Este programa permite o gerenciamento de Contratos de Serviços tomados pela farmácia, além de monitorar o recebimento e o lançamento de duplicatas/despesas referente aos respectivos contratos e lançar as provisões financeiras.
Acesso Rápido
Contratos
Esta guia permite inserir e/ou editar os contratos de serviços realizados pela farmácia e também gerar a provisão financeira deste contrato. É necessário que o usuário selecione a filial do contrato (apenas uma por contrato), número do contrato, fornecedor e operação fiscal, (transportes/fretes, aluguéis, etc)
Observação
Outras Operações Sem Escrituração Fiscal: Essa opção indica que o contrato não gerará informações fiscais/contábeis, por isso o usuário poderá gerenciar este tipo de despesa/contrato.
Em seguida, o usuário deve selecionar a operação gerencial desejada, caso não esteja cadastrada, pressionar F5, essa informação será utilizada na geração de duplicatas, informe as datas de: emissão, lançamento, vencimento e renegociação. Conforme a opção selecionada em "operação gerencial", o sistema apresentará o código referente ao plano de contas, porém é possível alterá-lo, quando os fornecedores possuírem planos de contas vinculados em seu cadastro, somente poderão ser lançados os Planos de contas previamente vinculados.
Logo em seguida, selecione o tipo documento vinculado ao pagamento do contrato, local de pagamento, valor do contrato, periodicidade, tais como: única, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual. É permitido que o usuário informe a Qtde de parcelas provisionada a pagar que serão geradas pelo contrato, este campo somente aceita números e o máximo de parcelas disponíveis para lançar é 999. Quando no campo "Periodicidade" for selecionado a opção "Única", somente pode lançar uma única parcela. Informe a data do primeiro vencimento em Vcto 1. parcela, será com base nesta informação, mais as informações de "parcelas" e "periodicidade" que serão geradas todas as parcelas provisionadas pelo contrato.
Informe o código do colaborador em "autorizado por", essa informação não é obrigatória. Selecione a situação do contrato, se: Ativo, quando o contrato está dentro do prazo de vigência, Concluído, quando todas as parcelas foram efetivadas, ou seja, a provisão foi transformada em um lançamento de despesas ou contas a pagar, Cancelado, quando o contrato foi cancelado pelo usuário. Tanto o contrato como as parcelas ficarão com o status "Cancelado".
Abaixo, estará disponível um campo para inserir alguma observação referente ao contrato.
A seguir, é apresentada uma lista com as projeções das parcelas que serão geradas com base nas informações cadastradas. Essa lista contém as informações de número, vencimento e valor da parcela e será apresentada uma parcela por linha. Para editar o valor de alguma parcela basta pressionar ENTER na linha desejada, lembrando que somente serão salvo quando a soma dos valores das parcelas for igual ao valor do contrato.
Importante
Ao lançar o contrato automaticamente será gerado o provisionamento de parcelas, as quais poderão ser efetivadas através do botão "Efetivar Provisão" ou atalho ALT + E localizado na aba "Monitoramento", maiores explicações no subitem "Efetivar Provisões".
Monitoramento
Esta guia permite listar todas as provisões de um determinado contrato, possibilitando identificar se determinada provisão já foi efetivada ou não. Permitirá efetivar as provisões (parcelas) em lançamentos do Contas a pagar e/ou Lançamento de despesas.
Para isso, selecione a filial ou marque "todas", é possível selecionar o mês/ano vcto, fornecedor, situação da parcela, se: Ativa, Efetivada ou Cancelada, intervalo tipo de documento e local de pagamento, na tabela são apresentadas as provisões conforme o filtro acima, selecionando uma parcela e posteriormente clicando no botão Visualizar Contrato, abrirá o contrato vinculado na aba "Contratos".
Após selecionar uma parcela na tabela e clicar no botão Efetivar Provisão, permitirá a efetivação da provisão através de lançamento de despesas ou movimento de Contas a Pagar, maiores explicações no tópico "Efetivar Provisões". Para editar o valor de alguma parcela, pressione ENTER na linha desejada, lembrando que somente será salvo quando a soma dos valores das parcelas for igual ao valor do contrato.
Funcionamento do Programa
Ao realizar a contratação de um novo serviço, a farmácia irá pagar um valor mensal "x" durante um determinado período, com esse programa o usuário poderá lançar e gerenciar os contratos de serviços tomados no sistema, quando o contrato for lançado automaticamente o valor (parcelas) serão provisionadas. Também permite que as parcelas as provisões sejam efetivadas através de duplicatas ou lançamentos no movimento de "Contas a Pagar".
Quando todas as provisões do respectivos contratos forem efetivadas, o mesmo será dado como concluído automaticamente. Lembrando que o contrato, assim como os valores provisionados, poderão ser cancelados no sistema caso a farmácia interrompa a contratação de determinado serviço.
Este recurso visa o gerenciamento de contratos de serviços pelo Linx SoftPharma, garantindo que está pagando somente aquilo que lhe é devido, poderá controlar o recebimento da duplicata física de cobrança emitida pelo prestador de serviço, e quando receber a duplicata poderá efetivar o provisionamento transformando-a em "duplicata" garantindo assim que todas as parcelas que foram inicialmente provisionadas serão efetivadas em duplicatas no "Contas a Pagar".
Editando um Contrato
A edição ou alteração de um contrato somente será possível quando o mesmo está com a situação "Ativo", e será realizada na mesma tela que foi realizado o contrato, para carregar as informações do contrato deverá pressionar F2 - Consultas no campo "Número do Contrato", que acessará uma tela de consultas que poderá pesquisar por Filiais, Fornecedor, Número do Contrato e/ou Situação, ou pressione ENTER para carregar todos os contratos cadastrados.
Alteração somente poderá ocorrer em alguns campos, tais como: Número do Contrato, Fornecedor, Operação Fiscal, Operação Gerencial, Plano de Contas, Data de Emissão e Vencimento do Contrato, Tipo de Documento, Local de Pagamento, Autorizado Por, Observação.
A situação do contrato somente é alterada quando houver cancelamento do mesmo ou quando todas as parcelas forem quitadas. Se porventura carregar as informações de um contrato na situação "Cancelado" ou "Concluído", as informações serão carregadas em tela, mas todos os campos estarão como leitura.
Importante
Caso a Operação Gerencial atual esteja como "Inativa" o sistema permite que mantenha a situação atual, mesmo inativa, ou selecione outra operação conforme a necessidade.
Cancelando um Contrato
Se porventura o contrato for cancelado antes do prazo, é possível cancelá-lo. Esse procedimento será realizado na mesma tela que foi realizado o contrato, para carregar as informações do contrato deverá pressionar F2 - Consultas no campo "Número do Contrato", que acessará uma tela de consultas que poderá pesquisar por Filiais, Fornecedor, Número do Contrato e/ou Situação, ou pressione ENTER para carregar todos os contratos cadastrados.
Após a seleção e carregamento do contrato desejado, o usuário deverá pressionar o botão "Cancelar". Esse processo deverá ser executado com muita atenção pois uma vez cancelado não poderá ativar o contrato novamente, necessitando cadastrá-lo.
O Sistema apresentará a seguinte mensagem: "As parcelas provisionadas que estiverem ativas serão automaticamente canceladas e o contrato selecionado terá sua situação alterada para Cancelado. Esta operação é irreversível. Confirma o cancelamento deste contrato? [SIM]/[NÃO]"
Importante
Com esse procedimento as provisões não efetivadas serão canceladas automaticamente, e as parcelas que já foram efetivadas não sofrerão mudanças.
Operações Gerenciais
A Tela de "Manutenção de Operações Gerenciais" é acessada através da tecla F5, permitindo o cadastro e manutenção das operações. Lembre-se uma vez cadastrada uma operação, esta não poderá ser excluída, apenas inativada, devido à interligação com demais recursos.
O usuário deve informar a descrição para a operação gerencial (até 40 caracteres), o plano de contas desejado e a situação da operação gerencial, se: Ativo/Inativo.
Caso necessite inativar uma operação deverá selecionar a mesma e pressionar DELETE. A mesma não será excluída do sistema, apenas passará a situação de Ativo para Inativo.
Efetivar Provisões
O processo de efetivar provisões, ou seja, transformá-la em Contas a Pagar, dar-se-á da seguinte forma: o usuário deverá selecionar uma parcela na situação "Ativa" e pressionar o botão "Efetivar Provisão" na aba Monitoramento. Somente poderá ser efetivada uma provisão por vez.
Se a Operação Fiscal vinculada ao contrato for:
- Outras operações em escrituração Fiscal/Contábil:
- Abrirá o programa "Movimento de Fornecedores" na tela "Novo Lançamento";
- Nessa tela será possível inserir as seguintes informações: Número Nota Fiscal, Documento, Data de Emissão, A Vista (sim/não), Desconto Financeiro, Encargo Financeiro e Observação. Demais campos são preenchidos automaticamente não sendo possível alterar.
- Para demais operações fiscais:
- Abrirá o programa "Lançamentos de Despesas"
- O campo "Operação" seleciona automaticamente a Operação Fiscal vinculada ao contrato e ficará bloqueado para alteração.
- Demais informações deverão ser preenchidas pelo usuário, como em qualquer outro lançamento de despesas.
Observação
Quando o lançamento é realizado por Lançamento de Despesas significa que a referida despesa será escriturada (aspeto Fiscal/Legal). Já quando for lançada via "Movimento de Fornecedores" a parcela que foi provisionada não terá escrituração legal.
Após a efetivação do provisionamento, o status da parcela será alterado de "Ativo" para "Efetivada".