A cotação faz parte do processo de suprimento das necessidades de materiais, visando atender às demandas de produção por meio das compras aos menores preços, obedecendo aos padrões de qualidade e procurando a melhor negociação de condições de pagamento para a empresa, de acordo com os fornecedores selecionados.
O processo de cotação compreende a coleta de informações com variados fornecedores, análise dos dados e escolha pelas melhores condições de pagamento. O Visual Linx efetua a avaliação de todos os fornecedores e condições negociadas, destacando a cotação vencedora de acordo com as regras estabelecidas pela empresa, que são normalmente:
Nesta tela são cadastradas as cotações de compras e analisados os melhores preços dos fornecedores. O processo de cotação depende de cada empresa. A cotação pode ser cadastrada e aprovada em dois momentos diferentes, de acordo com o nível de acesso de cada um dos usuários; entretanto, também é possível realizar o cadastramento, a análise e a aprovação de uma só vez.
A inclusão dos itens que serão cotados pode ser feita de duas maneiras: diretamente, conforme o procedimento Inclusão Simples, ou por meio de requisições cadastradas na tela 024105 - Requisição de Matéria-prima, de acordo com o procedimento Seleção de itens por requisição.
Clique nos itens do fluxograma a seguir para conhecer os procedimentos de cadastramento e aprovação de cotações:
As cotações finalizadas podem ser indicadas para compor pedidos de compra, na tela 004002 - Compras de Matéria-prima, isto é, a partir das informações geradas por uma cotação de materiais é possível criar um pedido de compra.
Módulos que exibem a tela 024202
O seguinte módulo exibe a tela como padrão:
• Módulo Compras.
Pré-requisitos
Para incluir uma cotação de matéria-prima é necessário que já estejam cadastrados os dados nas seguintes telas:
• 003008 - Materiais;
• 001016 - Fornecedores;
• 001011 - Condições de Pagamento para Compras e Entradas;
• 003023 - Custos de Materiais por Fornecedores.
Parametrizações
Para incluir uma cotação de matérias-primas é necessário configurar previamente os seguintes parâmetros:
• CUSTO_COMPRA_PRODUTO;
• DECIMAIS_CUSTO_PRODUTO;
• TABELA_PRECO_COMPRA;
• TABELA_PRECO_CUSTO;
• SALVA_COTACOES_SEM_VENCED;
Também é necessário configurar o seguinte sequencial de código:
• COTACOES.COTACAO.
Procedimentos
Esta tela permite a realização do processo de cotação de matérias-primas, conforme os procedimentos descritos a seguir:
Incluindo uma cotação
1. Clique no botão Inclui (F5) para habilitar os campos da tela.
2. Na página Materiais, informe os itens que serão cotados.
3. Analise as informações apresentadas na página Fornecedores para selecionar o fornecedor que oferece as melhores condições para compra.
Serão exibidas as informações referentes ao custo do material selecionado, conforme as informações configuradas na tela 003023 - Custos de Materiais por Fornecedores.
4. Clique no botão Salva (F4) para gravar a cotação incluída.
Aprovando uma cotação
1. Analise os dados apresentados na página Fornecedores. Caso necessário, altere as informações para adequá-las às condições oferecidas pelos fornecedores.
Caso seja necessário incluir um novo fornecedor na cotação, clique no botão Novo Item (F9) e preencha os campos indicados na página Fornecedores.
2. Clique no botão Cotação Vencedora para aprovar a cotação que possui as melhores condições para compra.
A cotação vencedora será destacada na página, e terá o status automaticamente modificado para Aprovado, isto é, a cotação está aprovada para ser indicada em um pedido de compra.
A cotação que não atendeu às necessidades da empresa terá seu status modificado para Reprovado.
3. Clique no botão Salva (F4) para gravar a cotação.
Relatórios
(A) Cotação de Materiais
Detalhes da tela
Verifique, a seguir, o detalhamento dos principais campos da tela, conforme as páginas disponíveis.
Detalhes da tela | ||||||||||||||||||||||||||||||
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Campos do Cabeçalho Na parte superior da tela são exibidos os campos para identificação da cotação, preencha-os conforme a orientação a seguir:
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Página Materiais Na página Materiais são informados os itens que farão parte do processo de cotação. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página:
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Página Fornecedores Nesta página é possível fazer a análise das condições oferecidas por diversos fornecedores para a compra das matérias-primas solicitadas. São exibidos os dados referentes aos fornecedores que estão participando do processo de cotação, isto é, os fornecedores que estão sendo avaliados para a compra das matérias-primas nas melhores condições. A inclusão das informações pode ser feita de duas maneiras: Ao informar um item na página Materiais, os dados cadastrados na tela 003023 - Custos de Materiais por Fornecedores para este item, serão automaticamente exibidos nesta página. Também é possível inserir manualmente os dados referentes às condições oferecidas. A partir das informações apresentadas é possível aprovar para compra uma das cotações e concluir mais uma etapa do processo de compras, conforme o procedimento Aprovando uma cotação. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página:
Observe a seguir os principais campos para preenchimento da área inferior da página:
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Página Seleciona Requisição Esta página é habilitada ao clicar no botão Requisições na página Materiais. Nela é possível selecionar os itens de requisições cadastradas para incluí-los em uma cotação, conforme os procedimentos descritos a seguir: Selecionar itens de requisições 1. Na página Materiais clique no botão Requisições para habilitar a página Seleciona Requisição. As demais páginas da tela serão desabilitadas durante a realização deste processo. 2. Na página Seleciona Requisição, escolha uma das requisições apresentadas no campo Requisição. Os itens contidos na requisição selecionada serão apresentados na área inferior da tela. Ao selecionar a opção Todos, serão apresentados na área inferior da tela os itens de todas as requisições disponíveis. 3. Para incluir um dos itens na cotação, dê duplo clique sobre os campos Requisição, Material ou Cor Material do item escolhido na área inferior da página. 4. Clique no botão Fechar para habilitar novamente as páginas Materiais e Fornecedores. 5. Observe, na página Materiais, os itens incluídos na cotação. Observe a seguir os principais campos para preenchimento da página:
Na área inferior da página são exibidas as informações referentes aos itens incluídos nas requisições selecionadas, conforme tabela a seguir:
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