Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:
- Assinatura digital – para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;
- Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e
Exemplo: Um campo cuja valor preenchido com letras;
- Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;
- Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
- A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal
Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.
Importante:
Ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de código numérico de erro e a respectiva mensagem de erro.
A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status “Denegado o uso”, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.