Como realizo o cadastro de contas a pagar?
O Cadastro de Contas a Pagar permite a inclusão, alteração e a quitação das contas do estabelecimento. Os campos devem ser preenchidos de acordo com a necessidade do usuário. A conta a pagar pode estar vinculada a uma compra realizada ou não.
Como fazer?
Dica!
Os procedimentos descritos nesse documento, também estão disponíveis através do vídeo Como registro uma conta em Contas a Pagar? (Clique aqui para acessar o vídeo em nosso canal no YouTube).
O cadastro de Contas a Pagar pode ser realizado através do menu Planilhas Diárias ► Despesas e Contas a Pagar ► Cadastro de Contas a Pagar.
Existem no sistema dois tipos de contas a pagar: Parcelado e Recorrente. O tipo Parcelado permite realizar o cadastro de contas que serão pagas em mais de uma parcela e o tipo Recorrente é destinado a contas que são geradas periodicamente (geralmente contas fixas, como aluguéis por exemplo).
Conta a pagar Parcelado
Ao clicar na opção Cadastro de Contas a Pagar e selecionar o tipo de conta a pagar Parcelado, será exibida a tela de cadastro da conta:
A imagem acima foi dividida em grupos para melhor entendimento. Os campos contidos na tela do cadastro de contas a pagar são detalhados a seguir.
Grupo - Dados da Conta a Pagar
- Sequência: Número sequencial interno de controle referente a conta. Ao clicar no botão Incluir o campo é preenchido automaticamente. Para consultar uma conta cadastrada, basta informar o número da sequência e teclar Enter para que a conta seja exibida ou utilizar o botão F2 para que sejam exibidas todas as contas cadastradas.
- Tipo de conta a pagar: Define se a conta a pagar é do tipo Parcelado ou Recorrente.
- Nota Fiscal: Número da nota fiscal referente à conta a pagar.
- Data movimento: Data em que a conta será incluída no sistema, participando assim dos registros financeiros do dia informado.
- Fornecedor/Funcionário: Define o vínculo de qual fornecedor ou funcionário pertence a conta a pagar.
- Observação: Campo aberto para a inserção de informações.
Grupo - Parcelamento
- Quit.: Quando marcado este campo, é possível quitar a conta no momento do cadastro, alterando automaticamente o campo "Situação" para pago e o campo "Pagamento" com a data do vencimento da conta.
- Parc.: Indica o número da parcela da conta que está sendo cadastrada.
- Situação: Indica a situação da parcela. Se a parcela estiver vencida é informada a quantidade de dias em atraso; se a parcela ainda não venceu, é informada a quantidade de dias que está para vencer. Caso a quitação seja realizada no momento do cadastro da conta, este campo ficará com a situação Pago.
- Sit: Indica através da imagem de um cadeado se o caixa da data de movimento está aberto (cadeado aberto) ou fechado (cadeado fechado):
- Vencimento: Data de vencimento da parcela.
- Val Duplicata: Valor da parcela da conta.
- Despesa nível 3: Define a qual despesa nível 3 a conta a pagar será representada. Para consultar as despesas disponíveis, basta pressionar a tecla F2 do teclado para que sejam exibidas todas as despesas.
- Centro de custo: Define a qual centro de custo será vinculado a conta a pagar. Para verificar os centros de custos cadastrados, basta pressionar a tecla F2 do teclado para que sejam exibidos os centros de custos.
- Observação: Campo aberto para a inserção de informações. Quando inserido alguma informação no campo Observação do grupo Dados da conta a pagar, esta informação será automaticamente copiada para o segundo campo de observações.
- Nº fatura: Número da fatura da conta a pagar.
- Pagamento: Indica a data de pagamento da parcela quando no momento do cadastro da conta já for realizado a quitação (marcando o campo Quit). Ao marcar o campo Quit, o campo Pagamento é preenchido automaticamente com a data atual, mas pode ser alterado para a data desejada.
- Acrésc.: Valor de juros sobre a parcela da conta.
- Despesa vinculada ao Acréscimo: Define a despesa que será vinculada ao juros informado no campo Acrésc. O campo Despesa vinculada ao Acréscimo será habilitado apenas quando for informado um valor no campo Acrésc, permitindo assim escolher a despesa desejada através da tecla F2 do teclado, onde ao pressioná-la serão exibidas todas as despesas nível 3.
- Desconto: Valor de desconto sobre a parcela da conta.
- Receita vinculada ao Desconto: Define a receita que será vinculada ao desconto informado no campo Desconto. O campo Receita vinculada ao Desconto será habilitado apenas quando for informado um valor no campo Desconto, permitindo assim escolher a receita desejada através da tecla F2 do teclado, onde ao pressioná-la serão exibidas todas as receitas.
- Total: Exibe o valor líquido da parcela (valor da duplicata + acréscimo - desconto).
- Conta Corrente: Define a qual conta corrente será vinculado a parcela da conta, onde ao pressionar a tecla F2 do teclado, serão exibidas as contas correntes cadastradas.
- Nº cheque: Indica o número do cheque que será utilizado para o pagamento da parcela da conta. Este campo será habilitado somente quando for informado uma conta no campo Conta Corrente e é utilizado quando o estabelecimento utiliza a funcionalidade de cheques a compensar.
- Chq. comp.: Este campo é utilizado quando ao cadastrar uma parcela da conta for realizado a quitação (marcando o parâmetro Quit) da parcela, pois quando marcado irá realizar automaticamente a quitação do cheque a compensar. Este campo será marcado de forma automática ao informar o número do cheque e será possível alterá-lo apenas se o parâmetro "Permitir acesso ao campo Chq. comp. (cheque compensado) pelo usuário" na aba Financeiro do Perfil da empresa (acesso através do menu Opções ► Perfil da empresa) estiver habilitado.
- Turno: Indica a qual turno será vinculado a parcela da conta.
- PDV: Indica a qual PDV será vinculado a parcela da conta.
- Banco título: Indica a qual banco pertence o título da parcela da conta. Ao pressionar a tecla F2 do teclado serão exibidos os bancos cadastrados no sistema.
Grupo - Totalizadores
- Total em aberto: Exibe o valor total das parcelas em aberto (parcelas que não são quitadas no momento do cadastro da parcela da conta).
- Total quitado: Exibe o valor total das parcelas quitadas (parcelas que são quitadas no momento do cadastro da parcela da conta).
- Total conta a pagar: Exibe o valor total da conta a pagar (Total em aberto + Total quitado).
Adicionar mais Parcelas
Para lançar mais de uma parcela, basta utilizar a seta direcional para baixo e assim será habilitado uma nova linha para o preenchimento dos dados da parcela.
Depois de informar os dados da conta, basta clicar em Gravar.
Conta a pagar Recorrente
Ao clicar na opção Cadastro de Contas a Pagar e selecionar o tipo de conta a pagar Recorrente, será exibido a tela de cadastro da conta:
A imagem acima foi dividida em grupos para melhor entendimento. Os campos contidos na tela de cadastro de contas a pagar são detalhados a seguir.
Grupo - Dados da Conta a Pagar
- Sequência: Número sequencial interno de controle referente a conta. Ao clicar no botão Incluir o campo é preenchido automaticamente. Para consultar uma conta cadastrada, basta informar o número da sequência e teclar Enter para que a conta seja exibida ou utilizar o botão F2 para que sejam exibidas todas as contas cadastradas.
- Tipo de conta a pagar: Define se a conta a pagar será do tipo Parcelado ou Recorrente.
- Nota Fiscal: Número da nota fiscal referente à conta a pagar.
- Data movimento: Data em que a conta será incluída no sistema, participando assim dos registros financeiros do dia informado.
- Fornecedor/Funcionário: Define o vínculo de qual fornecedor ou funcionário pertence a conta a pagar.
- Observação: Campo aberto para a inserção de informações.
- Tipo de despesa nível 3: Define a qual despesa nível 3 a conta a pagar será representada. Para consultar as despesas disponíveis, basta pressionar a tecla F2 do teclado para que sejam exibidas todas as despesas.
- Centro custo: Define a qual centro de custo será vinculado a conta a pagar. Para verificar os centros de custos cadastrados, basta pressionar a tecla F2 do teclado para que sejam exibidos os centros de custos.
Grupo - Parcelamento
- Frequência: Define o tipo de periodicidade em que as contas serão geradas. Os tipos de frequência são os seguintes:
- Diário: Utilizado para que a conta seja gerada diariamente.
- Semanal: Utilizado para que a conta seja gerada semanalmente. Quando selecionado este tipo de frequência é necessário indicar no campo Dia da semana qual será o dia da semana que a conta deverá ser gerada.
- Dezenal: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 10 dias.
- Quinzenal: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 15 dias.
- Mensal: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 30 dias. Quando selecionado este tipo de frequência é necessário informar no campo Dia, o dia do mês em que a conta deve ser gerada.
- Bimestral: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 60 dias. Quando selecionado este tipo de frequência é necessário informar no campo Dia, o dia do mês em que a conta deve ser gerada.
- Semestral: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 90 dias. Quando selecionado este tipo de frequência é necessário informar no campo Dia, o dia do mês em que a conta deve ser gerada.
- Anual: Utilizado para que a conta seja gerada a cada 1 ano. Quando selecionado este tipo de frequência é necessário informar no campo Dia, o dia do mês em que a conta deve ser gerada e no campo Mês, qual será o mês base que iniciará a frequência.
- Mês: Define o mês do início do tipo de frequência. Utilizado no tipo de frequência Anual.
- Dia: Define o dia do início do tipo de frequência. Utilizado nos tipos de frequência Mensal, Bimestral, Semestral e Anual.
- Dia da semana: Define o dia da semana do início do tipo de frequência. Utilizado no tipo de frequência Semanal.
- Valor estimado: Define o valor da conta que será gerada.
- Conta corrente: Permite vincular uma conta corrente à conta que será gerada.
- Competência no mês anterior ao vencimento da parcela: Despesa que tem sua competência no mês anterior à data do vencimento.
Cálculo da Data do Vencimento
O sistema realiza o cálculo da data de vencimento da conta através do tipo de frequência definida e caso a data de vencimento venha a cair em finais de semana, o sistema apresenta o vencimento para o próximo dia útil.
Grupo - Totalizadores
- Total em aberto: Exibe o valor total das parcelas em aberto (parcelas que não são quitadas no momento do cadastro da parcela da conta).
- Total quitado: Exibe o valor total das parcelas quitadas (parcelas que são quitadas no momento do cadastro da parcela da conta).
- Total conta a pagar: Exibe o valor total da conta a pagar (Total em aberto e Total quitado).
Depois de informar os dados da conta, basta clicar em Gravar.