Baixa de Faturas – Contas a Receber

A rotina de Baixa de faturas é utilizada para quitar as faturas recebidas e pode ocorrer de várias maneiras:

• Individual total ou individual parcial: pelo número de cada fatura. Para realizar a baixa parcial é necessário que a permissão de usuário "Valor pago", disponibilizada em (Financeiro-Contas a Receber > Não alterar na Baixa de Faturas) esteja desmarcada;
• Em lote: através do relatório de faturas do contas a receber, relatório de extrato de cliente ou do relatório que há abaixo da tela inicial da rotina de baixa de faturas;
• Via CMC7: através da rotina de Baixa de faturas via CMC7, específica para cheques (Contas a Receber > Baixa de Faturas via CMC7);
• Via arquivo retorno: para empresas que utilizam a Cobrança Eletrônica;
•  Através do módulo Loja.

Após a baixa da fatura, independente de qual rotina foi utilizada, haverá opção para impressão de recibo e serão criados os lançamentos contábeis referente à fatura.
Através da rotina de baixa de faturas poderá ser efetuada a baixa individual total ou parcial. Na página inicial é necessário informar o número da fatura a ser quitada.

Pesquisa de Fatura

Para casos em que o número da fatura é desconhecido será possível pesquisa-la, conforme abaixo:

Pesquisa de faturas

A pesquisa poderá ser realizada utilizando os seguintes filtros:

• Faixa de faturas: permite buscar por uma faixa de números correspondentes as faturas, por exemplo: de 1 a 100;
• Vencimento entre: permite buscar as faturas conforme a data de vencimento;
• Empresa: permite selecionar as empresas em que a fatura pode ter sido gerada;
• Cliente/Fornecedor: apresenta as faturas geradas para um determinado cliente/fornecedor;
• Classe: permite buscar as faturas conforme a classe associada ao cadastro do cliente no CRM;
• Portador(es): permite listar as faturas conforme os portadores informados;
• Status: permite selecionar o status da fatura: em aberto, pago ou compensado;
• Conta fluxo de caixa: filtra pelas contas cadastradas;
• Forma de pagamento: busca pelo meio de pagamento utilizado na fatura;
• Plano(s) de pagamento: busca por todos os planos de pagamentos vinculados às formas de pagamento utilizadas nas faturas.
• Série: busca pela série utilizada na fatura;
• Nosso número/cheque: apresenta as faturas com um número de cheque cadastrado;
• Documento (NF): busca as faturas pelo número de nota fiscal informado.
• Listar CPF do cliente e Número de Matrícula do convênio: o relatório trará a informação do CPF do cliente e número da matrícula ao lado do nome do cliente/conveniado;

Ao selecionar uma ou mais formas de pagamento, o relatório trará todos os planos vinculados à elas. Para identificar o plano de pagamento que originou a fatura, basta marcar o filtro "Mostrar plano de pagamento que originou a fatura", desta forma será exibida a coluna "Plano de Pagamento" no relatório. Caso não seja selecionada nenhuma forma de pagamento, então serão apresentados todos os planos de pagamento.

Caso o usuário tenha conhecimento do código da fatura a ser baixada, basta informar seu número no campo "Número da fatura" e prosseguir.

Baixa de faturas

Se o cliente tiver faturas em aberto com vencimento anterior à fatura que está sendo baixada, o sistema mostrará uma mensagem de advertência.

Mensagem de advertência

Listagem de Faturas Através da Pesquisa 

Após realizar a pesquisa, alguns dados fixos serão apresentados: Data de Emissão, Fatura/Empresa, NF/Série, Parcela, Vencimento, Valor Fatura, Cliente/Fornecedor e Plano de Pagamento. A data da baixa o sistema sugere, mas pode ser modificada pelo usuário. 

Resultado da pesquisa

Como faturas em outras moedas podem ser recebidas no sistema, o índice de conversão para reais da moeda será sugerido de acordo com o valor que está cadastrado na cotação, mas o usuário poderá alterar. Através deste índice o sistema irá converter o valor da fatura, pois a baixa é realizada sempre em reais.

Índice

Ao selecionar uma ou mais faturas para a realização da baixa e prosseguir, serão apresentadas as informações referente a Juros, Desconto, Custo Protesto, Multa e Valor Pago.

Desconto e juros

O cálculo de juros e desconto é efetuado somente para faturas que tenham a forma de pagamento Crediário (4) e eles influenciam diretamente no valor pago sugerido pelo sistema.

• Desconto:o sistema calcula multiplicando o valor da fatura pelos dias de antecedência e pelo valor do desconto diário informado nos Parâmetros Globais do Financeiro. Se o valor de desconto calculado para a fatura ultrapassar o estabelecido, o que foi configurado nos parâmetros que será sugerido pelo sistema.
• Juros: o sistema calcula considerando os dias de atraso, a taxa de juros diária em % informada nos Parâmetros Globais do Financeiro juntamente com o tipo de juros escolhido pelo usuário: simples ou composto.

Configurações de juros

Há dois fatores que influenciam diretamente no cálculo dos juros: Carência e Compensação.

É possível utilizar a carência para cobrança de juros nas faturas vencidas. Para isso, é necessário informar a quantidade de dias, em: Parâmetros Globais -> Financeiro, item "Dias de carência para juros". Assim, será possível determinar a quantidade de dias de carência antes da cobrança de juros nas faturas vencidas.

Exemplo: Carência configurada como 2 dias.
Situação A:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 13/08/2007
Qtde de dias de atraso: 2 dias.

→ Como a carência é de 2 dias, não será calculado juros se a baixa for hoje.
Situação B:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 12/08/2007
Qtde de dias de atraso: 3 dias.

→ Como a carência é de 2 dias, será calculado juros normalmente se a baixa for hoje, isto é, juros pelos três dias de atraso. A carência somente determina uma quantidade de dias após o vencimento da fatura que não será calculado juros, mas não reduz a quantidade de dias de atraso para o cálculo de juros, como acontece com a compensação. 
É possível configurar uma quantidade de dias para compensação para cobrança de juros nas faturas vencidas. 
Compensação representa a quantidade de dias que após o vencimento da fatura a receber não será calculado juros, pois é o tempo necessário para a compensação do cheque. Um exemplo disso, é o pagamento de uma fatura pelo cliente no dia do vencimento, mas o banco deposita (compensa o cheque) na conta da empresa em até dois dias após o vencimento. Então este período não pode ser cobrado como juros do cliente. No sistema, representa a quantidade de dias que será descontado dos dias de atraso para o cálculo de Juros:
Exemplo: Compensação D+2.
Situação A:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 12/08/2007
Qtde de dias de atraso: 3 dias.

→ Como a compensação é D+2: 
Qtde de dias de atraso – compensação: 3 – 2 = 1
Desta forma será calculado juros sobre 1 dia de atraso. 
Para saber a compensação da fatura: Deve-se verificar a conta fluxo da fatura (Rotina de Alteração de Faturas) e no plano de contas, verificar qual cobrança eletrônica está associada.

Saldo da conta

Neste exemplo a conta fluxo da fatura é "28-Bradesco" e a Configuração de Cobrança associada é a "Bradesco (088775-7)", assim, é possível acessar esta configuração de cobrança (Menu Adm/Financeiro -> Contas a Receber -> Cobrança Eletrônica -> Configurar) e verificar a compensação que será aplicada na baixa da fatura. 

Compensação

Nas rotinas de baixa de faturas a receber (Baixa individual, Baixa em lote e Recebimento de faturas) também é possível considerar um valor de multa sobre a fatura que estiver em atraso. Para habilitar este recurso:
1 - Deverá ser informado um percentual de multa em Parâmetros Globais - Financeiro - Campo "Percentual multa %".
Observações: O percentual é calculado sobre o valor da fatura e o resultado será sugerido no campo "Multa (R$)" quando a fatura estiver em atraso; a multa não é diária, ou seja, não é incrementada a cada dia de atraso e este percentual pode ser configurado um valor diferente para cada empresa. O cálculo de Multa é efetuado para toda a forma de pagamento, isto é, não somente para faturas que tenham a forma de pagamento Crediário (4).
2 - Em Empresa -> Parâmetros Globais -> Financeiro no campo "Dias de carência para multa" poderá ser informado um número de dias de carência para cobrança de multa de faturas atrasadas. Se não for informado nenhum valor, o sistema vai considerar o valor 0 para o número de dias. A carência para cobrança de multa funciona da mesma forma que a carência para cobrança de juros, ou seja, indica após quantos dias, a contar da data de vencimento da fatura, o valor da multa vai ser cobrado.

Exemplo: Carência configurada como 5 dias.

Situação A:
Data atual: 20/04/2010
Data de Vencimento: 15/04/2010
Quantidade de dias de atraso: 5 dias.
→ Como a carência é de 5 dias, não será cobrada multa se a baixa for feita na data atual (20/04/2010).

Situação B:
Data atual: 21/04/2010
Data de Vencimento: 15/04/2010
Quantidade de dias de atraso: 6 dias.
→ Como a carência é de 5 dias e a quantidade de dias de atraso é maior que 5, será cobrada multa normalmente se a baixa for feita na data atual, isto é, será somado ao valor da fatura o percentual de multa configurado em Parâmetros Globais –> Financeiro no campo "Percentual multa %".

3 - Deverá ser configurada a operação padrão para o recebimento do valor da multa: Multa sobre faturas a receber (999).
4 - Em permissões de usuário - Financeiro Contas a Receber - Quadro "Não alterar na Baixa de Faturas" - Campo "Valor Multa", poderá ser informado se o usuário terá a permissão de alterar ou não o valor da multa nas rotinas de baixa de faturas.

No campo "Protesto (R$)", será possível informar o custo do protesto referente a fatura vencida, o valor informado será somado no campo Valor Pago da fatura. Para utilizar este recurso, é necessário primeiramente configurar a operação padrão do grupo "Financeiro" item "Protesto sobre faturas a receber", não é recomendada a alteração sem auxílio do Suporte Técnico Linx.
Quando a fatura a ser recebida for originada de uma baixa parcial, será exibido um ícone com a descrição "Fatura Origem", assim, basta passar com o mouse para que sejam mostrados os dados da fatura de origem: código, data de emissão, data de vencimento, data de pagamento e valor pago.

Dados da fatura de origem

Quando a fatura a ser recebida for originada de um cheque a prazo com juros e multa antecipados pela rotina de Recebimento de Faturas pelo Frente de Loja, será exibido um ícone ao lado da calculadora, com a descrição "Este é um cheque a prazo com juros e multa antecipados", assim, basta clicar em cima da figura para obter mais informações. (Mais informações vide Manual Frente de Loja, item Recebimento de Faturas, explicações sobre valor de juros e multa antecipados).
Neste caso os valores de juros e multa não serão recalculados na Baixa da Fatura, pois são valores acordados e informados na geração do cheque, mas, poderão ser alterados pelo usuário, caso necessário. A compensação e a carência já foram consideradas na geração do cheque, por isso, não serão consideradas novamente na baixa.

Juros e multa antecipados

Ao alterar o campo "Valor Pago (R$)" para um valor inferior ao total da fatura será exibido um alerta para informar sobre a baixa parcial.

Mensagem de alerta

Ao clicar em "OK" será exibido o grupo Baixa Parcial, no qual será possível conferir o valor restante, informar a nova data de vencimento e incluir uma observação. Ao realizar uma baixa parcial será gerada uma nova fatura com o valor restante da anterior. Além disso, será possível informar um valor de juros para a nova fatura que será gerada, através do campo "Juros em R$". Este recurso somente estará disponível se o parâmetro "Juros/Multa na nova fatura" estiver marcado em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > Grupo Baixa Parcial de Faturas. 

Grupo Baixa Parcial

Os dados para o lançamento na contabilidade deverão ser informados: histórico, conta débito e conta crédito. Um complemento para o histórico também poderá ser informado. Se a fatura for paga com cheque o usuário deverá inserir o número do cheque no campo "Documento/Cheque" e marcar se o lançamento é efetivado.
O nosso número traz o número do cheque da fatura (se a forma de pagamento da fatura quando cadastrada foi cheque) e o sistema sugere a data para lançamento na conta, podendo ser alterado pelo usuário.
O portador e o novo status para a fatura também poderão ser informados na baixa.

Alteração de fatura

Na página seguinte é possível utilizar cheque de terceiro para efetuar o pagamento e o usuário deverá confirmar a baixa e o rateio. Quando o tipo de rateio for "variável" os valores para cada centro de custo poderão ser alterados nesta tela.

Baixa de fatura com rateio

Caso a fatura a ser baixada seja originada de uma nota fiscal cujo o plano de pagamento foi "Crediário" será apresentada a opção "Usar crédito de terceiros como parte do pagamento" onde será apresentado o saldo dos créditos disponíveis e poderá ser informado o valor de créditos a descontar para realizar o pagamento da fatura..

Créditos

Na última página poderá ser impresso o comprovante de pagamento (recibo).

Impressão de comprovante de pagamento, impressora fiscal, impressora matricial, etiqueta de lançamento contábil

Ao finalizar uma baixa de faturas parcial, na última tela da rotina será exibido o código da nova fatura gerada.

Código da nova fatura

Depósitos não Identificados

Ao lado do número da fatura/empresa é exibido o link que abre uma janela pop-up listando os lançamentos de depósitos não identificados.

Caso o usuário selecione um lançamento da listagem o mesmo será cancelado. Esta operação deve ser realizada quando a fatura a ser baixada refere-se ao lançamento de depósito não identificado, então, o mesmo precisa ser anulado porque será feito um novo lançamento na baixa da fatura.

Lançamento de depósitos não identificados

Baixa de Faturas de Serviços

Ao realizar a baixa individual ou em lote (selecionar mais de uma fatura) de faturas de serviço, o sistema realizará da seguinte forma a contabilização de CSRF e IRRF:

Supondo uma venda cujo valor da nota é de R$1.000,00 em que os valores dos impostos são:
IRRF: 20,00
CSRF: 46,50 (PIS: 6,50; COFINS: 30,00; CSLL: 10,00).

Esta nota foi paga na seguinte proporção:  250,00 no dinheiro (a contabilização do CSRF e IRRF referente a este plano já foi realizada na emissão) e 750,00 no cartão de crédito em 5 parcelas de R$ 140,02 (já deduzido os impostos, supondo que os únicos impostos são IRRF e CSRF). Logo deveríamos realizar o seguinte cálculo para realizar o lançamento contábil do imposto na baixa da fatura:

Valor do lançamento contábil do imposto = (Valor da Fatura / (Total da Nota – Total das retenções) * valor do imposto

Valor do lançamento contábil do IRRF= (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 20,00 =  3,00

Valor do lançamento contábil do PIS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 6,50 =  0,97

Valor do lançamento contábil da COFINS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 30,00 =  4,50

Valor do lançamento contábil da CSLL = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 10,00 =  1,50