1 Conceito
O Linx Postos AutoSystem® fornecerá total controle dos cheques emitidos e recebidos pela empresa, permitindo realizar consultas, vendas, gerar arquivos de custódia dentre outras funcionalidades.
2 Requisitos
Para utilizar corretamente o controle de cheques será necessário:
- Possuir as contas cheque devidamente cadastradas;
- Possuir bancos e contas corrente configurados;
- Possuir os motivos de movimentação configurados.
3 Bancos Homologados
Abaixo pode ser conferida a relação de bancos homologados para a conciliação de cheques:
Código | Banco |
---|---|
001 | Banco do Brasil S.A. |
237 | Bradesco S.A. |
341 | Itaú Unibanco S.A. |
399 | Kirton Bank S.A. - Banco Múltiplo |
748 | Sicredi S.A. |
4 Leitor de Cheques
O LINX Postos AutoSystem® possui integração com alguns modelos de leitores de código de barras agilizando a inserção dos dados do cheque, que só funcionará de acordo se estiver configurado. Antes de realizar a compra de equipamento para leitura de cheque, consulte a lista e modelos.
Para configurar o leitor de cheque acessar o módulo Configurar Estação > Leitor de Documento, a janela abaixo será exibida:
Esta janela possui os campos:
- Modelo: selecionar o modelo do leitor de documentos;
- Tipo: selecionar o tipo de leitor;
- Porta: informar a porta de comunicação a qual o leitor está conectado.
Possui a opção:
- Leitor envia Enter no final da leitura do CMC7: após o CMC7 será enviado um comando "Enter" permitindo assim que as informações do cheque sejam exibidas automaticamente.
Após informar os campos será possível testar a comunicação do leitor, clicar no botão Testar comunicação. Para registrar as informações clicar no botão Salvar.
5 Motivos de Movimentação
Para realizar as operações, será necessário configurar alguns motivos de movimentação.
5.1 Forma de Pagamento - Cheque à Vista
Para criar o motivo de movimentação acessar o menu Cadastros > Motivos de Movimentação. A janela abaixo será exibida:
Clicar no botão Novo e informar os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação, por padrão utilizar Cheque à Vista;
- Conta debitar: informar a conta Cheque àvista;
- Conta creditar: informar a conta caixa utilizada;
- Tipo movto: selecionar a opção FORMA DE PAGAMENTO;
- Tipo movto: marcar a opção FormaPagamento.
Na aba Informações informar o seguinte campo:
- Informações adicionais: este campo permitirá selecionar as opções:
- Cheque: exibirá a forma de pagamento de forma simplificada na tela do caixa.
Conforme imagem abaixo:
Esta janela possui os campos:
- CPF/CNPJ: informar o CPF ou CNPJ do titular do cheque;
- Titular: informar o titular;
- Nr. banco: informar o código do banco;
- Nr. cheque: informar o número do cheque;
- C3: informar o C3;
- Valor: informar o valor do cheque;
- Bom para: informar a data em que o cheque será compensado. Possui a opção:
- Cheque de Terceiro: marcar está opção caso o cheque seja de terceiro.
- Cheque completo: exibirá a forma de pagamento de forma completa na tela do caixa. Conforme imagem a seguir:
Esta janela possui os campos:
- CMC7: informar o CMC7, ao informar os campos de identificação do cheque serão preenchidos automaticamente;
- CPF/CNPJ: informar o CPF ou CNPJ do titular do cheque;
- Nome titular: informar o titular;
- Comp: informar o número de compensação;
- Banco: informar o código do banco;
- Agência: informar o número da agência;
- C1: informar o C1;
- Conta: informar o número da conta;
- C2: informar o C2;
- Nr. Cheque: informar o número do cheque;
- C3: informar o C3;
- Valor: informar o valor do cheque;
- Bom para: informar a data de compensação; Possui a opção:
- Cheque de Terceiro: marcar está opção caso o cheque seja de terceiro.
- Cheque completo placa: exibirá a forma de pagamento de forma completa na tela do caixa. Conforme imagem abaixo:
Esta janela possui os campos:
- CMC7: informar o CMC7, ao informar os campos de identificação do cheque serão preenchidos automaticamente;
- CPF/CNPJ: informar o CPF ou CNPJ do titular do cheque;
- Nome titular: informar o titular;
- Comp: informar o número de compensação;
- Banco: informar o código do banco;
- Agência: informar o número da agência;
- C1: informar o C1;
- Conta: informar o número da conta;
- C2: informar o C2;
- Nr. Cheque: informar o número do cheque;
- C3: informar o C3;
- Valor: informar o valor do cheque;
- Bom para: informar a data de compensação;
- Placa: informar a placa;
- Fone: informar o telefone.
Possui a opção:
- Cheque de Terceiro: marcar está opção caso o cheque seja de terceiro.
Após informar os campos, clicar no botão Salvar para registrar o motivo de movimentação.
5.2 Forma de Pagamento - Cheque Pré-Datado
Para criar o motivo de movimentação acessar o menu Cadastros > Motivos de Movimentação. A janela abaixo será exibida:
Clicar no botão Novo e informar os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação, por padrão utilizar Cheque Pré-datado;
- Conta debitar: informar a conta Cheque à vista;
- Conta creditar: informar a conta caixa utilizada;
- Tipo movto: selecionar a opção FORMA DEPAGAMENTO;
- Tipo movto: marcar a opção Forma Pagamento. Na aba Informações informar o seguinte campo:
- Informações adicionais: permitirá selecionar as mesmas opções explicadas no capítulo 4.1.
Após informar os campos, clicar no botão Salvar para registrar o motivo de movimentação.
5.3 Baixa de Títulos PDV
Este motivo de movimentação será necessário para realizar a baixa de títulos no módulo Caixa. Para criar o motivo de movimentação acessar o menu Cadastros > Motivos de Movimentação. A janela abaixo será exibida:
Clicar no botão Novo e informar os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta caixa;
- Conta creditar: informar a conta notas a prazo;
Tipo movto: selecionar a opção Baixa de Pendência e FormaBaixa.
Após informar os campos, clicar no botão Salvar para registrar o motivo de movimentação.
5.4 Baixa de Títulos no Gerencial
Este motivo de movimentação será necessário para realizar a baixa de títulos no módulo Gerencial. Para criar o motivo de movimentação acessar o menu Cadastros > Motivos de Movimentação. A janela abaixo será exibida:
Clicar no botão Novo e informar os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta em que será depositado o lançamento;
- Conta creditar: informar a conta dos cheques;
- Tipo movto: selecionar a opção BAIXA DE PENDÊNCIA;
- Tipo movto: marcar a opção FormaBaixa.
Após informar os campos, clicar no botão Salvar para registrar o motivo de movimentação.
6 Operações no Caixa
No módulo Caixa do Linx Postos AutoSystem® será possível realizar diversas operações, tais como vendas com cheque, consultas dentre outras.
6.1 Consulta de Cheques
No caixa será possível realizar a consulta de cheques através da consulta de crédito ou através da consulta CheckExpress.
6.1.1 Consulta de Crédito
Para realizar a consulta de crédito será necessário acessar o módulo Caixa e clicar no botão Consultar Cliente. A janela abaixo será exibida:
Informar os campos:
- Identificação: informar o CPF, placa, código ou identificação do cliente;
- Cliente: informar o cliente;
- Forma pgto: informar a forma de pagamento.
Após informar os campos clicar no botão Consultar Crédito – F5. A janela abaixo será exibida:
Nesta janela será possível verificar o crédito geral do cliente, o quanto foi utilizado e quanto está disponível.
A aba Resumo exibirá o total de pendências do cliente, conforme imagem abaixo:
A aba Detalhes exibirá os documentos em aberto do cliente, exibindo o valor, a data de vencimento, o número do documento entre outras informações. Conforme imagem abaixo:
6.1.2 CheckExpress
O módulo Check Express permitirá realizar a consulta dos dados do cheque, permitindo avaliar a concessão de crédito, análise de risco, prevenção de fraude, inadimplência. Para adquirir este módulo é necessário entrar em contato com o setor comercial da Linx® Sistemas ou com seu canal de atendimento.
Acessar o módulo Caixa e clicar no botão Caixa ou a tecla de atalho F10. A janela abaixo será exibida:
Acessar o menu Consultas > Consultas realizadas CheckExpress, a janela abaixo será exibida:
Nesta janela informar os campos:
- CPF ou CNPJ: informar o CPF ou CNPJ para a consulta;
- Nr. da consulta: informar o número da consulta que deseja consultar;
- Banco: informar o número do banco;
- Nr. do cheque: informar o número do cheque.
Após informar os campos clicar no botão Consultar – F5 para que os resultados sejam exibidos.
6.2 Vendas com Cheque
O Linx Postos AutoSystem® permitirá vendas com cheques à vista e a prazo, conforme a seguir:
6.2.1 À Vista
Para realizar vendas com cheque à vista, acessar o módulo Caixa e selecionar a forma de pagamento Cheque à Vista.
A tela abaixo será exibida:
Após informar os campos clicar no botão Confirmar para finalizar a venda.
6.2.2 A Prazo
Para realizar vendas com cheque a prazo, acessar o módulo Caixa e selecionar a forma de pagamento Cheque Pré-datado.
A tela abaixo será exibida:
Após informar os campos clicar no botão Confirmar para finalizar a venda.
6.3 Recebimento com Cheque
O módulo Caixa permitirá realizar recebimentos de contas a receber, podendo receber notas a prazo, faturas a receber dentre outras. Para realizar recebimentos, clicar na tecla de atalho R. A janela abaixo será exibida:
Esta janela possui os filtros:
- Empresa: informar a empresa;
- Cliente: informar o cliente;
- Conta: informar a conta;
- CPF/CNPJ: informar o CPF ou CNPJ do cliente;
- Placa: informar a placa.
Após informar os filtros, clicar no botão Confirmar – F5 para visualizar as contas a receber referentes aos filtros informados. Conforme imagem abaixo:
Selecionar os títulos desejados e clicar no botão Baixar títulos selecionados – F5. Será possível realizar os pagamentos com cheque à vista ou pré-datado, conforme abaixo:
- À vista: para realizar vendas com cheque à vista, selecionar a forma de pagamento Cheque à Vista. Conforme imagem a seguir:
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar. O sistema questionará se deseja lançar mais formas de pagamento, conforme imagem abaixo:
Ao clicar no botão Sim, retornará a janela de forma de pagamento.
Se clicar no botão Não, prosseguirá com a operação. A janela abaixo será exibida:
Esta janela possui as guias:
- Títulos a baixar: exibirá os títulos a baixar com suas informações. Exibirá o valor total a receber, total de juros entre outros;
- Formas de recebimento: exibirá as formas de pagamento selecionadas, permitindo adicionar ou remover as mesmas;
- Formas de troco: exibirá as formas de troco, permitirá adicionar ou remover;
- Informações: informar observações sobre a baixa dos títulos.
Após verificar os campos, clicar no botão Confirmar recebimento – F5 para finalizar a operação.
- Pré-datado: para realizar vendas com cheque a prazo, selecionar a forma de pagamento Cheque Pré-datado. Conforme imagem abaixo:
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar. O sistema questionará se deseja lançar mais formas de pagamento, conforme imagem abaixo:
Ao clicar no botão Sim, retornará a janela de forma de pagamento.
Se clicar no botão Não, prosseguirá com a operação. A janela a seguir será exibida:
Esta janela possui as guias:
- Títulos a baixar: exibirá os títulos a baixar com suas informações. Exibirá o valor total a receber, total de juros entre outros;
- Formas de recebimento: exibirá as formas de pagamento selecionadas, permitindo adicionar ou remover as mesmas;
- Formas de troco: exibirá as formas de troco, permitirá adicionar ou remover;
- Informações: informar observações sobre a baixa dos títulos.
Após verificar os campos, clicar no botão Confirmar recebimento – F5 para finalizar a operação. Será impresso no ECF um comprovante do recebimento. Conforme imagem abaixo:
Será possível realizar recebimentos através do menu Caixa, acessar o módulo
Caixa e clicar no botão Caixa ou na tecla de atalho F10.
Após acessar o menu Caixa, selecionar a aba Recebimentos e clicar no botão
Novo – F8. Serão exibidas as janelas conforme explicado anteriormente.
7 Baixa de Cheques
Para realizar a baixa de cheques acessar o botão Contas no módulo Gerencial. A janela abaixo será exibida:
Informar os campos:
- Conta: informar a conta cheque desejada;
- Período: informar o período;
- Empresa: informar a empresa;
- Pessoa: informar a pessoa;
- Grupo: informar o grupo de pessoa;
- Documento: informar o número do documento;
- Placa: informar a placa;
- Lote: informar o número do lote;
- Vencto: informar a data de vencimento;
- Período baixa: informar o período da baixa;
- Valor: informar o valor;
- Obs: informar observações referentes ao lançamento;
- Apenas lançamentos pendentes: marcar está opção para que o sistema exiba apenas os lançamentos pendentes.
Após informar os campos clicar no botão Confirmar. A janela abaixo será exibida:
Serão exibidos os títulos de acordo com os filtros informados. Para realizar a baixa clicar no botão Novo.
A janela abaixo será exibida:
Selecionar a forma de baixa desejada e clicar no botão Confirmar. A janela abaixo será exibida:
Informar os campos:
- Empresa: informar a empresa;
- Motivo de baixa: exibirá o motivo de baixa selecionado;
- Motivo: informar o motivo de movimentação do cheque;
- Pessoa: informar a pessoa vinculada ao título;
- Grupo de pessoas: informar o grupo de pessoa;
- Documento: informar o número do documento;
- Número do lote: informar o número do lote;
- Data lançamento: informar a data de lançamento;
- Vencto até: informar a data de vencimento.
Após informar os campos clicar no botão Próximo. Selecionar os títulos desejados e clicar no botão Próximo, conforme imagem abaixo:
Selecionar a conta em que será dada a entrada do valor baixado. Conforme imagem abaixo:
Informar os campos:
- Data baixa: informar a data da baixa;
- Subtotal: exibirá o subtotal dos títulos;
- Multa: informar o valor da multa;
- Juros: informar o valor dos juros;
- Desconto: informar o valor do desconto;
- Total: exibirá o valor total;
- Observação: informar observações relacionadas a baixa;
- Forma baixa: selecionar a forma de baixa.
Após verificar os campos clicar no botão Concluir, o sistema fará o seguinte questionamento:
Para realizar a baixa clicar no botão Sim, serão realizadas as baixas, ao clicar em Não permitirá alterar os dados para posterior baixa. Após clicar no botão Sim o processo será realizado.
8 Depósito de Cheques
O Depósito de Cheques permitirá automatizar o processo de envio dos cheques em um determinado dia para o banco.
9 Custódia de Cheques
A Custódia de Cheques é um serviço de guarda dos cheques recebidos pela empresa, evitando possível risco de roubo, incêndio ou extravio.
10 Conciliação de Cheques
A rotina Conciliação de cheques tem como objetivo processar o extrato da conta corrente, registrar automaticamente a compensação dos cheques que foram entregues a clientes e verificar se as informações de compensação do cheque estão de acordo com as informações de emissão do mesmo, para utilizar esta rotina acessar Financeiro > Cheques Emitidos > Conciliação de Cheques.
A seguinte janela será exibida:
Informar os seguintes campos:
- Empresa: informar a empresa;
- Conta corrente: informar a conta corrente;
- Arquivo: informar o caminho em que o arquivo se encontra; Após informar os campos clicar no botão Confirmar.
Caso o sistema encontre alguma crítica no arquivo a janela abaixo será exibida:
Para corrigir as inconsistências encontradas entrar em contato com o suporte de Linx Postos AutoSystem®.
Após clicar no botão Confirmar o sistema questionará se deseja prosseguir com o processamento do arquivo. Conforme imagem abaixo:
Ao clicar no botão Sim o arquivo será processado e ao finalizar será exibido um relatório com as informações do processamento. Conforme imagem abaixo:
11 Relatórios
Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o Linx Postos AutoSystem® possui alguns relatórios que auxiliarão no controle de cheques emitidos e recebidos.
11.1 Relação de Cheques
Exibirá as informações referentes aos cheques recebidos ou emitidos para a conta selecionada. Para utilizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Relação de cheques.
A janela abaixo será exibida:
Este relatório possui os seguintes filtros:
- Conta: informar a conta que será consultada;
- Motivo: informar o motivo de movimentação;
- Cliente: informar o cliente;
- Emissão: informar o período da emissão;
- Turno: informar o turno;
- Vencimento: informar o período do vencimento;
- Titular: informar o titular do cheque;
- Número cheque: informar o número do cheque;
- CMC7: informar o CMC7;
- Banco: informar o banco;
- Lote: informar o número do lote;
- Observação: informar observações relacionadas ao cheque;
- Placa: informar a placa do veículo relacionado ao cheque.
O filtro Modo permitirá selecionar as opções:
- Analítico: exibirá as informações de forma detalhada;
- Sintético: exibirá as informações de forma resumida.
O filtro Agrupar permitirá selecionar as opções:
- Não agrupar: exibirá as informações sem nenhum agrupamento;
- Emissão: exibirá as informações agrupadas por data de emissão;
- Vencimento: exibirá as informações agrupadas por data de vencimento;
- CPF: exibirá as informações agrupadas por CPF.
O filtro Ordenar permitirá selecionar as opções:
- Emissão: exibirá as informações ordenadas por data de emissão;
- Vencimento: exibirá as informações ordenadas por data de vencimento
- CPF: exibirá as informações ordenadas por CPF;
- Decrescente: exibirá as informações ordenadas de forma decrescente.
O filtro Situação permitirá selecionar as opções:
- Todos: exibirá os cheques em todas as situações;
- Somente pendentes: exibirá somente os cheques pendentes;
- Somente baixados: exibirá somente os cheques baixados.
O filtro Exibir permitirá selecionar as opções:
- Normal: exibirá apenas as informações básicas do relatório;
- Agência, Conta corrente: exibirá o relatório com as colunas Agência e C/C;
- Observação: exibirá o relatório com a coluna Observação;
- Contas filhas: exibirá os cheques registrados nas contas filhas.
Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado, conforme imagem abaixo:
11.2 Posição Geral de Cheques
Exibirá as informações referentes a posição dos cheques emitidos pela conta corrente selecionada. Para utilizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Posição geral de cheques.
A janela abaixo será exibida:
Este relatório possui os filtros:
- Conta corrente: informar a conta corrente;
- Período: informar o período;
Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado, conforme imagem abaixo: