O objetivo deste módulo é apresentar as alterações que o Softpharma precisou passar para atender as exigências feitas pela Vigilância Sanitária de São Paulo.
1 - O que é COVISA?
A COVISA – Coordenação de Vigilância Sanitária da cidade de São Paulo é o órgão que regula e executa as ações de acordo com as peculiaridades do município de São Paulo.
Este é órgão responsável por fazer avaliações dos sistemas informatizados de gerenciamentos de medicamentos antimicrobianos e de controle especial para que os sistemas atendam à requisitos mínimos de segurança e integridade.
2 - Particularidades no Softpharma
Para atender aos requisitos exigidos pela COVISA, na cidade de São Paulo, ou seja, quando em 'parâmetros > filiais' estiver configurado como cidade de São Paulo/SP, o sistema apresenta algumas particularidades de funcionamento, os quais veremos a seguir.
2.1 - Parâmetros
→ Pré-entrada de mercadorias / Check-in de Produtos
Na tela de parâmetros do sistema (PAR104), aba 'Entradas' o parâmetro 'Utilizar Pré-entrada de Mercadorias / Check-in de Produtos?' estará sempre marcado, para que toda mercadoria que seja recebida na farmácia passe por dupla conferência, sendo uma delas pelo profissional farmacêutico.
A mercadoria ao chegar na farmácia junto com a nota fiscal seja por nota fiscal eletrônica ou não, será inclusa no sistema e passará para o check-in de produtos. Nesse momento a mercadoria ainda não estará disponível no estoque. Somente após a conferência dessa mercadoria, feita pelo farmacêutico, a mercadoria entrará efetivamente no estoque para ser comercializada.
→ Estoque negativo
Na aba ‘Estoque’ o parâmetro ‘Aceitar estoque Negativo’ estará sempre desmarcado. Com essa opção desmarcada a farmácia deverá fazer o correto gerenciamento do estoque, pois não será permitido realizar venda de produtos sem estoque.
→ Produtos com lote vencido
Na aba 'Vendas' o parâmetro ‘Bloquear venda de produtos com lote vencido’ também estará sempre marcada, para que a farmácia não possa realizar venda de medicamentos com prazo de validade expirado.
→ Conferência de lançamento
Na aba ‘SNGPC’ a opção ‘Exigir conferência de lançamentos’ sempre estará marcada. Quando essa opção está marcada todos os lançamentos de medicamentos antimicrobianos e de controle especial necessitarão de conferência e liberação pelo farmacêutico, no módulo SNGPC para posterior envio de informações. Isso evita com que os farmacêuticos enviem informações erradas para o SNGPC já que será necessário realizar a conferência antes do envio.
→ Autorização na venda
Ainda na aba ‘SNGPC’, no menu suspenso ‘Exigir autorização na venda de produtos’ estará sempre marcada para produtos de controle especial. Com essa opção marcada, todas as vendas que contenham produtos de controle especial, na finalização da venda necessitará da senha do farmacêutico para autorizá-la. Essa exigência esta baseada na legislação sanitária que afirma que a venda de medicamentos de controle especial deve ser realizada somente por farmacêuticos.
Caso seja desmarcada a opção 'Sob Controle Especial' o sistema irá emitir mensagem informativa da obrigatoriedade, sendo necessário realizar a marcação para gravar as informações.
A farmácia poderá fazer esse mesmo tipo de controle para os medicamentos antimicrobianos, porém não está como obrigatório.
→ Controle de Lotes e Vencimentos
A legislação sanitária afirma que as farmácias e drogarias devem ter rastreabilidade dos medicamentos comercializados e para seguir essa legislação a COVISA solicitou o controle de lotes de vencimentos de todos os medicamentos da farmácia.
Através do cadastro de ‘Tipo de produtos’, acessando 'Parâmetros' > 'Tipo de produto', todos os produtos com grupo principal ‘Medicamentos’, ‘Psicotrópicos’, ‘Éticos’, ‘Similares’, ‘Genéricos’ e ‘Psicotrópicos genéricos’ estarão com o checkbox ‘Controlar lotes e vencimentos dos produtos?’ marcado para que seja feita exigência de lotes e vencimentos.
2.2 - Cadastro de Usuários e Colaboradores
→ Cadastro de Usuários
O acesso ao módulo SNGPC, módulo de cadastro de produtos, conferência de pré-entrada de mercadorias /check-in de produtos, para Covisa, só pode ser feito pelo farmacêutico já que ele é o responsável por essas informações. Visando essa obrigatoriedade, juntamente com o processo da farmácia, ao inserir liberação de novos produtos para usuários, será solicitado senha de farmacêutico, para que o mesmo tenha ciência dos usuários que estão possuindo determinados acessos no sistema.
→ Cadastro de Colaboradores
Os colaboradores cadastrados precisam fazer trocas de senha no primeiro acesso e periódicas para garantir a segurança dos colaboradores que acessam o sistema.
Ao cadastrar um novo colaborador através de ‘Cadastros’ > ‘Colaboradores’, ao usar a senha para autenticar algum procedimento no sistema será necessário trocar a senha nesse primeiro acesso. Para realizar a troca basta acessar ‘Parâmetros’ > ‘Configuração’ > ‘Administrador de senhas’.
O mesmo irá ocorrer caso seja criado um novo usuário do sistema ou alterado sua senha pelo cadastro de usuário, ao acessar o sistema será necessário informar nova senha de acesso.
→ Expiração de Senha
Para a cidade de São Paulo, as senhas de colaboradores e usuários deve ser trocadas periodicamente.
Para definir a periodicidade da troca de senha de colaboradores acesse ‘Cadastros’ > ‘Colaboradores’. Na aba ‘Liberações’, no menu suspenso ‘Expirar em’ estão disponíveis as opções: ‘30 dias’, ‘60 dias’, ‘90 dias’, ‘120 dias’, ‘150 dias’, ‘180 dias’, ‘210 dias’, ‘240 dias’, ‘270 dias’, ‘300 dias’, ‘330 dias’, ‘360 dias’, não havendo a opção "Nuca expirar'.
2.3 - Entradas de Mercadorias
→ Data de Recebimento
A partir da data de recebimento das mercadorias, o farmacêutico tem 07 (sete) dias para realizar a escrituração do medicamento no SNGPC. Para isso é necessário inserir a data de recebimento da mercadoria na farmácia.
Ao dar entrada em uma nota fiscal, através de ‘Lançamentos’ > ‘Faturamento’ > ‘Entrada de mercadorias’, ao inserir informações de medicamentos antimicrobianos ou de controle especial, juntamente ao campo ‘Emissão’ estará liberado um sinal de ‘+’. Ao clicar nesse sinal o sistema abrirá uma informação anexa a data de emissão: ‘Data de recebimento dos produtos’ onde deverá ser inserida a data que os produtos foram recebidos na farmácia.
Após importar a NF-e, ao realizar a conferência da mercadoria, no momento de finalizar a nota, o sistema também irá solicitar a data de recebimento dos produtos.
→ Caso o recebimento tenha sido maior que 07 (sete) dias, no momento da liberação do medicamento no módulo SNGPC o farmacêutico terá que inserir o motivo de ter feito a escrituração do medicamento com mais de 07 (sete) dias após a chegada do mesmo a farmácia.
2.4 - Vendas
→ Validação de Unidade Federativa
Ao realizar venda de medicamento de controle especial (Psicotrópicos) o sistema fará a validação da Unidade Federativa da receita com a Unidade Federativa da filial da farmácia, impedindo a venda de receitas que não podem ser dispensadas fora da UF de origem da receita.
Tal situação ocorre para todos os clientes, independente do município.
- Mais informações podem ser vistas em: 'Venda de medicamento controlado para fora do Estado'.
→ Venda de Lotes Vencidos
Como verificamos anteriormente o parâmetro ‘Bloquear venda de produtos com lote vencido’ estará sempre marcado para a cidade de São Paulo, para que não seja possível realizar a venda de produtos vencidos. Caso a farmácia tente fazer a venda de um medicamento vencido será gerado um LOG.
→ Venda com Receitas Vencidas
O sistema não permitirá realizar a venda de medicamentos de controle especial e antimicrobianos com receitas com o prazo de validade expirado, gerando LOG nas tentativas de vendas.
2.5 - Controle SNGPC
→ Alertas de Vencimento de Prazos de Escrituração
Ao entrar no módulo SNGPC caso haja alguma movimentação com o prazo de escrituração de 07 (sete) dias ‘a vencer’ o sistema apresentará uma mensagem informando que ‘Existem registros pendentes para conferência e liberação. Conforme Art. 64 da RDC 344/98 a escrituração deve ser realizada semanalmente’. Basta clicar em ‘OK’ para ter acesso ao módulo.
→ Obrigatoriedade de Justificativas
Com as solicitações da COVISA, no módulo SNGPC será necessário informar justificativas para duas situações:
- Liberação de lançamentos pendentes a mais de 07 (sete) dias após a movimentação: será necessário inserir uma justificativa a qual ficará registrada no campo 'Observação' e será impressa no Livro.
- Caso seja necessário alterar alguma informação dos lançamentos do SNGPC, para correção será necessário informar uma justificativa do motivo da correção. Após a correção o sistema irá gerar um LOG informando qual informação existia anteriormente e qual foi a informação inclusa. A justificativa inserida no campo 'Observação' será impressa no Livro.
- Liberação de lançamentos pendentes a mais de 07 (sete) dias após a movimentação: será necessário inserir uma justificativa a qual ficará registrada no campo 'Observação' e será impressa no Livro.
2.6 - Logs e Alertas
Para facilitar o rastreamento de informações a COVISA solicitou que o sistema gere LOGs de alterações realizadas no sistema e de alertas que apareçam no sistema. Estes são os LOGs que o sistema irá gerar em determinadas situações:
- Tentativa de venda de medicamentos com receita vencida;
- Tentativa de venda de medicamentos vencidos;
- Tentativa de entrada de medicamentos vencidos;
- Venda de receitas fora da UF;
- Log de alerta exibido ao entrar no módulo SNGPC quando houver medicamentos com o prazo de escrituração a vencer.
Para visualizá-los basta acessar 'Parâmetros' > 'Visualiza LOG Acesso'
