Como faço para realizar o fechamento de clientes e emitir uma nota fiscal/extrato?
O fechamento dos clientes a prazo pode ser realizado através da geração de um Extrato onde todas as notas são totalizadas em um relatório para conferência ou na forma de Nota Fiscal.
Como fazer?
Dica!
Os procedimentos descritos nesse documento, também estão disponíveis através do vídeo Como realizo o fechamento de clientes? (Clique aqui para acessar o vídeo em nosso canal no YouTube).
O tipo de documento gerado no fechamento do cliente depende do parâmetro EMITIR NOTA FISCAL MODELO 01/55 localizado na aba Parâmetro do Cadastro do Cliente (acesso realizado através do menu Planilhas Diárias ► Cadastros ► Clientes). Caso o parâmetro esteja marcado, ao realizar o fechamento será gerado uma Nota Fiscal (modelo 01 ou 55), caso contrário será gerado um Extrato.
Para gerar um Extrato, o fechamento do cliente deve ser realizado através do menu Planilhas diárias ► Controle de Notas A Prazo ► Fechamento Notas, Vales e Fretes a Prazo aba Fechamento de notas a prazo não faturadas:
O fechamento de clientes com geração de Nota Fiscal também pode ser gerada através da opção descrita anteriormente (Fechamento Notas, Vales/Fretes A Prazo).
A opção Fechamento Notas, Vales e Fretes a Prazo permite filtrar um cliente específico ou vários através do tipo de prazo (Mensal, Semanal, Quinzenal, etc). Para filtrar por um cliente específico, basta informar o cliente no campo Cód. cliente através da tecla F2 do teclado ou pelo botão F2 localizado ao lado direito do campo Nome e em seguida clicar no botão Abrir para que seja exibido os documentos de fechamento do cliente informado:
Para visualizar o fechamento de mais de um cliente, basta indicar no campo Tipo de prazo, o prazo que algum determinado grupo de clientes possui, ou, selecionar a opção Todos para que sejam exibidos todos os clientes com qualquer tipo de prazo:
No exemplo apresentado na imagem anterior, foi filtrado pelo tipo de prazo MENSAL 31, onde o sistema retornou dois fechamentos: um do tipo Extrato (EXT) e outro do tipo Nota Fiscal (NF), pois há clientes configurados para a geração de extrato e outros para Nota Fiscal com o mesmo tipo de prazo. Para realizar o fechamento, basta selecionar o registro de fechamento, para que assim seja exibido no campo Clientes (F3) os clientes vinculados ao fechamento e em seguida deve ser clicado no botão Fechamento para que o Extrato ou a Nota Fiscal seja gerada.
Quando filtrado pelo tipo de prazo, ao selecionar um registro de fechamento, poderá haver mais de um cliente vinculado ao registro (como na imagem anterior) e caso seja necessário realizar o fechamento de apenas um cliente, basta deixar selecionado no campo Clientes (F3) o cliente desejado, assim como no campo Requisições (F5) pode ser marcado apenas as requisições desejadas.
No campo Fechamentos (F2) é indicado a data programada para o fechamento:
Caso o dia em que o fechamento for realizado não seja o mesmo calculado pelo sistema (data informada no campo Fechamento), será apresentado uma mensagem ao usuário informando que a data de fechamento será redefinida para a data atual e se deseja recalcular o vencimento do fechamento conforme a nova data:
Se o usuário optar por não recalcular a data de vencimento, esta será calculada conforme a data de fechamento prevista. Após confirmar o fechamento, quando o tipo de documento a ser gerado for uma Nota Fiscal, será exibido uma mensagem se o usuário deseja imprimir o extrato para o cliente antes de emitir a nota, e posteriormente é exibido a tela para confirmar a geração da Nota:
Os campos da tela de emissão de notas ficais eletrônicas são detalhados a seguir.
- Nº série: Número de série da nota fiscal.
- Próximo Nº NF: Indica qual será o número da nota fiscal que será gerada. Para alterar o número de série e da NF, basta clicar no botão Alterar para que o sistema permita realizar a alteração.
- Comunicação SEFAZ: Indica a situação de comunicação com a Secretaria da Fazenda. Quando estiver com a cor vermelha indica que o sistema não está comunicando com a SEFAZ, portanto caso tente emitir a nota, esta não será autorizada, devendo assim verificar o motivo da falha e tentar soluciona-lo; caso esteja com a cor verde, indica que a comunicação com a SEFAZ está ativa.
- Data de emissão: Data de emissão da nota.
- Data de saída: Data de saída da nota. Data em que a mercadoria deverá sair do estabelecimento.
- Data de vencimento: Data estipulada de vencimento da nota. Geralmente a data de vencimento é estabelecida através do tempo necessário para o transporte da mercadoria do local de saída até o destino.
- Gerar boletos bancários: Habilita a geração de boleto para a nota a ser emitida.
- Conta corrente: Define qual será a conta corrente responsável pelo boleto. Este campo é habilitado quando marcado a opção Gerar boletos bancários.
- Desconto adicional: Valor em reais a ser concedido como desconto na nota.
- ISS %: Alíquota do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza. Esse campo será utilizado apenas quando o estabelecimento emitir nota fiscal conjugada.
- Forma de pagamento: Indica na nota se o pagamento dos produtos será realizado à vista, a prazo ou outros.
- Aba Transportador/Volumes Transportados: Define as informações sobre o responsável pelo transporte da mercadoria.
Após preencher os campos necessários, caso o usuário queira visualizar a nota antes de emiti-la, basta clicar no botão Visualizar e para efetuar a geração deve-se clicar no botão Gerar.
Caso o documento seja um Extrato, este será gerado podendo ser impresso como também excluído/cancelado na aba Cancelamento/Reimpressão de documentos já faturados (aba localizada ao lado direito da aba Fechamento de notas a prazo não faturadas):
Conforme indicado na imagem anterior, após informar o cliente e a data de fechamento para realizar a pesquisa e identificar o registro de fechamento para ser impresso, basta selecioná-lo e clicar no botão Imprimir. Para excluir/cancelar o fechamento (tanto para extrato como para nota fiscal), basta clicar no botão Excluir.
O fechamento de cliente realizado pela opção de Fechamento de notas a prazo é interessante, pois ao indicar o cliente ou tipo de prazo, o sistema restringe ao fechamento os documentos de acordo com o período definido no tipo de prazo.
O fechamento para a geração de extrato é realizado apenas através da opção de Fechamento de notas a prazo, já o fechamento de cliente para geração de Nota Fiscal além de ser realizado por esta opção, também pode ser efetuado pela opção de Emissão de Notas Fiscais de Notas a Prazo.
Outra maneira de realizar o fechamento de cliente com geração de Nota Fiscal é através do menu Planilhas Diárias ► Controle de Notas Fiscais e Boletos ► Emissão Notas Fiscais de Notas A Prazo ► aba Emissão de nota fiscal:
Essa opção permite que o fechamento seja realizado com base no período a ser definido pelo usuário, permitindo assim selecionar os cupons que irão compor a nota e até mesmo cupons fora do prazo fixado para o cliente. Além de informar o período, o usuário pode filtrar os clientes pelo tipo de prazo definido em seu cadastro.
Para realizar o fechamento no campo Data emissão deve ser informado a data para emissão da nota e em seguida um intervalo de datas no campo Período de para que o sistema busque os cupons emitidos no período definido. Após definir o período, a busca pode ser filtrada pelo prazo através do campo Tipo de Prazo. Depois de informar os filtros, basta clicar no botão Abrir para que sejam exibidos os fechamentos:
Ao realizar a busca dos fechamentos, o sistema irá trazer todas as requisições/cupons referentes ao período informado e serão exibidos no grupo de campos Requisições/ECF. Automaticamente todas as requisições/cupons serão incluídas na nota, mas caso algum documento não deva entrar no fechamento, basta desmarcá-lo.
Para efetuar o fechamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Emitir para que seja apresentado a tela de emissão de notas:
Após preencher os campos necessários, caso o usuário queira visualizar a nota antes de emiti-la, basta clicar no botão Visualizar e para efetuar a geração deve-se clicar no botão Gerar. Após gerar a nota, o fechamento do cliente será finalizado. Para realizar o fechamento de mais de um cliente simultaneamente, basta selecionar os clientes desejados e clicar no botão Emitir.
A visualização/reimpressão ou cancelamento da nota gerada pode ser realizada através da aba Cancelamento/Reimpressão de Nota Fiscal (localizada ao lado da aba Emissão de nota fiscal) pelos botões Visualizar e Excluir. Para buscar o fechamento realizado ou a nota emitida, basta informar o período desejado no campo Período de emissão e depois clicar no botão Abrir e para buscar o registro de um cliente específico, basta informar o cliente:
Além de filtrar a busca das notas emitidas por um cliente específico, também é possível filtrar pelo tipo de prazo.
Observações:
As descrições dos campos da tela de emissão foram indicadas no início da FAQ (primeira opção). Se no período de fechamento de um cliente houver requisições vinculadas a cupons fiscais e requisições sem vínculos com cupons, duas notas fiscais serão emitidas. O motivo é que o CFOP 5.929 – acobertamento de cupom fiscal não permite que haja requisições sem cupons na nota. As requisições sem vínculo com cupom fiscal serão emitidas em uma nota a parte com CFOP 5.656 (Venda).