Como faço a Quitação de Clientes com Entrada no Caixa e Meios de Pagamento?
A quitação de clientes é a liquidação dos débitos que o cliente tem em relação ao posto. A quitação dos documentos pendentes pode ser realizada de forma total ou parcial.
Como fazer?
Dica!
Os procedimentos descritos nesse documento, também estão disponíveis através do vídeo Como faço a quitação de clientes pela Retaguarda? (Clique aqui para acessar o vídeo em nosso canal no YouTube).
A quitação dos documentos em aberto é realizada através do menu Planilhas Diárias ► Controle de Notas A Prazo ► Quitação de Notas, Documentos e Haveres:
Os campos da tela de quitação são detalhados a seguir:
- Data movimento: Data em que a quitação será realizada. Após definir os filtros desejados e clicar no botão Abrir, todos os documentos pendentes até a data informada serão exibidos.
- Botão F2: Pesquisa por número do documento pendente. Ao clicar sobre este botão será exibida uma tela para que seja informado o número do documento que deseja realizar a quitação:
- Cód. Cliente: Código de identificação do cliente. Ao pressionar a tecla F2 do teclado ou clicar no botão F2, serão exibidos todos os clientes.
- Nome: Nome do cliente.
- Aplicar juros: Permite aplicar juros sobre os documentos pendentes de quitação. Ao marcar esse campo, será habilitado o campo para informar o percentual de juros a ser aplicado.
Informações sobre os documentos que serão quitados.
- M: Indica se o documento está ou não selecionado.
- Doc: Tipo de documento. Exemplo: NF - Nota Fiscal, ECF - Cupom fiscal, BLQ - Boleto, VAL - Vale, HAV - Haver.
- Vencimento: Data de vencimento do documento.
- Fechamento: Data de fechamento do documento.
- Total Doc: Valor total em reais do documento.
- TN: Número do turno em que o documento foi gerado.
- Nº doc: Número de identificação do documento.
- Juros: Valor em reais do juros calculado sobre o documento. Esse campo terá informações quando for habilitado e indicado uma porcentagem de juros no campo Aplicar juros.
- Desc/Acrés: Valor em reais de desconto ou acréscimo aplicado sobre o documento.
- Motorista/Conveniado: Identificação do motorista ou conveniado responsável pela emissão do documento.
Informações dos documentos que fazem parte do documento que será quitado. Quando é selecionado um documento do tipo NF (Nota Fiscal), nesse grupo serão exibidos os documentos que compõe a nota/documento selecionado.
- DOC: Tipo de documento que compõe o documento selecionado.
- Movimento: Data em que o documento foi gerado.
- TN: Turno em que o documento foi gerado.
- Fechamento: Data de fechamento do documento.
- Valor total: Valor total em reais do documento.
- Motorista/Conveniado: Identificação do motorista ou conveniado responsável pela emissão do documento.
- Total Notas: Valor total em reais dos documentos exibidos até a data de movimento informada.
- Total Haveres: Valor total em reais de documentos do tipo Haver exibidos até a data de movimento informada.
- Notas Selecionadas: Valor em reais dos documentos selecionados.
- Juros Selecionados: Valor em reais de juros dos documentos selecionados.
- Haveres Selecionados: Valor em reais dos documentos selecionados do tipo Haver.
- Total: Valor total em reais dos documentos que serão quitados. O valor corresponde a soma dos campos Notas Selecionadas + Juros Selecionados + Haveres Selecionados.
Para realizar a quitação, deve ser informada uma data no campo Data movimento e o cliente responsável pelos documentos que serão quitados e em seguida deve-se clicar no botão Abrir para que os documentos sejam exibidos:
Quitação - Entrada caixa/meios de pagamento
A quitação de débitos do tipo Entrada caixa/meios de pagamento registra no sistema que o valor recebido na quitação do documento foi depositado no caixa geral da empresa e permite registrar a quitação com mais de uma forma de pagamento (dinheiro, cheque, cartão, haver conta intermediária).
Após selecionar os documentos que serão quitados, deve ser clicado no botão Quitar para que seja exibido a tela para gravar a quitação. Para realizar a quitação com entrada no caixa/meios de pagamento, no campo Forma da quitação deve ser selecionado o tipo Entrada caixa/meios de pagamento e em seguida em Identificação das contas deve ser indicado nos campos Entrada Turno e PDV o turno e o PDV em que a quitação foi realizada. Logo abaixo dos campos descritos anteriormente, é exibida a quantidade de documentos selecionados com seus respectivos valores como também o valor total a ser pago. Para confirmar a quitação, basta clicar no botão Confirmar (F4):
Ao clicar no botão Confirmar será exibida a tela para que seja informado o meio de pagamento:
Os meios de pagamento são divididos em Dinheiro (Sangria), Cheque, Cartão e Haver Conta Intermediária.
Observações:
A opção Haver Conta Intermediária será utilizada quando o estabelecimento recebeu um depósito sem identificação e assim lançou no sistema como um haver para um cliente especificamente cadastrado como "CONSUMIDOR" e no momento da quitação dos débitos de um cliente identificou que o haver lançado anteriormente pertencia ao cliente. Para saber mais sobre o Haver Conta Intermediária consulte a nota de versão do Postofácil - Módulo Retaguarda 6.3.0 disponível na área restrita.
Os valores distribuídos entre as formas de pagamento devem totalizar ao campo Valor Pago. Ao clicar no botão Confirmar será exibida outra tela para que seja descrita as informações dos meios de pagamento utilizado:
Abaixo serão descritos os campos contidos nas abas Dinheiro, Cheque e Cartão.
- Código: Código de identificação da conta corrente que receberá o depósito em dinheiro. Ao pressionar a tecla F2 do teclado serão exibidas todas as contas cadastradas no sistema.
- Conta Corrente: Nome da conta corrente que receberá o depósito. Esse campo é preenchido automaticamente ao informar o código da conta.
- Nº C/C: Número da conta corrente que receberá o depósito. Esse campo é preenchido automaticamente ao informar o código da conta.
- Modalidade Caixa: Indica o tipo de depósito que está sendo realizado.
- Tipo Retirada: Indica o tipo de retirada (dinheiro, cheque, cartão entre outros) do caixa a que se refere o depósito. Ao pressionar a tecla F2 do teclado, serão exibidos os tipos de retiradas.
- Data Depósito: Data do depósito do valor recebido da quitação.
- Valor (R$): Valor do depósito referente a forma de pagamento informada na aba selecionada.
- Funcionário Responsável: Funcionário responsável pela operação no caixa. Ao pressionar a tecla F2 do teclado, serão exibidos todos os funcionários cadastrados no sistema.
- Observação: Campo aberto para inserção de informações.
- PDV: Número do PDV ao qual será vinculado o depósito.
- Depósito: Data do depósito do cheque.
- Valor (R$): Valor do depósito referente a forma de pagamento informada na aba selecionada.
- CMC7: Banda magnética do cheque.
- CPF/CNPJ: Número do CPF ou CNPJ do emissor do cheque.
- Bco: Banco emitente do cheque.
- Agência: Agência do banco emitente do cheque.
- Nº C/C: Número da conta corrente do cheque.
- Titular: Nome do titular do cheque.
- Observação: Campo aberto para inserção de informações.
- Responsável: Cliente responsável pelo cheque. Ao pressionar a tecla F2 do teclado, serão exibidos todos os clientes cadastrados no sistema.
- Observação: Campo aberto para inserção de informações.
- Prc Comp: Praça de compensação do cheque. Esse campo vem importado quando é utilizado leitor de CMC7.
- PDV: Número do PDV ao qual será vinculado o depósito.
- Código: Código de identificação do cartão.
- Cartão de crédito: Descrição do cartão. Este campo é preenchido automaticamente ao informar o código do cartão.
- Observação: Campo aberto para inserção de informações.
- Dt. depósito: Data de depósito do pagamento com cartão.
- Valor (R$): Valor do depósito referente a forma de pagamento informada na aba selecionada.
- PDV: Número do PDV ao qual será vinculado o depósito.
Após informar os dados das formas de pagamento, basta clicar no botão Confirmar para que a quitação seja finalizada. Posteriormente, será gerado um recibo como também um extrato da quitação podendo ser visualizado ou impresso.
Para realizar a quitação parcialmente, deve ser informado no campo Valor pago o valor do pagamento parcial. Quando realizada uma quitação parcial, logo abaixo do campo Valor pago é indicada a diferença entre o valor total do débito com o valor pago onde deve ser indicado se a diferença será definida como um Débito ou Desconto:
Caso seja escolhida a opção Débito (F4), a diferença será gerada como um vale, ficando em aberto para que seja realizada a quitação posteriormente. Se escolhido a opção Desconto (F5), o sistema irá considerar a diferença como um desconto.
Se no campo Valor pago for informado um valor maior do que o devido, a diferença gerada deverá ser indicada como Juros ou Haver. Quando selecionado a opção Juros (F4), o sistema irá considerar a diferença como juros. Caso seja escolhida a opção Haver (F5), a diferença será gerada como um haver, podendo posteriormente utilizar para abater o valor devido:
Após informar o valor parcial da quitação e a finalidade da diferença (débito, juros, desconto ou haver), será exibida a tela para informar as formas de pagamento utilizada e posteriormente a tela para a inserção dos dados das formas de pagamento (conforme descrito anteriormente) e por fim a finalização da quitação e a geração do recibo.