O que é e para que serve o inventário contábil?
Inventário contábil basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na loja ou depósitos pertencentes a ela.
Esta funcionalidade serve para cumprir uma obrigação acessória imposta pelas Receitas Estaduais: a de se entregar o Livro de Registro de Inventário. Geralmente havendo obrigatoriedade em fevereiro de cada ano, podendo variar conforme cada Estado.
Como eu gero o arquivo de Inventário Contábil?
A geração do arquivo é feita de forma simples, bastando ir em Retaguarda > Menu Estoque > Inventário Contábil, escolhendo as opções e clicando em Processar.
O que é Data Base?
É a data a qual o estoque será gerado. O sistema irá calcular o estoque disponível na loja até a data a qual foi selecionada. Geralmente esta obrigação acessória é entregue em fevereiro com Data Base em 31/12 do ano anterior.
Como funciona o cálculo do estoque e dos custos?
Nesta seção temos 2 situações importantes, a forma como o sistema calcula o estoque e o cálculo do custo.
No custo calculado pela última compra, como o nome afirma, o sistema irá trazer no cálculo do custo do produto, a custo destacado na última nota fiscal lançada no sistema.
Contudo a quantidade de estoque será calculada apenas pelas movimentações fiscais da loja, ou seja, pelas notas fiscais de entrada e de saída.
Muita atenção para o uso desta opção, pois caso a empresa tenha sofrido alteração de CNPJ ou foi migrada para o Seta em algum momento de sua existência, a precisão dos dados pode sofrer variação, pois nem sempre toda a vida fiscal da empresa é importada para o sistema.
Esta função funciona bem para empresas que já iniciaram com o Seta desde o início de suas operações.
Para o cálculo baseado no custo bruto do cadastro de produtos o Sistema irá trazer o custo do produto que está registrado no Cadastro de Produtos, independente da época em que foi atualizado.
Já a quantidade de estoque será calculada pelo Estoque real da loja, considerando todas as movimentações que houve no período, incluindo baixas por defeito, inventário e todo tipo de entrada e saída.
É o modelo mais seguro para cálculo do estoque, pois este independe se a loja iniciou com o Seta ou não.
Um único detalhe, para contar com um número preciso, é importante que o Estoque real da loja reflita o que está no sistema, o que pode ser mantido através de Inventários físicos regulares.
Para o cálculo baseado no custo médio das compras, o sistema irá trazer no cálculo do custo do produto, a média de todas as notas de compra lançadas no sistema do produto em questão.
Já o cálculo da quantidade de estoque será exatamente igual a primeira opção, ou seja, será calculado pelo movimento fiscal de entrada e saída dos produtos.
Nesta opção também vale a atenção para esta escolha, pois caso a empresa tenha sofrido alteração de CNPJ ou foi migrada para o Seta em algum momento de sua existência, a precisão dos dados podem sofrer variação, pois nem sempre toda a vida fiscal da empresa é importada para o sistema.
Esta função funciona bem para empresas que já iniciaram seu uso com o Seta desde o início das operações.
Para o cálculo com o Custo de aquisição do produto, o Seta irá trazer o custo de aquisição armazenado no Cadastro de Produtos, que neste caso utilizará não só o custo destacado na nota, mas demais alterações que este possa sofrer e que esteja devidamente destacado no cadastro de produtos, como descontos adicionais, fretes, ICMS ou outros custos.
Para o cálculo da quantidade de estoque, o cálculo será o mesmo do custo bruto, ou seja, pelo Estoque real da loja. Será considerada todas as movimentações que houveram no período, incluindo baixas por defeito, inventário e todo tipo de entrada e saída.
Este também é um modelo seguro para cálculo do estoque, pois independe se a loja iniciou com o Seta ou não.
Um único detalhe, para contar com um número preciso, é importante que o Estoque real da loja reflita o que está no sistema, o que pode ser mantido através de Inventários físicos regulares.
Para que serve a opção Incluir produtos de uso e consumo e quando devo usá-la?
Nesta opção, além dos produtos de revenda da loja, também serão inclusos todos os produtos classificados como Uso e Consumo, ou seja, os insumos comprados pela loja para sua operação (produtos de limpeza, papéis para escritório, bobinas, e afins) que foram lançados no sistema.
A Receita Estadual não solicita que seja informado estes produtos, portanto, só devem ser utilizados caso a empresa precise de alguma auditoria destes produtos.
Por padrão a opção vem desmarcada.
Para que serve a opção Incluir produtos ativo imobilizado?
Semelhante a opção anterior, aqui serão inclusos todos os produtos que estiverem com o tipo de mercadoria selecionado como Ativo Imobilizado, como carros, móveis, computadores e outros.
A Receita Estadual não solicita que seja informado estes produtos, portanto, só devem ser utilizados caso a empresa precise de alguma auditoria destes produtos.
Por padrão a opção vem desmarcada.
Para que serve a opção Incluir produtos sem estoque?
Por padrão, caso o produto não possua estoque (estoque zerado) o Seta não exporta este produto para o Inventário Contábil.
Com a opção marcada, mesmo o produto estando com estoque zerado, ele compõem o Inventário Contábil, neste caso, o arquivo ficará maior, pois independente de estoque, todos os produtos serão exportados.
Para que serve a opção Imprimir termo de abertura/encerramento?
Com a finalidade de facilitar a entrega da obrigação acessória Livro de Registro de Inventário, caso esta opção esteja marcada, o Seta já cria o Livro de forma completa, trazendo a capa, contracapa e finalização do Livro, além do estoque em questão.
Quando eu clico em Processar é apresentado uma tela onde eu posso alterar os dados. Esta alteração é armazenada?
Não, qualquer alteração feita em tela e depois gerada em Excel se perderá ao fechar a mesma. Para qualquer alteração permanente no sistema referente ao Estoque, devem ser utilizadas as ferramentas de Inventário Físico ou movimentações manuais de Entrada e Saída para para o período selecionado.
Sou do regime normal (Lucro Real / Lucro Presumido) e também entrego o SPED, bloco H, que trata do estoque. Entre estas duas obrigações acessórias o valor do estoque coincide?
Sim, desde que utilizados as opções de cálculo pelo custo bruto ou custo de aquisição do cadastro de produto.