01. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes e procedimentos do repasse de despesas, que foram efetuadas pelos colaboradores da Linx no cumprimento dos serviços aos clientes, bem como definir critérios relativos a despesas de viagens.

02. AMPLITUDE

Todos os clientes da Linx.

03. DIRETRIZES

3.1 O repasse de despesas refere-se, aos gastos efetuados pelo colaborador Linx em prol do serviço realizado. O processo de repasse ao cliente será iniciado a partir das evidências, ou seja, termo de aceite do cliente, confirmando a realização do serviço.

3.2 O controle das despesas será de responsabilidade da Linx.

3.3 Caso o cliente exerça a responsabilidade pelas despesas, o mesmo deverá garantir as mesmas condições de critérios especificados nesta política.

04. PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1 A Linx deverá prestar contas das despesas a serem cobradas do cliente através das evidências (cupons fiscais, vouchers e ticket de viagens/deslocamentos) e enviá-los ao cliente juntamente com o boleto de cobrança.

4.2. Para os repasses que estiverem dentro dos critérios e obedecendo às normas estabelecidas, o boleto será gerado ao cliente pela área de faturamento da Linx com um prazo de até 30 dias, para pagamento.

DESPESAS DE REPASSE, OBEDECENDO AOS CRITÉRIOS ESTABELECIDOS NESTA NORMATIVA DE POLÍTICAS

05. DESLOCAMENTO DE COLABORADORES LINX A SERVIÇO DO CLIENTE

Será considerado para repasse toda movimentação de colaboradores da Linx para localidades diferentes daquela em que se encontram locados, com a finalidade de exercer atividades de serviço ao cliente e que haja a necessidade de pernoitar ou não na localidade.

Deslocamentos acima de 400 km entre o ponto de partida e a localidade do cliente, serão obrigatoriamente realizados via locomoção aérea, abaixo desse poderão ser [SAMS1] utilizados os demais modais de transporte citados nesta política.

O deslocamento dos colaboradores Linx deverá ocorrer em dias úteis.

05.1. PASSAGENS AÉREAS

05.1.1. Todas as despesas com passagens aéreas deverão ser repassadas com o seu devido comprovante (Voucher).

Todas as passagens aéreas devem ser na categoria econômica e adquiridas pela empresa prestadora de serviços junto a Linx.

As reservas de passagens aéreas devem ser efetuadas tomando como parâmetro a menor tarifa disponível, mediante as características do horário de voo, aeroporto, companhia aérea.

05.1.2.  O cliente deverá comunicar a Linx o cancelamento ou a reemissão da viagem, com o devido motivo, com a seguinte antecedência em relação à data:

- Viagem Nacional: 96h (noventa e seis)

- Viagem Internacional: 192h (cento e noventa e dois)

Neste caso, a Linx levantará os custos pertinentes ao cancelamento ou remissão da passagem (caso houver) e estes serão repassados ao cliente. O mesmo acontecerá caso o cliente não realize a comunicação no prazo acima.

05.1.3. Caso o colaborador Linx esteja alocado integralmente na localidade do cliente para desempenhar os serviços, o retorno a sua localidade de origem deverá acontecer semanalmente. (Fly back semanal).[AMM8] 

[JRPA9]  Em casos que as condições não estejam de acordo com os critérios descritos neste item, o mesmo deve ser negociado entre cliente e linx, com as devidas evidências de aprovação.

[JRPA10] [AMM11] [JRPA12] 

5.2. REPASSE DE QUILOMETRAGEM

5.2.1. PONTO DE PARTIDA DA LINX AO CLIENTE

Veículo próprio ou da Linx – Será considerado a distância da Linx até o cliente e do cliente até a Linx - justificando o trajeto percorrido para validação da auditoria

No caso de o colaborador ter seu ponto de partida outro cliente, será considerado o menor percurso, ou seja, da Linx até o cliente ou do cliente de origem ao outro cliente.

5.2.2 CÁLCULO DE REPASSE DE QUILOMETRAGEM

O repasse referente a despesa de quilometragem, segue conforme quadro abaixo:

06. LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

6.1. As despesas de combustível e locação de veículos serão repassadas apenas após a apresentação do comprovante original da nota fiscal ou cupom fiscal.

6.2. O carro disponibilizado aos nossos colaboradores será na categoria econômica com ar condicionado.[SAMS13] 

[JRPA14] 6.1.  Os critérios para definição da locação de veículo serão o menor preço e conforme a situação descrita no item 05. Em casos que as condições não estejam de acordo com os critérios descritos neste item, o mesmo deve ser negociado entre cliente e linx, com as devidas evidências de aprovação. 

07. TÁXI

7.1 Os colaboradores Linx utilizarão táxis através dos aplicativos parceiros autorizados pela companhia na modalidade corporativa (99 Táxi, Uber e Wappa). Não serão aceitos comprovantes de táxi comum ou outros apps, exceto em casos de indisponibilidade de carros.

Para os casos de lançamentos de táxi comum, utilizados fora da modalidade do parceiro corporativo, é obrigatório a justificativa para o repasse ao cliente. Será necessário seguir os critérios abaixo:

• Placa do veículo;
• Percurso de origem e destino;
• Valor;
• Data de acordo com a despesa.

08. ÔNIBUS INTERMUNICIPAIS OU INTERESTADUAIS

8.1. Para as viagens interestaduais a Linx irá anexar a passagem de viagem para o repasse da despesa. 

8.2 Transportes coletivos - considerar o trajeto da Linx até o cliente e do cliente até a Linx, e relacionar o tipo de transporte, quantidade e tarifa (ida e volta).

09. ESTACIONAMENTO

9.1. Os repasses de estacionamentos devem ser acompanhadas do respectivo comprovante de pagamento do estabelecimento (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo).

10. ZONA AZUL

10.1. Os comprovantes de zona azul devem ser entregues, preenchidos e anexados ao relatório de despesas, com justificativa, endereço e cliente visitado. O reembolso será feito com base no valor oficial, assim, aconselhamos a aquisição dos talões de zona azul em postos de vendas credenciados, cujo valor de venda seja o mesmo do oficial impresso. 

11. PEDÁGIO

11.1. Os comprovantes de pedágios devem ser anexados ao relatório de repasse e estar de acordo com o trajeto percorrido pelo colaborador até o cliente. Quando o comprovante se tratar de relatório do “Sem Parar, ConectCar”, entre outros, deverá estar em nome do colaborador Linx. Não serão repassados comprovantes em nome de terceiros ou cônjuges.

12. HOSPEDAGEM

12.1.Todas as despesas com hospedagem deverão ser repassadas com o seu devido comprovante.

12.3. A Linx buscará acomodar os seus colaboradores em hotéis mais próximos do local do serviço e com no mínimo de 3 estrelas, em quartos duplos, do mesmo sexo, de acordo com o motivo da viagem ou quarto individual se o colaborador estiver viajando sozinho.

12.4. Em casos de consumo no frigobar, o limite de repasse é de R$ 10,00 por dia.

12.5 Despesas com lavanderia somente serão repassadas nos casos em que a estadia ultrapassar 10 dias, mediante aprovação do gestor.

Obs.: Para as hospedagens operacionalizadas pela a Linx, dispomos de um diretório no qual possui acordos com Hotéis[SAMS15] [JRPA16] [AMM17] [JRPA18] , visando à redução de custos, que serão priorizados. 

13. REFEIÇÕES/VIAGENS 

13.1. CRITÉRIOS GERAIS

13.1.1 As despesas com alimentação serão repassadas mediante a apresentação da via original da nota fiscal ou cupom fiscal de nossos colaboradores Linx, dentro dos limites estipulados, descrevendo os itens consumidos. Não[SAMS19] [JRPA20] [JRPA21]  serão repassados lanches e almoço na cidade de origem, com exceção das situações descritas no item 13.2.1[EMR22] [EMR23] 

13.1.2. Não haverá repasse de bebidas alcoólicas ao cliente

13.2. CIDADE DE ORIGEM

Limite por refeição

Conforme o item 13.1.1 - Não é permitido lanches e almoço na cidade de origem, pois é coberto pelo vale refeição Linx. Exceto[SAMS24] [JRPA25] [JRPA26]  as exceções descritas no item 13.2.1.

13.2.1.  As despesas com alimentação na cidade de origem, somente serão repassadas nas seguintes situações:

• Trabalho noturno após as 20:00hrs (vinte) horas.
• Finais de semana ou feriados, são repassados o almoço e jantar em caso de trabalho noturno

13.2.2. Será considerada cidade de origem o município onde o colaborador Linx está alocado como funcionário da Linx. [AMM27] [JRPA28] [JRPA29] 

13.3 FORA DA CIDADE DE ORIGEM  

Limite diário de refeições

13.3.1. Os limites devem ser considerados para gastos com a alimentação diária, incluindo lanche, almoço e jantar. [AMM30] [JRPA31] [JRPA32] [JRPA33] 

14. DESPESAS INTERNACIONAIS

Para[SAMS34] [JRPA35]  conversão da taxa da moeda estrangeira será considerada a taxa do Banco Central através do site https://www.bcb.gov.br/ na data do comprovante da despesa. 

Valor diário da Refeição - Moeda do País

15. DESPESAS NÃO REPASSADAS

São consideradas despesas não repassadas às de natureza particular, as seguintes situações: 

• Aquisição de objetos de uso pessoal (presentes, roupas e outros);
• Despesas com cuidados estéticos e de uso e higiene pessoal (perfumes, aparelhos de barbear, cremes e outros);
• Gastos extras como: saunas, cinema, teatro, aluguel de filmes etc.;
• Despesas com bebidas alcoólicas
• Multas de trânsito;
• Lavagem de veículos próprios;
• Reparos em veículos próprios;
• Recarga de Celular;
• Recarga de Bilhetes de transporte público;
• Compra de aparelhos eletrônicos (celular, tablet, notebook);

16. SOLICITAÇÕES NÃO CONTIDAS NA POLÍTICA DE REPASSE

As solicitações de repasse que estiverem em desacordo com a atual política, devem ser encaminhadas para aprovação do cliente e seu contato na Linx.

17. AUDITORIA

17.1. Serão realizadas auditorias sobre os relatórios de repasses de despesas. Havendo dúvidas a respeito das informações, a auditoria entrará em contato com o colaborador para maiores esclarecimentos.

17.2. A Linx deverá prestar contas precisas, de acordo com os valores efetivamente gastos. E o colaborador Linx será responsável pelo correto lançamento das despesas a serem repassadas, caso o lançamento esteja em desacordo com as despesas efetivamente realizadas, estes serão analisados e desconsiderados caso tenham inconformidade.