São apresentados os principais processos relacionados ao atendimento ao aluno. Desde a sua captação à sua manutenção na unidade.
1) Controle de Recebimentos (Caixa da Recepção)
Todo colaborador que recebe parcelas na unidade deverá efetuar os processos de abertura e fechamento do controle de recebimento.
Perfil: Consultor Vendas
Menu: Aluno
Submenu: Controle de Recebimento
Operações associadas:
Abertura do Caixa: Refere-se ao processo de abertura do Controle de Recebimento da Unidade. No caixa da recepção são registrados os recebimentos de parcelas efetuadas na unidade.
Registro de Recebimento: Refere-se ao processo de registro de recebimento de parcelas na unidade. Feita a partir do controle de recebimento basta selecionar opção "Registrar Recebimento". Ao clicar nesta opção o usuário será redirecionado para a tela de "Consulta de Títulos para Controle de Recebimento".
Serão apresentadas as opções de consulta pelo nome do "Aluno/Cliente" ou "Número da Parcela".
Para pesquisar pelo nome do aluno, clique no ícone . Será aberta a janela de pesquisa por nome:
Digite o nome e clique no botão PESQUISAR. Será exibida a lista de retorno da pesquisa.
Clique no nome selecionado. A janela será fechada e o nome será preenchido na tela de pesquisa de título.
Clique no botão PESQUISAR. Serão exibidos todos os títulos relacionados ao nome pesquisado:
Marque o título que será pago e clique no botão REGISTRAR RECEBIMENTO. Será carregada a tela de Baixa de Títulos.
Na área de “Formas de Pagamento”, selecione o tipo.
Fechamento do Caixa: Refere-se ao processo de fechamento do caixa. Ao término de suas atividades no dia, o usuário deverá proceder com a conferência e fechamento do seu controle de recebimento.
Na conferência, deverá verificar se os valores apresentados no caixa são os valores que, de fato, foram recebidos na unidade. Se houver dúvidas, ele poderá consultar o extrato detalhado (Visualizar extrato") e conferir as informações registradas (neste extrato são apresentadas em detalhes todas as movimentações efetuadas no caixa consultado)..
Se tudo estiver de acordo com o esperado, o usuário poderá proceder com o fechamento do caixa (botão "Fechar Caixa)
2) Cadastro de Prospect/Aluno e Venda de Cursos
Para a geração de orçamentos ou venda de cursos será necessário cadastrar o interessado/aluno no sistema, informando os seus dados básicos, quando for realizado somente o processo de geração de orçamento e os dados completos do mesmo, em caso de registro de venda (para geração do contrato).
Perfil: Consultor Vendas
Menu: Aluno
Submen: Aluno
Opção: Novo
Após cadastrar o prospect o sistema habilitará algumas opções em sua ficha cadastradas:
Interesses: é possível indicar os interesses deste prospect/novo aluno na unidade. Informações relacionadas a produto procurado, motivo de interesse e como conheceu a unidade, por exemplo.
Atendimentos: nesta opção são registrados todos os contatos efetuados com o interessado, durante o processo de prospecção de venda. Desde os registros de tentativas de contato até o registro de venda, propriamente dito.
Também em sua ficha cadastral é apresentada a opção "Vender". A partir dela, é possível registrar um orçamento ou venda de cursos.
Na tela de vendas, podemos iniciar o processo de vendas a partir de 4 opções:
A) PROPOSTA COMERCIAL: Iniciar a venda a partir de uma proposta comercial (combo de itens de venda, previamente cadastrados pelo gestor da unidade). Esta opção otimiza o processo de vendas, visto que as propostas comerciais já apresentar as sugestões da unidade para a venda (número de parcelas de serviço e produto e percentuais de desconto, quando liberados)
B) ORÇAMENTO: Iniciar a venda a partir de uma orçamento gerado anteriormente (desde que o orçamento seja válido)
C) LISTA DE ITENS: o usuário seleciona item a item a partir de uma lista de itens disponíveis para venda
D) ITENS MAIS VENDIDOS: de acordo com as vendas cadastradas na unidade o sistema gera um memória em que apresenta, como sugestão na tela de vendas, os itens mais vendidos.
Depois de selecionados os itens de venda o colaborador que está realizando a venda deve preencher/validar as informações comerciais da venda: número de parcelas, descontos, datas de vencimento (estas informaçõs são apresentadas na secção "Itens Selecionados").
Também poderá, neste momento, registrar as informações pedagógicas de "Alocação do aluno". Serão apresentadas as turmas disponíveis para alocação do aluno, de acordo com o cursos e período letivo relacionados a venda.
Na página de conclusão da venda serão apresentadas as informaçoes de pagamento do aluno (datas de vencimento e valor das parcelas, de acordo com a quantidade de parcelas definidas na tela anterior). Além disso, serão apresentas as informações relacionadas a sugestão de forma de pagamento (qualquer forma de pagamento diferente de boleto bancário gerará no sistema um carnê, que poderá ser entregue ao aluno).
A opção "Controle de Entrega" possibilitará o registro de entrega de material didático do curso contratado. Caso não seja entregue neste momento, poderá ser entregue posteriormente (ver item "Controle Entrega Material")
Ao concluir o processo de vendas são gerados, automaticamente, a Guia de Matrícula, Contrato de Prestação de Serviços e Carnê para Pagamento das Parcelas. A partir desta operação, todos os controles relacionados ao aluno são atualizados: Ficha Financeira, Histórico de Compras e Histórico Pedagógico.
Abaixo são listadas algumas das principais situações, relacionadas ao cadastro de novos alunos/prospects.
PROSPECT - NÃO FECHOU CONTRATO
Cadastro de Prospect com dados básicos
Cadastro de Interesses (indicação de "como conheceu a escola")
Cadastro de Atendimentos
Retorno de atendimento – agendamento de contato ou visita para tentar converter em venda
PROSPECT - GERAÇÃO DE ORÇAMENTO / NÃO FECHOU CONTRATO
Cadastro de Prospect com dados básicos
Cadastro de Interesses (indicação de "como conheceu a escola")
Cadastro de Atendimentos
Tentativa de Contato, Contato e Visita (Visita comparecida)
Geração de Orçamento
Cadastro de Atendimento
Retorno de atendimento
Agendamento de novo contato - cliente NÃO FECHOU CONTRATO - registrar próxima ação para registro de "Motivo de não fechamento de venda", no atendimento
PROSPECT - GERAÇÃO DE ORÇAMENTO / NÃO FECHOU CONTRATO
Cadastro de Prospect com dados básicos
Cadastro de Interesses (indicação de "como conheceu a escola")
Cadastro de Atendimentos
Tentativa de Contato, Contato e Visita (Visita comparecida)
Geração de Orçamento
Cadastro de Atendimento
Retorno de atendimento – agendamento de novo contato, para conversão de orçamento
PROSPECT / ALUNO - FECHOU CONTRATO (INICIAR VENDA A PARTIR DE ORÇAMENTO GERADO)
Consulta de Alunos
Localização do cadastro de prospect para venda (consulta de alunos ou últimas pessoas cadastradas)
Opção "Vender Curso", disponível no cadastro de alunos:
Venda do Curso Completo (iniciar a venda a partir de "Orçamento gerado")
Aplicação de desconto (desconto até o vencimento)
Inclusão do aluno em turma
Entrega Material Didático no momento da venda
Impressão de Carnê, Contrato e Guia de Matrícula
ALUNO – FECHOU CONTRATO (INICIAR A VENDA A PARTIR DE PROPOSTA COMERCIAL) - ALUNO NÃO É O RESPONSÁVEL FINANCEIRO
Cadastro de Prospect com dados completos
Cadastro de Pais e/ou Responsáveis com dados completos (Responsável Financeiro e Pedagógico)
Cadastro de Interesses (indicação de "como conheceu a escola")
Cadastro de Atendimento
Opção "Visita Comparecida" – Efetuar venda
Venda de Curso:
Venda do Curso Completo (Iniciar venda a partir de proposta comercial)
Aplicação de desconto (desconto até o vencimento)
NÃO Inclusão de aluno em turma (incluir posteriormente, através da opção "Pendências >> Alunos sem Turma)
NÃO Entrega de Material Didático entregar posteriormente, através da opção "Relatórios >> Controle de Entrega de Material Didático
Impressão de Carnê, Contrato e Guia de Matrícula
ALUNO – FECHOU CONTRATO (INICIAR A VENDA A PARTIR DE LISTA DE ITENS) - ALUNO NÃO É O RESPONSÁVEL FINANCEIRO
Cadastro de Prospect com dados completos
Cadastro de Pais e/ou Responsáveis com dados completos (Responsável Financeiro e Pedagógico)
Cadastro de Interesses (indicação de "como conheceu a escola")
Cadastro de Atendimento
Opção "Visita Comparecida" – Efetuar venda
Venda do Curso Completo:
Iniciar venda a partir de lista de itens
Aplicação de desconto (desconto até o vencimento)
NÃO Inclusão de aluno em turma (incluir posteriormente, através da opção "Pendências >> Alunos sem Turma)
NÃO Entrega de Material Didático entregar posteriormente, através da opção "Relatórios >> Controle de Entrega de Material Didático
Impressão de Carnê, Contrato e Guia de Matrícula
ALUNOS – CONTROLES DISPONÍVEIS:
Consulta de Alunos
Ficha cadastral do Aluno
Histórico de Compras (reimpressão guia de matrícula e reimpressão carnê)
Ficha Financeira (visualização de títulos pagos e títulos em aberto; reimpressão de carnê, reimpressão de recibos)
Histórico Pedagógico (visualização de faltas e impressão de boletins)
ALUNOS – ACOMPANHAMENTO DE INFORMAÇÕES:
Frequência e Inadimplência:
Frequência:
Relatório de Alunos Faltosos por Período (para controle diário de contatos, com alunos faltosos)
Inadimplência:
Relatório de Títulos em Atraso (para controle diário de inadimplência e recuperação de valores)
ALUNOS – OCORRÊNCIAS:
Registro de Ocorrências (com ações – naturezas: Pedagógica e Financeira; exemplos: contato realizado com responsável pedagógico - aluno com faltas; contato agendado com responsável financeiro – cliente inadimplente)
RELATÓRIOS – COMERCIAL/ATENDIMENTO:
Alunos Matriculados (para controle de matriculas realizadas, por período)
Aniversariantes (para controle de alunos aniversariantes, por período)
Atendimentos
Sintético e Analítico – para acompanhamento de tarefas pendentes, por período
Controle de Turmas (para acompanhamento de vagas disponíveis em turma)
Ocorrências (para acompanhamento de tarefas pendentes, por período)
Relatório de Orçamentos
Orçamentos pendentes, não aprovados e orçamentos fechados
Vendas Realizadas