Pré conferência de entradas

Novidades da versão

A partir da versão 2.5.2.1 encontra-se disponível o novo processo de pré-conferência de entradas.

Objetivo

O objetivo desse novo processo é melhorar a confiabilidade no procedimento de entradas de mercadorias, bem como os comparativos entre a realidade do que foi pedido e efetivamente recebido.

Configurações

Configurações Filiais

No menu Configurações > Filiais > Entradas foi adicionada a aba Pré-Conferência.

Figura 01 - Configurações filiais - pré-conferência

Por padrão a opção "Habilitar pré-conferência (comparar pedido de compra com a nota fiscal)" estará desmarcada, e portanto nenhuma das opções estará visível.

Ao marcar essa opção serão habilitadas as configurações de utilização do processo.

→  - Alertas: em caso de divergências

Os alertas poderão ser configurados para ITENS, QUANTIDADES, CONDIÇÃO DE PAGAMENTO, PREÇOS E DESCONTOS.

A tolerância poderá ser configurada ABAIXO ou ACIMA em porcentagens (%) com excessão do item CONDIÇÃO DE PAGAMENTO que será considerado em dias.

Para cada configuração será possível determinar as seguintes ações:

• Nada a fazer - Não toma nenhuma atitude nem emite nenhum alerta

• Alertar - Visualiza um alerta na tela e continua com o processo

• Alertar e liberar com senha de supervisor - Visualiza o alerta e solicita a senha de supervisor para continuar o processo, neste caso será gravado log no relatorio Supervisor - "Bom Dia"

• Alertar e bloquear - Visualiza o alerta e bloqueia a continuação do processo

Para os alertas de PREÇOS e DESCONTOS existe a marcação para verificação somente dos itens com preço/desconto informados manualmente na sugestão de compras, ou seja, serão alertados somente os preços ou descontos que foram inseridos no pedido manualmente, por exemplo, para casos onde existem negociações de preços ou descontos, evitando assim que um pedido muito grande seja alertado com todos os produtos que tiveram seus preços/descontos com alguma alteração fora da margem de tolerância configurada.

→  - Permissões

Autorizar o recebimento de NF-e/XML sem associação com o pedido

- Será possível autorizar ou não o recebimento que não possua associação, para os casos onde as compras foram realizadas sem que fossem registradas pela sugestão de compras.

Associar NF-e/XML  manualmente a pedidos da Sugestão de Compras

- Permissão para que possa ser associado a NF-e/XML que não foi identificado automaticamente o número do pedido, visto que em alguns casos não é possível identificar o número do pedido através do XML, por exemplo, pedidos por OL, atendimento de representantes, etc.

Recusar o recebimento de NF-e/XML

- Possibilidade de recusar o recebimento da NF-e/XML impedindo assim que o processo de entrada prossiga.

Permissões Supervisor

Para que essas configurações sejam válidas no momento da pré-conferência, será necessário ter as permissões de supervisor (caso a opção seja liberação com senha de supervisor).

Para isso no sistema Linx Farma Big vá até o menu Cadastros > Usuários > Usuários na aba Permissões de Supervisor.

Figura 02 - Cadastro de usuários - permissão de supervisor

Coloque "S" na coluna Liberado? e aperte a seta para baixo do teclado, para registrar a alteração.

Grupo de Usuários

Para visualizar a tela de alertas na pré-conferência será necessário liberar esse módulo por grupo de usuários, para isso vá até o menu Cadastros > Usuários > Grupo de Usuários e filte o grupo desejado, em seguida vá até a aba Módulos e localize a opção "Alertas de Pré-Conferência".

Figura 03 - Grupo de usuários - módulos

Coloque "S" na coluna Liberado? e aperte a seta para baixo do teclado, para registrar a alteração.

Da mesma forma, para que o menu do cadastro de pagamento de fornecedores esteja visível libere o módulo para o grupo de usuário selecionado.

Figura 04 - Cadastro de grupo de usuários - módulos

Coloque "S" na coluna Liberado? e aperte a seta para baixo do teclado, para registrar a alteração.

Condições de Pagamento Fornecedores

Com a ativação da pré-conferência torna-se obrigatória a inclusão das condições de pagamentos dos fornecedores, e para tanto, foi criado um novo cadastro.

Após a liberação do módulo, estará visível a opção no menu Cadastros > Fornecedores > Condição de Pagamento.

Figura 05 - Condição de pagamento fornecedor

Essa tela é bem parecida com a tela de condição de pagamento na venda, utilizando o mesmo processo para o cadastro, através do botão .

Insira todas as condições utilizadas por fornecedores, essas informações do cadastro serão utilizadas ao encerrar o pedido na tela de sugestão de compras.

Associação das Condições de Pagamento no Fornecedor

Após a criação das condições de pagamento, é necessário associá-las aos fornecedores, para isso utiliza-se do mesmo processo de associação para clientes e empresas.

Abra o cadastro do fornecedor desejado e vá até a aba Condições de Pagamento.

Figura 06 - Associação da condição de pagamento

 Clique na condição desejada e na coluna Aceita tecle a barra de espaços no teclado, para mudar de Não para Sim.

Será possível definir essa condição como padrão através do botão .

Caso a condição de pagamento aceita pelo fornecedor não conste na lista na tela será possível cadastrá-la através do botão .

Utilização

Sugestão de Compras

Após as configurações terem sido realizadas o processo de sugestão de compras poderá ser realizado normalmente, onde a única mudança foi a inclusão da tela de condição de pagamento para o fornecedor.

Figura 07 - Sugestão de compras - condição de pagamento

Manutenção de NF-e/XML de entrada

A tela de manutenção de NF-e/XML de entrada recebeu algumas alterações para contemplar a pré-conferência.

Figura 08 - Manutenção de NF-e/XML de entrada

Agora a legenda conta com os status da pré-conferência e também um campo na grade como no destaque da Figura acima.

Nessa tela também é possível verificar o último status, conforme destaque acima. Esse campo auxiliará com a informação de ações que foram realizadas no XML.

Para os pedidos que possuirem o número equivalente ao que foi registrado no Linx Farma BIG a associação será realizada automaticamente (a associação automatica é condicionada ao número do pedido com exatidão).

No botão  será possível identificar 4 opções:

• Associar NF-e/XML manualmente ao pedido

Todas essas opções foram configuradas anteriormente na Figura 01 na opção .

Para os casos onde não for possível a associação automática existe a possibilidade de fazê-lo manualmente.

Para isso escolha a opção Associar NF-e/XML manualmente ao pedido e será aberta a tela com os pedidos relacionados.

Figura 09 - Associação manual do pedido ao XML

Neste processo existirá a opção de associar total ou parcialmente o pedido, visto que em alguns casos pode acontecer de ter varios NF-e/XML para apenas 1 pedido ou vice-versa.

O programa emitirá um aviso perguntando se deseja realizar a associação total ou parcial dos produtos, e em seguida um aviso de associação concluída.

• Autorizar NF-e/XML

• Recusar NF-e/XML

Essas 2 configurações são resultantes da permissão realizada na Figura 01 acima na opção , e serão utilizadas para autorizar/recusar os XML´s que estiverem em discordância com o pedido, porém somente serão autorizadas se houver a permissão de supervisor.

A recusa também poderá ser feita assim que for identificado as divergências, não sendo necessário associação de produtos ou com o pedido para depois recusa-lo.

Figura 10 - Justificativa de recusa

Ao recusar será exibida uma tela para inserir a justificativa da recusa, que será utilizado para identificar o Status do XML.

• Alertas

Ainda na legenda será possível identificar itens que estejam com divergências através da legenda , neste cenário basta  clicar no botão  e selecionar a opção Alertas.

Figura 11 - Alertas de divergências

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