Balanço Confronto - EST235

Processo de contagem

No processo de contagem de um balanço  o armazenamento da quantidade atual em estoque para o balanço, ao contar um produto, somente na primeira vez em que o produto for contado no balanço, o sistema armazenará a quantidade atual em estoque do produto no balanço. E somente na primeira vez em que o produto for contado após um confronto – e que este apresentou divergência, o sistema armazenará a quantidade atual em estoque do produto no balanço.

Mas quando o balanço for iniciado com o campo Balanço sem produtos pré-definidos marcado, não haverá uma quantidade de 'estoque atual inicial' previamente definida para o item. Já quando o campo estiver desmarcado, haverá uma quantidade de estoque atual inicial.

Contagem Simultânea

Com a Guia 1 desmarcada, ao contar um item que não está listado em tela e que já tenha sido contado, deverá ser carregada a quantidade já contada que está armazenada em banco. Esta quantidade será somada à nova quantidade contada. Depois disso, será exibida a bolinha indicativa do produto na cor amarela. O comportamento dos itens no processo de balanço será como a dos produtos contados, ou seja, uma vez sinalizado com a bolinha amarela, se fechado o balanço e carregado novamente ele voltará a apresentar bolinha verde.

Assim que o produto for contado, o mesmo será deslocado para a primeira linha da lista de produtos exibidos em tela. Ao tentar contar um produto inativo, a contagem não será permitida e o usuário será informado desta situação através da mensagem 'Produto informado está inativo.

Itens Não Digitados

Neste programa é possível listar os produtos que não foram informados no Balanço Confronto, no filtro de estoque, o usuário poderá filtrar os produtos, conforme quantidade em estoque, se: geral, que é possível buscar todos os produtos que não foram digitados independente da quantidade em estoque, positivo, negativo, zerado, a baixo é mostrado os itens que ainda não foram digitados e são apresentadas informações dos mesmos, tais como: Código de Barras, Descrição do Produto, Laboratório, Estoque (quantidade).

Ao clicar no botão IMPRIMIR o sistema apresentará o relatório conforme os filtros selecionados acima.

Contagem com a Loja Aberta

No SoftPharma também é possível realizar o balanço com confronto com as portas abertas, ou seja, sem a necessidade de fechar o estabelecimento para efetuar as contagens dos produtos. Mas, para que esse método seja feito corretamente, é de suma importância a interação das pessoas atuantes dentro do processo, pois uma das maiores dificuldades será o controle das mercadorias em circulação durante a contagem. Segue abaixo uma lista da boa prática de balanço com Portas Abertas:

a) Contagem de quantidades reduzidas: sugerimos a utilização do modelo de contagem com a loja aberta somente para pequenas quantidades de produtos, e sempre preparando os mesmos por Seção/Área ou outra divisão que limite as quantidades.

b) Balanços com produtos pré-definidos: quando iniciado o balanço COM itens pré-definidos, é muito importante atentarmos para a utilização de filtros por seção, preferencialmente, devido a quantidade de itens no balanço ficarem em menor número, facilitando assim a contagem e diminuindo muito as chances de falhas na atualização do balanço. Quando utilizamos filtros por Tipo de Produto, por exemplo, a quantidades de itens pode ser muito extensa, dificultando a contagem do balanço. Assim que terminar a contagem da seção deve ser feito confronto e atualização do balanço e somente depois disso, deve-se iniciar a contagem da próxima seção.

c) Balanços sem produtos pré-definidos: O modelo de contagem SEM produtos pré-definidos, foi desenvolvido com o intuito de processo de contagens de pequenas quantidades, assim podendo facilitar a contagem com a farmácia aberta, pois se não temos um filtro pré-definido no sistema, o mesmo pode ser definido pelo próprio usuário que fará a contagem, assim deve ser feita a separação dos itens a serem contados (preferencialmente) e realizar a contagem, assim que finalizar a contagem deve-se confrontar e atualizar o balanço antes de iniciar o próximo, evitando que o balanço fique parado sem necessidade ou que acumule muitos itens no mesmo. Importante: quando utilizado este modelo de contagem não será possível ZERAR itens não contados.

d) Processo de contagem: durante as contagens quando possuímos produtos em pontos distintos da loja, como em Ilhas (gôndolas), Prateleiras e também no estoque (depósito), recomendamos sempre começar pelos pontos onde os produtos têm mais chances de entrar em trânsito, no caso frente de loja, deixando o estoque por último. Quando realizada contagem onde temos ilhas e prateleiras, indica-se a recolher os produtos da ilha e contar juntamente com os da prateleira, evitando deixar disponíveis os produtos não contados. Ao finalizar a contagem da frente de loja é aconselhável confrontar as quantidades contadas antes de iniciar a contagem do estoque (deposito), assim o sistema traz para o balanço a quantidade atualizada atual do estoque.

Após realizar a contagem dos produtos em estoque, ou a cada 50 itens (recomendado), deverá clicar no botão "Confrontar" (ALT + C), neste processo o sistema confronta o estoque digitado com o estoque do SoftPharma, e os produtos que estiverem com diferença continuam na lista com um sinal em vermelho para nova conferência. Ao clicar no referido botão apresentará a mensagem "Confirme o confronto dos itens digitados com o seu estoque?" Se a opção escolhida for NÃO voltará a tela anterior permitindo a inclusão de novos itens, se SIM realizará o confronto dos itens lançados com a quantidade em estoque no sistema e emitirá o relatório "RESULTADO DO CONFRONTO". 

Ao finalizar a contagem e confrontar todos os itens, o usuário deve obrigatoriamente clicar no botão "Atualizar (ALT + T)" para que o sistema atualize todos os produtos com base nas informações da contagem, essa ação permitirá que o usuário selecione uma das opções abaixo:

• Zerar estoque de produtos não contados: Ao marcar essa opção, no relatório não são exibidos os produtos não contados no balanço. Uma vez que, neste caso, não houve nenhuma diferença no estoque.
• Manter estoque de produtos não contados: Recomenda-se utilizar essa opção pois manterá as quantidades dos produtos que não foram contados.

Para atualização do estoque será solicitado o usuário e a Senha/Biometria do Supervisor. Na seqüência o sistema emitirá o relatório "PÓS ATUALIZAÇÃO BALANÇO" em caso de divergências o sistema solicitará ao usuário se deseja emitir as notas fiscais para as quantidades divergentes.

Balanço sem produto pré-definido

• Confronto: ao iniciar um balanço sem produtos pré-definidos será exibida a mensagem "Nenhum produto digitado para este balanço", porém é importante ressaltar que para o confronto será considerada como quantidade contada a quantidade que estiver gravadas em banco, e não a quantidade informada em tela. Após a emissão do relatório, ao retornar para a tela principal do balanço deverão ser atualizadas as informações, tais como quantidade digitada, valores de custo, total do estoque, total digitado e diferença, além disso, depois do confronto serão carregados todos os produtos divergentes.
• Atualizações: ao clicar sobre o botão Atualizar, não haverá as duas opções de atualização (manter e zerar estoque de produtos não contados). A atualização será realizada como se fosse selecionada a opção para manter o estoque de produtos não contados. E, ao final do relatório gerado pelo processo de atualização, foi adicionada uma nova quebra de página na qual foram inseridos os produtos com estoque negativo. Antes do cabeçalho estará escrita a seguinte mensagem em negrito: 'Sugerimos a recontagem dos produtos listados abaixo, pois o novo estoque ficou com valor negativo. Isso pode ter ocorrido devido movimentações realizadas após o confronto até a atualização do balanço, as quais podem ter ficado fora da contagem total do balanço.

BALANÇO - Lotes/Vencimentos

Ao iniciar um novo Balanço marcando a opção Lotes e Vencimentos haverá duas opções de escolha:

• Quando a opção escolhida for Informar quando estoque divergente:
  • Ao realizar a contagem manual de produtos que possuem o controle de lotes e vencimentos no sistema, será solicitada apenas a quantidade contada, não sendo necessário informar os dados de lotes/vencimentos.
  • Após confrontar será necessário acessar a opção F8 - Contagem não processada e inserir a informação de lotes/vencimentos apenas para os produtos que tiveram a quantidade contada divergente da quantidade atual em estoque.
  • Para os produtos que não tiveram divergência na contagem, o sistema irá manter os lotes e vencimentos atuais.
  • Caso seja pressionado Atualizar com algum item faltando inserir a informação de lotes/vencimentos pelo F8 o sistema irá emitir a mensagem: "Você optou por informar os lotes/vencimentos para os produtos que tiveram divergência. Pressione F8 para inserir as informações. Após atualize o balanço novamente."
  • Após inserir as informações de Lotes/Vencimentos para todos os produtos que possuem controle e que tiveram divergência entre a quantidade contada e a quantidade atual em estoque, será possível Atualizar e finalizar o Balanço Confronto.

• Quando a opção escolhida for Não informar lotes e vencimentos:
  • Ao realizar a contagem manual de itens que possuem o controle de lotes e vencimentos no sistema, será solicitada apenas a quantidade contada, não sendo necessário informar os dados de lotes/vencimentos.
  • Após terminar a contagem, prossiga com a opção Confrontar e Atualizar normalmente.
  • O sistema irá tratar dos lotes e vencimentos dos produtos automaticamente:
    • Para itens que possuírem a quantidade contada igual a quantidade em estoque, o sistema irá manter os lotes/vencimentos existentes.
    • Para itens que tiveram uma quantidade com sobra, ou seja, uma retirada em estoque pelo balanço, o sistema irá retirar essa quantidade do(s) lote(s) que possuírem o vencimento mais próximo.
    • Para itens que tiverem uma quantidade em falta, ou seja, uma entrada em estoque pelo balanço, o sistema irá inserir como lote padrão BALCONFRONTO, a data de fabricação será o mês e ano atuais e a data de vencimento será 6 meses posteriores a data atual, apenas para essa quantidade faltante.
      
      

• Quando utilizado Coletor de dados e utilizado o parâmetro, o processo será o mesmo.

Entradas/Perdas por Balanço Confronto.

Conforme mencionado acima quando ocorrer divergências de produtos ao atualizar o Balanço com Confronto, o sistema questionará ao usuário se "Deseja emitir as notas para as quantidades divergentes? [SIM]/[NÃO]". 

Quando a opção escolhida for "não" o balanço é atualizado normalmente e quando for "sim", o sistema exibirá a seguinte mensagem "O processamento das notas será iniciado agora e não deverá ser interrompido em nenhum momento para garantir a integridade do sistema", e ao emitir uma nota de "Entrada própria por balanço confronto" ou "Perda por balanço de confronto", o sistema verificará se essas notas possuem produtos que geram informações ao SNGPC, pois fará a movimentação automaticamente no controle de SNGPC.

A emissão das notas devem seguir algumas regras:

• Produtos SEM controle de lotes e vencimento: caso exista uma sobra dos produtos será gerada uma nota de entrada por balaço, e em caso de falta será gerada uma nota de saída por perdas.
• Produtos COM controle de lotes e vencimento: além da quantidades de produtos também será validade o lote e a quantidade por lote, e em caso de divergência serão emitidas as notas de Perda ou Entrada, para situação apontada na tabela abaixo, será emitida:

• • Uma nota de perda para o Lote B89 com 75 unidades;
  • Uma nota de entrada para o Lote B89 com 70 unidades;
  • E uma nota de entrada para o Lote APE3 com 8 unidades.

Quando a quantidade de lotes for maior que a quantidade em estoque todos os produtos passarão a ter o lote padrão AABBCC, ou seja, todos os lotes serão apagados e será criado um único lote AABBCC com a quantidade igual ao estoque. Isto poderá acontecer em duas situações: quando o produto foi configurado para controle de lotes, depois efetuou algumas movimentações de saída sem o controle de lotes, e depois voltou a controlar os lotes. Também pode ocorrer no primeiro balanço após o produto ser configurado para controlar lotes. Neste último caso é necessária muita atenção, pois caso o usuário indique que deseja emitir a nota, o sistema emitirá todos os produtos contados como Lote 'AABBCC' como perda e depois emitirá uma nota de entrada com todos esses produtos, mas além das notas, o sistema também fará movimentação no Módulo SNGPC.

Quando a quantidade de lotes for menor que a quantidade em estoque, será criado o lote padrão AABBCC para o estoque adicional. O usuário deverá tomar as mesmas precauções listadas acima, visto que notas fiscais serão emitidas e farão movimentação no SNGPC.

Sugerimos que não seja emitida nota quando a farmácia começar a trabalhar com controle de lotes, mas ainda não carregou corretamente os lotes nos produtos.

Para a finalização do balanço deverão ser seguidas as regras abaixo:

• A emissão das notas provenientes do balanço deverá ser feitas antes do fechamento do balanço, pois somente após a confirmação que as notas foram emitidas é que o balanço será finalizado.
• As notas de entradas e perdas serão atômicas, ou seja, ou emite as duas, ou nenhuma. Em muitas situações é necessário emitir notas de entrada e saída para que o estoque fique correto, assim, se houver perdas e entradas, o balanço só será concluído após a emissão de notas dessas movimentações.
• Quando o usuário optar por não emitir notas, o balanço continuará atualizando o estoque normalmente, assim como acontece hoje.
• Quando a farmácia começar a emitir as notas e não conseguir finalizar, o balanço não poderá ser concluído. Em um balanço que deveria gerar uma nota de perda e uma de entrada, por exemplo, mas chegou a emitir apenas a nota de perda, este balanço será mantido em aberto. Quando o usuário tentar finalizar o balanço novamente, o sistema irá avisá-lo que existe uma nota de perda já emitida. Neste caso, a nota de perda deverá ser cancelada, já que podem ter havido alterações no balanço ou movimentação de produtos neste intervalo de tempo. O balanço deverá ser atualizado, e ambas as notas (entrada e perda) emitidas novamente.
  
  

Ao pressionar o botão "Excluir" ou "ALT + E", permite a exclusão o balanço que está na tela desde que ainda não tenha sido realizado nenhum confronto. Caso o usuário já tenha confrontado alguma vez o estoque, para excluir definitivamente o balanço será necessário informar o usuário e a Senha/Biometria do supervisor. Caso seja selecionada a opção "Zerar o estoque dos produtos não contados" será zerado o estoque os itens não contados.

Porém se não houver balanço previamente selecionado, abrirá uma tela permitindo selecionar o(s) balanço(s) a serem excluídos com os campos, intervalo de fechamento de balanço, somente balanços auditados, selecione balanços para excluir.