Implementação do novo processo de envio dos dados do Autoservice para a Montadora através de uma API.

O projeto consiste na implementação do processo de comunicação do Autoservice através de uma API cuja transmissão será realizada automaticamente.

Este programa destina-se a todas as concessionárias das marcas VW Automóveis.

É necessário atualizar o LinxDMS Web com a última versão disponível no DVI.

1. Fonte Pagadora 

Acesse o Menu FábricaVW > Cadastros > Fonte Pagadora  Autoservice

É necessário revisar os códigos cadastrados e atualiza-los de acordo com a planilha disponibilizada pela Montadora com os novos códigos para uso no API do Autoservice Plus.

Figura 1: FábricaVW > Cadastros > Fonte Pagadora  Autoservice 

Tabela1.1 : Planilha de Novas Fontes Pagadoras Disponibilizada pela VW ( Versão1.0.0 - Data 01/02/2023)

2. Tipos de Serviço

Acesse o Menu Linx DMS > Oficina > Cadastros > Tipo de Serviço

Criamos um novo campo 'Fonte Pagadora' que deverá ser vinculado ao Tipo de Serviço.

Ao abrir uma Ordem de Serviço será verificado a Fonte Pagadora vinculada ao tipo de serviço, sendo automática a sua seleção.

                                     Figura 2: Linx DMS > Oficina > Cadastros > Tipo de Serviço        

3. Categoria de Cliente

Acesse Linx DMS > Faturamento >  Cadastros > Categoria de Cliente 

O campo "Categoria do Cliente no AutoService" deverá ser informado de acordo com a tabela de fonte pagadora disponibilizada pela VW.

Ao realizar um venda balcão,  verificamos no cadastro do cliente qual a fonte pagadora que deverá ser utilizada.

Figura 34: Linx DMS > Faturamento >  Cadastros > Categoria de Cliente no AutoService

4. Seleção de Itens Para Promoção

Acesse Linx DMS > Peças >  Gerenciamento de Estoque  > Promoção > Seleção de itens para promoção  

Será necessário preencher o campo "Código do Fabricante" com o " Código Promoção VW" disponibilizado pela Montadora a cada nova promoção que for lançada.

Figura 46: Linx DMS > Peças >  Gerenciamento de Estoque  > Promoção > Seleção de itens para promoção 

5. Desativação do Autoservice (SIA)

Após a ativação do processo de comunicação automática com o Autoservice + através do menu FábricaVW > Parâmetros > Autoservice+ > Aba Integrações,  o processo utilizado pelo menu Fabrica VW > Processos > Rede-Fabrica - Montagem do Arquivo p/Transmissão será desativado. 

Desse modo os registros não poderão mais ser criados e enviados pelo RVS/SIA.

Figura 57:  Fabrica VW > Processos > Rede-Fabrica - Montagem do Arquivo p/Transmissão 

5.1.Autoservice + desativado

Através do Menu FábricaVW > Parâmetros > Autoservice+ > Aba Integrações (Figura 6) , se o parâmetro " Habilita Integração Autoservice+" não estiver marcado, o processo automático está desativado, possibilitando o envio através do processo antigo  através do Menu Fabrica VW > Processos > Rede-Fabrica - Montagem do Arquivo p/Transmissão (Figura 7).

Figura 68: Autoservice+ desativado

Figura 79:  Montagem arquivo para transmissão com o Autoservice+ desativado 

5.2. Autoservice + ativado

Através do Menu FábricaVW > Parâmetros > Autoservice+ > Aba Integrações, se o parâmetro " Habilita Integração Autoservice + " estiver marcado ( Figura 10) , o processo antigo utilizado através do Menu Fabrica VW > Processos > Rede-Fabrica - Montagem do Arquivo p/Transmissão ( Figura 11) estará inativo, não sendo mais visualizado.

Figura 810:  Autoservice ativado

Figura 911:  Montagem arquivo para transmissão como Autoservice Plus ativado

6. Comunicação da API com Montadora

Antes de ativar a comunicação pelo novo sistema Autoservice+ observem as seguintes premissas e pontos de atenção:

• Quando o novo Autoservice+ for ativado, automaticamente o sistema antigo será desativado. Deste modo os registros não poderão mais ser criados e enviados pelo RVS/SIA.
• O mês corrente a partir da ativação já será processado com os dados do novo sistema e os indicadores do Portal Autoservice serão atualizados automaticamente a partir desta nova fonte.
• Para que o movimento completo do mês atual onde a implantação do novo sistema Autoservice+ está sendo feita seja enviado para a VW é necessário definir a data/hora retroativa da carga dos dados para o dia “1” do mês anterior.
  Assim garantimos que o fechamento do mês irá considerar todos os dados do período.
• A ativação deve ser disparada num horário em que as movimentações do concessionário não estejam sendo feitas (abertura de OS’s, faturamentos, cancelamentos, etc.) como por exemplo após o horário de expediente.
  Isto é recomendado pois haverá a carga histórica dos dados desde o 1º dia do mês e as novas movimentações da base podem causar algum erro.
• Após a ativação estar completa o concessionário não precisa mais monitorar o indicador “Frequência diária de envio” no Portal Autoservice. As transmissões serão feitas de forma totalmente automática e em janelas regulares a cada 2 horas após a última transmissão.
• Também não será mais necessário monitorar os erros de envio do Autoservice+ no RVS/SIA pois as devolutivas de erro ocorrem automaticamente no mesmo momento da transmissão e são tratadas em um novo menu exclusivo de monitoramento, explicado mais adiante.
• As etapas a seguir deverão ser repetidas para cada revenda do seu grupo.

6.1 Acesse FabricaVW > Parâmetros > Autoservice+

Para liberar a comunicação automática da API inicialmente é necessário marcar a opção "Habilita Integração Autoservice +".

Figura 1011: FábricaVW > Parâmetros > Autoservice+ > Aba Integrações

O campo "Usuário para Notificações" se repete para todos os tipos de envio (layouts) e é utilizado para determinar um ou mais usuários do DMS que receberão um correio interno com as notificações de erro referentes aos seus respectivos registros conforme exemplo abaixo.

Figura 1112: Usuário Notificado > Correio Interno

O campo "Data e Hora do Último Envio" se repete para todos os tipos de envio (layouts) e é utilizado para controlar a data/ hora do último envio realizado pela API.

Exclusivamente no momento da implantação este campo será utilizado para definir a partir de qual data/hora serão selecionados os registros para comunicação da carga histórica, podendo ser editada para gerar um envio com data/hora retroativa.

ATENÇÃO: no layout ck5 existe uma regra diferente para a data, conforme explicado abaixo.

Os demais campos tem as seguintes funções:

• Envia ck3 - Notas Fiscais de Peças no Balcão : Ativa o envio do tipo de registro ck3, que contém as Notas Fiscais de vendas de peças no Varejo (Venda Balcão)
• Envia ck4 - Cancelamento da NF ou OSC : Ativa o envio do tipo de registro ck4, que contém as Notas Fiscais e as Ordens de Serviços já transmitidas e que foram canceladas.
• Envia ck5 - Estrutura Física do DN : Ativa o envio do tipo de registro ck5, que contém as informações sobre a capacidade instalada, estrutura física e do Pessoal (colaboradores) do concessionário.
  ATENÇÃO: No layout ck5 não é preciso colocar uma data para carga histórica. Informe a data em que cada concessionário costuma enviar o seu registro ck5, pois estes dados são transmitidos uma única vez ao mês. Esta data é definida pelo DN conforme sua conveniência em relação às movimentações de pessoal no time da Oficina.
• Envia ck6 - Ordens de Serviços de Peças e Serviços na Oficina : Ativa o envio do tipo de registro ck6, que contém as Ordens de Serviço ou Orçamentos gerados na Oficina a pedido do Cliente.
• Envia ck7 - Notas Fiscais de Peças e Serviços na Oficina : Ativa o envio do tipo de registro ck7, que contém as Notas Fiscais geradas através das Ordens de Serviço aprovadas pelo cliente no Registro ck7.
• Envia NFe - Espelhos das Notas Fiscais : Ativa o envio do tipo de registro NFe, que permite enviar o cancelamento de uma peça específica de uma Nota Fiscal ou Ordem de Serviço já transmitidas.

É mandatório ativar todos os layouts e preencher todos os campos "Data e Hora do Último Envio" para que as cargas históricas sejam feitas igualmente em todos os layouts, mas ainda NÃO CLIQUE em “Aplicar” ou “OK” pois existem mais parâmetros para configurar na outra aba deste menu.

6.2. Aba Parâmetros:

Figura 1213: FábricaVW > Parâmetros > Autoservice+ > Aba Parâmetros

Tipo Integração : 

Determina se integração irá os dados de Produção ou Homologação 

Produção : Dados usados quando tipo integração igual produção 

URL API : URL que será usada para envio das informações.

URL Token : URL que será usada obter o token de conexão.

Cliente ID : identificação do usuário para acesso ao token

os campos não são editáveis pelo usuário.

Homologação  : Dados usados quando tipo integração igual homologação 

URL API : URL que será usada para envio das informações.

URL Token : URL que será usada obter o token de conexão.

Cliente ID : identificação do usuário para acesso ao token

os campos não são editáveis pelo usuário.

Intervalo de Integração : Determina o intervalo de tempo em que serão feitos os envios dos dados que tiveram alguma modificação desde a última transmissão.

No momento da implantação pode ser deixado entre 2 e 5 minutos. Após a carga histórica deve ser configurado para 120 minutos (2 horas) de forma que os envios não consumam desnecessariamente os recursos de comunicação.

6.3. Fluxos dos envio das informações.

A API será ativada automaticamente a cada 2 horas conforme foi determinado no parâmetro “Intervalo de Integração” fazendo a leitura da base de dados e transmitindo todas as informações que tiveram alguma alteração em relação à última transmissão efetuada.

Os registros que tiverem algum tipo de erro não são enviados e vão automaticamente para o Log de monitoramento de erros e geram o aviso para o responsável no correio interno.

A cada novo ciclo de transmissão os erros que tiverem sido corrigidos serão automaticamente transmitidos, pois estarão gravados na base de dados com uma data/hora diferente da original.

Os layouts transmitidos obedecem aos mesmos padrões do sistema antigo e portanto não exigem nenhuma alteração no fluxo dos processos de oficina e venda de peças balcão:

• ck3 - Notas Fiscais de Peças no Balcão
  Sempre que uma nota fiscal for emitida para um departamento cuja identificação seja igual a balcão será enviada para API o registro ck3 - Notas Fiscais de Peças no Balcão.
  A fonte pagadora será preenchida automaticamente conforme a categoria do cliente.

Figura 1314: Configuração > Cadastros > Departamentos

• ck4 - Cancelamento da NF ou OS
  As informações de notas canceladas serão enviadas sempre que uma nota for cancelada através do menu => Linx DMS > Faturamento > Consultas > Operações Fiscais.
• ck5 - Estrutura Física do DN
  São enviados mensalmente os dados que estão registrados manualmente no menu FábricaVW > Cadastros > Manutenção Estrutura DN Autoservice (CK5). As informações serão enviadas no dia informado nos parâmetros da API no menu : FábricaVW > Parâmetros aba Autoservice+ . Caso este parâmetro esteja igual a zero, será enviado no último dia de cada mês.

Figura 1415: FábricaVW > Cadastros > Manutenção Estrutura DN Autoservice (CK5)

• ck6 - Ordens de Serviços de Peças e Serviços na Oficina
  Toda vez que uma ordem de serviço for gerada a fonte pagadora será preenchida automaticamente conforme a categoria de cliente e tipo de serviço informado.
  As informações referente as OS’s serão enviadas para API, sempre que houver alguma alteração no seu conteúdo, desde a sua emissão até o encerramento.
• ck7 - Notas Fiscais de Peças e Serviços na Oficina
  As notas serão enviadas após sua emissão no frente de caixa.
• NFe - Espelhos das Notas Fiscais
  O XML será enviado após sua emissão no frente de caixa.
  Todas as transmissões serão registadas em um log e será enviado um correio interno para o usuário determinado nos parâmetros.

7. Cadastro de Clientes - Autorização de contato e pesquisa

Em função das exigências da LGPD, sempre que for aberto um atendimento (balcão ou oficina) será necessário atualizar os dados de autorização de contato e pesquisa do cliente. Estes dados do DMS agora são transmitidos para a Volkswagen e serão consumidos pelas áreas e atividades que envolvam contato com os clientes, incluindo-se as pesquisas de satisfação.

Na Manutenção dos Clientes , acesse a Aba Autoservice VW e informe as preferências de contato do cliente, caso as informações não sejam atualizadas durante o atendimento ao cliente e forem enviadas vazias, a montadora irá processar como NÃO AUTORIZA.

Figura 1516: Manutenção de Clientes > AutoService VW

8. Retransmitir as Informações para a API.

Através do menu FabricaVW > Consulta Log Transmissão Autoservice os usuários das áreas de negócios poderão acompanhar todas as transmissões realizadas e seus status.

Em caso de erro no envio é possível identificar o registro que precisa ser corrigido, fazer a correção e depois marcar este registro para retransmissão através da Opção " Retransmitir". Após selecionar o registro clique em "Salvar".

O registro ficará com o Status de "Envio Pendente" e será transmitido automaticamente na próxima janela de comunicação.

Figura 1617: FábricaVW > Montadora > Consulta Log Transmissão Autoservice

9. Consulta Log Integração.

Através do menu LinxDMS Web > Configurações > Consulta > Consulta Log Web os usuário de TI do concessionário podem acompanhar todas as transmissões realizadas e seus status em relação às questões de comunicação e funcionalidade do sistema.

Selecione no campo 'Processos" a opção "Integração Autoservice VW" e, se desejado, defina os demais filtros e clique em "Pesquisar".

Figura 17 18 LinxDMS Web > Configurações > Consulta > Consulta Log Web

Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.