Como faço para realizar o fechamento de clientes e emitir uma nota fiscal/extrato?
O fechamento dos clientes a prazo pode ser realizado através da geração de um Extrato onde todas as notas são totalizadas em um relatório para conferência ou na forma de Nota Fiscal.
Como fazer?
O tipo de documento gerado no fechamento do cliente depende do parâmetro EMITIR NOTA FISCAL MODELO 01/55 localizado na aba Parâmetro do Cadastro do Cliente (acesso realizado através do menu Planilhas Diárias ► Cadastros ► Clientes). Caso o parâmetro esteja marcado, ao realizar o fechamento será gerado uma Nota Fiscal (modelo 01 ou 55), caso contrário será gerado um Extrato.
Para gerar um Extrato, o fechamento do cliente deve ser realizado através do menu Planilhas diárias ► Controle de Notas A Prazo ► Fechamento Notas/Vales/Fretes A Prazo aba Fechamento de notas a prazo não faturadas:
O fechamento de clientes com geração de Nota Fiscal também pode ser gerada através da opção descrita anteriormente (Fechamento Notas/vales/Fretes A Prazo).
A opção Fechamento Notas/vales/Fretes A Prazo permite filtrar um cliente específico ou vários através do tipo de prazo (Mensal, Semanal, Quinzenal, etc). Para filtrar por um cliente específico, basta informar o cliente no campo Cód. cliente através da tecla F2 do teclado ou pelo botão F2 localizado ao lado direito do campo Nome e em seguida clicar no botão Abrir para que seja exibido os documentos de fechamento do cliente informado:
Para visualizar o fechamento de mais de um cliente, basta indicar no campo Tipo de prazo o prazo que determinado grupo de clientes possui ou selecionar a opção Todos para que sejam exibidos todos os clientes com qualquer tipo de prazo:
No exemplo apresentado na imagem anterior, foi filtrado pelo tipo de prazo MENSAL 31, onde o sistema retornou dois fechamentos: um do tipo Extrato (EXT) e outro do tipo Nota Fiscal (NF), pois há clientes configurados para a geração de extrato e outros para Nota Fiscal com o mesmo tipo de prazo. Para realizar o fechamento, basta selecionar o registro de fechamento, para que assim seja exibido no campo Clientes (F3) os clientes vinculados ao fechamento e em seguida deve ser clicado no botão Fechamento para que o Extrato ou a Nota Fiscal seja gerada.
Quando filtrado pelo tipo de prazo, ao selecionar um registro de fechamento, poderá haver mais de um cliente vinculado ao registro (como na imagem anterior) e caso seja necessário realizar o fechamento de apenas um cliente, basta deixar selecionado no campo Clientes (F3) o cliente desejado, assim como no campo Requisições (F5) pode ser marcado apenas as requisições desejadas.
No campo Fechamentos (F2) é indicado a data programada para o fechamento:
Caso o dia em que o fechamento for realizado não seja o mesmo calculado pelo sistema (data informada no campo Fechamento), será apresentado uma mensagem ao usuário informando que a data de fechamento será redefinida para a data atual e se deseja recalcular o vencimento do fechamento conforme a nova data:
Se o usuário optar por não recalcular a data de vencimento, esta será calculada conforme a data de fechamento prevista. Após confirmar o fechamento, quando o tipo de documento a ser gerado for uma Nota Fiscal, será exibido uma mensagem se o usuário deseja imprimir o extrato para o cliente antes de emitir a nota, e posteriormente é exibido a tela para confirmar a geração da Nota:
Os campos da tela de emissão de notas ficais eletrônicas são detalhados a seguir.
- Nº série: Número de série da nota fiscal.
- Próximo Nº NF: Indica qual será o número da nota fiscal que será gerada. Para alterar o número de série e da NF, basta clicar no botão Alterar para que o sistema permita realizar a alteração.
- Comunicação SEFAZ: Indica a situação de comunicação com a Secretaria da Fazenda. Quando estiver com a cor vermelha indica que o sistema não está comunicando com a SEFAZ, portanto caso tente emitir a nota, esta não será autorizada, devendo assim verificar o motivo da falha e tentar soluciona-lo; caso esteja com a cor verde, indica que a comunicação com a SEFAZ está ativa.
- Data de emissão: Data de emissão da nota.
- Data de saída: Data de saída da nota. Data em que a mercadoria deverá sair do estabelecimento.
- Data de vencimento: Data estipulada de vencimento da nota. Geralmente a data de vencimento é estabelecida através do tempo necessário para o transporte da mercadoria do local de saída até o destino.
- Gerar boletos bancários: Habilita a geração de boleto para a nota a ser emitida.
- Conta corrente: Define qual será a conta corrente responsável pelo boleto. Este campo é habilitado quando marcado a opção Gerar boletos bancários.
- Desconto adicional: Valor em reais a ser concedido como desconto na nota.
- ISS %: Alíquota do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza. Este campo será utilizado apenas quando o estabelecimento emitir nota fiscal conjugada.
- Dados adicionais: Permite inserir informações adicionais sobre a nota. Ao lado direito é localizado o botão Gravar que permite gravar as informações adicionais inseridas para que sejam utilizadas nas próximas emissões. Ao clicar no botão F2 são exibidos os dados adicionais gravados.
- Forma de pagamento: Indica na nota se o pagamento dos produtos será realizado à vista, a prazo ou outros.
- Aba Transportador/Volumes Transportados: Define as informações sobre o responsável pelo transporte da mercadoria.
Após preencher os campos necessários, caso o usuário queira visualizar a nota antes de emiti-la, basta clicar no botão Visualizar e para efetuar a geração deve-se clicar no botão Gerar.
Caso o documento seja um Extrato, este será gerado podendo ser impresso como também excluído/cancelado na aba Cancelamento/Reimpressão de documentos já faturados (aba localizada ao lado direito da aba Fechamento de notas a prazo não faturadas):
Conforme indicado na imagem anterior, após informar o cliente e a data de fechamento para realizar a pesquisa e identificar o registro de fechamento para ser impresso, basta selecioná-lo e clicar no botão Imprimir. Para excluir/cancelar o fechamento (tanto para extrato como para nota fiscal), basta clicar no botão Excluir.
O fechamento de cliente realizado pela opção de Fechamento de notas a prazo é interessante, pois ao indicar o cliente ou tipo de prazo, o sistema restringe ao fechamento os documentos de acordo com o período definido no tipo de prazo.
O fechamento para a geração de extrato é realizado apenas através da opção de Fechamento de notas a prazo, já o fechamento de cliente para geração de Nota Fiscal além de ser realizado por esta opção, também pode ser efetuado pela opção de Emissão de Notas Fiscais de Notas a Prazo.
Outra maneira de realizar o fechamento de cliente com geração de Nota Fiscal é através do menu Planilhas Diárias ► Controle de Notas Fiscais / Boletos ► Emissão Notas Fiscais de Notas A Prazo ► aba Emissão de nota fiscal:
Esta opção permite que o fechamento seja realizado com base no período a ser definido pelo usuário, permitindo assim selecionar os cupons que irão compor a nota e até mesmo cupons fora do prazo fixado para o cliente. Além de informar o período, o usuário pode filtrar os clientes pelo tipo de prazo definido em seu cadastro.
Para realizar o fechamento no campo Data emissão deve ser informado a data para emissão da nota e em seguida um intervalo de datas no campo Período de para que o sistema busque os cupons emitidos no período definido. Após definir o período, a busca pode ser filtrada pelo prazo através do campo Tipo de Prazo. Depois de informar os filtros, basta clicar no botão Abrir para que sejam exibidos os fechamentos:
Ao realizar a busca dos fechamentos, o sistema irá trazer todas as requisições/cupons referentes ao período informado e serão exibidos no grupo de campos Requisições/ECF. Automaticamente todas as requisições/cupons serão incluídas na nota, mas caso algum documento não deva entrar no fechamento, basta desmarcá-lo.
Para efetuar o fechamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Emitir para que seja apresentado a tela de emissão de notas:
Após preencher os campos necessários, caso o usuário queira visualizar a nota antes de emiti-la, basta clicar no botão Visualizar e para efetuar a geração deve-se clicar no botão Gerar. Após gerar a nota, o fechamento do cliente será finalizado. Para realizar o fechamento de mais de um cliente simultaneamente, basta selecionar os clientes desejados e clicar no botão Emitir.
A visualização/reimpressão ou cancelamento da nota gerada pode ser realizada através da aba Cancelamento/Reimpressão de Nota Fiscal (localizada ao lado da aba Emissão de nota fiscal) pelos botões Visualizar e Excluir. Para buscar o fechamento realizado ou a nota emitida, basta informar o período desejado no campo Período de emissão e depois clicar no botão Abrir e para buscar o registro de um cliente específico, basta informar o cliente:
Além de filtrar a busca das notas emitidas por um cliente específico, também é possível filtrar pelo tipo de prazo.
Observações:
As descrições dos campos da tela de emissão foram indicadas no início da FAQ (primeira opção). Se no período de fechamento de um cliente houver requisições vinculadas a cupons fiscais e requisições sem vínculos com cupons, duas notas fiscais serão emitidas. O motivo é que o CFOP 5.929 – acobertamento de cupom fiscal não permite que haja requisições sem cupons na nota. As requisições sem vínculo com cupom fiscal serão emitidas em uma nota a parte com CFOP 5.656 (Venda).