1. Conceito

Este guia tem por objetivo orientar os procedimentos para utilização do Controle de número de série de ativos  integrado ao módulo de Consignado/Comodato,  auxiliando no controle por parte do estabelecimento de quais equipamentos números de série estão disponíveis e consulta de histórico de utilização de cada ativo por número de série.  

Dentro do cadastro de produtos do tipo: "Ativo Imobilizado" constará uma nova guia denominada: "Número de Série",  onde o estabelecimento poderá informar todos os números de série (números de patrimônio) de um produto do tipo ativo imobilizado. Durante a inclusão de itens no pedido de Comodato o usuário poderá informar o número de série do equipamento que será remetido em comodato ao cliente, 

Para facilitar a conferência  e acompanhamento dos pedidos que possuem controle de número de série, adicionamos ao sistema um novo relatório CONTROLE DE ATIVOS,  disponível em Relatórios > Auditoria > Controle de Ativos.

1.1 Glossário

“aspas” = Faz referência a uma mensagem do sistema ou um processo dentro do sistema.
Itálico = Faz referência a uma tela, coluna, linha, aba.
<divisa> = Faz referência a uma tecla no teclado, um botão virtual, nome genérico de um arquivo
 > = Faz referência a uma sequência de ações/cliques dentro do sistema.
Negrito = Faz referência a uma palavra ou trecho de muita relevância, um campo, uma guia, filtros ou seção.
Link = Referencia uma página no Share.

2. Premissas

• A Retaguarda Empório na versão 10.01.0900 ou superior;
• Ambiente deve possuir o sistema PEDIDOS e COMODATO habilitado.
• Possuir permissões de acesso ao menu de Cadastros de Produtos.
• Possuir permissões de acesso ao menu de Pedidos.
• Possuir produtos cadastrados como mercadoria para revenda e os produtos de Comodato cadastrados como ativo imobilizado;
• Possuir  ambiente parametrizado para utilização da funcionalidade de controle de número de série;

2.1 Configurações Gerais

Foram criados alguns parâmetros Internos para indicar o funcionamento do campo número de série no cadastro do produto. As alterações nas  parametrizações  estão disponíveis para o suporte e implantação ativar conforme solicitação de cada ambiente:

• Utiliza Número de Série em produtos do tipo Ativo Imobilizado

Quando habilitado irá exibir no cadastro de produto do subtipo ativo imobilizado a nova guia no cadastro de produtos:

• Obriga seleção de número de série para produtos do tipo ativo imobilizado no cadastro de produtos,

Quando habilitado irá bloquear alterações e novos cadastro de ativos imobilizados caso o usuário não informe pelo menos um número de série na nova guia. O Alerta será impeditivo: Para produtos do tipo Ativo Imobilizado deve ser informado ao menos um número de série em 'Número de Série':

• Permite informar o mesmo Número de Série em produtos do tipo Ativo Imobilizado diferentes.

Funcionalidade que quando habilitado permite  a mesma sequência de número de série em diferentes ativos. Quando desabilitado irá indicar que o número de série está em uso em outro produto, será exibido o número do produto que está usando a mesma série na mensagem de alerta.

Quando os parâmetros acima forem habilitados  pelo time de suporte ou pelo time de implantação e serviços o comportamento do cadastro de produtos do Tipo Ativo Imobilizado será alterado conforme exemplos abaixo:

1.  Guia Número de Serie para inclusão dos números de patrimônio;'.

Alerta de Campo de preenchimento obrigatório;

Bloqueio de utilização de números de série já em uso em outro produto do estabelecimento;

3. Funcionalidades

3.1 Cadastro do produto ativo - nova aba número de série

Para  verificar a nova aba, acesse o menu: Cadastro > Produtos > Produtos, e  acesse o cadastro de um produto do tipo Ativo Imobilizado. No final da página terá a nova aba: "Número de série".

Os campos da nova aba são os seguintes:

• Número de série: que irá aceitar valores alfanuméricos (letras e números)

Para realizar o cadastro de um novo produto do tipo ativo imobilizado basta realizar o preenchimento de todos os campos obrigatórios* para cadastro de produto, conforme exemplo abaixo:

Caso necessário também é possível alterar os produtos existentes para incluir novos números de série. Neste caso é necessário acessar o produto desejado em Cadastros -> Produtos -> Produtos e após em clicar em <Alterar>. 

Neste caso após clicar em alterar e cadastrar os Números de Série desejados basta salvar o produto. A funcionalidade permite incluir mais de um número de série em um produto para controle, desta forma cada número de série (número de patrimônio) indica uma equipamento único.

3.2 Uso do Número de Série nas operações de Pedidos e Comodato

Quando um ativo possuir números de série vinculados em seu cadastro na inclusão e/ou edição de um pedido que possua itens Comodato o sistema permitirá a inclusão dos números de série para cada item inserido no pedido, através da ação <Número de série>. 

Ao clicar em editar será exibido o nome do produto selecionado e a listagem de todos os números de série (números de patrimônio) do produto.

Caso o produto utilizado possua mais de um número de série (números de patrimônio) será exibido uma lista de números para seleção:

Será exibido para seleção de número de série a quantidade de itens equivalente a quantidade informado na inserção do Item:

Durante a inclusão não será possível selecionar para uso um número de série - números de patrimônio para um ativo que conste vinculado em outro pedido com status em aberto e/ou que a data de entrega/retirada apresente conflito com outro pedido em aberto. Na seleção do número de série este será listado como em uso, conforme imagem abaixo:

O procedimento completo para inclusão no pedido dos números de série consta abaixo.

3.3 Retorno de Comodato e seleção do número de série

Para retornar o Comodato que possuir vinculo com número de série vinculado ao Ativo imobilizado será necessário que o usuário indique na tela de retorno qual ativo está sendo recolhido. Conforme exemplo abaixo.

Na tela de Retorno de Comodato será listado todos os ativos vinculados ao pedido, juntamente com sua descrição, codigo do Produto e status de retorno: Recolhido, Recolhendo e Pendente.

Regras para o RETORNO de COMODATO:

• Se  o ATIVO IMOBILIZADO não possui vinculo com número de série o usuário precisa preencher em Recolher a quantidade recolhida, por padrão a tela inicia com a quantidade total de itens. Após preenchimento a tela de edição do retorno irá atualizar a coluna RECOLHENDO.
• Se  o ATIVO IMOBILIZADO possui vinculo com número de série o usuário precisa utilizar a listagem de número de séries para marcar no checkbox NO CLIENTE qual equipamento está sendo recolhido, desta forma  a quantidade recolhida será atualizada em Recolhendo e Recolher;

Após finalizado o preenchimento de todos os produtos basta clicar na ação <RETORNAR>. Quando ocorrer um retorno parcial a opção RETORNAR COMODATO permanecerá disponível para novos retornos.

Quando o usuário acessar um pedido que já possui um retorno parcial será possível retornar apenas os itens ou quantidades pendentes.

A tela não permitirá recolher itens que já constam com a recolha completa, conforme exemplo:

3.4 Impressão de Contrato

As informações de número de série - números de patrimônio são exibidas na impressão do Contrato e na impressão do pedido:

Conforme imagem acima, referente a impressão de contrato, foi apresentado abaixo da descrição do ativo o número de série.

3.5 Impressão de Pedido

As informações de número de série - números de patrimônio são exibidas na impressão do pedido:

3.6 Novo Relatório - Controle de Ativos

O novo relatório que fica no caminho: Relatórios -> Auditoria -> Controle de ativos - Número de fabricação, irá mostrar apenas pedidos de Consignado e Comodato e que possuam números de série vinculados.

O relatório possui filtros:

• Produto: permitir buscar por descrição ou código EAN, deve listar todos os produtos cadastrados ou que já foram vinculados a pedidos em algum momento;
• Status do pedido: permitir ao usuário seleção dos status desejados ou todos;
• Data de Saída: Permite que usuário definir uma data de saída, equivalente aa data de entrega/retirada do pedido;
• Data de Entrada: Permite que usuário definir uma data de saída, equivalente aa data de recolha/devolução;
• Número de série: Permite livre digitação do valor de número de série.
• Aplicar filtro: Executa a ação de gerar o relatório com base nos dados definidos pelos usuário;
• Limpar: Remover todos os filtros aplicados anteriormente.

Este relatório exibe as principais informações do pedido:  Estabelecimento, Data Saída/ Entrada, Pedido, Status, Operação, Nf-e, Ean, Descrição, Nº Série, Cliente. 

As informações obtidas no relatórios podem ser exportadas em formato Excel e PDF.

Após realizar o download do arquivo para Excel com os filtros desejados será possível manipular os dados obtidos modificando diretamente o arquivo, se necessário.