Muito importante lembrar que este documento tem objetivo de auxiliar e facilitar o entendimento de como funciona os cadastros para clientes que utilizam o processo de integração RH, pois a forma de trabalhar não é padrão e que as parametrizações são definidas pelo cliente. Dúvidas entre em contato com a nossa equipe contábil ou com a sua contabilidade para maiores informações.
Conceito
Provisão é uma forma de reserva para atender as despesas que já se espera. A provisão visa a cobertura de um gasto já considerado certo ou de grande possibilidade de ocorrência. Também é um fundo de proteção a riscos sobre perdas que se esperam ou que já ocorreram e reduziram o valor do ativo, sendo reversíveis ou com probabilidade de redução. No sistema é possível importar as provisões das despesas, através do arquivo RH.
“Provisões Contábeis são despesas que, mesmo que ainda não pagas, configuram-se como ocorridas. Pelo princípio de competência contábil”.
Não confunda o conceito entre provisões e reservas, segue um comparativo abaixo.
Neste manual será apresentado todo processo executado para os provisionamentos, com intuito de auxiliar o cliente na importação do arquivo encaminhado pela Humanus. No sistema EMSys é preciso ter o cadastro dos eventos de acordo com as explicações abaixo.
Para importação dos eventos de rescisão acesse o documento: Rescisões - RH | EMSys
Requisitos
Para utilização deste serviço, lembre -se de alguns pontos.
- Possuir integração entre o EMSys e Humanus.
Parametrização
Cadastro de Evento
1ª Etapa:
Os eventos serão encaminhados e importados através do arquivo, desta forma o sistema precisa ter os cadastros realizados no EMSys, para isso acesse o | Menu: Administrativo → Integração RH → Cadastro de Evento RH |
- 1. Código: Informar o mesmo código que está destacado no arquivo, para que durante a importação seja considerado corretamente o cadastro.
- 2. Descrição: Informar a mesma descrição que consta no arquivo.
Configurações
- 3. Tipo: De acordo com o Tipo selecionado serão habilitados as opções correspondentes.
Exemplo:
Ao selecionar o Tipo é habilitado somente o(s) campo(s) que o evento precisa para concluir com o cadastro. Segue abaixo quais campos para o Tipo de Receita.
Neste caso foram habilitados os campos Receita e Favorecido para serem preenchidos.
Ao selecionar o Tipo Despesa foram habilitados os campos para preenchimento: Despesa, Favorecido e Tipo de Cobrança.
E assim sucessivamente para cada tipo de evento selecionado.
- 4. A opção da Rescisão e Saldo Abertura, é habilitado para seleção somente para os eventos com o Tipo: Provisão, para as demais opção é disponível somente a opção Separar Empresa.
Não utilizar a opção Saldo Abertura no cadastro dos eventos. Deverá ser utilizado somente na implantação para os clientes.
A opção Separar Empresa, será utilizado nos cadastros que são provisionamentos Global. Para os clientes que utilizam este provisionamento (São provisões que serão repassadas para o Ministério da Previdência Social e Caixa Econômica Federal todo começo de mês) o sistema fará a separação das empresas de cada evento global, considerando a empresa do arquivo. Exemplo:
- 5. Receita: Selecionar o tipo de receita de acordo com o evento que será cadastrado. Para o cadastro ou alteração do tipo de receita acesse o menu: Gerencial → Administrativo → Receitas → Tipo de Receita
- 6. Despesa: Selecione corretamente o tipo de despesa. Para o cadastro ou alteração do tipo de despesa acesse o menu: Gerencial → Administrativo → Despesas → Tipo de Despesa
- 7. Favorecido: Informe corretamente o Favorecido. Para o cadastro ou alteração acesse o menu: Gerencial → Pessoas → Pessoa → Pessoas
- 8. Movimento: Informar o Movimento correto para o Evento que será cadastrado. Para o cadastro ou alteração acesse o menu: Gerencial → Administrativo → Funcionários → Tipo de Movimento Funcionário
- 9. Tipo Cobrança: Selecionar o Tipo de cobrança para o Evento. Para o cadastro ou alteração acesse o menu: Gerencial → Financeiro → Tipo de Cobrança
- 10. Tipo Movimento: Opção que irá definir se a natureza de operação do evento, no quadro abaixo mostra um exemplo da natureza de operação.
| ATIVO (Bens e direitos) | devedora | crédito |
| PASSIVO (Obrigações) | credora | débito |
| Patrimônio Líquido (capital, reservas, receitas e despesas) | credora | débito |
- 11. Opção para incluir ou excluir as Configurações no cadastro de um Evento.
Provisões
Provisão é uma terminologia utilizada para definir eventos que Reduzem o Ativo ou aumentam o Passivo, sendo necessários ajustá-los à efetiva realidade patrimonial. Para as provisões será considerada um aumento no Ativo, no caso das rescisões, diminuirão este valor.
Diferença entre Regime de Competência e Provisão
Algumas pessoas têm dúvidas sobre o Regime de Competência e Provisão. Resumidamente, o Regime de Competência é um método de registro de lançamentos contábeis. Através dele sendo obrigatório, o profissional contábil faz a contabilização de receitas e despesas (ou custos). A contabilização de provisões, por sua vez, é feita para registrar gastos futuros que virão a ocorrer.
No arquivo encaminhado pela Humanus, constará as informações dessas provisões. O sistema EMSys fará a importação dos registros conforme os eventos cadastrados. Segue exemplo do arquivo:
Conforme a imagem acima, o código 1794 com a descrição PROV FERIAS MES, no EMSys é necessário realizar o cadastro conforme imagem abaixo.
No campo código informar o valor 1794 e no campo descrição informar PROV FERIAS MES. Selecionar o Tipo de Evento e demais campos obrigatórios do Evento e clicar no botão incluir. Exemplo:
Faça o cadastro de todos os eventos que constarão no arquivo e após ter realizado toda a parametrização, a importação do arquivo das despesas passará a ser provisionadas mensalmente. Os registros do arquivo encaminhado pela Humanus serão conciliados com as informações do sistema EMSys.
Importação do arquivo
As despesas serão contabilizadas após a importação do arquivo XML, disponibilizado pela Humanus. Acesse o menu: Gerencial → Administrativo → Integração RH → Importar dados RH
Clique no botão: 
para selecionar o arquivo de importação.
Após ter selecionado o arquivo clique em Carregar XML para o sistema possa fazer a leitura e fazer a conciliação das informações do arquivo.
O sistema identifica os registros do arquivo e as informações referente as empresas e valores, conforme a imagem. Cada arquivo poderá conter mais de um lote contendo vários registros.
Antes de importar o arquivo é possível visualizar os registros que serão lançados no sistema, clique duas vezes no registro/lote (linha do grid) conforme animação.
Será exibido a Guia Geral com a quantidade total e valores total das Despesas, Receitas, Movimentos de Funcionários e Títulos a pagar.
Na guia Despesas serão exibidos todos os eventos do arquivo vinculados à despesas.
Na guia Receitas serão exibidos todos os eventos do arquivo vinculados à receitas.
Na guia Movimentos Funcionários serão exibidos todos os eventos do arquivo vinculados à Movimento de Funcionários.
Na guia Títulos a Pagar serão exibidos todos os eventos do arquivo vinculados à Títulos a Pagar.
Para concluir o processo de importação, clique em Importar.
Quando o arquivo/Lote já foi importado no EMSys, será exibido a mensagem para o usuário que o Lote foi importado e se ele deseja importar o arquivo novamente.
Verificar a necessidade de importar novamente antes de clicar no botão: Sim.
Estornar arquivo
Para realizar o estorno de um arquivo realizar o seguinte procedimento.
1.Digite o Lote (ID do arquivo).
2. Clique em Estornar.
3. Será exibido os dados do Lote importado.
4. Clique em Confirmar.
Registro das Despesas no EMSys
Cada provisão lançada no sistema terá o cadastro de uma despesa. Todo o preenchimento do cadastro da despesa é considerado as informações no cadastro de evento. Para identificar acesse o menu: Gerencial → Administrativo → Despesas → Despesas.
As despesas cadastradas para uma provisão, não irão constar pagamento como mostra na imagem abaixo.
Relatórios para identificação dos lançamentos
Para identificação dos lançamentos acesse os Relatórios pelo menu: Gerencial → Gerencial → Posição de Liquidez.
Para identificar por funcionário acesse o menu: Gerencial → Gerencial → Posição de Liquidez Analítico.
Gerando o relatório após a importação do arquivo com as provisões para o funcionário 462. Podemos identificar que a conta encontra-se com os valores das provisões lançados.
