Aqui você vai encontrar:
O que é a ferramenta?
Nesse manual você vai encontrar um passo a passo de como realizar o lançamento dos pré-pedidos de compra, uma fase que antecede o pedido, no qual o comprador tem a possibilidade de utilizar a ferramenta no momento do atendimento ao representante/fornecedor e já ir registrando o pré-pedido que posteriormente pode ser transformado em um pedido efetivo.
Manual de uso da ferramenta
Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta
Como configurar as permissões de acesso
Para acessar a ferramenta ‘Pré-pedidos de compras’ é necessário que o grupo de permissão do usuário logado tenha permissão liberada. Para liberar essa permissão, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Configurações e clique na opção Permissões de Acesso.
Selecione o Grupo de Usuários que deseja liberar, e marque a opção no Módulo Pré-pedidos:
Acessar: Acesso a tela Pré-pedidos de compra
Modificar: Libera as operações vinculadas ao botão Gerar pedidos da tela de Pré-pedidos de compra
Excluir: Permite a exclusão de registros localizados na tela de Pré-pedidos de compra
Liberar: Permite operações vinculadas ao botão Liberar pré-pedido da tela de Pré-pedidos de compra
LANÇAR UM PRÉ-PEDIDO
Acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e clique na opção Pré-pedidos de Compra:
Será exibida a tela para fazer os filtros de pré-pedidos já existentes. Para incluir um novo, clique no menu lateral F7-Novo Pré-Pedido:
Será exibida a tela onde vamos iniciar o preenchimento do pré-pedido, na aba 01 – Início.
Na parte de ‘Compra’, selecione no campo Empresas, quais as lojas onde serão gerados os pedidos:
Na parte do ‘Comprador’, informe os seguintes campos:
- Pedido Fornecedor: número do pedido do fornecedor, se tiver.
- Data Pedido: É carregada a data atual, você pode alterar se necessário.
- Status do Pedido: Esse campo é atualizado automaticamente pelo sistema.
- Prev. Entrega: você pode informar aqui a data prevista de entrega desse pedido.
- Comprador: Será carregado o usuário que está logado no sistema. Você pode alterar se for necessário.
- Fatura para*: Se você já quiser preencher para qual loja o pedido deverá ser faturado, clique em cima do nome do campo ‘Faturar para*’, assim o sistema vai habilitar o campo e você poderá selecionar.
- Local Entrega*: Se você já quiser preencher o local de entrega do pedido, clique em cima do nome do campo ‘Local Entrega*’, assim o sistema vai habilitar o campo e você poderá selecionar.
- Transportadora: aqui você já pode selecionar qual será a transportadora do pedido.
- Tipo do Frente: selecione o tipo do frete: 0 - Contratação do Frete por conta do Remetente (CIF);1 - Contratação do Frete por conta do Destinatário (FOB); 2 - Contratação do Frete por conta de Terceiros; 3 - Transporte Próprio por conta do Remetente; 4 - Transporte Próprio por conta do Destinatário; 9 - Sem Ocorrência de Transporte.
Na parte do ‘Fornecedor’ você pode selecionar:
- Marca: qual a marca que está sendo comprada.
- Coleção: se você trabalha com coleção, pode selecionar qual coleção está sendo comprada.
- Fornecedor: selecione o fornecedor de qual está comprando. Pode utilizar aqui o conceito família (para saber mais sobre esse conceito, veja o manual de cadastro de fornecedores).
- Representante: Se você está trabalhando com representante, pode selecionar nesse campo.
- Contato Fábrica: é um campo em aberto onde você pode colocar o nome de um responsável na fábrica para que você entre em contato se necessário.
- Telefone Fábrica: telefone da fábrica para contato.
Na parte do ‘Financeiro’ você já pode selecionar algumas informações para o pagamento:
- Forma Pagamento: Crediário, boletos ou depósito.
- Tipo Moeda: pode selecionar o tipo de moeda.
- Parcelas: pode informar em quantas parcelas será feito.
Na parte ‘Sugestões’ você já pode adicionar sugestões de valores para os produtos. Se adicionar valores aqui, eles já serão inseridos nos produtos no pré-pedido.
Na parte ‘Grades da Marca’ já serão carregadas as grades que estão vinculadas à marca, lá no cadastro de marca, o pré-pedido deverá ser feito para essas grades exibidas aqui. Se você precisar alterar essas grades, pode clicar em ‘Editar Grade da Marca’ e fazer a alteração.
Na parte ‘Observações’ você pode colocar alguma observação sobre esse pré-pedido.
Agora vamos para a aba Produtos para adicionarmos os produtos no pré-pedido. Você pode clicar sobre a aba 02 – Produtos ou apertar a tela F5 do seu teclado.
Nas Configurações das Grades, vamos criar possibilidades de grades, que vamos utilizar posteriormente ao adicionarmos os produtos. Assim as quantidades de cada grade já estarão prontas, e você precisará apenas vincular os produtos a grade que desejar.
Então aqui nas Configurações das Grades, são exibidas as grades que estão vinculadas a essa marca, como vimos na tela ‘01 – Início’, nesse exemplo, tenho a grade 01 que vai do 33 ao 40, e a grade 02 que vai do 37 ao 45.
Nas letras A, B, C... vamos adicionar as possibilidades de quantidades para compra dessas grades.
Por exemplo, na letra A, na primeira coluna, você deve colocar o número da grade que você quer lançar a possibilidade, nesse exemplo abaixo, informamos o 01, que corresponde a grade do 33 ao 40, assim enquanto preenchemos as quantidades, a grade fica em azul para destacar.
E nos campos seguintes informamos a quantidade de cada numeração que deseja comprar nessa possibilidade de grade.
No exemplo abaixo, temos 3 possibilidades de grade, as letras A e B para a grade 01 (33 ao 40) e a letra C para a grade 02 (37 ao 45):
Agora para adicionar os produtos, clique logo abaixo do campo Referência para o sistema habilitar o campo:
Você pode adicionar tanto produtos que já estão cadastrados no sistema, quanto produtos novos.
Se o produto já está cadastro, é só apertar a tecla F12 para buscá-lo e selecioná-lo.
Se o produto é novo e ainda não possui cadastro no SetaERP, basta você preencher manualmente os campos Referência, Classificação, Cor, Descrição, Custo bruto, Custo base e Preço de venda. Assim, quando esse pré-pedido for efetivado como pedido de compra, o produto será cadastrado automaticamente, você só precisará preencher as outras informações do cadastro.
Veja no exemplo abaixo, um produto adicionado. As últimas colunas definem a grade e quantidade de produtos que serão comprados.
Na coluna Grade você deve selecionar qual possibilidade de grade será comprada, nesse exemplo selecionamos a grade A, que tem no total 12 pares.
A coluna 01 refere-se à loja, nesse exemplo o pedido é para apenas 1 loja. Se fosse para mais de uma loja, o código das lojas estaria ao lado, por exemplo, 01 | 02 | 03.
E abaixo do código da loja, informamos quantas grades queremos, nesse exemplo colocamos 2, então são duas grades A, totalizando 24 pares.
Para remover um produto que já foi adicionado ao pré-pedido, aperte a tecla F7 do seu teclado.
Na parte inferior da tela ainda tem o campo Markup(%), Desconto, Crédito de ICMS( CMV), Custo Base e Preço Venda
Outras telas de navegação:
F5 - Navegar entre as abas
F6 - Navegar entre painéis
F12 - Localizar
Na imagem abaixo mais alguns exemplos de produtos com outras grades de possiblidades:
Na última aba 03-Fechamento, você pode simular descontos progressivos.
No campo Desconto do Pedido (%) você pode adicionar um desconto para o pedido:
Na opção Simulador de Descontos(%), você pode simular descontos variados para fazer a negociação, nesse exemplo, simulei descontos de 5%, 7%, 10%, 15% e 30%, abaixo de cada percentual é exibido o valor final com o desconto correspondente:
Você ainda pode ver os totalizadores na parte inferior da tela.
E as colunas da tela são: Empresa, Pares, SKU, Valor dos Produtos, Desconto Pedido, Valor Total Pedido, Desconto 1, Desconto 2, Desconto 3, Desconto 4, Desconto 5.
Para finalizar o pré-pedido, clique em F8-Salvar.
CONSULTAR PRÉ-PEDIDO
Após criar o pré-pedido, você pode consulta-lo para editar, excluir ou gerar o pedido dele. Para isso, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e clique na opção Pré-pedidos de compra.
Será aberta a tela de filtros e você pode realizar os filtros abaixo para localizar o pré-pedido que deseja:
- Fornecedor: fornecedor do pedido.
- Pré-pedido: número do pré-pedido.
- Pedido fornecedor: número do pré-pedido no fornecedor.
- Status: Aberto, Liberado (já liberado pelo comprador), Baixado (já baixado e gerado o pedido de compra).
- Data da Compra: data que foi realizado o pré-pedido.
- Previsão de Entrega: data prevista para entrega do pedido.
Depois de selecionar os filtros, clique em F8-Filtrar:
Serão listados os pré-pedidos relacionados aos filtros. Irá aparecer as coluna Fornecedor, Compra, Previsão e Pré-Pedido.
Nesse exemplo, estamos visualizando os pré-pedidos que estão em aberto. Ao selecionar o pedido, você pode:
Imprimir: para fazer uma impressão do pré-pedido:
O relatório irá mostrar as informações da loja que irá faturar, o local de entrega e o fornecedor.
Logo abaixo tem os produtos organizados por grades e as quantidade que foram pedidas e as colunas quantidade, unitário, total e ipi.
No final tem um totalizador de itens e formas de pagamento, número de peças, o subtotal, valor do ipi, ajustes, frete e Total.
Excluir: para excluir o pré-pedido. Selecione um item e clique no botão e caso queira realizar a exclusão confirme.
F6-Abrir Pré-pedido: para editar as informações. Ao clicar nesse botão irá abrir novamente a tela de pré-pedido de compra e você pode realizar algumas edições.
Para gerar o pedido, primeiro clique em F5-Liberar pré-pedido, irá aparecer a mensagem: "Deseja liberar o pré-pedido selecionado para quem o mesmo possa ser transformado em um pedido?" e em seguida clique em Sim:
O pré-pedido sairá dessa tela, clique em Fechar:
Faça o filtro novamente, agora com o filtro: Liberado:
Agora com o pedido liberado, se clicar na opção F6-Abrir pré-pedido, você poderá apenas visualizar os dados do pré-pedido. Se quiser fazer alguma alteração terá que clicar em F5-Reabrir pré-pedido, assim o pré-pedido volta a ficar aberto e você poderá editá-lo.
Para gerar o pedido desse pré-pedido, clique em F4-Gerar Pedidos:
Assim seu pedido foi gerado com as informações que estavam no pré-pedido. Você pode consultar os pedidos filtrando pelo Status Baixado:
Selecione o pedido desejado e clique na opção Pedidos:
Assim será aberta a tela de consulta de pedidos:
Caso alguém queira Reabrir um pré-pedido, filtre o status 'Liberado' ou 'Baixado', selecione um pré-pedido e clique no menu lateral 'F5-Reabrir pré-pedido'. Caso tenha algum pedido já lançado, ele não deixará reabrir. Caso não tenha, ele irá perguntar 'Deseja reabrir o pré-pedido selecionado?' Caso confirme, ele irá fazer a reabertura.
Como enviar um e-mail em um Pré-Pedidos de Compra?
R.: Acesse o retaguarda > Compras > Pré-pedido de compra > filtre por um dos status (aberto, Liberado, Baixado) > selecione o pré-pedido de compra e clique no menu lateral > 'Enviar E-mail'