A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica é aplicada de acordo com o ramo de atividade das empresas. Agora, esta funcionalidade está disponível no Sistema Linx, a partir da versão 8.01.000. Juntamente com o SPED Contábil e o SPED Fiscal, a nota fiscal eletrônica atende ao decreto nº 6.022, instituído em 22 de janeiro de 2007, facilitando a integração do Fisco com os contribuintes.

As novas telas que auxiliarão no processo de emissão e acompanhamento das notas eletrônicas, são:

▪ 100135 - Monitor de Controle da NF-e;

▪ 100136 - Monitor de Envio em Lote da NF-e;

▪ 005023 - Emissão de Declaração de Importação.

Ao emitir uma nota fiscal ou dar entrada em uma nota fiscal (devolução de mercadorias ou importação), as notas fiscais modelo 1 e 1A - associadas ao modelo fiscal 55, deverão ser emitidas eletronicamente. As operações comerciais só poderão ser concluídas, após a autorização dessas solicitações pela SEFAZ. A autorização ou rejeição das solicitações são retornadas através de um arquivo *.XML, importado pelo Sistema Linx para os monitores de envio. Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é realizada uma validação das seguintes informações:

▪ Assinatura digital – para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;

▪ Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e;

▪ Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;

▪ Emitente autorizado – se a empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

▪ Denegação de uso - a regularidade fiscal do emitente e do destinatário – se estão regularmente inscritos na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.

Os monitores de controle de envio das notas, permitem a consulta do status de cada nota. Após configurar os parâmetros para emissão da NF-e, será habilitada uma subpágina extra "NF-e" na página Cabeçalho, para armazenar as informações referente à nota eletrônica. Somente após a autorização da SEFAZ, as operações financeiras são realizadas no Sistema Linx.

Foi implementado também, o tratamento para geração de notas conjugadas (faturamento de produtos e serviços na mesma nota), seguindo as normas do Manual de Integração da SEFAZ. Consulte a disponibilidade de atualização para as versões 7.50.000 e 8.00.006. Além disso, para minimizar a ocorrência de notas emitidas com a série incorreta - para empresas que utilizam séries distintas para faturamento e entrada de notas - foi realizado um tratamento para estabelecer uma série padrão. A chave da NF-e e o arquivo *.XML serão gerados com a série padrão estabelecida. Caso não seja estabelecida uma nota padrão, será utilizada a série do próprio documento.

Alguns conceitos importantes para a compreensão do processo podem ser visualizados a seguir.

▪ DANFE

▪ Chave NF-e

▪ Assinatura Digital

DANFE

Com a implantação da NF-e, a impressão de notas fiscais torna-se desnecessária. Após a aprovação da SEFAZ, a nota eletrônica é encaminhada à empresa destinatária por meio da internet. Entretanto, para acompanhar a mercadoria, faz-se necessário a emissão de um documento auxiliar que forneça as informações para eventuais conferências.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. É importante ressaltar que o DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, possuindo as seguintes funções:

▪ Conter a chave de acesso para consulta das informações da NF-e, que permite ao detentor confirmar a efetiva existência da NF-e por meio do site da Receita Federal ou da SEFAZ;

▪ Acompanhar a mercadoria em trânsito;

▪ Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

▪ Comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.

Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica.

Chave NF-e

Ao realizar um faturamento ou entrada de nota fiscal própria, utilizando a série previamente configurada para o modelo fiscal 55, será habilitada a subpágina NF-e, na página Cabeçalho, que conterá as informações referentes à nota fiscal eletrônica, incluindo a Chave NF-e. Esta chave, que permitirá a identificação da nota fiscal emitida, é um código único, representado por uma seqüência de 44 caracteres numéricos, agrupados da seguinte forma:

▪ UF - Código da UF do emitente do Documento Fiscal

▪ AAMM - Ano e Mês de emissão da NF-e

▪ CNPJ - CNPJ do emitente

▪ Modelo - Modelo do Documento Fiscal

▪ Série - Série do Documento Fiscal

▪ nNF - Número do Documento Fiscal

▪ cNF - Código Numérico que compõe a Chave de Acesso

▪ DV - Dígito Verificador da Chave de AcessoNúmero do Estado (XX);

As informações anteriores foram extraídas do Manual do Contribuinte - Versão 3.00, desenvolvido pela Secretaria da Fazenda.

Assinatura digital

A assinatura digital, também conhecida como firma digital, é um método de autenticação de informações, semelhante a assinatura física em papel. A utilização de uma assinatura digital contém as seguintes propriedades:

▪ Autenticidade - o receptor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor;

▪ Integridade - qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao documento;

▪ Não repúdio ou irretratabilidade - o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.