Conciliador de Cartões 3.0

Necessidades dos Lojistas

Segundo os Lojistas gerir as vendas realizadas por cartões eletrônicos e conferir os valores com os pagamentos recebidos e o crédito em conta corrente não é uma tarefa simples e pode levar um tempo considerável, dentre os problemas elencados estão:

1. Perda de dinheiro: custos com equipe para fazer a conciliação manual ou perda de vendas por não identificação de divergências. Custos extras por divergências entre taxa contratada com a administradora do cartão versus a taxa praticada;
2. Desperdício de tempo: demora para identificar divergências;
3. Dificuldade de integração com adquirentes: necessidade de conciliar as operações de diferentes adquirentes;
4. Dificuldade de integração com sistemas de gestão: dificuldade de integrar soluções de mercado aos sistemas de PDV e ERP.

Benefícios do Conciliador

Diante dos principais problemas listados pelos lojistas, os ganhos com o Conciliador contemplam:

• Economia: redução dos custos operacionais;
• Consolidação e conciliação automática de vendas TEF (Linx);
• Redução de perdas com taxas da adquirente ;
• Ganho de tempo: rápida identificação de divergências.

Requisitos Básicos para Utilização do Conciliador

Para que seja possível a utilização do Conciliador é necessário:

• Contratação do módulo através de contato com o gerente de relacionamento;
• Processo de Implantação (documentação com a equipe de Implantação e contato com administradoras que serão contratadas);
• Parametrização do sistema (Menu -> Empresa -> Parâmetros Globais -> Conciliador).

Importante:

• O conciliador estará habilitado para funcionar a partir do primeiro processamento de arquivos enviados pela administradora;
• A conciliação será realizada apenas para operações de adquirentes homologadas (contratadas);
• Caso a adquirente Amex não tenha sido contratada, e exista operações com a bandeira Amex em outra adquirente (exemplo Cielo), a conciliação somente será possível após a solicitação pelo usuário para a adquirente Amex dos extratos dessas informações.

Fluxos do Conciliador

Fluxo 1: venda com cartão de crédito ou débito;

Fluxo 1

Fluxo 2: envio automático de extrato pela adquirente (venda);

Fluxo 2

Fluxo 3: conciliação de venda:

• Conciliação automática com Linx TEF;
• Conciliação manual não TEF (sem NSU e código de autorização);

Fluxo 3

Fluxo 4: envio automático de extrato pela adquirente (Financeiro - Baixa/Pagamento);

Fluxo 4

Fluxo 5: conciliação financeira:

• Conciliação automática com Linx TEF;
• Baixa financeira automática no ERP;
• Lançamento contábil automático no ERP.

Fluxo 5

Funcionalidades

• Dashboard com gráficos e indicadores: resumo das conciliações efetuadas nos últimos processamentos.

Dashboard

• Importação dos extratos (automática): toda a comunicação entre a solução Linx com as adquirentes ocorre automaticamente, utilizando o mais alto padrão de intercâmbio de dados, trafegando os dados em ambiente seguro. Os extratos são disponibilizados pela adquirente diariamente (normalmente D-1), excepcionalmente, nos finais de semanas e feriados, os dados podem ser enviados em períodos mais longos.

• Conciliação de Venda (nível 1): a conciliação de venda confronta as vendas realizadas no Linx Microvix (ERP, B2C e POS) com as vendas presentes no extrato da adquirente.

Conciliações

• Conciliação Financeira (nível 2): a conciliação financeira confronta os títulos/faturas emitidas no Linx Microvix (ERP, B2C e POS) com os títulos presentes no extrato de pagamento da adquirente.

• Baixa da fatura e Contabilização: ao realizar a conciliação financeira, o sistema automaticamente efetua a baixa da fatura e os lançamentos contábeis da operação financeira.

• Antecipação de recebíveis: no caso de adiantamento financeiro, o sistema recebe da adquirente o extrato de pagamento antecipado, sugerindo a conciliação financeira. O usuário manualmente realiza a conciliação com as novas taxas e valores.

• Conciliação de Venda / Financeira (automática): a conciliação das operações realizadas através do Linx TEF será automatizada.

Conciliação automática

• Conciliação de Venda / Financeira (manual): conciliação realizada manualmente pelo usuário em operações sem utilização do Linx TEF ou ainda em operações divergentes entre o Microvix e a Adquirente. 

Conciliação manual

• Antecipação Financeira: a antecipação financeira poderá ser baixada de forma individual ou em lote, na forma de aceite pelo usuário. 

Antecipação

• Relatórios: o módulo conciliador disponibiliza alguns relatórios para um melhor controle gerencial do usuário.

Relatórios

Fora do Escopo do Conciliador

Algumas situações não estão contempladas no escopo do módulo, são ela:

• Integração com outros Sistemas: como se trata de um módulo do produto Linx Microvix ERP, não é possível utilizar o Conciliador de Cartões integrado a um sistema de outro fornecedor.

• Conciliação Bancária de Títulos: o conciliador trata apenas das vendas com cartão de crédito e débito.

• Vendas com Forma de Pagamento Diferente de Cartão: não é escopo do conciliador faturas com forma de pagamento diferente de cartão de Débito ou Crédito.

• Conciliação Automática de Vendas não TEF: para vendas não TEF a conciliação automática apenas será possível se o usuário digitar o NSU e o Código de autorização no momento da venda (POS), caso contrário a conciliação deverá ser realizada de forma manual.

• Conciliação Bandeira Amex: nos casos em que o cliente não tenha contratado a Adquirente Amex e exista operações (vendas) com a bandeira Amex utilizando outra adquirente (exemplo Cielo), a conciliação somente será possível após a solicitação pelo usuário para a adquirente Amex dos extratos dessas informações. A solicitação dos extratos ocorrerá mediante contratação.

1. Como identificar no Conciliador, de modo resumido, o que foi pago pela Administradora? É possível identificar crédito e débito? 

Para identificar o que foi pago pela Administradora de forma resumida o cliente poderá realizar uma pesquisa pelo campo "Data Baixa" nas telas de conciliação TEF e NÃO TEF . Além destas telas o cliente poderá verificar os valores no relatório de Resumo Diário (Visão por Baixa) e Auditoria.

Na tela de Conciliações TEF, por exemplo, é possível filtrar pelo campo Data Baixa.

Data Baixa

Além disso, ao final desta página,será possível visualizar o resultado do acumulado para aquele período (Valor Bruto, Desconto e Valor Líquido).

Resultado acumulado

Para identificar a Adquirente que está enviando aqueles valores, basta visualizar a coluna "Conta Central", que refere-se ao campo configurado nos planos de pagamento.

Conta Central

Também é possível distinguir os dados verificando a página de parametrização do Conciliador, nela será apresentada a relação entre Conta Central (Código do cliente cadastrado como fonte pagadora) X Operadora.

Parâmetros do Conciliador

2. Existe algum relatório de auditoria em que é possível consultar apenas as faturas faltantes para fechar a conciliação do dia?

Sim, existe, está disponibilizado na aba relatórios. Através dele é possível ter uma visão por data da venda de todas as faturas disponíveis no Conciliador, tanto por parte da Administradora como por parte do ERP e seu status. Além disso, neste relatório há possibilidade de exportar os dados para Excel para uma melhor manipulação. Outra opção que permite extrair esta informação é realizar a aplicação de um filtro nas telas de Conciliação TEF e NÃO TEF e verificar as faturas com status de NC ( Não Conciliadas ) ou NB ( Não Baixadas).

Na aba Relatórios > Auditoria do Conciliador, podem ser verificados os status de todas as faturas sempre confrontando as duas pontas da Conciliação, Operadora x ERP.

Auditoria do Conciliador

Para verificar o que ficou pendente de conciliação, nas abas Conciliações TEF e NÃO TEF é possível filtrar apenas pelas faturas Não Conciliadas (NC).

Filtro por faturas Não Conciliadas (NC)

3. Como identificar no ERP o que foi baixado pelo Conciliador?

Uma das opções disponíveis no ERP Linx Microvix para verificar as baixas efetivadas pelo Conciliador é o relatório de Faturas Recebidas (Adm./Financeiro > Contas a Receber > Relatórios > Faturas Recebidas).

Importante: Nem sempre as datas de vencimento e pagamento são iguais, pode ocorrer uma pequena diferença originada pela contagem de prazo entre o ERP e a Operadora, neste caso, deve-se sempre realizar a pesquisa para identificar o que foi efetivamente baixado através do campo Data da Baixa.

Ao efetuar a consulta no relatório de Faturas Recebidas, é imprescindível marcar a opção "Listar apenas faturas baixadas pelo Conciliador".

Relatório de Faturas Recebidas

4. Caso o Conciliador não consiga identificar o total de valores pagos, será preciso efetuar uma pesquisa nas faturas através do NSU para alcançar os valores, desta forma, como encontro este código? 

Exato, a pesquisa pelo NSU poderá ser realizada quando as faturas forem geradas pelo TEF. Para tanto acesse a aba de Conciliações TEF, e utilize o botão Filtrar, preenchendo o campo NSU. Além disso, a pesquisa pode ser efetuada no Conciliador utilizando a Data da Venda, Valor da Venda, Código da Fatura, Data de Vencimento, Data da Baixa, Conta Central, etc.

Na aba de Conciliações TEF, o filtro por NSU poderá ser aplicado para localizar a fatura desejada, além dos outros disponíveis.

Pesquisa por NSU

5. Ao efetuar a conciliação de faturas manualmente, ocorre algum ajuste nos valores de forma que as faturas que foram baixadas manualmente ao serem somadas às conciliações automáticas não conferem com o valor existente na conta corrente, por quê?

Isto pode ocorrer por uma diversidade de fatores e este é um dos grandes motivos para utilizar o Conciliador, mitigar estas diferenças. Um caso comum é a taxa configurada, ou melhor, a diferença da taxa configurada no ERP e a aplicada pela Operadora. Porém, é possível acontecer de as baixas manuais feitas pelo ERP estarem com valores líquidos diferentes do depositado pela operadora, etc. Para estes casos, é necessário analisar caso a caso, talvez isolando um determinado dia para identificar a diferença.