1 Conceito
As rotinas de Borderô de Pagamento e Aprovação de Lançamentos, permitirão melhorar as rotinas de Contas a Pagar e Lançamento em contas. Estas rotinas exigirão a aprovação dos títulos e permitirão realizar pagamentos de títulos por borderôs. Borderô é o registro detalhado dos movimentos ou dos créditos e débitos de um período ou e uma operação, segundo o Dicionário Priberam da Língua Portuguesa.
No Linx Postos AutoSystem® o borderô será como um lote de títulos onde o usuário selecionará os títulos que serão inclusos no borderô, sendo o mesmo, salvo para ser pago posteriormente.
2 Requisitos
Para utilizar as rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial.
3 Configurações
As configurações para funcionamento das rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos.
3.1 Permissões de Acesso
As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, a seguir lista das permissões disponíveis:
- Movimentação de Contas > Permitir ao usuário aprovar lançamentos do tipo a pagar;
- Movimentação de Contas > Permitir ao usuário recusar lançamentos do tipo a pagar;
Conforme exemplo a seguir:
3.2 Cadastrar Fornecedor
Para realizar as rotinas de borderô de pagamentos e aprovação de títulos será necessário cadastrar fornecedores. Para isto, acessar o menu Cadastros > Fornecedores. Para informações referentes ao cadastro de fornecedores, acessar o Manual de Cadastros Gerais.
3.3 Plano de Contas
Para funcionamento das rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário incluir contas no plano de contas do sistema. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Plano de Contas. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:
- Novo: permitirá adicionar uma conta ao plano de contas;
- Editar: permitirá editar uma conta;
- Excluir: permitirá excluir uma conta;
- Procurar: permitirá procurar por uma conta;
- Atualizar: permitirá atualizar o plano de contas;
- Fechar: permitirá fechar a tela.
Nos capítulos a seguir serão descritas as configurações das contas a serem criadas no plano de contas.
Para habilitar a Aprovação de Lançamentos no sistema será necessário habilitar uma opção nas contas do plano de contas. Para isto, selecionar a conta Passivo > Circulante > Contas a Pagar, clicar no botão Editar e habilitar a opção Exigir aprovação de lançamento realizados para esta conta conforme imagem a seguir:
Os lançamentos realizados na conta terão um status de Aguardando aprovação e não será possível movimentá-los sem o aceite por usuário com permissão, alterando o status para Aprovado.
Para informações referentes ao plano de contas, acessar o manual Cadastros Gerais.
3.3.1 Despesas Gerais
Para incluir a conta Despesas Gerais, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo.
Preencher os campos:
- Tipo contábil selecionar a opção Débito;
- Nome: informar o nome da conta.
Habilitar as opções Aceitar lançamentos e Controlar pendências.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.
3.3.2 Juros Contas a Pagar
Para incluir a conta Juros Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo.
Preencher os campos:
- Tipo contábil selecionar a opção Débito;
- Nome: informar o nome da conta.
Habilitar a opções Aceitar lançamentos.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.
3.3.3 Multa Contas a Pagar
Para incluir a conta Multa Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo.
Preencher os campos:
- Tipo contábil selecionar a opção Débito;
- Nome: informar o nome da conta.
Habilitar a opções Aceitar lançamentos.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.
3.3.4 Desconto Contas a Pagar
Para incluir a conta Desconto Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo.
Preencher os campos:
- Tipo contábil: selecionar a opção Débito;
- Nome: informar o nome da conta.
Habilitar a opções Aceitar lançamentos.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.
3.4 Parâmetros de Contas
Para utilizar a rotinas de Contas a Pagar será necessário vincular a conta à uma chave do sistema. Para isto, acessar o menu Configurações > Parâmetros > Contas. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os campos:
- Chave: exibirá a chave selecionada;
- Conta: informar a conta a vincular com a chave.
Localizar a chave Contas a Pagar e vinculá-la à conta Contas a Pagar.
Clicar no botão Salvar informações para registrar as alterações.
3.5 Motivos de Movimentação
Para executar as rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário configurar motivos de movimentação, conforme descritos nos capítulos a seguir. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Motivos de movimentação.
Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para informações referentes a motivos de movimentação, acessar o manual Cadastros Gerais.
3.5.1 Compra de Mercadoria a Prazo
Para incluir o motivo de movimentação Compra de Mercadoria a Prazo, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Estoque (E);
- Conta creditar: informar a conta Contas a Pagar (E).
No campo Tipo movto selecionar a opção Compra Consignada. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.2 Lançamento de Despesas a Pagar
Para incluir o motivo de movimentação Lançamento de Despesas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Despesas (E);
- Conta creditar: informar a conta Contas a Pagar (E).
Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.3 Despesas Gerais
Para incluir o motivo de movimentação Despesas Gerais, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome d:o motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Caixa ADM (E);
- Conta creditar: informar a conta Despesas (S).
Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.4 Pagamento de Borderô
Para incluir o motivo de movimentação Pagamento do Borderô, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S);
- Conta creditar: informar a conta Despesas (S).
No campo Tipo movto selecionar a opção Baixa de Pendência.
Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.5 Juros de Contas a Pagar
Para incluir o motivo de movimentação Juros de Contas a Pagar, clicar no botão Novo.
Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Juros Contas a Pagar (E);
- Conta creditar: informar a conta Caixa ADM (S).
No campo Tipo movto selecionar a opção Juros – Contas a Pagar.
Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.6 Multa de Contas a Pagar
Para incluir o motivo de movimentação Multa de Contas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S);
- Conta creditar: informar a conta Desconto Contas a Pagar (S).
No campo Tipo movto selecionar a opção Multa – Contas a Pagar.
Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.5.7 Desconto de Contas a Pagar
Para incluir o motivo de movimentação Desconto de Contas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir:
Preencher os campos:
- Nome: informar o nome do motivo de movimentação;
- Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S);
- Conta creditar: informar a conta: Caixa ADM (S).
No campo Tipo movto selecionar a opção Desconto – Contas a Pagar. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
4 Funcionalidades
As rotinas de Borderô de Pagamento e Aprovação de Lançamentos, permitirão melhorar as rotinas de Contas a Pagar e Lançamento em contas. Estas rotinas exigirão a aprovação dos títulos e permitirão realizar pagamentos de títulos por borderôs.
4.1 Contas a Pagar
A rotina de Contas a Pagar permitirá realizar lançamentos, aprová-los e recusá-los além de permitir o borderô de pagamento. Para executar estas rotinas, acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Contas a Pagar. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os filtros:
- Fornecedor: informar o fornecedor;
- Conta: informar a conta;
- Empresa: informar a empresa;
- Vencto. entre: informar o período de vencimento;
- Emissão entre: informar o período de emissão;
- Pagto. entre: informar o período de pagamento.
A opção Situação permitirá selecionar as opções:
- Pagas: permitirá exibir as contas pagas;
- Em atraso: permitirá exibir as contas em atraso;
- A vencer: permitirá exibir as contas a vencer.
Após informar os filtros, clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:
- Filtrar permitirá retornar a tela: Contas a pagar – Filtrar;
- Baixar: permitirá realizar a baixa de lançamentos, conforme descrito no capítulo 4.2.1;
- Colunas: permitirá definir as colunas exibidas na relação de contas a pagar.
Exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Habilitar os campos desejados e clicar no botão Confirmar.
- Nova: permitirá realizar um novo lançamento de movimentação financeira;
- Editar: permitirá editar um lançamento;
- Excluir: permitirá excluir um lançamento;
- Rastrear: exibirá o rastreamento do lançamento selecionado;
- Aprovar: permitirá aprovar lançamentos.
Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados;
- Recusar: permitirá recusar lançamentos.
Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados;
- Borderô: permitirá realizar um borderô de pagamento com títulos selecionados.
Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados;
- Imprimir: permitirá imprimir um relatório de histórico de contas a pagar e despesas pagas;
- Fechar: permitirá fechar a tela.
A aba A Pagar exibirá uma relação de contas a pagar de acordo com os filtros informados.
A aba Pagas exibirá a relação de contas pagas de acordo com os filtros informados. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
4.1.1 Realizar Lançamentos
Para realizar os lançamentos, clicar no botão Nova. A tela a seguir será exibida:
Selecionar o motivo de movimentação e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os campos:
- Empresa: informar a empresa;
- Data movto.: informar a data de movimentação;
- Turno: informar o turno do módulo caixa;
- Usuário: exibirá o operador de caixa do turno selecionado;
- Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado;
- Débito: informar a conta de débito;
- Crédito: informar a conta de crédito;
- Documento: informar o número do documento;
- Data doc.: informar a data de emissão do documento;
- Borderô: informar o número do borderô;
- Lote: informar o número do lote;
- Pessoa: informar a pessoa;
- Vencimento: informar a data de vencimento;
- Valor: informar o valor do lançamento;
- Observação: informar uma observação.
Esta tela possui os botões:
- Confirmar: permitirá confirmar o lançamento da movimentação;
- Cent. Custo: permitirá adicionar um centro de custo ao lançamento.
Exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Nesta tela será possível adicionar ou excluir centros de custo. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações.
- Informações: permitirá incluir informações adicionais a este lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
- Placa: informar a placa do veículo;
- Veículo: informar o modelo do veículo;
- Km: informar a quilometragem;
- Motorista: informar o motorista.
- Cancelar: permitirá cancelar a emissão do lançamento.
Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar para registrar o lançamento das movimentações financeiras.
4.1.2 Aprovar/Recusar Lançamentos
Após realizar os lançamentos para a conta devidamente configurada para exigir aprovação dos lançamentos realizados, conforme configurado no capítulo 3.3, será possível realizar a aprovação ou recusa dos lançamentos. Os lançamentos possuem um status no sistema.
- Aguardando aprovação: será exibida em lançamentos que aguardam aprovação;
- Recusado: será exibida em lançamentos recusados;
- Aprovado: será exibida em lançamentos aprovados;
- Sem validação: sem validação. A cor cinza indicará títulos de contas que não exigem aprovação. Isto deverá ser configurado diretamente no plano de contas, conforme descrito no capítulo 3.3.
Para aprovar os lançamentos, selecioná-los e clicar no botão Aprovar. A tela a seguir será exibida:
Para recusar os lançamentos, selecioná-los e clicar no botão Recusar. A tela a seguir será exibida:
Clicar no botão Sim para recusar os lançamentos selecionados. A tela a seguir será exibida:
4.1.3 Borderô
Para gerar um borderô de pagamentos será possível selecionar os títulos que desejar incluir no borderô e clicar no botão Borderô no Contas a Pagar, a tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os campos:
- Situação: exibirá a situação atual do borderô;
- Empresa: informar a empresa;
- Fornecedor: informar o fornecedor;
- Observação: informar uma observação;
- Valor: exibirá a soma :dos valores dos títulos;
- Data: informar a data;
- Vencto.: informar a data de vencimento;
- Baixa: exibirá a data de baixa;
- Obs. baixa: exibirá a observação de baixa.
A guia Relação de títulos possui os botões:
- Adicionar: permitirá adicionar títulos à relação;
- Editar: permitirá editar os títulos da relação;
- Excluir: permitirá excluir títulos da relação.
Ao clicar no botão Adicionar a tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os filtros:
- Empresa: informar a empresa;
- Conta: informar a conta;
- Motivo: informar o motivo de movimentação;
- Fornecedor: informar o fornecedor;
- Data lançamento: informar o período de lançamento;
- Vencimento até: informar o período de vencimento.
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:
- Ok: permitirá adicionar o título ao borderô;
- Regras: permitirá retornar à tela Borderô – Filtrar títulos;
- Visualizar: permitirá visualizar o detalhamento do título selecionado;
- Marcar: permitirá todos os títulos, nenhum ou inverter a seleção;
- Fechar: permitirá fechar a tela.
Após informar os campos e adicionar os títulos à relação, clicar no botão Confirmar para gerar o borderô. A tela a seguir será exibida:
4.2 Borderô de Pagamento
A rotina Borderô de Pagamentos permitirá o pagamento de títulos por borderôs. Para executar esta rotina, acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Borderô.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os campos:
- Empresa: informar a empresa;
- Fornecedor: informar o fornecedor;
- Borderô: informar o borderô;
- Vencto.: entre informar o período de vencimento;
- Pagto: entre: informar o período de pagamento;
A opção Situação permitirá selecionar:
- Pagas: permitirá exibir na relação os borderôs pagos;
- Em atraso: permitirá exibir na relação os borderôs em atraso;
- A vencer: permitirá exibir na relação os borderôs a vencer.
Após informar os campos, clicar no botão Confirmar.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:
- Filtrar: permitirá retornar à tela Borderô – Filtrar;
- Baixar: permitirá realizar a baixa do borderô;
- Estornar: permitirá realizar o estorno do borderô;
- Novo: permitirá lançar um novo borderô conforme descrito no capítulo 4.1.3.
- Editar: permitirá editar o borderô selecionado;
- Excluir: permitirá excluir o borderô selecionado;
- Imprimir: permitirá imprimir um relatório do borderô selecionado;
- Fechar: permitirá fechar a tela.
4.2.1 Baixar Borderô
Ao clicar no botão Baixar a tela a seguir será exibida:
Informar uma observação referente à baixa do borderô e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui a guia Contas a pagar onde será possível visualizar os lançamentos selecionados para baixa.
Esta guia possui o botão:
- Editar: permitirá :editar as informações do lançamento.
Esta guia possui os campos:
- Multa: exibirá o valor da multa;
- Juros: exibirá o valor dos juros;
- Desconto: exibirá o valor ou porcentagem do desconto;
- Compensação: clicar no botão para adicionar os valores de compensação.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui o campos:
- Motivo: informar o motivo de movimentação de Baixa de Débito de Fornecedores.
Selecionar os valores para compensação e clicar no botão Confirmar. A compensação será incluída na guia Formas de Pagamento.
Esta guia possui os botões:
- Adicionar: permitirá incluir uma forma de pagamento;
- Editar: permitirá editar as formas de pagamento;
- Excluir: permitirá excluir formas de pagamento.
Ao clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida:
Selecionar o motivo de movimentação, e clicar no botão Confirmar.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os campos:
- Empresa: informar a empresa;
- Data movto.: informar a data de movimentação;
- Turno: informar o turno do módulo caixa;
- Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado;
- Débito: informar a conta de débito;
- Crédito: informar a conta de crédito;
- Documento: informar o número do documento;
- Data doc.: informar a data de emissão do documento;
- Lote: informar o número do lote;
- Pessoa: informar a pessoa;
- Vencimento: informar a data de vencimento;
- Valor: informar o valor do lançamento;
- Observação: informar uma observação.
Esta tela possui os botões:
- Confirmar: permitirá confirmar o lançamento da movimentação;
- Cent. Custo: permitirá adicionar um centro de custo ao lançamento.
Exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Nesta tela será possível adicionar ou excluir centros de custo.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações.
- Informações: permitirá incluir informações adicionar a este lançamento.
Exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
- Placa: informar a placa do veículo;
- Veículo: informar o modelo do veículo;
- Km: informar a quilometragem;
- Motorista: informar o motorista.
- Cancelar: permitirá cancelar a emissão do lançamento.
Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.
Após realizar as configurações de baixa, clicar no botão Confirmar. O sistema realizará a baixa do lançamento e exibirá novamente a tela de Borderô.
4.2.2 Estornar Borderô
Para realizar o estorno de borderô será necessário selecionar os borderôs pagos, através da aba Pagos, conforme imagem a seguir:
Selecionar o borderô e clicar no botão