Para que o consumidor tenha acesso a uma área do varejista e possa efetuar a alteração dos seus dados cadastrais, assim como efetuar aceite nos termos, é necessário efetuar as parametrizações no Linx Reshop.
No Linx Reshop, acesse o módulo LGPD → Cadastro. Será necessário cadastrar as finalidades e os termos que serão exibidos para o consumidor, assim como efetuar as configurações do site que será disponibilizado para o varejista.
Cadastro das Finalidades
Na tela Finalidades, disponível em LGPD → Cadastro → Finalidades, deve-se cadastrar as finalidades para qual o varejista utiliza os dados do consumidor.
As finalidades controladas pelo Reshop são:
- Aceito participar do Programa de Fidelidade: essa finalidade controla a participação do consumidor no programa de fidelidade
- Aceito receber comunicação de promoção por telefone: essa finalidade controla o envio de comunicação, através do Boomerang (regra de SMS opções aniversário e livre) e do Conecta (geração de agenda para o vendedor)
- Aceito receber comunicação de promoção por e-mail: essa finalidade controla o envio de comunicação, através do Boomerang (regra de E-mail opções aniversário e livre - atualmente não temos regras de e-mail porém está em roadmap).
- Aceito receber comunicação de promoção por correspondência: não é controlada atualmente pelo Linx Reshop mas foi pensada caso futuramente tenhamos alguma funcionalidade nesse sentido
- Aceito receber comunicação de fidelidade por telefone: essa finalidade controla o envio de comunicação, através do Boomerang (regra de SMS opções confirmação de pontos e expiração de pontos)
- Aceito receber comunicação de fidelidade por e-mail: essa finalidade controla o envio de comunicação, através do Boomerang (regra de E-mail opções confirmação de pontos e expiração de pontos - atualmente não temos regras de e-mail porém está em roadmap).
- Aceito receber comunicação de fidelidade por correspondência: não é controlada atualmente pelo Linx Reshop mas foi pensada caso futuramente tenhamos alguma funcionalidade nesse sentido
- Aceito receber benefícios de campanhas promocionais: essa finalidade será controlada quando configurar que a campanha valida o aceite para participação em campanhas promocionais
- Aceito receber comunicação via redes sociais: não é controlada atualmente pelo Linx Reshop mas foi pensada caso futuramente o sistema possua funcionalidade para divulgar informações em feed de notícias em redes sociais
Ao acessar a tela, as finalidades utilizadas pelo Reshop já estarão cadastradas.
O varejista poderá cadastrar finalidades que são controladas por outros sistemas, tanto da Linx como sistemas externos.
Para cada finalidade, o varejista poderá configurar se a finalidade utiliza Base Legal do Consentimento ou se utilizado qualquer uma das outras 9 bases legais previstas na LGPD. Para as finalidades que utilizam o consentimento, o Reshop efetuará a validação analisando se o titular do dado efetuou o aceite da finalidade. Este consentimento será dado através dos termos que serão exibidos no portal do consumidor. Caso as finalidades estejam vinculadas a outras bases legais, que não o consentimento, os tratamentos vinculados a estas finalidades não passarão pela validação de consentimento do titular.
IMPORTANTE:
Para as finalidades utilizadas por outros sistemas, o usuário deverá cadastrar a finalidade com o código que é utilizado para controlar a finalidade no sistema em questão. Não é permitida a criação de finalidades com o mesmo código dentro de uma mesma área do varejista.
Exemplos de finalidade que poderão ser tratadas pelos sistemas do varejista:
- Compartilha dados com a Elo para recebimento de benefícios exclusivos
- Compartilha dados referente a saúde com os órgãos sanitários brasileiros
Integração dos dados dos consumidores para outros sistemas
Os sistemas "clientes" poderão consumir o Reshop para buscar os dados dos consumidores, assim como as informações dos aceites efetuados pelos mesmos, para que efetuem os controles dos dados.
Visão Geral
Na tela Visão Geral, disponível em LGPD → Visão Geral, encontramos um painel onde é possível visualizar o panorama das ações de LGPD dentro do Reshop, como:
- Clientes com acesso ao portal
- Quantidade de aceites
- Quantidade de solicitações de anonimização e exclusão efetuadas
- Quantidade de solicitações de anonimização e exclusão atendidas
Além disso, são disponibilizados três links. Um para acesso a área de personalização do Site do Consumidor, outro para o cadastro de finalidade e outro para o cadastro dos termos.
Cadastro dos Termos
No link relacionado ao cadastro dos Termos de Privacidade, disponível em LGPD → Visão Geral, deve-se cadastrar os termos que serão apresentados para o aceite do consumidor.
O contrato do termo será um PDF, importado no campo "Contrato do Termo", selecionando o arquivo elaborado pelo varejista, com as informações de utilização dos dados do consumidor.
Para cada termo, o varejista poderá vincular a quais finalidades se refere este termo.
Validação dos aceites e bloqueios
Os termos serão apresentados no Portal do Consumidor, no primeiro acesso do cliente ou poderão ser editados no menu Privacidade, com opção de aceite ou bloqueio das finalidade do termo.
Para as finalidades configuradas com Consentimento, o sistema irá validar, nas rotinas, se o consumidor efetuou o aceite daquela finalidade, através do termo.
Para as finalidades que não precisam do Consentimento informado, o sistema irá validar se o consumidor não efetuou o bloqueio daquela finalidade.
Configuração do Site do Consumidor
No link relacionado ao Site do Consumidor, disponível em LGPD → Visão Geral, temos diversas opções para personalização do site do consumidor da marca. Tais como:
- Definição do link personalizado
- Título da página (que será exibido na tab do navegador)
- Inserir o logotipo padrão da marca
- Personalizar mensagens (principal e secundária) para serem exibidas na tela de login
- Personalizar cores principais e secundárias
- Parametrizar o funcionamento do site de acordo com o modelo adotado
IMPORTANTE:
As alterações de parametrizações que influenciam diretamente na estrutura do site, como cores, títulos, mensagens, logotipo, etc, só serão refletidas a partir do dia seguinte
Exibição do site do consumidor com essas configurações:
Programa de Fidelidade
Alteração de dados do Programa de Fidelidade
Por conta da utilização dos termos, é extremamente importante que o varejista tenha cuidado na alteração dos dados do seu programa de fidelidade que já está em uso, de forma que não venham a ferir as informações constantes nos termos, como por exemplo valor e validade dos pontos.
Adesão automática ao programa de fidelidade
A adesão automática só ocorrerá se a finalidade correspondente estiver configurada com o Consentimento Informado = Não. Quando o varejista utilizar o Consentimento Informado, deverá orientar e verificar formas de incentivar seu consumidor a efetuar a adesão dos termos através do site.
Os clientes que utilizarem da base legal do consentimento e desejarem a desfidelização dos clientes anteriormente fidelizados automaticamente (que não efetuarem o aceite explítico no portal do consumidor), deverão abrir TP no suporte com as informações para que a Linx retire a adesão desses clientes.
Configuração de envio de SMS após cadastramento do cliente
Se o varejista utiliza o Reshop Boomerang, poderá cadastrar uma regra de Boas Vindas, que enviará um SMS para o consumidor quando o mesmo for cadastrado no Linx Reshop via PDV (somente se for um novo cliente). Para esse tipo de regra é possível solicitar resposta do consumidor, efetuando o aceite do termo diretamente quando o consumidor responder ao SMS.
A sugestão é de que o varejista crie uma regra de boas vindas solicitando resposta ao SMS e/ou enviando o link para o consumidor acessar o Portal do Consumidor e efetuar os aceites e gestão dos seus dados.
Para mais detalhes de como configurar regras, acesse o manual do Reshop Boomerang.
Configuração de envio de SMS para a base histórica de clientes, para solicitação de adesão
Se o varejista utiliza o Reshop Boomerang e deseja comunicar todos os seus clientes, de que os mesmos devem acessar o seu site para efetuar o aceite dos termos e gestão da privacidade dos dados, poderá cadastrar uma regra do tipo Livre, com a opção Comunicação para atualização de aviso de privacidade - LGPD habilitada. Essa regra somente pode ser executada através do envio manual (pela tela de Pesquisa, clicando no botão Enviar SMS), não sendo executada pelo processo noturno como as outras regras. Nessa regra também é possível solicitar resposta do consumidor, para que a adesão seja efetuada via resposta ao SMS.
Para mais detalhes de como configurar regras, acesse o manual do Reshop Boomerang.
Configuração de ativação de campanhas somente para clientes COM aceite da finalidade 'Aceito receber benefícios de campanhas promocionais'
Se o varejista desejar ativar determinada campanha somente para clientes que tiverem efetuado o aceite da finalidade Aceito receber benefícios de campanhas promocionais, na configuração de campanha, deverá marcar a opção Validar aceite para Participação em Campanhas Promocionais - LGPD.
Alteração do e-mail do login do consumidor
Caso o consumidor tente recuperar sua senha pela área do consumidor e não tenha mais acesso a nenhum dos e-mails existentes em seu cadastro, deverá solicitar ao varejista a alteração de seu e-mail para acesso.
Para isso, acesse a tela Clientes, disponível em LGPD → Clientes→ Cadastro, filtrar pelo CPF, acessar os dados do consumidor pelo link "Detalhes" e altere o e-mail através da opção Alterar e-mail de recuperação de senha.
Acesso ao histórico de alterações de dados do consumidor
Caso o varejista tenha necessite visualizar o histórico de alterações de dados do consumidor, acesse a tela Clientes, disponível em LGPD → Clientes→ Cadastro, filtrar pelo CPF e acessar o log de alterações através do link Histórico de Alterações.
Relatório de aceites por cliente
Em LGPD → Clientes → Relatório de Aceites é possível emitir um relatório com todos os clientes que efetuarem aceite dos termos, com possibilidade de efetuar filtro por um determinado termo, finalidade ou até pelo CPF do consumidor.
