidas na integração com a montadora na interface PT007.
Deste ponto em diante, a emissão da nota fiscal segue o fluxo já utilizado no Linx DMS para as transferências entre filiais. Fluxo de entrada atual:
Importante: O processo de efetivação das entradas de notas fiscais de transferências são importantes para o processo do RIM e devem ser realizados logo no recebimento da mercadoria. É fundamental que seja efetuado o processo da forma como apresentado acima, ou não é feito o vínculo devido para baixar as quantidades em Trânsito que é gerado na filial que irá receber o item. Estas notas que estão em processo de transferência, serão sempre apresentadas para acompanhamento na tela da Consulta Gerencial do Item, na aba Trânsito. Enquanto constar a quantidade nessa opção, será enviado a Nissan que existe estes itens pendentes de recebimento.
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Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br. |