Neste programa é iniciado um novo balanço com confronto, possibilitando sua identificação e especificação através de filtros, buscas avançadas ou parametrizações.
Acesso Rápido
Para realizar o novo Balanço com Confronto, informe o nome do colaborador que irá realizar o procedimento ou um nome para o próprio balanço. A opção balanço sem produtos pré-definidos é utilizado durante a implantação do sistema Softpharma na farmácia, para realizar a contagem dos produtos físicos e atualizar o estoque dos mesmos no sistema corretamente.
Observação
Quando marcado a opção, balanço sem produtos pré-definidos, o sistema apresentará a mensagem: "Atenção: nessa modalidade de contagem, produtos não contados não poderão ter seu estoque zerado".
Ao finalizar este tipo de balanço, será apresentado o relatório do mesmo juntamente com a informação: "Nenhum produto possui divergência de estoque. Esse balanço será finalizado".
Ao marcar o campo ativar e validar cadastros, além de ajustar o estoque dos produtos, permitirá a validação e ativação dos mesmos. Na tela principal a descrição dos filtros do balanço será "Sem produtos pré-definidos. Ativar e Validar Cadastros". Para que esta opção esteja disponível para marcação, é preciso que a guia 3 do programa "EST235 - Balanço Confronto" esteja desmarcada para o usuário.
Em seguida, ao informar ou passar o código de barras de um produto que está "Inativo", aparecerá a mensagem: "Produto selecionado encontra-se inativo. Deseja ativá-lo automaticamente após validação do cadastro? [Sim/Não]". Pressionando em sim, o sistema abrirá o programa Validação de Cadastro para que o usuário valide as informações necessárias e ative-os (o usuário precisa ter acesso ao programa EST113: Validação de Cadastros). Após a ativação, o sistema retornará à tela do balanço confronto para prosseguir com a contagem dos demais produtos.
Ao marcar o campo Lotes e Vencimentos é possível escolher entre duas opções: Informar quando estoque divergente ou Não informar lotes e vencimentos.
Observação
Quando marcado o campo Lotes e Vencimentos o sistema apresentará a mensagem: "O parâmetro não terá validade quando o produto for de Controle Especial ou Antimicrobiano."
- Quando a opção escolhida for Informar quando estoque divergente:
- Ao realizar a contagem manual de produtos que possuem o controle de lotes e vencimentos no sistema, será solicitada apenas a quantidade contada, não sendo necessário informar os dados de lotes/vencimentos.
- Após confrontar será necessário acessar a opção F8 - Contagem não processada e inserir a informação de lotes/vencimentos apenas para os produtos que tiveram a quantidade contada divergente da quantidade atual em estoque.
- Para os produtos que não tiveram divergência na contagem, o sistema irá manter os lotes e vencimentos atuais.
- Caso seja pressionado Atualizar com algum item faltando inserir a informação de lotes/vencimentos pelo F8 o sistema irá emitir a mensagem: "Você optou por informar os lotes/vencimentos para os produtos que tiveram divergência. Pressione F8 para inserir as informações. Após atualize o balanço novamente."
- Após inserir as informações de Lotes/Vencimentos para todos os produtos que possuem controle e que tiveram divergência entre a quantidade contada e a quantidade atual em estoque, será possível Atualizar e finalizar o Balanço Confronto.
- Quando a opção escolhida for Não informar lotes e vencimentos:
- Ao realizar a contagem manual de itens que possuem o controle de lotes e vencimentos no sistema, será solicitada apenas a quantidade contada, não sendo necessário informar os dados de lotes/vencimentos.
- Após terminar a contagem, prossiga com a opção Confrontar e Atualizar normalmente.
- O sistema irá tratar dos lotes e vencimentos dos produtos automaticamente:
- Para itens que possuírem a quantidade contada igual a quantidade em estoque, o sistema irá manter os lotes/vencimentos existentes.
- Para itens que tiveram uma quantidade com sobra, ou seja, uma retirada em estoque pelo balanço, o sistema irá retirar essa quantidade do(s) lote(s) que possuírem o vencimento mais próximo.
- Para itens que tiverem uma quantidade em falta, ou seja, uma entrada em estoque pelo balanço, o sistema irá inserir como lote padrão BALCONFRONTO, a data de fabricação será o mês e ano atuais e a data de vencimento será 6 meses posteriores a data atual, apenas para essa quantidade faltante.
- Quando utilizado Coletor de dados e utilizado o parâmetro, o processo será o mesmo.
Logo após, o usuário deverá informar o código do produto, tipo de produto, laboratório, substância, seção e para que sejam filtrados os itens que não possuem seção configurada em seu cadastro deverá ser selecionada a opção nulas. Todos eles terão a opção de busca avançada "(+)".
Em posição de estoque o usuário deve definir se deseja iniciar um balanço dos itens com estoque Positivo, Zerado, Negativo ou Todos. A opção balanço por amostragem tem por objetivo carregar um balanço somente com produtos movimentados no intervalo de movimentação informado com base na opção selecionada, sendo elas: Nenhuma, Todas as entradas e saídas, Vendas Canceladas e Itens Devolvidos.
Observação
Vendas Canceladas e Itens Devolvidos: Ao selecioná-la, o sistema buscará os itens que voltaram ao estoque por meio de cancelamentos e retornos, sempre de acordo com os filtros realizados acima. Com esta opção, no campo "Intervalo de Movimentação" deverá informar a data em que houve os cancelamentos e retornos de venda. No caso de retorno, o sistema considerará a data informada como a data de emissão da nota de retorno. Ou seja, se desejar ajustar o estoque de itens devolvidos, cujas notas de retorno foram emitidas dias 01/04 e 02/04, deverá informar o período 01/04/2xxx à 02/04/2xxx. Itens, cuja nota de devolução foi cancelada, também farão parte desta contagem.
Para produtos divergentes de balanços anteriores, possibilita a relação dos produtos de balanços anteriores que tiveram divergência em sua contagem, podendo ser visualizado por: Nenhum, onde mantém o intervalo de fechamento, como somente leitura e não será aplicado nenhum resultado diferente na filtragem. Por data de balanço e Por data, o intervalo de fechamento não poderá ultrapassar 31 dias.