Órdenes de Compra

Desde el módulo inventario/Órdenes de compra se podrá acceder a la lista de órdenes de compra generadas.

Desde esta opción en el BMT se pueden gestionar las Órdenes de Compra.

Filtros de la administración de órdenes de compra

Para facilitar la búsqueda de las órdenes de compra dentro de los listados, se contemplan los siguientes filtros de búsqueda.

• Tienda: aplica para BMC solamente, sino es la tienda actual (para BMT)

• Proveedor: se puede seleccionar uno específico de la lista de proveedores habilitados en la tienda o en su defecto "indistinto" y listará las órdenes de compra de todos los proveedores.

• N° desde/N° hasta: se puede seleccionar un rango específico de órdenes según su numeración. De no ingresarse un valor, listará todas las órdenes según el resto de los filtros ingresados.

• Estado: se podrá seleccionar por alguno de los estados posibles de la orden de compra, de no ingresarse un valor específico, listará todas las órdenes de compra en todos sus estados. Para mayor detalle ver Estados de una orden de compra

• Fecha desde y hasta: la búsqueda la realiza sobre la fecha de generación de la orden de compra.

Acciones disponibles

Dependiendo el estado de la orden de compra, se cuenta con las siguientes acciones:

• Editar
• Definir
• Cancelar
• Confirmar
• Ver
• Docs. relacionados

Desde el BMC solamente se puede acceder a la consulta de esta información, no se podrán generar documentos.

Datos de la orden de compra

A continuación se detallan los datos listados de cada registro correspondiente a una orden de compra.

• Estado: informar el estado en el cual se encuentra la orden de compra. Ver Estados de una orden de compra
• N°: número de la orden de compra asignada por Bridge.
• Tienda origen: nombre de la tienda o sucursal que generó la orden de compra.
• Proveedor: nombre del proveedor al que se le generó el pedido de la orden de compra.
• Creación: fecha en la cual fue creada la orden de compra.
• F Esp. Entrega: fecha aproximada de entrega de la orden de compra que se le informa al proveedor.
• Monto total: es el monto que suma la orden de compra (basado en el precio de costo de los artículos, según lista de precios del proveedor. De no contar con una lista específica se utiliza el precio de costo del maestro de artículos)

• Botón de ACCIONES habilitadas (dependiendo del estado de la orden de compra, se habilitarán las acciones)

Nueva Orden de compra (sólo se encontrará disponible en BM TIENDA)

Ingresando al menú "Órdenes de Compra", y presionando el botón "Nuevo", podemos generar una nueva Orden de Compra:



Se completan los datos de la cabecera de la "nueva orden de compra" y luego se presiona el botón "Guardar".
Los campos a completar son los siguientes:

• Número: asignado por el sistema
• Tienda origen: debe seleccionarse la tienda en la cual se crea la orden de compra. Por defecto es la actual.
• Proveedor: se listarán todos los proveedores habilitados de la tienda (su selección condicionará la lista de artículos disponibles para la orden de compra ya que ésta quedará acotada a los artículos que ese proveedor tenga definidos en su lista). Sugiere en base al texto ingresado autocompletando.
• F. Esp. Entrega: permite definir la fecha esperada para recibir la orden de compra, por defecto trae la fecha del día.
• Tipo de orden de compra: permite definir si la orden de compra será destinada a pedidos de special order (2 - Especial) o son normales (1 - Normal).
• Tipo de ingreso de artículos: Manual o Automático
  • Manual: en la pantalla de detalle los artículos se ingresan de a uno por el usuario. 
  • Automático: todos los artículos: se cargan de forma automática del proveedor seleccionado.
• Frecuencia: cantidad de días entre órdenes de compra al proveedor
  • Se completa con la cantidad de días que transcurren entre pedidos. Por defecto se completa con la frecuencia del proveedor pero permite edición

La Orden de Compra queda entonces en estado ABIERTA y el siguiente paso es la definición del detalle de la Orden de compra.

• Se informan los datos de la cabecera de la orden de compra. De presionar el botón "Editar" se podrá modificar el encabezado.

Dentro del detalle de una orden de compra se podrán agregar los productos que integrarán la misma, se deberá "Guardar" y luego su confirmación con el botón "Confirmar"

Tipo de ingreso manual

Los pasos a seguir para cada opción, son los siguientes:

• Agregar artículos:
  • • Ingresar un código o descripción en el campo "SKU/Descripción".
    • El sistema realizará una búsqueda por similitud a los datos ingresados, mostrando la lista acotada para facilidad de elección con código, descripción y precio de costo del artículo.
    • Si el proveedor seleccionado tiene una lista de precios asociada habilitada, tomará los precios de costo de la lista, caso contrario informará los datos del maestro de artículos.

• • • Una vez seleccionado el artículo de la lista, se mostrará una línea con su código, descripción y precio de unitario (costo), cantidad de unidades en stock.
    • Se podrá modificar la "cantidad" a solicitar actualizándose el total de ese registro (cantidad x precio unitario), el monto total de la orden de compra a nivel costo y de cantidad de unidades.

Nota: para agregar nuevos artículos a solicitar, se deberá presionar el botón
Los datos informados una vez agregado el artículo:

• SKU
• Unidad de compra (UC): este dato está asociado al artículo
• Descripción
• Stock actual
• Venta promedio diaria
• Pedido mínimo
• Pedido sugerido por UC
• Cantidad pedida por UC
• Cantidad por unidades
• Costo por UC
• Costo total (costo por UC por cantidad por unidades)

Acciones disponibles en el detalle de la orden de compra:

• Anular artículos solicitados:
  • • Presionando el botón se podrá eliminar un registro de un artículo ya solicitado dentro de la orden de compra.
    • Una vez anulado el artículo, se recalculará el total de la orden de compra y su cantidad de unidades.

• Guardar orden de compra:
  • • Al presionar el botón "Guardar", la orden de compra quedará "abierta" para permitir que sea modificada posteriormente, o confirmada.

• Confirmar orden de compra:
  • • Al presionar el botón "confirmar", se informará mediante mensaje si está seguro de confirmar la misma, y la orden de compra quedará "confirmada" y será enviada al BMC.

• Imprimir:
  • • Al presionar el botón "Imprimir", se generará un archivo pdf que se descargará al directorio configurado del browser. Se visualizará en el margen inferior izquierdo del browser.

Tipo de ingreso automático

Para crear una orden de compra, se podrá seleccionar el tipo de ingreso automático (en lugar de manual)

• Si el proveedor seleccionado para la orden de compra tiene al menos un registro en su lista de precios activa, todos los registros de la misma se cargarán automáticamente.

• Si el proveedor no tiene una lista de precios activa, se agregarán automáticamente todos los ítems del tipo stock, pudiendo eliminarse de ser requerido.

• El orden de la lista de productos cargados será por orden alfabético de la descripción del producto.
• En caso de ser ingreso automático no podrán agregarse productos de modo manual ni por carga masiva de archivo csv, solo eliminarse.

Al ser seleccionado en el encabezado de la orden de compra el tipo de ingreso de artículos = automático, se informará con un popUp que puede demorar un tiempo la carga de la lista (por su extensión)

Las acciones disponibles: "Guardar", "Confirmar", "Volver", "Imprimir"

Importación de artículos en una orden de compra desde un archivo

Para la carga de una orden de compra se podrá utilizar un archivo del tipo .csv para la importación de la lista de artículos con sus cantidades a solicitar.
Una orden de compra se puede cargar mediante csv con alguno de los siguientes formatos:

1. Archivo CVS con registros :Sku/descripción; cantidad de unidades

Ejemplo:
G0004285;26 (sku;cantidad)AV46002TT;22 (descripción; cantidad)

1. Archivo CSV con: Sku/descripción;cantidad;UC

Ejemplo
G0004285;26;5    (sku;cantidad;unidad de compra)AV46002TT;22;10  (descripción;cantidad;unidad de compra) 
Se realizan las siguientes validaciones sobre los archivos: el primer y segundo campo deben tener valores

• El campo "cantidad" no debe estar vacío, debe ser numérica y mayor a 0.
• El sku/descripción debe pertenecer a un artículo existente.
• El campo "UC" puede estar vacío pero de existir debe ser numérica y mayor a 0
• En el caso que el proveedor de la cabecera de la orden de compra tenga al menos un registro en la lista de precios de proveedor, tabla ST_ITM_SPR_STK con el flag disabled en false
  • • Si el campo UC esté vacía: el sku/descripción debe estar asociado al proveedor en la ItemSupplierItem (si hay más de una UC se toma el registro con la menor UC)
    • Si el campo UC no esté vacía: el sku/descripción + la UC debe estar asociado al proveedor en la ItemSupplierItem

Al presionar el botón "Seleccionar archivo" se mostrará un popUp browser donde se podrá seleccionar el archivo .csv. Luego de seleccionado, presionar el botón "Enviar" para que el mismo sea importado.
Los artículos importados se visualizarán como registros de la orden de compra. Los pasos siguientes son los mismos mencionados en el punto Creación de una Orden de compra (sólo se encontrará disponible en BM TIENDA)
En el caso de que el csv tenga fallos, se agrega en pantalla un botón llamado "Mostrar errores" que al presionarlo lleva a una página que, en una grilla, lista los registros que dieron fallos con su respectivo detalle de error detectado.

Si se diera algún tipo de error en el procesamiento del archivo de la orden de compra, al presionar el botón "Mostrar errores" pasará a mostrarse otra pantalla con los registros que dieron el error.

Estados y acciones de una orden de compra

La orden de compra puede tomar os siguientes estados:

• Abierta: Se creó la orden de compra pero no se confirma aún ya sea porque aún le faltan artículos por agregar, o bien porque el administrador desea mantenerla como pendiente de confirmación.
• Las acciones que se permiten realizar sobre una orden de compra con estado "abierta" son las siguientes:

• Confirmada: Se confirmó la orden de compra y se envía posteriormente al ERP. La misma ya se encuentra lista para ser recibida. Una orden de compra puede tener diferentes ASN asociadas hasta completar el total del pedido. Las acciones que se permiten realizar sobre una orden de compra con estado "confirmada" son las siguientes:

• Entrega parcial: Se recibió una parte de la mercadería solicitada en la orden de compra, quedando aún unidades por recibir. Las acciones que se permiten realizar sobre una orden de compra con estado "Entrega parcial" son las siguientes:

• Cerrada: Se recibió el total de la mercadería correspondiente a la orden original. Las acciones que se permiten realizar sobre una orden de compra con estado "Cerrada" son las siguientes:

• Cancelada: corresponde al estado cuando una orden abierta se cancela, ya no se puede modificar ni recibir. Las acciones que se permiten realizar sobre una orden de compra con estado "Cancelada" son las siguientes:

Una vez creada la orden de compra, el Bridge Manager de TIENDA envía la orden de compra a BMC. Según implementación, luego el ERP luego emitirá un documento ASN que contiene el detalle de la mercadería que será recibida en la tienda (un documento ASN es similar a un remito electrónico) o se podrá realizar una recepción manual.

Editar orden de compra

Sólo si una orden de compra se encuentra en estado "abierta" es posible "editar" y "definir".
Al seleccionar la acción "editar" de una orden de compra, se podrán modificar.

Al presionar el botón "Guardar" pasará a la pantalla de Detalle de la orden de compra en modalidad edición.

Definir orden de compra

Sólo si una orden de compra se encuentra en estado "abierta" es posible "editar" y "definir".
Al seleccionar la acción "definir" de una orden de compra, se podrán modificar el detalle de la orden de compra ya sea por carga de artículos manual o desde un archivo CSV.
Las acciones disponibles serán:

• "Guardar": la orden continúa en estado "abierta"
• "Confirmar": la orden pasa a estado "confirmada"
• "Volver": la orden continúa en estado "abierta"
  • Vuelve a la lista de órdenes de compra
• "Imprimir": se genera un archivo pdf con los datos de la orden de compra

Recepción de una orden de compra

Para registrar la recepción de mercadería de una orden de compra primero desde un registro de una orden de compra en estado "Confirmada" o "Entrega parcial , ir al botón "Acciones" y seleccionar alguna de las siguientes acciones: Recibir (Manual) o Recibir (ASN)

Recibir (Manual)

Esta opción permite realizar una recepción manual de una orden de compra, pudiendo ingresar manualmente las cantidades que ingresan de cada artículo, por defecto traerá la misma cantidad pedida en el campo "cant. recibida por UC".

• En la cabecera se verán los datos de la orden de compra a recepcionar.
• Se podrá imprimir, mediante el botón "Imprimir" del margen superior derecho.
• Se podrá volver al listado de órdenes de compra con el botón "Volver".
• Se informa la lista de productos a solicitar, por cada producto se listará:
  • SKU, Unidad de compra, Descripción del artículo, Cant. Solicitada, cant. Recibida por UC, Cant, por unidades (unidades por Unidad de compra), Costo por UC y Costo total (costo por UC por cantidad recibida)
  • Total de la orden de compra con la suma de todos los productos

• • El usuario podrá editar el campo "Cant. Recibida por UC" a una igual o menor que la solicitada (en caso de ser menor, se considera una entrega parcial)
  • Luego se presiona el botón "Confirmar recepción".
  • Se mostrará un popUp para poder ingresar los datos del documento.
    • En el mismo se solicita el ingreso de la fecha y nro de comprobante.
    • Un tilde si existe además un documento fiscal asociado.
    • Una vez ingresados los datos se presiona el botón "Confirmar recepción" y finaliza la recepción manual.

• • • Si se tildó la opción "Documento fiscal asociado" se solicitará la confirmación si desea cargar el documento fiscal o no. Esto pudiera ser ingresado posteriormente de no tener el documento en ese momento.
      • Si se presiona "SI" pasará a una nueva pantalla para cargar el nuevo documento fiscal. Ver Documentos fiscales
      • Si se presiona "NO" finaliza la recepción

• • Luego se confirmará la recepción y la orden pasará a estado "Entrega parcial" (si no fue con las mismas cantidades recibidas que solicitadas) o a estado "Cerrada" si se completó la cantidad de unidades solicitadas en la orden de compra.
  • Una orden de compra en estado "Entrega parcial" también puede tener una segunda o más recepciones asociadas, permitiendo solo editar los artículos no recepcionados previamente o por una cantidad menor.

Recibir (ASN)

Recibir (ASN): En esta opción se confirman la recepción de mercadería de acuerdo a los ASN asignados para la orden de compra.

• En esta opción NO SE PUEDEN modificar las cantidades recibidas, solamente se pueden confirmar los ASN relacionados a la misma.
• Si se selecciona la acción "Recibir (ASN)" se mostrará un popUp donde se asociará el documento ASN a recepcionar, sino se informará "Sin registros para mostrar".

Cerrar orden de compra

Cerrar: Una vez que se completó la recepción de la mercadería correspondiente a la orden de compra, la misma se marcará como "Cerrada" automáticamente cuando fue recepción completa o se podrá dar por cerrada una orden mediante la acción "Cerrar" disponible para los estados "Confirmada" y "Entrega Parcial" únicamente.

• En esta acción, se informará el detalle de la orden de compra con un mensaje "Estas a punto de cerrar la Orden de Compra. Esta acción no puede deshacerse"
• Se podrá generar un archivo pdf con los datos de la orden de compra con el botón "Imprimir" o salir al listado de órdenes con el botón "Salir".
• Al presionar el botón "Cerrar" del margen inferior izquierdo de la pantalla finalizará la acción pasando la orden a estado "Cerrada" e informándose en el listado de ordenes de compra.

Ver orden de compra

Ver: Se muestra el detalle de la orden de compra sin posibilidad de edición, si se podrá generar un documento pdf con los datos de la orden de compra con el botón "imprimir"

Imprimir orden de compra

Imprimir: se muestra genera un archivo pdf con los datos de la orden de compra con el botón "imprimir"

Docs. relacionados

Doc. Relacionados: Se muestra la lista de los documentos asociados a la orden de compra. Mediante la opción "Detalle" se pueden consultar los mismos.
Presionando el link "Ver" pasará a la pantalla del detalle del documento (según su tipo) del mismo modo que la opción "Ver" de las acciones disponibles.

Actualización

Luego de generado un documento de orden de compra si el mismo se confirma:

• es enviado a BMC para su actualización en Central.
• Si se genera una recepción de la orden de compra también es enviado a BMC.

Órdenes de compra en BMC

En BMC sólo se podrán visualizar las órdenes que se hayan generado en todas las tiendas. Siempre y cuando las mismas no se encuentren en estado "abierta". No se podrán crear nuevas.
El listado de las órdenes de compra se podrá filtrar por los siguientes campos:

• Tienda (lista de tiendas o todas)
• Proveedor
• Nro desde y hasta (del documento)
• Estado (del documento)
• Fecha desde-hasta

Las únicas acciones disponibles en BMC para las órdenes de compra son: