Para atender as alterações que foram realizadas quanto ao Movimento de Contas a Pagar, a partir deste release, o programa “Lançamento de Despesas” também sofreu algumas alterações como:
- Inclusão de informações referente ao fundo fixo;
- Sinalização de duplicata entregue e sua respectiva data de entrega;
- E o controle de acesso a tipo de documento, local de pagamento e plano de contas conforme fornecedor selecionado.
Com essas alterações, o usuário com perfil gerente poderá lançar neste programa as despesas relacionadas a sua loja podendo estas se enquadrarem no conceito de “fundo fixo”. Sendo assim, poderá ser utilizado este programa para lançamentos de fundo fixo, bastando marcar o campo de mesmo nome.
Atenção!
Ao marcar duplicatas com fundo fixo e como entregue, esta será exibida na tela de auditoria de caixa diário na data correspondente ao campo de duplicata entregue, permitindo assim que o usuário do setor administrativo possa visualizar os valores na coluna fundo fixo.
Observe que foi incluído no lançamento de despesas a opção de “Fundo Fixo” (por padrão virá desmarcado), e esta opção estará disponível quando selecionado um modo de pagamento diferente de “Sem pagamento”. Quando posicionado o ponteiro do mouse sobre o nome do campo será exibida a seguinte mensagem: “Marque este campo para indicar que a duplicata movimentará o fundo fixo, sendo esta exibida no processo de auditoria de caixa”.
Para que o usuário somente possa realizar lançamento de duplicatas do tipo fundo fixo, é necessário que a configuração desse programa “tabulação 10” esteja desmarcada. Estando desmarcada para o usuário, o campo fundo fixo se apresentará sem opção de edição e marcada automaticamente, não sendo necessário o preenchimento dos campos restantes (“Duplicata Entregue?” e “Data Entrega”).
Também foi incluída a opção “Duplicata Entregue?” no lançamento de despesas. Esta opção estará disponível quando selecionado um modo de pagamento diferente de “Sem pagamento”. Esta opção deve ser selecionada para indicar que a duplicata foi entregue. Para o processo de fundo fixo/auditoria de caixa, este campo será utilizado para indicar que a duplicata foi enviada para a filial administrativa.
Quando a opção “Duplicata Entregue?” for marcada, será habilitado o campo “Data Entrega”, que será utilizada para informar a data que a duplicata foi entregue/enviada ao setor administrativo. Não deverá possuir auditoria para a data informada e filial que o lançamento se refere.
Observação
Estes campos de “Duplicata Entregue?” e “Data Entrega” são independentes do campo de “Fundo Fixo”, ou seja, poderá ocorrer casos da duplicata não ser de fundo fixo e ser controlado se está entregue e sua data de entrega. Por exemplo, duplicatas de fornecedores de mercadorias, estas não são do tipo fundo fixo, sendo estas enviadas para o administrativo e controlado se está entregue e sua data de entrega.
As duplicatas que forem lançadas neste programa serão exibidas no programa de auditoria de caixa diário.
Foi alterado a ordem dos campos de lançamento, de forma que, o campo de “Modo Pag” fique antes dos campos que podem ser bloqueados por opção selecionado neste (Local de pagamento, tipo de documento e plano de contas).
Quando o usuário for realizar um “Novo Lançamento” através do botão “Novo”, e o mesmo possuir em sua configuração de sistema a “tabulação 9 desmarcada”, o sistema realizará os seguintes controles:
- Ao solicitar a consulta de “Fornecedor”, será listado somente os fornecedores que o usuário possui acesso, ou seja, o fornecedor que possuir pelo menos uma configuração por plano de contas, tipo de documento ou local de pagamento.
- Caso seja informado um fornecedor através do código, será verificado se o mesmo possui acesso a ele. Caso este não tenha acesso, será exibida a seguinte mensagem: “Este fornecedor não está com configuração de fornecedores, impossibilitando que seu usuário o utilize, entre em contato com o setor financeiro/contábil para efetuar a configuração (Botão F6-Configuração, do cadastro do fornecedor).”.
- O usuário terá acesso ao fornecedor, se na configuração de fornecedor este possuir pelo menos um campo de configuração informado (plano de contas, tipo de documento ou local de pagamento), e se “sim”, esta informação será preenchida automaticamente no campo correspondente em tela deixando o foco do cursor do mouse no campo subsequente a ser informado;
- Ao solicitar o “Local de pagamento”, será permitido selecionar somente os locais de pagamento configurado para o fornecedor selecionado.
- Se na configuração do fornecedor possuir mais de um local de pagamento, o usuário deverá selecionar qual será utilizado;
- Quando solicitado a listagem através da tecla de pesquisa “F2”, serão exibidos somente os locais de pagamento configurados para o fornecedor informado;
- Os locais de pagamento exibidos serão somente os que estiverem com a situação cadastral “Ativa”;
- Se não possuir nenhum local de pagamento com a situação ativo configurado para o fornecedor, será permitido selecionar qualquer local de pagamento;
- Não será permitido consultar este campo sem ter informado um fornecedor anteriormente. Caso isso aconteça, será exibida a seguinte mensagem: “para consultar local de pagamento é necessário selecionar o fornecedor, para então utilizar os locais de pagamento configurados para este.”.
- Quando solicitado o “Tipo de documento”, será permitido selecionar somente os tipos de documentos configurados para o fornecedor selecionado.
- Se a configuração do fornecedor possuir mais de um tipo de documento, o usuário deverá selecionar qual será utilizado.
- Se solicitado através da tecla de pesquisa “F2”, será exibido somente os tipos de documentos configurados para o fornecedor informado;
- Serão exibidos somente os tipos de documentos com situação cadastral “ativo”. Se não possuir nenhum tipo de documento com situação “ativo” configurado para o fornecedor, será permitido que seja selecionado qualquer tipo de documento;
- Não será permitido consultar este campo sem antes ter sido informado um fornecedor. Caso isso ocorra, será exibida a seguinte mensagem de alerta: “Para consultar tipo de documento é necessário selecionar o fornecedor, para então utilizar os tipos de documentos configurados para este.”;
- Quando selecionado “Plano de contas”, e ao controle por fornecedor:
- Se não possuir nenhum plano de contas com situação “ativo” configurado para o fornecedor, será permitido selecionar qualquer plano de contas, inclusive os listados pela tecla de pesquisa “F2”;
- Não será permitido consultar este campo sem ter informado primeiro um fornecedor. Caso isso aconteça, será exibida a seguinte mensagem de alerta: “Para consultar plano de contas é necessário selecionar o fornecedor, para então utilizar os planos de contas configurados para este.”;