A comunicação entre o sistema Softpharma e o Cyberlog, se dará de forma automática. No sistema, a aplicação SoftAutoRun ficará responsável por esta comunicação.
Lembrando que o envio sempre será realizado da filial, definida como centralizadora do Depósito, e do terminal configurado para geração dos arquivos, parametrizações realizadas no programa "Configuração Cyberlog", que vimos anteriormente.
Envio de Cadastros
O primeiro envio a ser realizado, será dos arquivos gerados pelo usuário ao pressionar o botão "Carga Inicial", que conterão todos os produtos e fornecedores ativos no Softpharma, e os cadastros de clientes que corresponderem às filiais da Rede. Depois disso, diariamente será consultado se há cadastros novos ou alterados, caso haja, o Softpharma gerará e enviará os arquivos, com os mesmos, automaticamente.
Envio e retorno dos Pedidos de Romaneio
Ao gerar um romaneio no programa "Pedido de Compra", localizado no menu Compras, o usuário precisa conferir os itens e confirmar o envio dos mesmos à filial necessitada. Com a integração, esta conferência será realizada no Cyberlog, e o Softpharma apenas importará a mesma para que o usuário proceda com o faturamento.
Sendo assim, a cada 01 (um) minuto, o sistema consultará se há solicitação de romaneios para a filial Depósito, caso haja, automaticamente gerará um arquivo com as solicitações, na pasta Requisição, e o exportará para o Cyberlog.
No Cyberlog, estas solicitações serão importadas e os itens conferidos. Depois, retornará o arquivo para o Softpharma.
De minuto a minuto, o sistema consultará a pasta de Resposta e ao localizar um arquivo de retorno, o importará e validará se todos os itens foram conferidos. Se SIM, na tela de "Romaneios", as colunas "Quantidade" e "Qtde Conferida", de cada item serão preenchidas com a quantidade retornada pelo Cyberlog, e o sistema solicitará a geração das notas de transferência, conforme procedimento atual.
Quando o sistema identificar produtos NÃO conferidos, em tela serão listados todos os itens retornados, sinalizando quais precisam ser conferidos, para que o usuário realize a conferência e prossiga com a efetivação do romaneio no Softpharma.
Envio e retorno das Notas de Compra
Como no romaneio, a conferência dos itens das notas de compra importadas e processadas pelo programa "Importação NF-e e Faturamento", localizado no menu Compras, será realizada pelo Cyberlog.
Desta forma, a cada 01 (um) minuto, o sistema consultará se há notas da filial Depósito na situação "Em Check-in de Produtos". Quando houver, gerará um arquivo com as mesmas na pasta Requisição, e o exportará ao Cyberlog.
Caso seja localizado notas, que já tenha sido emitido devolução de mercadoria, o sistema gerará o arquivo de recebimento sinalizando-o como: Devolução. E, na devolução cancelará apenas os itens devolvidos.
No Cyberlog, estas solicitações serão importadas e os itens conferidos. Depois, retornará o arquivo ao Softpharma com o check-in das notas já realizado.
De minuto em minuto, o sistema consultará a pasta de Resposta. Ao localizar um arquivo de retorno, o importará e realizará a conferência das notas presentes no mesmo, validando se há algum tipo de pendência. Se houver, o usuário será informado e o sistema listará as as notas que precisam ser ajustadas, para que o mesmo realize os ajustes e depois prossiga com o faturamento manual das notas. Não havendo nenhuma pendência, o sistema solicitará se o usuário deseja lançar a nota, se "Sim", iniciará o faturamento automaticamente. Caso o usuário não tenha acesso para faturar a nota, a mesma permanecerá conferida e "A Faturar".
Quanto às limitações desta integração, destacamos as seguintes:
Não haverá nenhum controle para notas que forem canceladas após já estarem na situação "Em Check-in de produtos". Nem para notas que sofrerem alterações, após serem exportadas para o Cyberlog como, por exemplo, alteração na fração dos produtos.
Por limitações do próprio Cyberlog, não será enviado o tipo da nota. Com isso, se forem exportadas duas notas com tipos diferentes mas com a mesma numeração, poderá ocorrer erro.