Como faço para inutilizar uma NF-e?

Toda nota fiscal emitida passa por um processo de validação e autorização, porém durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou do sistema, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa da 101 a 109, por motivo de ordem técnica foram recusadas e dessa forma, essas notas recusadas deverão ser excluídas e suas numerações inutilizadas.

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Como fazer?

A inutilização é realizada através do menu Planilhas Diárias ► Controle de Notas Fiscais e Boletos ► Inutilização de Numeração de NF-e:

Através da tela de inutilização de numeração da NF-e é possível inutilizar a numeração da nota, como também verificar as possíveis numerações a serem inutilizadas.

Inutilizar numeração

Para inutilizar uma numeração, deve ser informado no campo Nº série do grupo de campos Filtros, o número de série da nota e em seguida a numeração a ser inutilizada no campo Nº NF. Para inutilizar apenas uma numeração, essa deve ser digitada nas duas caixas de texto do campo Nº NF, mas caso a inutilização for para uma faixa sequencial, basta informar na primeira caixa de texto o início da faixa e na segunda caixa de texto a numeração final da faixa. Após indicar o número de série e a numeração ou faixa a ser inutilizada, deve ser clicado no botão Incluir para que seja habilitado o campo Justificativa do grupo de campos Dados. No campo Justificativa deve ser descrito o motivo da inutilização da numeração:

Campo Justificativa

No campo Justificativa, a descrição do motivo deve possuir no mínimo 15 caracteres. Os campos Data emissão, Nº protocolo e Data processamento serão preenchidos quando selecionado através do botão F2 (localizado ao lado direito das caixas de texto do campo Nº NF) alguma numeração que foi inutilizada.

Depois de inserir a justificativa, basta clicar no botão Gravar para que a inutilização seja efetuada.

Consulta de possíveis numerações a serem inutilizadas

Para verificar as possíveis numerações, deve ser informado o número de série utilizado na emissão de notas no campo Nº série e em seguida informar o período de consulta através do campo Período de. Na pesquisa podem ser incluídas as notas com a situação Recusada e Não enviadas, onde basta marcar os parâmetros Incluir recusadas e Incluir não enviadas:

Após definir os filtros para a consulta das numerações, basta clicar no botão Pesquisar para que o sistema apresente as possíveis numerações para inutilização:

Para inutilizar alguma numeração apresentada no resultado da pesquisa, basta clicar duas vezes sobre o número da nota para que este seja inserido nos campos de inutilização e depois clicar no botão Incluir, e em seguida descrever a justificativa para finalizar a inutilização através do botão Gravar.

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Anônimo

Douglas Silva Ribeiro