1 Introdução
Para todos os franqueados Ipiranga que utilizam a Automação by Linx, há a necessidade do envio do Arquivo de Vendas. O envio desse arquivo é importante pois baseado nele a Ipiranga realiza a gestão operacional das suas franquias.
O intuito desse material, além de apresentar a rotina para acompanhamento do resultado das transmissões de vendas, é mostrar os pontos importantes a serem verificados, para que as franquias consigam realizar as transmissões dos Arquivos de Venda.
Ele foi elaborado com o objetivo de reduzir dúvidas e os principais erros que impactam na transmissão dos arquivos.
2 Resumo de Transmissões
Para acompanhar o resultado das transmissões de vendas, acessar no módulo Gerencial o menu Configurações > Módulos > Ipiranga > Resumo de Transmissões. Será apresentada a seguinte tela:
A tela possui as seguintes colunas:
- Arquivo: São apresentados os arquivos relacionados ao tipo de negócio disponível para o estabelecimento.
- Data Últ. Envio: Apresenta a data do último envio do arquivo.
- Dias de Atraso: Apresenta a quantidade de dias que a transmissão do arquivo está em atraso.
- Status: Apresenta o status da transmissão do arquivo que pode ser definido pelas cores verde, amarela e vermelha, as quais serão detalhadas abaixo.
Status Verde
Quando o status do arquivo for apresentado com a cor verde, significa que sua transmissão está com até 4 dias de atraso.
Status Amarelo
Quando o status do arquivo for apresentado com a cor amarela, significa que sua transmissão está com até 9 dias de atraso.
Status Vermelho
Quando o status do arquivo for apresentado com a cor vermelha, significa que sua transmissão está com até 10 ou mais dias de atraso.
A tela também possui o botão Ajuda, onde ao clicar o usuário será direcionado à esta página para auxiliá-lo sobre as transmissões.
No próximo capítulo você confere alguns pontos importantes para assegurar que a transmissão dos arquivos seja realizada.
3 Checklist
- Atualização do Sistema
Verifique se o sistema está devidamente atualizado. Para conferir qual a versão que está sendo utilizada e qual a última versão liberada, clique no item abaixo.
Ao acessar o módulo Gerencial, no canto inferior direito será exibida a versão que está sendo utilizada, como mostra a imagem abaixo:
Para conferir se a versão utilizada está atualizada, acessar o release notes e comparar se a versão que consta no rodapé do módulo Gerencial corresponde à última versão divulgada no release notes.
Cabe ressaltar que deve ser conferido tanto o release notes da Automação Ipiranga, que se refere às regras específicas da Ipiranga, quando o release notes do AutoSystem, que se refere às regras gerais do sistema.
Confira abaixo um exemplo:
Versão utilizada no sistema
Release Notes Automação Ipiranga
Release Notes AutoSystem
Como pode ser observado no exemplo acima, o sistema já se encontra atualizado com a última versão liberada.
Para acessar o release notes do sistema Automação Ipiranga, clique aqui.
Para acessar o release notes do AutoSystem, clique aqui.
Caso seja identificado que o sistema precisa ser atualizado, as orientações podem ser conferidas clicando no item abaixo.
Para atualizar, utilizar o caminho Iniciar > Todos os Programas > AutoSystem > Manutenção do Sistema. A tela a seguir será exibida:
Para atualizar, clicar na aba Atualizador e em seguida no botão Iniciar atualização. O sistema verificará o CNPJ da empresa configurada no banco de dados antes de atualizar, portanto será necessário acessar o módulo Gerencial > Configurações > Parâmetros > Empresa, informar os dados do estabelecimento, incluindo CNPJ. O atualizador do sistema buscará atualizações via internet, será necessário que o computador esteja conectado a internet antes de prosseguir com a atualização.
Uma tela com a lista de alterações que serão efetuadas no sistema será exibida, para confirmar, clicar no botão Atualizar versão. Conforme imagem a seguir:
- Fechamento dos Caixas
Certifique-se de que os caixas foram devidamente fechados. A prática diária de fechamento dos caixas contribui para a apuração das vendas realizadas no período, as quais serão apresentadas no arquivo transmitido para a Ipiranga.
Caso tenha duvidas quanto ao fechamento de Caixa, as orientações podem ser conferidas clicando no item abaixo.
Acessar no módulo Caixa o menu Operações de Caixa > Fechamento de Caixa.
No fechamento simples, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Informar o Troco final e clicar no botão Confirmar para realizar o fechamento do caixa. No fechamento completo, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Após realizar a conferências de valores, clicar no botão Confirmar fechamento de caixa. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Clicar no botão Sim para confirmar o fechamento. O fechamento será concluído e será impresso um comprovante no ECF, conforme imagem a seguir:
O sistema exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Ao clicar Sim será exibido um relatório conforme imagem a seguir:
- Conexão com a Internet
Verifique se a rede Wi-Fi do estabelecimento está ativa ou se os cabos de internet estão devidamente conectados, assegurando assim que o equipamento que fará a transmissão do arquivo esteja conectado à internet.
- Bloqueio
Como os arquivos são enviados via FTP, recomenda-se que seja contatado um técnico local para verificar possível bloqueio do FTP.
4 Importante
Após realizar as verificações listadas acima, é importante continuar averiguando periodicamente a transmissão dos arquivos, uma vez que este envio para a Ipiranga não é feito a todo momento. O horário padrão de transmissão é às 10h.
Vale lembrar que diariamente é feito o envio das informações do dia anterior, ou seja, no dia 10 serão transmitidas as vendas efetuadas no dia 09.
O time de Monitoria da Linx age de maneira pró-ativa nos casos em que não sejam identificados o envio das transmissões. Dessa forma, eles entram em contato com o franqueado para garantir que a transmissão seja realizada, identificando os causadores do não envio e ajudando a franquia a realizar o envio dos arquivos.