O que é a ferramenta?
Ferramenta para efetuar o cadastro de uma ocorrência que será utilizada dentro de operações do sistema como: cobrança, telemarketing, documentos, SCPC, cartão fidelidade e auditoria dos comprovantes.
Dúvidas frequentes (FAQ)
Para que serve a ferramenta de cadastro de operações de ocorrências?
R.: Para cadastrar uma ocorrência, ou seja, uma ação que será utilizada como registro dentro de algumas operações do sistema. Exemplo: Operação de telemarketing - ocorrência: promoção aniversariantes do mês, promoção Black Friday e etc.
Onde localizo a tela de operações de ocorrências?
R.: Acessando Retaguarda> Cadastros> Operação de ocorrências.
Quais usuários possuem acesso a rotina?
R.: Somente usuários com a permissão de acesso a mesma. Para verificar ou conceder a permissão, acesse Retaguarda> Configurações> Permissões de acesso, localize o Grupo de usuário e a opção Cadastros de operações e ocorrências, marcar opções "Acessar e Modificar".
Quais operações do sistema utilizam este cadastros de ocorrências?
R.: As operações de cobrança, telemarketing, documentos, SCPC, cartão fidelidade e auditoria dos comprovantes.
OBS.: Flex ferramenta em desenvolvimento
Como é feito o cadastro da ocorrência?
R.: Primeiramente escolha para que tipo de operação irá cadastrar a ocorrência e após clique em "Novo", insira a descrição desta ocorrência e clique em "salvar".
Podemos excluir um cadastro de ocorrência?
R.: Não. Apenas Desativar a ocorrência para que a mesma não apareça mais para utilização na operação.
Para isso, selecione o tipo de operação, logo após a ocorrência que deseja, clique em "editar", depois marque a opção "desativar" e clique em "salvar".
É possível voltar a utilizar uma ocorrência desativada?
R.: Sim. Basta selecionar o tipo de operação, logo após a ocorrência que deseja, clique em "editar", depois desmarque a opção "desativar" e clique em "salvar".
Pode ser alterado a descrição de uma ocorrência que já está sendo utilizada?
R.: Sim. Basta selecionar o tipo de operação, logo após a ocorrência que deseja, clique em "editar", depois altere a descrição da ocorrência como deseja e clique em "Salvar".
Temos como pesquisar uma ocorrência específica dentro de uma operação?
R.: Sim. Na tela de cadastro de operação, selecione o tipo de operação e na barra inferior da tela digite o nome ou parte do nome da ocorrência que deseja localizar.
Consigo ordenar as ocorrências por ordem alfabética na tela de cadastro de operação?
R.: Sim. Basta selecionar o tipo de operação e após clicar na barra de "Descrição" e as ocorrências serão ordenadas por ordem alfabética. O mesmo ocorre se clicar na barra de "Código", as ocorrências serão ordenadas por ordem crescente dos códigos de cadastros.
Há algum relatório que permita pesquisar todas as utilizações que foram realizadas com uma determinada ocorrência?
R.: Sim. Acessando Retaguarda> Relatórios> Ocorrências, opção 1-Listagem das ocorrências, basta selecionar no filtro "Operação" o tipo de ocorrência que deseja e informar o período da utilização desta ocorrência
Para que serve a opção "Outros" na tela de cadastros das ocorrências?
R.: Está opção no momento não está disponível para utilização.
Manual de uso da ferramenta
- Você irá aprender a cadastrar operações, visualizar onde essas operações podem ser inseridas e por fim os relatórios de operações
Cadastro de Operações
Telas que podem ser usadas as ocorrências cadastradas:
2.1. Cobrança
2.2. Documentos
2.3. Motor de Relacionamento
2.4. Cartão Fidelidade
3. Relatório de Operações
Cadastro de Operações
Para realizar o cadastro de uma operação de ocorrência ou verificar as que já estão cadastradas, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Cadastros e clique na opção Operações de Ocorrências.
Na tela Cadastro de Operações, você verá todas as operações cadastradas, de acordo com o Tipo da Operação selecionada.
No campo Selecione o Tipo da Operação, você encontrará os tipos disponíveis que você poderá utilizar no SetaERP, mais abaixo veremos exemplos deles. Que são:
- Cobrança: você poderá utilizar as operações criadas para esse tipo na tela de Cobrança e assim fazer ações com os clientes nesse momento. Por exemplo, ligações (onde a cobrança é feita via ligação), SMS (onde a cobrança é feita via SMS), 30 dias atraso (cobrança feita com clientes que estão com até 30 dias em atraso), entre outras situações.
- Documentos: as operações cadastradas nesse tipo, estarão disponíveis na tela de Documentos dos clientes, onde você poderá adicionar fotos dos documentos dos clientes, como por exemplo, CPF, RG, entre outros.
- Flex: ferramenta em desenvolvimento.
- Telemarketing: as operações de telemarketing ficarão disponíveis para você utilizar na tela do Motor de Relacionamento, onde você entrará em contato com o cliente buscando mais relacionamento e a fidelização dele. Poderá fazer ações por exemplo, em datas comemorativas (Natal, Dia das Mães, Dia dos Pais), Aniversários ou alguma ação específica da loja.
- SCPC: o sistema utiliza essas operações quando o lojista contrata no SetaERP a integração automática do SCPC. O sistema adicionará as operações de ocorrências automaticamente nesse caso.
- Cartão Fidelidade: nesse tipo de operação, você poderá cadastrar operações para praticar com o cliente na adição manual de pontuações, no atalho Ctrl+I. Fazendo ações com o cliente onde você dará pontuação a ele, por exemplo, se o cliente comprar mais de R$ 60,00, ganhará uma pontuação extra.
Para adicionar uma operação, você deve, primeiramente, selecionar o Tipo da Operação que deseja adicionar, em seguida clique em Novo e adicione a Descrição da operação. Por fim é só Salvar.
2. Telas que podem ser usadas as ocorrências cadastradas
2.1 . Cobrança
As operações de cobrança podem ser utilizadas no Módulo Retaguarda, Menu Financeiro opção Cobrança.
Na listagem de clientes para cobrança, você pode selecionar a Operação desejada e Gerar mensagem, assim o sistema saberá que você fez essa ação com o cliente.
2.2 Documentos
Você poderá utilizar na tela de Cadastro de Clientes (Módulo Retaguarda > Menu Cadastros > Clientes), no menu lateral Documentos.
Na tela de Adicionar, as operações aparecerão no campo Documento, assim você seleciona o documento que deseja adicionar, e pode inserir uma foto para esse documento.
2.3. Motor de Relacionamento
As operações de Motor de Relacionamento, você poderá utilizar na tela do Motor de Relacionamento (Módulo Retaguarda > Menu Vendas).
Selecione a operação referente a ação que deseja realizar e clique em Gerar Mensagem, assim o sistema registrará sua ação nessa operação.
2.4. Cartão Fidelidade
A operação do cartão fidelidade poderá ser utilizada na adição manual de pontuação.
Para isso, utilize as teclas de atalho Ctrl + i, selecione o cliente que deseja adicionar a pontuação e entre nos detalhes da tela. Ao adicionar a pontuação, você poderá selecionar o campo Operação e vincular essa pontuação a uma ação feita pelo Fidelidade.
3. Relatório de operações
Você pode acessar os relatórios das operações realizadas, acessando o SetaERP no Módulo Retaguarda, em seguida, Menu Relatório opção Ocorrências.
Você terá quatro opções de relatórios:
- 1 - Listagem das Ocorrências: carregará uma listagem das ocorrências realizadas. Você pode selecionar uma ocorrência específica ou ver todas juntas.
- 2 - Listagem do Desempenho de Telemarketing: nesse relatório você pode tirar uma relação do desempenho de suas ações feitas no Motor de Relacionamento. Exibindo o registro de quantos clientes foram Contatados e quantas vendas foram Faturadas, possuindo assim um percentual de Retorno para você medir seu desempenho:
- 3 - Listagem do dos Títulos Baixados da Cobrança: nesse relatório você poderá visualizar todos os títulos que foram baixados e que tiveram vínculo com a operação de cobrança.
- 4 - Resumo dos Títulos Baixados da Cobrança: nesse relatório você poderá visualizar um resumo dos títulos que foram baixados e que tiveram vínculo com a operação de cobrança. Totalizando o valor total baixado por cliente:
