Como faço para inutilizar uma NF-e?
Toda nota fiscal emitida passa por um processo de validação e autorização, porém durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou do sistema, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica foram recusadas e desta forma estas notas recusadas deverão ser excluídas e suas numerações inutilizadas.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
Como fazer?
A inutilização é realizada através do menu Planilhas Diárias ► Controle de Notas Fiscais/Boletos ► Inutilização de numeração de NF-e:
Através da tela de inutilização de numeração da NF-e é possível inutilizar a numeração da nota, como também verificar as possíveis numerações a serem inutilizadas.
Para inutilizar uma numeração, deve ser informado no campo Nº série do grupo de campos Filtros o número de série da nota e em seguida a numeração a ser inutilizada no campo Nº NF. Para inutilizar apenas uma numeração, esta deve ser digitada nas duas caixas de texto do campo Nº NF, mas caso a inutilização for para uma faixa sequencial, basta informar na primeira caixa de texto o início da faixa e na segunda caixa de texto a numeração final da faixa. Após indicar o número de série e a numeração ou faixa a ser inutilizada, deve ser clicado no botão Incluir para que seja habilitado o campo Justificativa do grupo de campos Dados. No campo Justificativa deve ser descrito o motivo da inutilização da numeração:
Campo Justificativa
No campo Justificativa, a descrição do motivo deve possuir no mínimo 15 caracteres. Os campos Data emissão, Nº protocolo eData processamento serão preenchidos quando selecionado através do botão F2 (localizado ao lado direito das caixas de texto do campo Nº NF) alguma numeração que foi inutilizada.
Depois de inserir a justificativa, basta clicar no botão Gravar para que a inutilização seja efetuada.
Para verificar as possíveis numerações, deve ser informado o número de série utilizado na emissão de notas no campo Nº série e em seguida informar o período de consulta através do campo Período de. Na pesquisa podem ser incluídas as notas com a situação Recusada e Não enviadas, onde basta marcar os parâmetros Incluir recusadas e Incluir não enviadas:
Após definir os filtros para a consulta das numerações, basta clicar no botão Pesquisar para que o sistema apresente as possíveis numerações para inutilização:
Para inutilizar alguma numeração apresentada no resultado da pesquisa, basta clicar duas vezes sobre o número da nota para que este seja inserido nos campos de inutilização e depois clicar no botão Incluir, e em seguida descrever a justificativa para finalizar a inutilização através do botão Gravar.