LINX POSTOS EMSys Manual de Orientação  - Inventário

1 - Conceito

O inventário é um método de comparação entre os saldos físicos e os inseridos do sistema. Ele registra o estoque existente/disponível para venda, locação, uso ou consumo próprio ou serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa. Este método possibilita contabilizar as diferenças existentes fazendo baixas ou entradas para efeito de equalização dos saldos.
No módulo Linx Postos EMSys é possível realizar 2 tipos de inventário: Total e Parcial e realizar 3 tipos de contagens: Simples, Dupla e Estoque.

2 - REQUISITOS

Abaixo são listados os requisitos obrigatórios para realizar o inventário de forma eficiente

1. Possuir o módulo Linx Postos EMSys;
2. Todas as Notas Fiscais de Entrada devem estar incluídas no módulo Linx Postos EMSys antes de realizar a confirmação do inventário;
3. Caso a empresa trabalhe com PDV, todos os turnos devem estar confirmados no momento da sua inclusão;
4. Todos os itens de nota fiscal de saída que ainda não foram entregues, deverão ser separados dos itens a serem inventariados;
5. De preferência o local da contagem do inventário deve ser fechado ao público. Caso não seja possível, transfira para os locais de venda ou atendimento a público, o maior número de itens possível, para eliminar movimentações físicas durante o inventário.

3 – TIPOS DE INVENTÁRIO

I – Parcial
O modo parcial é utilizado para atualizar os saldos de parte dos itens do estoque de um almoxarifado, considerando somente os itens gravados no inventário.

• Não é exibida a mensagem se deseja atribuir valor zero aos itens não contados.

  II – Total

  O modo total é utilizado para atualizar os saldos de todos os itens do estoque de um almoxarifado, dessa forma baixando os saldos dos itens que não foram contados fisicamente.

• É exibida a mensagem se deseja atribuir valor zero aos itens não contados

  4 – TIPOS DE CONTAGEM E FUNCIONALIDADES

  I – Simples

  Esse tipo de inventário é utilizado quando a empresa define que a contagem será realizada somente uma vez, de uma forma segura (coletor de dados ou através de listas.

      Serão utilizadas listas em formato .txt, .doc, .xls, .odt, obtidas por coletor de dados, digitadas manualmente ou obtidas através de listagem importada do EMSys

  , gravadas uma vez somente, assumindo como válidas as quantidades inseridas nas listas.

  II – Dupla

       Esse tipo de inventário é utilizado quando a empresa define que todos os itens serão contados duas vezes, para se ter uma maior confiabilidade no processo de contagem.

       Serão utilizadas listas em formato .txt, .doc, .xls, .odt, obtidas por coletor de dados, digitadas manualmente ou obtidas através de listagem importada do EMSys

  , gravadas como saldos de primeira contagem e outra posteriormente como segunda contagem.

       Será realizada a comparação entre as duas contagens, atualizando-se a quantidade aceita quando as duas contagens forem coincidentes. Quando não coincidentes, emitir listagem de contagem extra, e sua posterior inserção no sistema.

III – Estoque
      Esse tipo de inventário é utilizado quando a empresa já está em atividade com o EMSys implantado e realizada as movimentações de entradas e saídas de itens. Esse tipo reduz o número de recontagens, visto que parte dos saldos devem estar corretos.
      Serão utilizadas listas em formato .txt, .doc, .xls, .odt, obtidas por coletor de dados, digitadas manualmente ou obtidas através de listagem importada do

EMSys

, gravadas  como saldos de primeira contagem e posteriormente como segunda contagem, o saldo do estoque existente na data do inventário.

5 – OBSERVAÇÕES

Em qualquer das contagens, poderão ser inseridos vários registros  do mesmo item, pois o mesmo pode estar distribuído em vários locais da loja ou almoxarifado. Na validação do inventário serão sumarizados em uma só quantidade.
Em todas as saídas, o valor a ser utilizado nas baixas será o custo médio obtido pela ficha kardex do item.
Na entrada de itens, o valor a ser utilizado é preferencialmente o custo médio do item obtido pela ficha kardex. Não existindo esse valor, será utilizado o valor da última compra atualizado na aba complemento da tela de cadastro de itens, e inexistindo esse valor, será aplicado um percentual sobre o preço de venda praticado na data do inventário.

6 – PROCEDIMENTOS

Para acesso à tela de inventário acesse o menu através do módulo EMSys 
ESTOQUE > INVENTÁRIO
Siga a numeração relacionada na imagem abaixo para realizar o inventário.

1. O campo sequência é preenchido automaticamente pelo sistema, deixe-o em branco;
2. Informe a Data do Inventário (esta data será a data em que os movimentos de entrada e saída dos itens serão registrados);
3. Escolha o Almoxarifado de movimentação dos itens;
4. Informe uma sub-categoria específica, ou deixe o campo em branco;
5. No campo Movimento Entrada, selecione a opção que o sistema fará internamente para movimentar as entradas em caso de saldo maior que o registrado;
6. No campo Movimento Saída, selecione a opção que o sistema fará internamente para movimentar as saídas em caso de saldo menor que o registrado;
7. Informe neste campo dados que possam ser úteis para consultas futuras;
8. Selecione no campo Tipo Inventário: Total ou Parcial;
9. Selecione no campo Tipo Contagem: Simples, Dupla ou Estoque.

Clique no botão para incluir o inventário.
Para efetuar o procedimento de processamento do arquivo de inventário no Emsys, é necessário que todos os itens contados estejam dispostos em um arquivo .TXT contendo o código de barras e a quantidade contada, separados por ponto e vírgula, conforme imagem abaixo

No inventário que foi incluído clique no botão e será apresentada a seguinte tela

Nesta tela, clique no botão para buscar o arquivo .TXT salvo anteriormente com as contagens.
Selecione o Tipo de Leitura Código Barras e o delimitador ponto e vírgula e clique em Confirmar. É possível informar um arquivo com código de referência do item e também pelo delimitador (,) vírgula

Agora selecione o arquivo em seu computador

Após selecionar o arquivo .TXT o sistema retornará a tela apresentando os itens contados e a quantidade contada (coluna Contagem 1)
Observe que na imagem abaixo esta tela possui duas abas: Contagem e Leitura

Na aba Leitura, é possível verificar os itens Válidos e Inválidos, bem como adicionar ou excluir itens individualmente

Para adicionar um novo item que eventualmente não tenha sido relacionado no .TXT e consequentemente não esteja na relação listada, clique em e será apresentada a seguinte tela

1. Informe o item;
2. Informe a quantidade;
3. Informe o custo médio deste item;

Clique no botão para adicionar o item na lista anterior.
Para alterar um item da lista, selecione-o e clique no botão e será exibida a seguinte tela

1. Informe a quantidade correta;
2. Informe o seu custo médio;

Clique no botão alterar para concluir a alteração do item.
Para excluir um item desta contagem, selecione-o e em seguida clique no botão
Após a verificação da lista, clique no botão validar e depois no botão confirmar .
Na tela anterior

1. Clique no botão confirmar.
2. Caso o Tipo de Contagem selecionada foi Dupla, clique no botão 2ª contagem e realize o procedimentos de inclusão de listas novamente.
3. Caso o Tipo de Contagem selecionada foi Estoque, caso o sistema retorne inconsistência entre a 1ª e a 2ª Contagem, clique no botão contagem Extra para reforçar o procedimento.
4. Caso necessite a qualquer momento estorne o inventário realizado clicando neste botão.
5. Clique no botão Rel. Pré inventário para exibir um relatório personalizado do inventário.
6. 7 – RELATÓRIOS

Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o Linx Postos EMSys possui nesta tela o botão para impressão de 4 tipos de relatórios: Geral, Item sem custo, movimentação e contagem extra. Ao clicar no botão é exibida a seguinte tela

1. Selecione um dos 4 tipos de relatórios existentes: Geral, Item sem custo, movimentação e contagem extra;

Selecione os demais campos conforme sua necessidade.

1. Clique no botão Gerar Relatório.

2. 8 - EXEMPLO DE RELATÓRIO IMPRESSO

A imagem abaixo representa um relatório impresso do tipo geral contendo valores de saldos atuais: