Conceito
Normalmente, as empresas realizam a contratação de serviços bancários para recebimento de seus títulos, facilitando o processo de cobrança dos títulos em carteira, desde a comunicação da dívida ao cliente/sacado, o recebimento da dívida, o crédito do numerário na conta corrente da empresa, até a disponibilização de informações a situação das liquidações.
O valor proveniente da liquidação de um título poderá ser creditado em uma ou mais contas determinadas pela empresa/cedente, que deve ter conta corrente na instituição financeira, no prazo estipulado quando da contratação da carteira de cobrança, normalmente em um ou dois dias úteis (D1 ou D2). O banco disponibiliza informações dos títulos em carteira para que a empresa faça o controle de seu contas a receber.
Usualmente, os títulos são pagos por meio de um boleto bancário, que substitui o título de cobrança – duplicatas, faturas, notas ficais etc. Os boletos são títulos de compensação, ou seja, poderão, até o vencimento, ser pagos em qualquer instituição financeira do sistema de compensação de títulos.
A cada título cobrado deve-se pagar uma taxa que varia de acordo com o banco. Além do recebimento de títulos, outros serviços também podem ser contratados, como emissão de boletos de cobrança, recebimentos de cartão, custódia de cheques, emissão de extratos para conciliação, entre outros.
O módulo Contas a Receber oferece o recurso de cobrança escritural, que permite a troca de arquivos magnéticos entre a empresa e o banco, via padrão CNAB. A emissão dos boletos de cobrança pode ser efetuada pelo banco ou pela empresa (via aplicativo fornecido pelo banco), conforme o contrato de cobrança:
Cobrança sem registro
Cobrança na qual o banco fornece à empresa o formulário pré-impresso para que esta efetue o preenchimento e a expedição do boleto ao cliente (sacado).
Cobrança registrada ou com registro
É aquela em que as informações a serem cobradas são enviadas previamente ao banco sob os padrões CNAB e/ou FEBRABAN para a prestação de serviços adicionais, tais como: impressão e postagem de boletos, serviço de protesto, serviço de controle do recebimento da cobrança, solicitações de baixas e alterações etc.
Carteiras de cobrança
As principais carteiras de cobrança bancária são:
Cobrança simples
É utilizado apenas o serviço de cobrança do banco. O banco é mero agente cobrador, atuando como mandatário (procurador) da empresa.
Cobrança descontada ou desconto
A empresa envia seus recebíveis ao banco, endossa-os, transferindo-os à instituição financeira, que antecipa o valor de face à empresa, com determinado deságio, e efetua a cobrança dos recebíveis nos seus respectivos vencimentos. Caso não haja quitação dos mesmos, o banco cobra o valor antecipado, debitando-o da conta da empresa, com os encargos moratórios correspondentes.
Cobrança caucionada ou caução
Caução significa o uso de contas a receber como garantia para um empréstimo de uma empresa financeira ou banco. Com esta forma de financiamento de contas a receber, os clientes da empresa não são necessariamente notificados de que suas contas estão sendo usadas como garantia para um empréstimo. O banco concede uma linha de crédito à empresa, que pode ser, por exemplo, uma conta garantida ou um empréstimo de capital de giro.
Como garantia, o tomador de crédito (empresa cliente do banco) oferece seus recebíveis, que ficam vinculados em uma conta-caução, ou conta vinculada. Os valores são cobrados dos devedores desses recebíveis e creditados em uma conta (conta-caução ou conta vinculada) em nome da empresa credora dos títulos, que é tomador da linha de crédito. Entretanto, o titular dessa conta não pode movimentá-la livremente, uma vez que os valores nela creditados são garantia da linha bancária de crédito. Para sacar os valores dessa conta, deve o credor dos títulos colocar outros em caução para substituir os valores retirados da conta. Normalmente, as instituições financeiras exigem mais do que 100% do valor do empréstimo, a título de caução.
Arquivos de intercâmbio
Os bancos usam arquivos com padrão Febraban CNAB 400 ou 240, difenciados pelo número de linhas gerado para cada transação, para receber (remessa) e enviar (retorno) informações das/para as empresas clientes. O objetivo é intercambiar informações digitalmente entre o sistema de informática do banco e o da empresa cliente. Dentre as informações, podem-se citar: cobrança de boletos bancários, extrato para conciliação e custódia de cheques. Cada um destes produtos tem seu fluxo de informação e, portanto um layout de arquivo.
O arquivo contém texto puro e colunas fixas definidas pela Febraban. Cada banco, por possuir suas próprias peculiaridades, tem variações no layout do arquivo que são previstas dentro do padrão.
Estes arquivos são enviados ou recebidos de diversas formas, mas principalmente pelo site do banco. Observe um exemplo de processo de intercâmbio de informações de boletos bancários:
- A partir da geração do borderô, a empresa emissora dos boletos (cedente) envia o arquivo remessa usando o site do banco, contendo instruções que são interpretadas pelos computadores da instituição bancária, como valor a receber, data de vencimento, multa, juros e desconto a serem aplicados;
- Os clientes (sacados) recebem os boletos e realizam o pagamento;
- Todo arquivo remessa gera um arquivo retorno pelo banco como contrapartida. O banco registra e controla os recebimentos, efetuando os depósitos na conta corrente especificada e disponibiliza à empresa os dados sobre os recebimentos efetivados. A empresa verifica diariamente, no site do banco, a existência de arquivos retorno:
- A empresa processa os arquivos de retorno baixados no site do banco, que faz a baixa automática dos títulos que foram liquidados e volta a ter a posse sobre os não liquidados.
Tipos de borderô a receber 
Com o objetivo de atender à necessidade de envio e recebimento de informações por meio eletrônico, tornando possível a contratação de serviços bancários automatizados de cobrança e recebimento, o sistema permite a emissão e a importação de arquivos no padrão CNAB 400 ou 240 em diferentes layouts. Módulos envolvidos Contabilidade e Contas a Receber.
Veja a seguir, algumas funcionalidades que estão envolvidas nos módulos Contabilidade e Contas a Receber:
Tipos de borderô | Etapas envolvidas |
|---|---|
Recebimento de títulos |
|
Custódia de cheques |
|
Captação de cartão de crédito |
|
Fluxo do processo
Configurações
Sugestão para contas analíticas
A cobrança bancária viabiliza a atualização dos saldos contábeis e bancários referentes ao registro da movimentação dos títulos pelas operações de remessa, estorno e retorno.
Para que seja possível atualizar os saldos, sugere-se a criação das seguintes contas analíticas no módulo de Contabilidade:
Conta Contábil Analítica | Descrição |
|---|---|
C/C <nome do banco> | Conta analítica com indicação de conta corrente para que sejam atualizados os créditos das cobranças liquidadas. Esta conta deverá ser indicada na conta Duplicatas em cobrança. |
Duplicatas a receber | Conta contábil utilizada para controle dos títulos a receber. Essa conta normalmente já existe no plano de contas da empresa, criada sob orientação do contador. Do ponto de vista contábil, sempre que houver a inclusão de um título a receber no sistema, ele será associado a essa conta, e sempre que forem feitas consultas a esses títulos, o sistema obterá informações a partir dela. Do ponto de vista financeiro (somente), quando o título for enviado para cobrança bancária, com a emissão do borderô, cada parcela do título terá essa conta alterada para a conta portadora, citada a seguir, para indicar que as parcelas estão em cobrança bancária. |
Duplicatas em cobrança <nome do banco> | Conta portadora que indicará, do ponto de vista financeiro, os títulos a receber em poder do banco. Quando for gerado um borderô de remessa, o sistema considerará que o título está em poder do banco, na conta portadora. Não gerará lançamentos contábeis, não alimentando, portanto, a página Itens. Quando for importado o borderô de retorno enviado pelo banco, o sistema detectará que se trata de título em carteira e gerará lançamentos apenas para os títulos liquidados. Deve ser criada uma conta portadora para cada banco. |
Como configurar as contas analíticas
Para a configuração das contas sugeridas, acione o módulo Contabilidade, menu Tabelas de Apoio, tela 009007 - Conta Contábil Analítica, e siga as recomendações abaixo.
Conta Contábil Analítica | Descrição |
|---|---|
C/C <nome do banco> | Associe-a ao tipo de conta Banco Conta Movimento ou similar. Os tipos de contas (ou contas sintéticas) são definidos no módulo Contabilidade, menu Tabelas de Apoio, tela 009001 - Tipo de Conta. Associe-a ao grupo Ativo. Marque a opção Conta Corrente e informe os dados do banco e conta que serão utilizados posteriormente para os depósitos pelo banco. |
Duplicatas a receber | 1. Associe-a ao tipo de conta Duplicatas a Receber ou similar. Os tipos de contas (ou contas sintéticas) são definidos no módulo Contabilidade, menu Tabelas de Apoio, tela 009001 - Tipo de Conta. 2. Associe-a ao grupo Ativo. Mantenha desmarcadas as demais opções (Portadora e Conta Corrente), pois aqui se trata de uma conta contábil. Essa conta normalmente já terá sido criada pelo contador da empresa. |
Duplicatas em cobrança <nome do banco> | 1. Associe-a ao tipo de conta Duplicatas em Cobrança ou similar. 2. Associe-a ao grupo Carteira (não aceita lançamentos). 3. Marque a opção Portadora e selecione a opção que indica o tipo de cobrança determinado pelo banco. Os tipos de cobrança são cadastrados no sistema no módulo Contas a Receber, menu Tabelas de Apoio, tela 009005 - Carteira de Cobrança. |
Inclusão de campos para o borderô
Para que seja possível criar o layout dos arquivos de remessa, estorno e retorno, é necessário incluir os campos do borderô, indicando como serão extraídas as informações do banco de dados.
A inclusão dos campos pode ocorrer também de forma automática nos casos de importação de layout ou importação do arquivo de retorno, pois nesses casos o sistema inclui automaticamente na base de dados, quando não houver, os campos obtidos do arquivo que estiver sendo lido.
Como funciona
Para a criação dos campos, acione o módulo Contas a Receber, menu Tabelas de Apoio, tela 009016 - Campos do Borderô.
Inclusão dos layouts de borderô (remessa, retorno ou estorno)
O sistema requer a inclusão de cada um desses layouts para cada conta portadora, a saber:
Layout de remessa - requerido para a geração do borderô de remessa.
Layout de retorno - requerido para a importação do borderô de retorno.
Layout de estorno - requerido para que possam ser efetuadas as movimentações automáticas dos títulos entre as contas portadoras quando da importação do arquivo de retorno.
As regras para geração de cada layout são fornecidas pelo banco e devem ser seguidas rigorosamente para que as informações possam ser intercambiadas corretamente entre a empresa e o banco.
Como funciona
Para a inclusão do layout, acione o módulo Contas a Receber, menu Tabelas de Apoio, tela 009014 - Layout de Borderô.
Associação dos layouts à conta portadora
A associação de cada layout à conta portadora é requerida para permitir ao sistema o registro automático da movimentação dos títulos em operações que envolvam essa conta.
Em outras palavras, a partir das operações de remessa, estorno e retorno, o sistema movimenta o título para a conta portadora do banco ou a retira dessa conta.
Como funciona
1. Acione o módulo Contabilidade, menu Tabelas de Apoio, tela 009007 - Conta Contábil Analítica.
2. Filtre a conta portadora criada.
3. No modo alteração, selecione a guia Layout e adicione o layout.
4. Ainda na guia Layout, preencha as colunas abaixo:
Coluna | Descrição |
|---|---|
Tipo Lanc. Conta Portadora | Tipo de lançamento que será utilizado para a conta portadora. |
Tipo Lanc. C. Part. | Tipo de lançamento que será utilizado como contrapartida. Obtido a partir da tela 009008 - Tipo de Lançamento, de acordo com o que estiver cadastrado para o tipo de lançamento acima. |
Conta Contrapartida | Conta que será utilizada com a contrapartida do lançamento. |
Conta Corrente | Conta que será utilizada para lançamento dos créditos e débitos bancários. |
Geração do borderô de remessa
A geração do arquivo de borderô de remessa consiste em gerar o arquivo de títulos a receber no formato exigido pelo banco para posterior envio.
No momento em que o arquivo é gerado, os títulos, que já constam na conta contábil (Duplicatas a Receber), passam a constar, também, na conta portadora (Duplicatas em cobrança - <nome do banco>), para permitir que consultas financeiras o indiquem como (em cobrança).
Do ponto de vista contábil esses títulos permanecem na conta Duplicatas a Receber.
Como funciona
Para a geração do borderô, acione o módulo Contas a Receber, no menu Fatura, tela 009035 - Borderô de Títulos a Receber.
Importação do arquivo de retorno
A importação do arquivo de retorno consiste em descompactar o arquivo enviado pelo banco e promover as atualizações no sistema.
No momento em que o arquivo é importado, os títulos, que ora constam na conta portadora do banco (Duplicatas em cobrança - <nome do banco>), são transferidos para as contas contábeis de acordo com a ocorrência existente no arquivo e com a conta configurada para a referida ocorrência no arquivo de estorno.
Como funciona
Para a importação do arquivo de retorno, acione o módulo Contas a Receber, no menu Tabelas de Apoio, tela 009035 - Borderô de Títulos a Receber.
Estorno de borderô
O estorno de borderô é um mecanismo utilizado pelo sistema basicamente para efetuar a troca automática da carteira dos títulos.
Como funciona
Ao importar o arquivo de retorno, o sistema identifica, pelo campo Ocorrência e opcionalmente por algumas outras informações, uma determinada situação para o título.
Para essa situação o sistema prevê uma troca automática de carteira.
Veja a seguir um exemplo da aplicação desse mecanismo, desde a configuração do sistema.
1. Suponha inicialmente a existência de três layouts já configurados, remessa, retorno e estorno, devidamente associados à conta portadora do banco em questão:
2. No layout de retorno, guia Manual do Layout, a seção Transação do arquivo deve possuir o campo Ocorrência:
3. Ao posicionar o cursor sobre o campo Ocorrência e estando marcado o campo Mostrar detalhes, a parte inferior da tela deverá exibir os detalhes de configuração do campo:
Esses detalhes variam de acordo com a configuração do campo, realizada na tela 009016 - Campo para o Borderô. No caso do campo Ocorrência, trata-se de um campo do tipo Tabelado, o que permite que todas as ocorrências possíveis sejam aqui cadastradas.
4. No layout do arquivo de estorno, guia Alteração Automática de Carteiras, observe a configuração da linha ocorrência 72:
Ações do sistema decorrentes dessa configuração:
Ao importar o arquivo de retorno, todos os títulos enviados com a ocorrência 72 serão automaticamente alterados para a conta portadora aqui indicada.
Essa alteração da conta portadora poderá ser visualizada no módulo Contas a Receber, tela 009024 - Cadastro de Títulos a Receber, página Detalhes da Fatura.
O objetivo dessa operação é indicar no sistema que o título permanece em poder do banco, mas agora em uma carteira de desconto.
Em outras palavras, o título foi descontado pelo banco e este efetuou uma antecipação do valor a empresa.
Lançamentos
No sistema, ao efetuar a importação do arquivo de retorno e a troca da carteira, serão gerados lançamentos contábeis na página Itens da tela 009035 - Borderô de Título a Receber, a saber, para esse exemplo:
LMD (lançamento manual a débito) débito na conta corrente da empresa para indicar o recebimento do valor antecipado
Esse lançamento está configurado para o layout de estorno na tela 009007 - Conta Contábil Analítica.
E a contrapartida será, nesse exemplo:
LMC (lançamento manual a crédito) para indicar a que se refere aquela entrada de numerário
O sistema identifica o lançamento de contrapartida a partir do módulo Contabilidade, tela 009008 - Tipo de Lançamento:
Embora a empresa tenha recebido a antecipação do valor do título, este não foi ainda baixado. Somente quando houver o recebimento de um novo arquivo de retorno indicando uma ocorrência que implique a baixa, serão gerados os devidos lançamentos para a baixa.
Alterações em títulos já enviados em borderô
Nos casos em que, porventura, seja necessário efetuar alterações em títulos já enviados em um borderô de remessa, como a alteração da data de vencimento ou mesmo a alteração da situação para baixado, o que normalmente é ocasionado por uma negociação direta do cliente com a empresa, esta deve contatar o banco e solicitar a alteração.
Isso normalmente é feito a partir do site em que a empresa tem acesso a todos os títulos em poder do banco.
Após efetivar as alterações no sistema do banco, a importação do próximo arquivo de retorno será responsável por efetuar, no sistema, os lançamentos com os dados corretos.