O que é?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no campo de incidência do ICMS, cuja validade jurídica é garantida por duas condições necessárias: a assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
Os Benefícios da NF-e
1. Redução de custos
Uma nota fiscal tradicional exige o uso de impressoras e papéis, além de implicar outros custos inerentes à emissão. Isso sem contar o armazenamento dos documentos, outro fator que gera bastante gasto. Todo esse processo é oneroso, e acaba afetando os custos e as despesas do empreendimento.
Por isso, uma solução tecnológica, que reduz esses procedimentos, como a NFe, é mais interessante. E ela tem sido cada vez mais adotada por diversas corporações de todos os segmentos com o objetivo de facilitar e emissão das notas.
São inegáveis as mudanças que a tecnologia trouxe para o mundo corporativo. Com o sistema tributário, não é diferente: a otimização trazida pelo uso da internet permite mais agilidade no pagamento de impostos e obrigações fiscais.
2. Comodidade para o cliente
Imagine que você tenha mais de 10 mil clientes e precise emitir notas fiscais para todas essas pessoas físicas e jurídicas. É provável que isso signifique bastante trabalho para a sua equipe além dos gastos associados.
Com a NFe, a guia é enviada diretamente para o e-mail do consumidor, o que facilita o relacionamento e moderniza a relação empresa-cliente. A NFe é, portanto, um instrumento mais cômodo e ágil em um mundo que cada vez mais se transforma sob a influência da Tecnologia da Informação (TI).
3. Integração com os sistemas de gestão
Você sabe o que é um Enterprise Resource Planning (ERP)? E como ele pode otimizar as operações diárias de uma empresa? Parece um pouco complicado, não é mesmo?
Fique tranquilo: um ERP nada mais é do que um software de gestão empresarial. Ele registra todas as informações financeiras, de recursos humanos e de fornecedores da companhia e oferece uma visão ampla dos diferentes departamentos que a compõem. Isso é fundamental para uma boa gestão e para o crescimento de qualquer negócio.
A NFe é gerada diretamente no ERP. Em seguida, basta colher a assinatura digital e enviar o documento para a Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Tudo assim: rápido, prático e confiável. Além disso, ainda garante o cumprimento das obrigações fiscais.
4. Maior rapidez no atendimento
NFe é sinônimo de rapidez e agilidade. Como o cliente é a peça fundamental para qualquer empresa, um atendimento assertivo e eficiente traz mais vendas por ser capaz de cativá-lo.
Anteriormente, as notas fiscais eram sinônimo de reclamação recorrente dos consumidores, que muitas vezes não recebiam o documento. Com isso, era preciso ir a um cartório e pedir uma cópia autenticada. Além desse problema, havia outro detalhe que afetava esse relacionamento: a demora na entrega pelas transportadoras.
Atualmente, depois que a NFe é emitida, ela pode ser reenviada ao e-mail do cliente quantas vezes forem necessárias.
5. Melhoria na produtividade da equipe
Arquivos e armários de metal com ficheiros são imagens que vêm logo à cabeça quando se pensa no armazenamento de documentos e notas fiscais. Os funcionários, quando necessitavam procurar por uma delas, tinham de vasculhar grandes quantidades de papéis.
Esse processo, além de moroso, gerava gastos com pessoal e era uma prática arcaica que não qualificava o colaborador. Hoje em dia, alguns cliques separam a NFe específica que está sendo procurada.
Gestores e funcionários tornam essa atividade de busca de documentos uma prática secundária, e podem se concentrar em seus processos e habilidades. Soma-se a isso a redução nos custos com materiais físicos e formas de armazenamento.
6. Maior transparência nas atividades envolvendo a emissão de NFe
Tributos fiscais e sonegação de impostos são dois fatores que estão bastante ligados. Existem pesquisas que comprovam que o rombo provocado nos cofres públicos pela sonegação é maior do que os prejuízos com a corrupção política.
Ou seja, o país, os contribuintes e, até mesmo, os empresários são prejudicados com essa prática. A NFe permite uma relação mais transparente com os clientes e com a Receita Federal (RF), além de dificultar as práticas de sonegação fiscal.
Como o sistema é integrado com a RF, a Sefaz e outros órgãos governamentais, fica mais fácil minimizar as tentativas de fraude e sonegação.
7. Incentivo ao relacionamento com clientes business to business (B2B)
O B2B é o comércio entre empresas. E como a emissão de NFe melhora esse relacionamento? Simples: quando uma corporação passa a utilizá-la, profissionaliza os processos internos e torna a relação com os clientes mais capacitada e responsável.
E mesmo que a empresa trabalhe somente com business to consumer (B2C), ela é capaz de perceber os benefícios da gestão profissional e em conformidade com os órgãos auditores. Por isso, sempre pense em construir uma relação duradoura e proveitosa com os clientes, independentemente de eles serem B2B ou B2C.