Introdução

Este material tem por objetivo auxiliar as atividades de parametrização da nova solução Linx Omnicommerce, que substitui o processo e-Commerce. A nova solução tem a inteligência da integração dos canais de vendas para lojas físicas e on-line, atendendo a pedidos originados em qualquer canal, independentemente de onde estiver o produto.

Constam neste documento todas as informações necessárias para colocar em atividade os principais processos, envolvendo todas as operações das áreas Financeira, Fiscal e Contábil para vendas do B2C com a nova solução.

Cadastro das Naturezas de Operação

Tela 009046 – Natureza Fiscal de Operação de Saída

Natureza de Saída: Deverá ser criado uma natureza especifica para as vendas do e-commerce, o preenchimento e de acordo com a estrutura de codificação adotada na empresa.

O usuário poderá informar qualquer código, ele não é usado como CFOP da nota fiscal, o sistema irá determinar o CFOP de acordo com a característica de CFOP (tabela de apoio LX009062).

Descrição da natureza de operação para impressão na Nota Fiscal: é obrigatório preencher para a impressão na Nota Fiscal.

Guia Integração Financeira e Contábil

Na guia Integração Financeira e Contábil deverão ser efetuadas algumas parametrizações na criação da natureza fiscal de operação, conforme descrito abaixo.

Tipo de Operação: é obrigatório selecionar ou preencher o tipo de operação “100”.

Tipo Lançamento: selecionar ou preencher com o tipo de lançamento “ITR”.

Lançamento Padrão: neste caso não será necessário atribuir um lançamento padrão, a contabilização das vendas ocorrerão na tela 009077 de integração dos movimentos de venda de loja e na tela 300048 de Cadastro de Natureza de Operações de lojas. Logo à frente na documentação falaremos a respeito das contabilizações.

Item Composição: neste campo deve ser preenchido com o código “016”.

Tela 009048 – Natureza Fiscal de Operação de Entrada

Natureza de Entrada: Deverá ser criada uma natureza específica para as devoluções do e commerce. O preenchimento deve ser efetuado de acordo com a estrutura de codificação adotada na empresa.

O usuário poderá informar qualquer código, ele não é usado como CFOP da nota fiscal, o sistema irá determinar o CFOP de acordo com a característica de CFOP (tabela de apoio LX009062).

Descrição da natureza de operação para impressão na Nota Fiscal: é obrigatório preencher para a impressão na Nota Fiscal.

Guia Integração Financeira e Contábil

Na guia Integração Financeira e Contábil deverão ser efetuadas algumas parametrizações na criação da natureza fiscal de operação, conforme descrito abaixo.

Tipo de Operação: É obrigatório selecionar ou preencher o tipo de operação “250”.

Tipo Lançamento: Selecionar ou preencher o tipo de lançamento “IAC”.

Lançamento Padrão: Neste caso não será necessário atribuir um lançamento padrão, a contabilização das devoluções ocorrerão na tela 009077 de integração dos movimentos de venda de loja e na tela 300048 de Cadastro de Natureza de Operações de lojas. Logo à frente na documentação falaremos a respeito das contabilizações.

Item Composição: neste campo deve ser preenchido com o código “005”.

Cadastro de Natureza de Operações de Lojas

Tela 300048 – Cadastro de Natureza de Operação de Lojas

Cadastro de natureza de operação de lojas: Recomendado a criação de novas naturezas de operação especificas para os processos de venda e devolução do e-commerce tanto para dentro como fora do Estado que serão utilizadas na emissão das notas fiscais.

Ainda dentro deste cenário as parametrizações dos campos tipo operação deverão ser preenchidas de acordo com a operação que está sendo utilizada, o tipo de lançamento e lançamento padrão também deverão ser informado no momento do cadastro da natureza de operação conforme a figura abaixo. E por fim as amarrações com as naturezas de entrada e saída.

A finalidade desta parametrização é a contabilização das informações contidas nos lançamentos padrões ao utilizar a natureza de operação das vendas como das devoluções nas operações do e-commerce.

Cadastro de Lojas Varejo

Tela 300068 – Cadastro de Lojas Varejo

Por meio desta tela será cadastrada a filial/loja do e-commerce efetuando as configurações necessárias para a realização das atividades, permitindo a integração correta dos dados.

Para utilizarmos a nova tela “009241” de conferência e integração das vendas B2C será necessário marcar a Informação “Indica Filial E-commerce”, conforme a imagem abaixo.

Além de marcar a informação acima citada será necessário habilitar o parâmetro “INTEGRA_B2C_SEPARADO”, para que sejam separadas as informações entre as vendas das lojas físicas e as vendas do e-commerce.

Obs.: Cadastrar apenas um terminal por filial de e-commerce.

Lançamento Padrão

Ainda na tela 300068 de cadastro de loja varejo será necessária a criação de um lançamento padrão e vincular na aba geral no campo “Contabilidade – Lançamento padrão” conforme a figura abaixo, este processo irá contabilizar as vendas ocorridas no e-commerce utilizando a tela 009241 de conferência de integração de vendas B2C.

Obs.: O campo “Impostos” não será utilizado nesta tela para a contabilização das vendas B2C.

O processo de parametrização deve ser efetuando direto nas naturezas de operações que foram criadas na tela 300048 - Cadastro de Natureza de Operação de Lojas.

No campo “Cancelamento B2C” foi criada para tratar os cancelamentos de pedidos, porém não será usado neste momento, quando ocorre o cancelamento ou ruptura de um pedido o OMS rá descer um aviso com o sinal do “ > ” que será tratado direto no lançamento padrão criado para contabilizar as movimentações financeiras.

No campo “Estorno de Cartão” foi criada para tratar os casos em que o cliente solicita o estorno do cartão quando o pedido não foi atendido, ou pelo própria desistência do cliente. Neste caso precisamos criar um lançamento padrão gerando o aviso de crédito.

No campo “Devolução Dinheiro” foi criada para tratar os casos em que o cliente solicita o estorno do valor quando o pedido não foi atendido, ou pelo própria desistência do cliente.

Neste caso precisamos criar um lançamento padrão gerando o aviso de crédito.

Na Aba de “Pagamento” necessita efetuar as amarrações das naturezas estaduais e interestaduais que serão utilizadas nas vendas e no processo de devoluções do e-commerce.

As demais parametrizações seguem o padrão que as lojas utilizam.

Tela 009017 – Lançamento Padrão

O lançamento padrão é mais um dos facilitadores no sistema ERP LINX, utilizado para cadastrar uma regra clara e rotineira de contabilização.

Facilitando principalmente os lançamentos contábeis das movimentações financeiras referentes às vendas e devoluções que serão utilizadas nas operações do processo do e-commerce.

Para os lançamentos dos recebíveis das vendas do e-commerce criaremos um lançamento padrão para contabilizar os cartões, duplicatas, avisos de créditos e as baixas dos avisos utilizados como forma de pagamento. Este lançamento deve ser amarrado na tela 300068 Cadastro de loja varejo.

Para o cadastramento do lançamento padrão informaremos os tipos de lançamentos que serão gerados e as respectivas contas contábeis. Dependendo do tipo de lançamento, podemos utilizar fórmulas para calcular o valor do item.

Importante cadastrar todos os tipos de lançamentos que são possíveis na utilização do lançamento padrão. Na geração do lançamento contábil, o sistema se encarrega de incluir somente os itens com valor.

Primeiro passo:

Criação do lançamento padrão para as movimentações financeiras do e-commerce, neste caso utilizaremos uma conta transitório que deverá ser a contra partida dos tipos de lançamentos (ICR, IAC, BAC, IAD e ITR) que serão zeradas na contra partida dos avisos.

Exemplos:

ICR: Débito > Cartões a Receber
LMC: Crédito > Conta Transitória

LTA: Débito > Cartões a Receber
LMC: Crédito > Conta Transitória

IAC: Crédito > Adiantamento de clientes
LMD: Débito > Conta Transitória

BAC: Débito > Adiantamento de clientes
LMC: Crédito > Conta Transitória

IAD: Débito > Adiantamento de clientes
LMC: Crédito > Conta Transitória

Fórmulas

Foram criadas novas fórmulas para diferenciar e amarrar os lançamentos para cada situação do tipo de lançamento da contrapartida.

Conceitos importantes

A conta contábil transitória que está sendo alimentada na geração dos lançamentos contábeis provavelmente não será zerada no final do mês, essa diferença é devido a data entre a geração e contabilização do financeiro e a emissão do nota fiscal que poderá ocorrer no mês seguinte, mas será possível conciliar através dos pedidos ainda não faturados pelo OMS.

A conta de adiantamento de clientes utilizada no lançamento padrão do e-commerce deverá sempre ser a mesma utilizada nos lançamentos de loja, motivo pelo qual as vendas do e-commerce geradas pela plataforma irão gerar automaticamente avisos de crédito que serão direcionados para as lojas do grupo efetuarem o faturamento utilizando-se como forma de pagamento os avisos gerados pela integração na tela 009241 de conferência e integração de vendas B2C.

Para a contabilização do frete que é paga junto com a mercadoria, o B2C é obrigado a informar a linha do frete, neste caso podemos contabilizar em contas separadas conforme a orientação e solicitação de cada cliente ou colocar na mesma conta contábil, onde o efeito será nulo.

No exemplo aqui apresentado a opção foi por usar a mesma conta ao efetuar a integração dos movimentos na tela 009077, e na contabilização da NF-e tratar a contabilização separando as contas.

Segundo passo:

A criação e parametrização dos lançamentos padrões de venda e devolução de mercadorias que deverão ser amarrados na “Tela 300048 – Cadastro de Natureza de Operação de Lojas”, sua contabilização ocorrerá após a emissão da nota fiscal juntamente com o processo de execução da procedure “LX_PROCESSO” gerando assim o lançamento contábil.

Lançamento padrão de Venda de Mercadoria – E-commerce 

Exemplos: 

LMD: Débito > Conta Transitória
VMS: Crédito > Receita de Mercadorias

Ainda dentro deste mesmo lançamento padrão podemos contabilizar os lançamentos dos impostos ICMS, PIS e COFINS da NF-e, e se tiver diferencial de alíquota também dentro deste lançamento podemos parametrizar para a geração do imposto DIFAL. Para os casos em que não tenham a Inscrição Estadual no Estado de destino em que a mercadoria estará sendo enviada ao cliente.

Processo de contabilização do Frete 

O valor do frete está agregado ao valor total da nota, mas ao fechar o VMS na fórmula “ITEM” a mesma não contabiliza o frete, isso é para que possamos fazer a contabilização em separado conforme cada cliente.

Neste exemplo, foi incluso o valor do frete na receita de mercadoria e depois o valor foi retirado, alimentando a mesma conta só que a débito.

Exemplo.:

Venda:

ICR: 100.00 Cartões a receber
LMC: 100.00 Transitória

Observe que a transitória foi contabilizada com o frete.

Faturamento:

LMD: 100.00 Transitória
VMS: 100.00 Receita de Mercadoria – Com a Fórmula do Frete no VMS
LMC: 8.00 (-) Reembolso de Frete E-commerce
EFR: 8.00 Receita de Mercadoria

Seguindo no exemplo, foi criada uma nova fórmula e colocado para somar dentro da fórmula do VMS conforme demonstrado nas figuras acima.

Lançamento padrão para Devolução de Venda de Mercadoria E-commerce

Neste caso a contabilização também foi parametrizado para utilizar uma conta transitória no lançamento padrão.

Ao efetuar a integração na tela 009241 o sistema irá contabilizar conforme exemplo abaixo:

Integração 009241:
IAC: 100.00 Adiantamento de Clientes
LMC: 100.00 Transitória

Nota Fiscal Devolução :
LMD: 100.00 Transitória
DVV: 100.00 (-) Devolução de mercadorias

Exemplos:

LMC: Crédito > Conta Transitória
DVV: Débito > (-) Devolução de mercadorias

Dentro deste mesmo lançamento padrão podemos contabilizar os lançamentos dos impostos ICMS, PIS e COFINS da NF-e, e se tiver diferencial de alíquota também podemos parametrizar para a geração do imposto DIFAL efetuar o estorno do lançamento ocorrido na saída da nota fiscal. Para os casos em que não tenham a Inscrição Estadual no Estado de destino em que a mercadoria estará sendo enviada ao cliente.

Ainda neste lançamento também tem o estorno do frete que pode ser revertido conforme solicitação do cliente.

Exceção de Imposto

Tela 009075 – Exceção de Imposto

O cadastro e parametrização das exceções de impostos deverão ser cadastradas seguindo as regras fiscais e regime de tributação de cada empresa.

Obs.: Não esquecer que vendas para consumidor final para outros estados tem o cálculo do DIFAL (Diferencial de Alíquota do ICMS).

Formas de faturamento do E-commerce/OMS

Abaixo as formas de faturamento utilizadas pelo processo do E-commerce:

Obs.: Os pedidos após sua geração constarão uma informação na tabela CTB_MOVIMENTO_B2C para diferenciar o que será faturado pelo CD do que será direcionado para uma das lojas do grupo para faturamento.

A COLUNA “PEDIDO” NA TABELA ACIMA – Pedidos será informado com o sinal negativo, faturados pelo CD.

A COLUNA “PEDIDO” NA TABELA ACIMA – Pedidos não será informado, faturados pelas lojas.

Venda Ship From CD sem frete – Pedido negativo: Venda efetuada na plataforma, geração do pedido com faturado direto pelo B2C sem a cobrança do frete.

Venda Ship From CD com frete – Pedido negativo: Venda efetuada na plataforma, geração do pedido com faturado direto pelo B2C com a cobrança do frete.

Venda Ship From Store sem frete - Pedido não será informado (Valor zero): Venda efetuada na plataforma, geração do pedido com direcionamento do faturamento para as lojas do grupo em que a mercadoria será faturada sem a cobrança do frete. 

Venda Ship From Store com frete - Pedido não será informado (Valor zero): Venda efetuada na plataforma, geração do pedido com direcionamento do faturamento para as lojas do grupo em que a mercadoria será faturada com a cobrança do frete.

Venda Pick-up From Store sem frete – Pedido não será informado (Valor zero): Venda efetuada na plataforma, geração do pedido com direcionamento do faturamento para as lojas do grupo em que a mercadoria será faturada sem a cobrança do frete, onde o cliente  deverá retirar na loja.

Obs.: Todas as modalidades de vendas mencionadas acima podem ocorrer na loja via Mobile. O pedido gerado sobe para plataforma onde é direcionado para o faturamento seguindo os fluxos acima.

Tipos de Pagamentos utilizados no E-commerce

“ W ” = VALE - ESTORNO FRETE OMS

“ Y ” = VALE PEDIDO – OMNIN

“ > ” = VALE – OMNIN

“ ! ” = ESTORNO CARTÃO - B2C Sem Nota Fiscal

“ * ” = DEVOLUÇÃO DINHEIRO - B2C Sem Nota Fiscal

“ G ” = DEVOLUÇÃO ESTORNO CARTÃO Com Nota Fiscal

“ D ” = DEVOLUÇÃO DINHIERO Com Nota Fiscal

“ Q” = VALE - CANCELAMENTO B2C Com Nota Fiscal

Os tipos de pagamentos acima sempre serão gerados com o sinal negativo na frente do valor, para que o sistema entenda e efetue a geração do aviso de crédito que será utilizado como forma de pagamento na loja. 

A utilização do aviso de crédito nas lojas que foram destinadas os faturamentos serão sempre com o valor positivos, ou seja, sem a informação do sinal negativo na frente do valor.

Com exceção para os tipos de pagamentos ( “!”, ”*” , ”G” ) que não serão mais reutilizados como forma de pagamento para faturamentos futuros, estes créditos deverão ser tratados pela retaguarda para o acerto com o cliente ou na baixa do cartão.

O tipo de pagamento “>” será utilizado na geração de aviso de crédito para os fluxos de falha na entrega, ruptura, cancelamento parcial / total, extravio da mercadoria, devolução de mercadoria e pedidos não retirados.

Será necessário o cadastramento dos tipos de documentos conforme figura abaixo:

Motivo é que na geração dos avisos de créditos para utilização na loja tanto para aviso de crédito do cliente como o aviso de crédito do frete. O tipo de documento será gerado com essas informações abaixo:

Tipo de pagamento “ W ” o aviso será gerado com o tipo documento “1002”

Tipo de pagamento “ Y ” o aviso será gerado com o tipo documento “1001”

Abaixo um exemplo de geração de aviso de crédito utilizando a forma de pagamento “ W ”

Abaixo um exemplo de geração de aviso de crédito utilizando a forma de pagamento “ Y ” 

Encontro de contas para Ruptura em Venda Ship From Store:

As vendas da plataforma que forem direcionadas para faturamento em loja (Venda Ship From Store ) o sistema OMS sempre irá descer as formas de pagamento “ Y ” referente ao valor dos produtos e “ W ” para o valor de frete caso tenha, ao efetuar a integração na tela 009241 os avisos de créditos serão gerados na retaguarda, aguardando para serem baixados assim que o consumo ocorrem no momento do faturamento do pedido para a loja que foi destinado.

O ponto de atenção é quando ocorrer a situação de uma ruptura, a falta de mercadoria para faturar. Neste caso a loja informa o OMS que automaticamente irá analisar outra loja para prosseguir com o fluxo de faturamento, caso não encontre o produto para realocar o pedido é encaminhado para o SAC que entrará em contato com o cliente para verificar qual o destino do valor pago, se o cliente manterá o mesmo para uma compra futura ou se será tratado como estorno.

Caso o cliente opte pelo estorno, o sistema OMS envia para o Linx ERP um novo aviso de crédito com o tipo pagamento “ > ” com uma nova chave. Neste momento teremos em aberto os avisos de créditos do passado (“ Y ” , ” W ”) que precisam ser baixados, pois não serão consumidos.

Para tratar este processo foi criada uma procedure “LX_CTB_ENCONTRO_AVISOS” que está executando dentro das procedures de integração dos movimentos de loja e e-commerce e tem como objetivo vasculhar os avisos de créditos em aberto conciliando e efetuaras baixas que foram encontradas, a baixa será feita pelas amarrações do nome do cliente, valor e pedido.

Exemplos:

Venda de Mercadoria
ICR: Débito > 100.00 > Cartões a Receber
LMC: Crédito > 100.00 > Conta Transitória

LMD: Débito > 100.00 > Conta Transitória
IAC: Crédito > 95.00 > Adiantamento de Clientes > Tipo Pgto “ Y ” - Venda de Mercadoria
IAC: Crédito > 5.00 > Adiantamento de Clientes > Tipo Pgto “ W ” – Frete B2C

Apontamento de Ruptura de pedido
IAC: Crédito > 100.00 > Adiantamento de Clientes > Tipo Pgto “ > ”
LMD: Débito > 100.00 > Conta Transitória

Encontro de Contas - Procedure
BAC: Débito > 95.00 > Adiantamento de Clientes > Tipo Pgto “ Y ” - Venda de Mercadoria
BAC: Débito > 5.00 > Adiantamento de Clientes > Tipo Pgto “ W ” – Frete B2C
LMC: Crédito > 100.00 > Conta Transitória

Tela 009242 – Encontro de Contas (Aviso de Crédito X Débito)

Está tela foi criada para facilitar a visualização das movimentações que estão ocorrendo na baixa automática do encontro de contas, o que vem a ser este procedimento, um ou mais avisos de créditos que foram consumidos e integrados antes mesmo do usuário efetuar a integração da origem para a geração do aviso de crédito. Quando ocorrer este tipo de situação no sistema Linx ERP o mesmo está preparado para gerar um aviso de débito quando não encontra o aviso de crédito para efetuar a baixa.

Neste momento a retaguarda terá um aviso de crédito em aberto contra um aviso de débito para o mesmo cliente com a mesma chave e valor. O usuário manualmente tem que efetuar o encontro de contas, baixando um aviso de crédito contra o aviso de débito.

Com a criação da procedure “LX_CTB_ENCONTRO_AVISOS” a baixa se torna automática, facilitando assim o processo acima mencionado.

Para facilitar a visualização dos avisos que foram baixados dentro deste processo foi desenvolvida e criado a tela 009242 de encontro de contas.

A tela lhe possibilidade a visualização de alguns status conforme relatado abaixo:

00 – Não faturados 01 – Não Conciliados 02 – Conciliados / Não Baixado 03 – Baixado Parcial 04 – Baixado Integral

A tela ainda lhe possibilita efetuar filtros na Aba “Filtros Auxiliares” por período, filial, consumidor e tipo documento, além de visualizar os créditos com os status acima também é possível a visualização das movimentações dos avisos de débitos.

Parâmetro

Para as empresas que já trabalham com o produto B2C da Linx foi criado um novo parâmetro para auxiliar a visualização e integração dos movimentos feitos pela(s) filiai(s) do B2C em datas anteriores à entrada em produção do novo processo OMS.

Esse parâmetro, “DATA_CORTE_B2C”, foi criado sem nenhuma informação e a data limite deve ser inserida para que os movimentos da(s) filiai(s) B2C anteriores à virada sejam apresentados na tela de integração 009077. Ou seja, mesmo com o parâmetro “INTEGRA_B2C_SEPARADO” estando como “Sim”, o que retira as vendas de lojas virtuais do resultado das views da tela 009077, essas views consideram também esse novo parâmetro, trazendo os movimentos de filiais / lojas virtuais com data de venda MENOR à data informada no parâmetro. Ou seja, se a data de virada for 01/07/2019, as vendas das filiais / lojas virtuais com data até 30/06/2019 serão apresentadas normalmente na tela 009077.

Banco de Dados - TABELAS SQL

Segue abaixo a lista das principais tabelas utilizadas para as vendas E-commerce/OMS:

CTB_MOVIMENTO_B2C: Essa e a tabela principal das informações processada referente as vendas do E-commerce que serão apresentadas na tela 009241 Conferência e Integração de vendas B2C.

LOJA_PEDIDO: Essa tabela estão as informações dos pedidos origem, é possível localizar o pedido pela coluna ID_PEDIDO_ORIGEM, Para alimentar está tabela as informações tem amarrações com o faturamento.

Antes do faturamento: Alimenta a tabela somente quando for faturamento CD.

Pós Faturamento: Alimenta a tabela tanto CD quanto Loja após o faturamento. LOJA_PEDIDO_PGTO: Nesta tabela é possível identificar a forma de pagamento que foi utilizada na compra do e-commerce.

LOJA_PEDIDO_VENDA: Nesta tabela será possível identificar os ticket, código da filial, pedido, e data da venda assim que ocorrer o faturamento.

LOJA_VENDA: Nesta tabela estão relacionadas as informações do faturamento, tais como, valor, ticket, código do cliente, data da venda, lançamento caixa e filial.

LOJA_VENDA_PARCELAS: Nesta tabela estão relacionadas o tipo de pagamento e valores que foram utilizados para o pagamento do Faturamento.