É chamado Plano de Contas o conjunto de contas criado pelo contador, consultor ou administrador, para atender às necessidades de registro dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construção dos principais relatórios contábeis e administrativos.

Esse conjunto de Contas é chamado de Plano de Contas, porque, na realidade, ele é criado antecipadamente ao uso de tais contas. Por isso, o usuário tem de planejar a estruturação do Plano de Contas, de maneira que a sua  principal ferramenta seja criada para lhe possibilitar o melhor dos resultados no trato com as informações contábeis e administrativas.

O Plano de Contas deve ser tão detalhado quanto seja o interesse da loja em informações detalhadas; inexistem regras que estabeleçam o número máximo ou o número mínimo de contas que deve conter um plano de contas.

É preciso que se saiba, todavia, que o plano de contas deve ser suficientemente elástico afim de permitir a inclusão de novas contas, sempre que elas se fizerem necessárias.

Na preparação do Plano de Contas deve-se iniciar do grupo maior para os grupos menores, do genérico para o individual.

Definindo a Máscara do Plano de Contas

Para iniciar o cadastro para o plano de contas no Linx Big Farma é necessário definir a máscara do plano de contas.

Para isso vá até o menu Configurações > Filiais > Geral, para que o cadastro seja feita seguindo essa máscara.


Figura 01 - Configurações Filiais - Máscara


O campo em destaque pode ser digitado de acordo com a necessidade, no exemplo acima encontram-se 2 (duas) formas diferentes de máscara.
Em seguida salve o cadastro no botão  ou no atalho Ctrl + G.

Entendendo a máscara

A primeira máscara contém o valor 9.99.99, ou seja, o primeiro número, limita a ser feito o cadastro de 9 registros, já na segunda camada 99, ou seja para cada um dos 9 registros anteriores, podem ser associados 99 registros da próxima camada, e dentro de cada registro da segunda camada, podem ser feitos 99 cadastros que seria referente ao terceiro número depois do ponto, ou terceira cama.

  • 9
    • 99
      • 99

Já a segunda, contém o segundo valor 9.99.999, porém o raciocínio é o mesmo, a primeira camada se limita a 9 registros, a segunda a 99, e a terceira a 999, ou seja, para cada cadastro feito na primeira camada, podem ser associados a ele 99 registros de segunda camada, e para cada registro desses 99 podem ser feitos 999 lançamentos.

  • 9
    • 99
      • 999

Podem ser feitas quantas camadas forem necessárias, com quantos números forem precisos, exemplo: 9.99.99.99;  9.99 

Para dar início ao cadastro de plano de contas, os centro de custos já devem estar cadastrados, para isso vá em Cadastros > Financeiro > Centro de Custos,  clique no botão  ou na tecla de atalho F5, informe a descrição e salve.

Pode-se considerar como centro de custos os departamentos da farmácia. Ex. Escritório, Marketing, Vendas, etc.

Podemos também considerar como centro de custos as filiais. (Filial 1, 2, 3,..).

Cadastro do plano de contas sem financeiro ativado

Para cadastrar o plano de contas vá até o menu Cadastros > Financeiro > Plano de Contas.

 Clique no botão  ou pela tecla de atalho F5 e crie primeiramente o grupo de plano de contas, geralmente Receitas e Despesas, ao finalizar  clique no botão  (esse cadastro é o primeiro nível do plano ou primeiro 9. da máscara do plano de contas).


Figura 02 - Cadastro Plano de Contas


 Clique no botão novamente ou utilize a tecla de atalho F5, ou com o  botão direito sobre o grupo recém criado e escolha a opção Incluir, dessa vez será para criar o subgrupo do plano de contas (7.01 por exemplo).

Com o mesmo procedimento inclua agora a despesa propriamente dita (7.01.010 seguindo o exemplo da composição da máscara 9.99.999).


Figura 03 - Conclusão do Cadastro

É necessário fazer a distribuição (rateio) do plano de contas por centro de custos para cada filial.

Por Exemplo:

Se for lançado na Filial 1, o rateio será 50% para o centro de custo A e 50% para o centro de custo B, se for lançado na filial 2, será 25% para o primeiro e 75% para o segundo, e assim por diante.

Primeiramente, selecione a filial a ser configurada o rateio, na imagem acima (Figura 03), esta selecionado a opção "Todas as Filiais", ou seja, o rateio será seguido em todas elas, caso alguma seja diferente, selecione-a e faça a configuração individual.


Figura 05 - Plano de Contas Individual por Filial 


É importante que o rateio seja configurado para todas as Filiais (individual ou através da opção "Todas as Filiais"), e o rateio de cada centro de custo deve somar 100%, caso contrário será exibida uma mensagem . 


Figura 06 - Soma de Percentuais


Para cada plano de conta deve estar fazendo esse rateio.

O plano de contas sem financeiro só permite o controle dos débitos, para ter controle sobre as receitas só é permitido com o financeiro ativado.

CADASTRO DO PLANO DE CONTAS COM FINANCEIRO ATIVADO

Com o financeiro ativado é possível informar se o plano de contas é débito ou crédito.

  • Se for débito é possível associar o tipo (compra de mercadoria, despesa, investimento, receitas operacionais e não operacionais), além da inclusão de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) ou DRL (Demonstrativo de Resultado Líquido) para as despesas.

Para fazer o cadastro de DRE/DRL, vá até o menu Cadastros > Financeiros > Títulos DRE/DRL.


Figura 07 - Cadastro de Títulos Dre/Drl


Para dar início ao cadastro, deve-se incluir o grupo, para isso vá em Cadastros > Financeiro > Plano de Contas,  clique no botão , ou na tecla de atalho F5 e informe o código, (1,2,3...), que seria relativo a primeira camada do plano de contas e  clique no botão .


Figura 08 - Cadastro Plano de Contas


Após cadastrar o grupo, vem o subgrupo, clique no botão  novamente, e informe o código, respeitando o código do grupo anteriormente criado, por exemplo (1.01, 1.02) e  clique em  para salvar.


Figura 09 - Cadastro Plano de Contas - Sub Grupo


Seguindo o mesmo processo, finalmente o plano de contas correspondente a terceira camada, a operação já estará preenchida com a informada no grupo (primeira camada), informe o tipo, se for despesa, informe a DRE/DRL.

Figura 10 - Plano de Contas - Título Dre/Drl

É necessário fazer a distribuição (rateio) do plano de contas por centro de custos para cada filial.

Por exemplo:

Se for lançado na Filial 1, o rateio será 50% para o centro de custo A e 50% para o centro de custo B, se for lançado na filial 2, será 25% para o primeiro e 75% para o segundo, e assim por diante.

É importante que o rateio seja configurado para todas as filiais (individual ou através da opção "Todas as Filiais"), e o rateio de cada centro de custo deve somar 100%, caso contrário será exibida a mensagem.


Figura 11 - Somatória de Percentuais


Primeiramente, selecione a filial a ser configurada o rateio, na imagem acima (Figura 10), está selecionado a opção "Todas as Filiais", ou seja, o rateio será seguido em todas elas, caso alguma seja diferente, selecione e faça a configuração individual.

O rateio deve ser feito para cada plano de contas.

Para Receitas não é feito rateio.