Importação de NF-e e Faturamento - IMP400

      Este programa é utilizado para efetuar o processamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) recebidas pela farmácia. Neste programa será realizado a importação e o faturamento das notas, assim como a conferência dos itens pertencentes a nota.

¹ F3-Pesq. Chave – Tem o objetivo de localizar determinada nota presente no quadro de XML/NF-e, assim, facilitando a busca da nota desejada, quando houver várias notas carregadas em tela. Ao pressioná-lo, abrirá uma tela para que seja informado a chave da nota que deseja localizar.

² F5-XML – Permitirá a visualização das informações da nota, tais como: identificação do emitente e destinatário, dados dos itens, informações referentes aos impostos, transportes e duplicatas da nota.

³ F11-Procurar e Alterar Pasta – Ao pressioná-lo, abrirá uma tela do Windows para definir o caminho onde estarão os XMLs a serem buscados para processar. Definida a pasta, automaticamente o sistema sempre buscará as notas que estiverem nela. Exceto, quando o usuário estiver coma  guia 3 desmarcada.

⁴ F12-Prod. Blacklist – Abrirá a tela para o cadastro de produtos na Blacklist. Clique aqui para saber o funcionamento desta tela.

⁵ALT + D - Danfe em PDF – Pressionando este botão, será gerado um espelho do DANFE original, que poderá ser utilizado pelo usuário no momento de efetuar ajuste de faltas graves e pendências, por exemplo, ou ainda, no cadastro de BlackList e emissão de Nota de Devolução.

• Filtrar notas: Este filtro regerá os demais comportamentos, filtros e opções desta tela. Nele, será definido quais notas deseja buscar.
  • 1. A Processar: Utilizada para buscar os XMls que ainda não foram processados, ou seja, que ainda não viraram nota no sistema.
  • 2. Com Pendências: Utilizada para filtrar XMls já processados, ou seja, que já viraram nota, mas que possuem alguma pendência para ser ajustada. Ao selecioná-la, o usuário poderá definir se deseja buscar as notas de acordo com suas pendências, que podem ser:
    • Produtos em Blacklist de Entrada
    • Produtos com Variação Maior que 20% no Custo
    • Produtos Ativados Automaticamente
    • Ausência de Duplicatas
    • Divergências Fiscais
    • Divergências de GNRE
    • Divergências no Check-in de Produtos
  • 3. Em Check-in de Produtos: Quando a filial estiver parametrizada para trabalhar com pré-entrada de mercadoria e check-in de produtos, serão apresentadas as notas de entradas que ainda não tiveram seus itens conferidos.
  • 4. A Faturar: Utilizada para filtrar notas disponíveis para faturamento. Lembrando que, somente após o faturamento da nota os produtos serão liberados para o estoque/sistema.
  • 5. Faturadas com Divergência no Check-in: Buscará as notas que foram faturadas, mesmo contendo divergência (falta/sobra) entre a quantidade da nota e quantidade conferida.

      Veja a seguir o que será apresentado em tela, ao selecionar cada uma das opções acima.

 1. A Processar

      Quando selecionada, serão apresentados os filtros:

• Filiais Liberadas para Importar NF-e: Neste campo deverá ser selecionada a filial a qual deseja listar os XMLs. Serão apresentadas apenas as filiais que possuírem o produto "43" liberado.
• Intervalo de Emissão: Serão buscadas as notas emitidas neste intervalo.

      No quadro "XMLs/NF-e Disponíveis para Processamento" serão listados os XMLs encontrados de acordo com os filtros realizados.

      Serão específicos desta opção, os botões:

• Processar – Permitirá a importação dos XMLs para o sistema. Ao pressioná-lo, o sistema verificarará se há ou não faltas graves no XML selecionado. Se for houver, aparecerá uma mensagem informativa ao usuário e, no quadro, o XML ficará na cor vermelha até que a falta seja ajustada. Não havendo faltas graves, o XML será processado.  A partir deste momento, poderão ocorrer as seguintes situações:
  • Quando a filial não trabalhar com pré-entrada de mercadorias, a nota será processada e os produtos já serão lançados para o estoque. Caso trabalhe, a nota passará para o status "Em check-in de Produtos"  - que falaremos a seguir – para que os itens sejam conferidos e somente após esta conferência os itens irão para o estoque.
  • Além disso, poderá ocorrer da nota possuír outros tipos de pendências menos graves, mas que necessitam de uma atenção por parte do usuário. Neste caso, a nota será processada, mas permanecerá com o status "Com pendências", para que as mesmas sejam ajustadas e após este ajuste os item irão para o estoque.
• Faltas Graves – Ao pressioná-lo, abrirá a tela "Ajuste de Faltas" para que as notas, que possuem faltas graves, sejam ajustadas e possam ser processadas.
  • Denominamos "Faltas Graves", pendências identificadas durante a importação do arquivo XML e que impedem a nota de ser processada, como por exemplo, o fornecedor da nota não estar cadastrado no sistema. Quando uma falta é identificada, a nota permanece destacada em vermelho, até que a pendência seja ajustada.
• Lançar Despesa – Quando for selecionado uma nota de despesa, ou seja, àquelas cujo fornecedor esteja cadastrado com os tipos "Manutenção", "Impostos" ou "Despesas", pressionando este botão abrirá o programa "Lançamento de Despesas", permitindo o lançamento de despesa para a nota. Será possível lançar uma nota de despesa por vez, portanto é necessário selecioná-la antes de chamar esta funcionalidade.
  • As notas de despesas, serão listadas com um fundo cinza, facilitando a identificação das mesmas. Se o fornecedor da nota, estiver cadastrado duas vezes, uma como o tipo "Fornecedor" e outra com um tipo diferente, a nota será considerada como de despesa, portanto ficará sinalizada como tal.
  • Caso sejam selecionadas (marcadas) várias notas e entre elas houver mais de uma nota de despesa, ao pressionar em "Processar", as de despesa serão desmarcadas. Isso acontecerá pois esse tipo de nota deve ser processada/lançada individualmente. As Notas de Despesas, que serão lançadas pelo "Processar", são aquelas de produtos de Uso e Consumo (conforme a NF), mas que o usuário deseja lançar como nota para comercialização.

2. Com Pendências

      Algumas pendências serão geradas de acordo com as parametrizações da filial, ou seja, a loja pode definir no programa "Parâmetros da Empresa", se determinada situação deve ser considerada uma pendência, e se deve impedir o faturamento da nota caso não seja ajustada, como por exemplo: "Produtos com Variação Maior que 20% no Custo". Outras sempre serão consideradas pendências, pois podem ocasionar problemas em outros processos da loja, como é o caso das pendências: "Ausência de Duplicatas" e "Divergências Fiscais".

      Selecionando esta opção, serão apresentados os filtros:

• Filiais: Selecione a filial a qual deseja listar as notas. Serão apresentadas apenas as filiais que o usuário logado possuir acesso.
• Operação: Para filtrar as notas de acordo com suas operações, sendo elas: Entrada de Mercadoria (NF-e); Entrada de Bonificação (NF-e);   Outras Entradas Não especificadas (NF-e); Entrada de Mercadorias (Lançamento Manual); Entrada por Transferência Automática; Entrada por Transferência XML.
• Fornecedor: Para filtrar as notas pelo fornecedor. A funcionalidade de busca avançada também estará disponível para buscas mais abrangentes.
• Filtrar por: Para definir se a busca será de acordo com a data de emissão ou de lançamento da nota.  Quando selecionado por data de emissão, filtrará notas antigas e as que ainda não foram lançadas. Quando selecionado por data de lançamento, filtrará as notas que já foram processadas e as que ainda possuem pendências não resolvidas.

      Será específico desta opção, o botão:

• Ajustar Pendências: Ao pressioná-lo, abrirá a tela "Ajuste de Pendências" para que as notas com pendências sejam ajustadas.

3. Em Check-in de Produtos

      O check-in de produtos é um procedimento opcional, pois a filial é quem decide se trabalhará ou não com a conferência dos itens. Quando o parâmetro "Utilizar Pré-entrada de mercadorias/Check-in de Produtos?" estiver marcado para a filial no programa "Parâmetros da Empresa", ao lançar ou importar notas de entrada, a nota só será finalizada após realizar a conferência dos itens recebidos. Portanto, após lançar ou importar uma nota, a mesma ficará neste status.    

      Ao selecionar esta opção, serão apresentados os filtros:

• Situação do Check-in: Poderá filtrar pelas notas que ainda não tiveram seu check-in iniciado, as que estão com check-in parcial, encerrado ou rejeitado.
  • Check-in não iniciado: Notas que não tiveram nenhuma conferência.
  • Check-in parcial: Notas cuja conferência não foi finalizada. Quando a conferência foi iniciada, mas por algum motivo precisou ser interrompida e o usuário a salvou para prosseguir em outro momento, por exemplo.
  • Check-in Encerrado: Notas que já tiveram sua conferência finalizada.
  • Check-in Rejeitado: Quando o usuário optar em refazer o check-in de uma nota com pendência "P7", a nota volta a ficar disponível pra conferência com esta situação de check-in.
• Operação: Para filtrar as notas de acordo com suas operações, sendo elas: Entrada de Mercadoria (NF-e); Entrada de Bonificação (NF-e);   Outras Entradas Não especificadas (NF-e); Entrada de Mercadorias (Lançamento Manual); Entrada por Transferência Automática; Entrada por Transferência XML.
• Intervalo de Fornecedor: Para filtrar as notas pelo fornecedor. A funcionalidade de busca avançada também estará disponível para buscas mais abrangentes.
• Filtrar por: Para definir se a busca será de acordo com a data de emissão ou de lançamento da nota.  Quando selecionado por data de emissão, filtrará notas antigas e as que ainda não foram lançadas. Quando selecionado por data de lançamento, filtrará as notas que já foram processadas e as que ainda possuem pendências não resolvidas.

      No quadro, serão listadas as notas encontradas juntamente com suas respectivas informações: número e série da nota, fornecedor, data de emissão, valor, situação do check-in e a operação.

      Poderá selecionar várias notas DO MESMO FORNECEDOR para a conferência. Quando existir um mesmo produto em mais de uma nota, e existir diferença de contagem, essa diferença será armazenada por nota, pois a conferência será desdobrada individualmente.

      Após selecionar a(s) nota(s) desejada(s), ao pressionar o botão "Check-in de Produtos", abrirá a tela de mesmo nome, para que a conferência seja iniciada. O check-in será permitido apenas quando a filial logada for igual a filial física. 

4. A Faturar

      Nesta opção, será possível filtrar todas as notas que já estão devidamente liberadas para o faturamento. Ou seja, notas cujas pendências foram resolvidas e o check-in de produtos finalizado.

      Quando selecionada serão apresentados os filtros:

• Operação: Para filtrar as notas de acordo com suas operações, sendo elas: Entrada de Mercadoria (NF-e); Entrada de Bonificação (NF-e);   Outras Entradas Não especificadas (NF-e); Entrada de Mercadorias (Lançamento Manual); Entrada por Transferência Automática; Entrada por Transferência XML.
• Intervalo de Fornecedor: Para filtrar as notas pelo fornecedor. A funcionalidade de busca avançada também estará disponível para buscas mais abrangentes.
• Filtrar por: Para definir se a busca será de acordo com a data de emissão ou de lançamento da nota.  Quando selecionado por data de emissão, filtrará notas antigas e as que ainda não foram lançadas. Quando selecionado por data de lançamento, filtrará as notas que já foram processadas e as que ainda possuem pendências não resolvidas.

      Após selecionar a nota e pressionar o botão "Faturar Entrada", a nota será faturada. A partir deste momento, o usuário terá opção de emitir ou não o espelho da nota, e as quantidades já serão lançadas no estoque do sistema. Aqui, finaliza o processo de importação e faturamento da NF-e. 

5. Faturadas com Divergência no Check-in

      Com esta opção, será possível buscar as notas que foram faturadas, mesmo havendo divergência entre a quantidade na nota e a quantidade conferida. Ou seja, notas que ficaram sinalizadas com a pendência "P7-Divergência no Check-in de Produtos" (quando há Sobra ou Falta), e o usuário optou por liberar a pendência em vez de refazer o check-in. Assim, a nota passa do status "Com pendência" para "A Faturar" e o usuário pode concluir o faturamento da mesma, tornado-a uma nota faturada com divergência  no check-in.

      É importante ressaltar, que neste caso, a quantidade que entrará em estoque é a quantidade descrita da nota e não a quantidade conferida.

      A divergência de check-in ocorre quando há Falta ou Sobra de Estoque. Entenda o conceito de ambas: 

Falta - é quando na nota consta uma quantidade MAIOR que a quantidade conferida, ou seja, "Faltaram Produtos na Entrega".

• • Por exemplo: na nota o produto consta com quantidade 10, mas foram entregues apenas 07 unidades. Dizemos que faltaram/não foram entregues: 3 unidades.

Sobra - é quando na nota consta uma quantidade MENOR que a quantidade conferida, ou seja, "Sobraram Produtos na Entrega".

• • Por exemplo: na nota o produto consta com quantidade 10 mas foram entregues 11 unidades. Neste caso, dizemos que sobrou/foi entregue a mais: 1 unidade

      Para esta opção, serão apresentadas os seguintes filtros:

• Diferença de Check-in: Para definir se deseja filtrar notas que tiveram sobra, falta de produtos ou ambos.
• Intervalo de Fornecedor: Para filtrar as notas por fornecedores. A funcionalidade de busca avançada também estará disponível para buscas mais abrangentes.
• Filtrar por: Para definir se a busca será de acordo com a data de emissão ou de lançamento da nota.  Quando selecionado por data de emissão, filtrará notas antigas e as que ainda não foram lançadas. Quando selecionado por data de lançamento, filtrará as notas que já foram processadas e as que ainda possuem pendências não resolvidas.

      Em tela, serão apresentados dois quadros:

• No primeiro, serão listadas todas as notas localizadas conforme os filtros especificados. Nele, serão apresentadas as seguintes informações da nota: número, série, fornecedor, data de emissão, valor, operação, filial e chave da nota, além de constar o tipo da divergência – sobras ou faltas – e se a nota já foi ou não emitida – aparecerá "Sim" quando já tiver sido emitida alguma nota para corrigir a divergência.
• No segundo, serão listados os produtos da nota selecionada no primeiro quadro, que tiveram divergências nas quantidades com as seguintes informações: código interno, código de barras, descrição, quantidade na nota, fração de lançamento, quantidade total, quantidade conferida, qual foi a diferença (aparecerá a quantidade e a referência, se sobrou "S" ou faltou "F"), quantidade devolvida e quantidade referente a Outras entradas.

      Serão específicos desta opção, os botões:

• Entrada de Mercadorias: Abrirá a tela de "Entrada de Mercadorias", possibilitando o lançamento de nota de entrada ou qualquer outro processo, conforme negociado com o fornecedor. Poderá ser utilizado, por exemplo, quando o fornecedor enviar uma nova nota dos produtos que sobraram na entrega ("Sobras") de uma nota anterior, fazendo o lançamento manual da mesma.
• Baixar Divergências: Permitirá baixar as divergências desta tela. Podemos considerar esta opção, como uma negociação com o fornecedor da diferença de quantidade dos produtos. Poderá ser utilizada, por exemplo, quando o fornecedor enviar uma nota dos produtos nota dos produtos que sobraram na entrega ("Sobras") de uma nota anterior, assim, o estoque será ajustado com a nota que o mesmo enviou, deixando de haver divergência.
• Emitir Devoluções: Quando selecionado nota com "Faltas", abrirá a tela de devolução de itens, já com os dados da nota carregados e com as quantidades que vieram sobrando na nota. Isso permitirá ajustar o estoque, conforme o que realmente entrou fisicamente na loja.
  • Por exemplo: Na nota nota consta: 10 unidades e foram conferidas 7 unidades. No estoque físico terá 7 unidades, mas pela nota foram lançadas 10 unidades, gerando uma sobra de 3 unidades no sistema, se comparado:quantidade sistema x quantidade física.Na tela de itens de devolução, serão carregadas 3 unidades como quantidade a devolver. Lembrando que, antes de proceder com a devolução, o fornecedor deve ser comunicado da situação.   
• Emitir Outras Entradas: Por este botão, a loja conseguirá emitir "Notas de Emissão Própria" (notas para ela mesma), permitindo dar entrada nos produtos que sobraram na entrada. No entanto, esta emissão é de total responsabilidade da loja. Sendo assim, ao pressioná-lo será apresentada a mensagem de termo de responsabilidade, que isentará o sistema de qualquer responsabilidade fiscal. Se o usuário prosseguir, clicando em SIM será aberta a tela de "Outras Entradas", já com as informações preenchidas e quantidade de produtos conforme as sobras da entrada.

Configurações por Usuário

      O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa "IMP400-Importação NF-e e Faturamento" e clique em "Outras Opções". Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

Tabulações

• Quando todas as tabulações do programa "IMP401-Pendências de Faturamento" estiverem desmarcadas, o usuário não terá acesso a opção de filtro de notas "Com Pendências".
• Tabulação 1: Desmarque para que o usuário não tenha acesso a opção de filtro de notas "A Processar".
• Tabulação 3: Desmarque para que o usuário não tenha acesso a opção de filtro de notas "Em Check-in de Produtos".
• Tabulação 4: Desmarque para que o usuário não tenha acesso a opção de filtro de notas "A Faturar".
• Tabulação 5: Desmarque para que o usuário não tenha acesso a opção de filtro de notas "Faturadas com Divergência no Check-in".
• Tabulação 6: Desmarque para que o usuário não tenha acesso para cadastrar produtos na BlackList ("F12").
• Excluir: Quando desmarcado, o usuário não terá acesso para excluir pré-notas/notas ("F9").

Guias

• Guia 1: Desmarque para que o usuário não tenha acesso às notas de fornecedores do tipo "Fornecedor".
• Guia 2: Desmarque para que o usuário não tenha acesso às notas de fornecedores do tipo "Despesas".
• Guia 3: Desmarque para que sejam importados somente os arquivos XML armazenados no Silo Digital, ou seja, o sistema ignorará o diretório definido pelo atalho "F11-Procurar e Alterar Pasta".
  • Atenção! Para as lojas que não possuem o produto "Silo Digital", ao desmarcar esta guia nenhum arquivo será carregado.