Para administrar as alçadas de aprovação de documentos e controlar o processo de assinatura eletrônica é necessário realizar o cadastro dos diversos níveis de hierarquia existentes entre os usuários autorizados a aprovar um documento. A hierarquia do usuário é identificada pelos níveis de aprovação utilizados pelo sistema.
Para cadastrar um documento, o usuário deve constar na hierarquia em que será submetido o documento, mesmo que não tenha permissão para realizar a aprovação.
Nesta tela é possível identificar o usuário em um nível hierárquico, especificar o seu nível de aprovação e relacionar os documentos pertinentes a sua aprovação. É necessário que cada tipo de documento esteja relacionado a um usuário. Não é permitido excluir um usuário que já tenha participado de aprovações. Caso ele não assine mais, é necessário bloqueá-lo na hierarquia e incluir um substituto para assumir suas funções.
Módulos que exibem a tela 009054
• Compras
• Contas a Pagar
Pré-requisitos
▪ 014004 - Usuários e suas Restrições de Acesso
▪ 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica
Procedimentos
Para incluir um usuário:
1. Acesse a tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica.
2. Clique em Inclui (F5).
Preencha as informações conforme indicado no tópico Detalhamento da tela.
3. Clique em Salva (F4).
Relatórios
(A) Cadastro de Hierarquia para Assinatura Eletrônica
Detalhamento da tela
Observe a seguir os principais campos para preenchimento da tela:
| Campo/Botão | Cabeçalho tabela | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Usuário | Informe o usuário que será indicado na hierarquia. O usuário deve estar previamente cadastrado e com suas restrições de acesso informadas, por meio da tela 014004 - Usuários e Restrições de Acesso. Exemplo: ▪ O usuário deverá ter acesso ao módulo de Compras e Contas a Pagar, para poder participar do processo de assinatura eletrônica. | ||||||||||
| Nível de Aprovação | Selecione o nível de aprovação pertinente ao usuário. Clique no botão para abrir a janela com a descrição dos níveis e indique o nível escolhido no campo correspondente.
Exemplo:
| ||||||||||
| Documento | Selecione o documento que o usuário terá permissão para aprovar. As informações exibidas neste campo são extraídas da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica. Não é possível alterar posteriormente o tipo de documento vinculado a cada assinatura. É importante ressaltar que caso o usuário tenha permissão para intervir em tipos distintos de documentos, será necessário realizar um cadastro de usuário para cada tipo. Lembrando que o cadastro é feito de forma hierárquica, conforme descrição do campo Superior. | ||||||||||
| Superior | Informe o usuário hierarquicamente superior ao que está sendo cadastrado, caso ele possua. A assinatura eletrônica do superior para aprovar o documento será requisitada de acordo como nível de aprovação do usuário e com a configuração indicada no campo Limite Menor ou Limite Maior. Sugestão: ▪ Primeiramente cadastre um usuário com plenos poderes e em seguida suas patentes, ou seja: ▪ Para cadastrar o Superior do usuário DOC.COLABORADOR como DOC.COORDENADOR, será necessário primeiro o cadastro do DOC.COORDENADOR na tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica para posteriormente associa-lo como Superior no cadastro do DOC.COLABORADOR. | ||||||||||
| Limite Menor | Informe o valor de Limite Menor estabelecido para que o usuário possa aprovar os documentos sem que a assinatura do superior seja solicitada. A verificação do limite é feita no momento da aprovação do documento. Caso o valor ultrapasse o limite, a assinatura do superior também será solicitada para aprovar o documento. Exemplo: ▪ O valor de R$ 500,00 foi configurado para o usuário Marcelo, que possui o nível de aprovação P, isto é, ele pode assinar e aprovar todos os documentos que possuam valor igual ou inferior ao que foi determinado no Limite Menor, sem que seu Superior na hierarquia também precise assinar. ▪ Quando o valor ultrapassar o valor, será solicitada a assinatura do Superior do usuário Marcelo. | ||||||||||
| Limite Maior | Informe o valor Limite Maior estabelecido para que o usuário possa aprovar os documentos sem que a assinatura do superior seja solicitada. A verificação do limite é feita no momento da aprovação do documento. Caso o valor ultrapasse o limite, a assinatura do superior também será solicitada para aprovar o documento. Exemplo: ▪ O valor de R$ 1.000,00 foi configurado para o usuário Miguel, que possui o nível de aprovação P, isto é, ele pode assinar e aprovar todos os documentos que possuam valor igual ou inferior ao que foi determinado no Limite Maior, sem que seu Superior na hierarquia também precise assinar. ▪ Quando o valor ultrapassar o valor, será solicitada a assinatura do Superior do usuário Miguel. | ||||||||||
| Usuário inicial para hierarquia do PA | O usuário inicial para hierarquia do PA é utilizado quando de acordo com a ordem hierárquica houver a mudança do tipo de documento onde o primeiro CP da estrutura deve ter o vinculo do PA inicial que no exemplo é o usuário 1. Exemplo: ▪ Usuário 1 – nível A tipo de documento PA. ▪ Usuário 2 – nível P tipo de documento CP (como o Usuário 1 não possui mais usuários como PA, o próximo da hierarquia que será CP deve ter o vinculo do usuário inicial, já que usamos tipos de documentos diferenciados, como PA e CP), neste caso, o Usuário 2 por ser o primeiro CP da hierarquia, deve ter o vinculo do usuário inicial PA. ▪ Usuário 3 – nível C tipo de documento CP Lembrando que os demais CP’s (tipo de documento CP) da hierarquia não utiliza o vinculo do usuário inicial, somente o primeiro CP da hierarquia). | ||||||||||
| Bloqueado pelo Superior | O usuário indicado na hierarquia pode ter seu acesso bloqueado pelo Superior. Este checkbox indica que o usuário está bloqueado. Desta forma, não será possível que ele utilize sua assinatura eletrônica para participar de processos de aprovação de documentos. Exemplo: ▪ Um usuário mudou de setor ou se desligou de suas funções na empresa. Não é possível excluí-lo da hierarquia devido a sua participação em processos de assinatura, portanto, é necessário que ele seja bloqueado pelo usuário Superior na hierarquia. | ||||||||||
| Motivo | Descreva neste campo o motivo do bloqueio do usuário. | ||||||||||
| Bloqueado pelo Usuário | O usuário indicado na hierarquia pode bloquear a sua própria assinatura eletrônica para permitir que suas funções sejam executadas por um usuário substituto. Exemplo: ▪ Quando o usuário indicado na hierarquia sair de férias, é necessário que ele bloqueie sua assinatura eletrônica e inclua um usuário substituto para executar suas funções neste período, que pode ser indicado no campo Substitutos / Co-responsáveis. | ||||||||||
| Motivo | Descreva neste campo o motivo do bloqueio do usuário. | ||||||||||
| Ordem | Este campo é preenchido automaticamente quando uma linha é inserida, seu conteúdo indica a ordem de substituição ou co-responsabilidade dentre os usuários informados. | ||||||||||
Substitutos/Co-responsáveis | Informe um usuário para atuar como substituto ou co-responsável do usuário na hierarquia. | ||||||||||
| Tipo | Indique se o usuário informado será substituto do usuário indicado na hierarquia ou obrigatório para a aprovação de um documento, selecionando o combobox com as opções disponíveis. ▪ Substituto - será solicitada a assinatura eletrônica do usuário marcado para aprovar um documento quando o usuário da hierarquia estiver bloqueado. ▪ Obrigatório - será solicitada a assinatura eletrônica do usuário marcado para a aprovação de todos os documentos que o usuário indicado na hierarquia assinar. | ||||||||||
| Cadastrar Assinatura | Ao acionar o botão Cadastrar Assinatura, o usuário que está sendo identificado na assinatura informada funciona como uma senha para aprovação dos documentos, são exibidos os seguintes campos: ▪ Assinatura Anterior ▪ Nova Assinatura ▪ Redigite |
