A Assinatura Eletrônica permite administrar os direitos e limites de cada usuário para aprovação ou reprovação de documentos. Através da configuração de níveis hierárquicos e de alçadas de aprovação é possível identificar os usuários que farão parte deste controle.
Este conceito aplicado ao Módulo Compras possibilita controlar também a aprovação para os pedidos de compra que necessitam de tal procedimento, e visa impedir a execução de uma solicitação que esteja fora da alçada do usuário solicitante.
Nesta tela é possível visualizar, de acordo com as permissões de cada usuário, todos os pedidos de compra que dependem de assinatura eletrônica para serem aprovados. Pode-se então realizar uma análise e efetuar a aprovação ou reprovação dos pedidos apresentados, mediante confirmação através de assinatura eletrônica.
O processo de aprovação atualizará o campo Status aprovação dos pedidos de compra para "aprovado" ou "reprovado" nas seguintes telas:
• 004006 - Compras de Produto Acabado
• 004002 - Compras de Matéria-prima
• 004005 - Compras de Consumíveis/Imobilizáveis
Para controlar um pedido de compra por assinatura eletrônica é necessário que ele esteja identificado com um tipo de compra que indique este controle. Esta configuração é feita na tela 004011 - Tipos de Compras.
Módulos que exibem a tela 004032
• Compras
Configurações necessárias
Para realizar os procedimentos de aprovação ou reprovação de pedidos de compra, é necessário que já estejam cadastrados os dados nas seguintes telas:
• 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica
• 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica
• 004006 - Compras de Produto Acabado
• 004002 - Compras de Matéria-prima
• 004005 - Compras de Consumíveis/Imobilizáveis
Parametrizações
Para que seja possível controlar o processo de assinatura eletrônica e realizar a aprovação ou reprovação de pedidos de compra, é necessário configurar previamente o seguinte parâmetro:
• CONTROLAR_ASS_COMPRAS
Procedimentos
Esta tela permite a realização das operações de pesquisa, aprovação e reprovação de pedidos de compra, conforme os procedimentos descritos a seguir:
Pesquisa
1. Acesse a tela 004032 - Assinatura Eletrônica de Compras.
2. Preencha os campos da tela, conforme o tópico Detalhamento da tela.
3. Clique no botão Procura Registros (F12) para efetuar a pesquisa de acordo com as informações preenchidas nos campos.
Aprovação ou Reprovação
1. Acesse a tela 004032 - Assinatura Eletrônica de Compras.
2. Após a pesquisa, selecione o pedido de compra a ser aprovado marcando o checkbox correspondente.
Caso seja necessário selecionar vários pedidos de uma só vez, clique no botão Selecionar.
No pop-up apresentado escolha a opção correspondente à seleção a ser feita.
3. Clique no botão Aprovação para aprovar ou reprovar o pedido de compra selecionado.
No pop-up apresentado escolha a opção correspondente.
4. Para confirmar a aprovação ou reprovação do pedido de compra e assinar os documentos, clique no botão Confirmar.
Será apresentada a janela para digitação da assinatura eletrônica do usuário da hierarquia.
5. Informe a assinatura solicitada e confirme.
Ao pesquisar os pedidos de compra, note que serão exibidas na barra inferior informações referentes ao valor e as quantidades dos pedidos não assinados, aprovados, reprovados e selecionados, além do total de pedidos apresentados na pesquisa.
Detalhamento da tela
Observe a seguir os principais campos para preenchimento da área superior da tela para realizar a pesquisa dos pedidos de compra:
| Campo/Botão | Descrição |
|---|---|
| Trazer pedidos já baixados | Marque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que foram aprovados ou reprovados pelo processo de assinatura. |
| Trazer pedidos reprovados | Marque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que já passaram pelo processo de assinatura e foram reprovados. |
| Trazer pedidos não assinados | Marque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que ainda não passaram pelo processo de assinatura eletrônica. |
| Trazer todos os pedidos | Marque este checkbox para que a pesquisa apresente todos os pedidos de compra aprovados, reprovados e ainda não assinados. É necessário que pelo menos um checkbox de configuração da pesquisa esteja marcado. |
| Nº Documento | É possível realizar a pesquisa de um pedido de compra através de seu número sequencial. Informe neste campo o número do pedido a ser pesquisado. |
| Fornecedor | É possível realizar a pesquisa através do fornecedor indicado no pedido de compra. Informe neste campo o fornecedor dos pedidos de compra a serem pesquisados. |
| Emissão | É possível realizar a pesquisa através da data de emissão dos pedidos de compra. Informe neste campo a data correspondente à emissão dos pedidos a serem pesquisados. |
| Valor Compra | O valor de cada pedido de compra pesquisado será apresentado neste campo. Também é possível utilizá-lo como filtro de pesquisa. |
| Próximo Assinar | O conteúdo deste campo indica se o usuário do sistema que realizou a pesquisa é o próximo a assinar o pedido de compra selecionado. Se o usuário for o próximo a assinar o documento, o campo estará preenchido com "S". Caso contrário, estará preenchido com "N". |
| Status | O status de aprovação cada pedido de compra pesquisado será apresentado neste campo, da seguinte forma: • N - Não assinado; • A - Aprovado; • R - Reprovado. |
| Doc | O conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa o tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado. |
| Descrição | O conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa a descrição do tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado. |
| Os campos Identificação, Hierarquia, Data e Usuário apresentam informações que também são encontradas nos campos da parte inferior da tela. | |
Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Documento:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Documento | O conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa o tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado. |
| Emissão | A data de emissão de cada pedido de compra pesquisado é apresentada neste campo. Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa a partir da data de emissão. |
| Usuário | Neste campo é apresentado o usuário que está utilizando o sistema. Apenas serão apresentados na pesquisa os pedidos de compra pertinentes a sua alçada de aprovação, isto é, um usuário não poderá enxergar os pedidos de compra que ele não tem permissão para aprovar. |
| Status | Este campo apresenta o status de cada pedido de compra pesquisado, da seguinte forma: • Não assinado; • Aprovado; • Reprovado. Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa buscando apenas os pedidos com um determinado status. |
| ID./Ordem | O conteúdo deste campo é uma sequência gerada pelos pedidos de compras. |
Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Hierarquia:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Superior | O conteúdo deste campo apresenta o usuário indicado como superior do usuário que está utilizando o sistema, conforme apresentado no campo Usuário. Estas informações são extraídas da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica. |
| Substituto | O conteúdo deste campo é extraído da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica e apresenta o usuário indicado como substituto do usuário que está utilizando o sistema. |
| Próximo/Ultimo | O conteúdo deste campo indica a ordem de assinatura para os pedidos de compra pesquisados, e apresenta se o usuário é ou não o próximo que deverá assinar o pedido de compra selecionado. |
Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Assinaturas:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Proprietário | Neste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia que cadastrou o pedido de compra selecionado. Nem todos os usuários que cadastram um pedido de compra têm permissão para aprová-lo. |
| Responsável | Neste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia responsável pela aprovação do pedido de compra selecionado. |
| Assinante | Quando um pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura, é apresentado neste campo o nome do usuário da hierarquia que efetuou a operação. |
| Data | Neste campo é apresentada a data em que o pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura. |