Aqui você vai encontrar:
O que é a ferramenta?
O rateio auxilia quando a empresa precisa dividir uma despesa ou receita entre um grupo de lojas da rede ou entre um centro de custo de dentro da própria empresa
Vídeos da ferramenta
Manual de uso da ferramenta
Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta
Como configurar as permissões de acesso
Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso > encontre o módulo 'Cadastramento dos Itens do Financeiro (Plano de Contas) e deixe marcado as caixas de seleção Acessar, Modificar, Excluir.
Acessar: Acesso a tela de cadastro dos itens do financeiro(plano de contas)
Modificar: Permite criar um novo item do plano de contas ou alterar um existente.
Também tem o módulo 'Rateio de Despesas' e deixe marcado as caixas de seleção Acessar, Modificar, Excluir.
Títulos a pagar e Receber
Por fim, é possível incluir rateio em lançamentos de notas de serviços, para isso é necessário permissão do item “Compras de Produtos”.
Funcionalidade
Para gerar um rateio de despesas siga os seguinte passos:
- Acesse o Retaguarda>Financeiro>Plano de Contas
Como descrito anteriormente, o rateio é utilizado para a divisão dos custos entre os participantes da movimentação de entrada ou saída de dinheiro da empresa. Dessa forma o rateio pode ser realizado entre:
- Empresas de uma mesma rede: como por exemplo, um grupo promove uma palestra para os seus colaboradores, entretanto o pagamento do evento será feito entre as várias empresas do grupo, assim a empresa 1 pagará – 30%, a empresa 2 – 25%, 3 – 25% e 4 – 20%, porque a empresa 1 é a que possui mais funcionários, logo arcará com uma parcela maior do montante e a empresa 4 possui menos, ficando com uma porcentagem menor.
- Centro de custo: e assim como na divisão entre empresas, o custo de uma determinada ação é dividida entre setores ou projetos, como por exemplo, comercial e administrativo.
Assim utilizando regra de rateio não é necessário inserir vários títulos a pagar, ao inserir a regra de rateio no título o sistema faz esta divisão e realiza a inclusão de novos títulos para os envolvidos, de acordo com a porcentagem de cada um.
Para criar uma regra de rateio é preciso localizar o item desejado na listagem, logo é fundamental que o item já esteja cadastrado.
Lembre-se é fundamental que o item esteja com o movimento cadastrado como ambos, conforme exemplo abaixo.
2. Escolha o item do plano de contas e clique em Regra de rateio no menu lateral
- Irá aparecer no lado direito as colunas Estrutura, Descrição, Movimento, Competência, Regra de Rateio, Fluxo Cx(Caixa de seleção para ativar ou não o plano de contas aparecer no Fluxo de Caixa), DRECaixa de seleção para ativar ou não o plano de contas aparecer no DRE), Lançar(Caixa de seleção para ativar ou não o plano de contas aparecer no Lançamento), Código.
3. Escolha a opção por empresa ou por centro de custo e informa a quantidade ou %(Aprox) destinada a cada um centro de custo > Quando definir os valores, veja se o valor a Ratear na parte inferior da tela chega a 100%. Clique em Salvar
4. Não esqueça, na tela principal de plano de contas, quando você clicar em Regra de rateio, irá abrir uma nova tela, depois que definir a empresa ou centro de custo, você pode cadastrar uma descrição ou até clicar no botão Desativar (caso queira inativar o rateio). Você pode informar o valor abaixo nos campos Valor/Qtd e %(Aprox)
5. Então, o primeiro passo para a criação da regra de rateio será selecionar o item do plano de contas e definir o tipo de rateio, se será por empresa ou centro de custos, assim serão apresentadas as empresas e centros de custos já cadastrados no sistema.
6. Clicando na opção empresa, serão apresentadas as empresas cadastradas na rede e será possível informar o valor ou percentual que cada uma será responsável na regra de rateio, para salvar a regra, será necessário nomeá-la em Descrição e depois clicar em Salvar.
7. Clicando na opção Centro de Custos será possível editar ou desativar os centros de custos já cadastrados ou incluir um novo.
8. Tanto clicando em Novo ou ALT + N ou EDITAR ou ALT + E, será necessário inserir ou editar a Descrição do centro de custos e clicar em Salvar ou ALT + S. E clicando em Desativar, o centro de custos será desativado.
9. Após definir se o rateio será por empresa ou centro de custos, as empresas e centros de custos cadastrados serão apresentados com os seus devidos códigos, descrições e com espaço para inserir o valor aproximado ou % que cada um será responsável.
10. Bastará informar a descrição da regra de rateio no campo descrição, lembrando que é fundamental que a descrição seja de fácil entendimento para a equipe e inserir o valor ou percentual desejado, que cada empresa ou centro de custos será responsável na regra cadastrada.
Editar regras de rateio:
11. O botão 'Editar' na tela oferece a possibilidade de modificar uma regra existente no sistema. Ao selecionar essa opção, você pode fazer ajustes nos valores, porcentagens ou qualquer outra configuração relacionada à regra de rateio.
Excluir regras de rateio:
12. O botão 'Excluir' na tela permite remover uma regra específica do sistema. Ao clicar nesse botão, a regra selecionada será permanentemente eliminada do conjunto de regras de rateio. Isso é útil para remover regras que não são mais necessárias ou relevantes para a gestão financeira da empresa
O sistema permite que eu exclua uma regra que está vinculada a um título que já foi baixado?
13. Se a regra já estiver vinculada a algum título, não é possível excluí-la. Nesse caso, o sistema apresentará uma mensagem informando sobre essa impossibilidade.
Além disso, ao editar a regra, lembre-se de que essa edição se aplicará somente aos próximos títulos que utilizarem essa regra. Os títulos já vinculados com outros valores e/ou porcentagens não serão afetados pela alteração.
TÍTULOS A PAGAR COM RATEIO POR CENTROS DE CUSTOS
O centro de custo é uma maneira de separar uma empresa em vários setores, cada setor com uma parcela de responsabilidades operacionais, financeiras e econômicas, ou ainda separar uma rede em várias empresas, assim cada empresa será um centro de custos. E todos os centros de custos juntos representam a empresa ou rede inteira, mas cada um possui independência quando comparado com o outro.
Ao utilizar a ferramenta rateio por centro de custos no SetaERP, não serão criados títulos a pagar e a receber adicionais, como acontece no rateio por empresa, dessa forma os títulos rateados serão acompanhados por relatórios personalizados, criados de acordo com as necessidades de cada empresa ou por meio do SetaERP Web.
Para realizar o rateio é preciso incluir um título a pagar ou editar um título já existente, para isso acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Financeiro e clique na opção Títulos a Pagar.
Para incluir um título será necessário clicar no segundo ícone do lado esquerdo da tela F3 – Incluir ou F3 no teclado e seguir os demais passos para inclusão de títulos a pagar.
Lembre-se é preciso incluir o título e salvá-lo, para só então configurar a regra de rateio por centro de custos. Ao salvar a tela de títulos a pagar será fechada automaticamente e é preciso localizar o título recém lançado para inserir a regra de rateio.
Para que não seja necessário salvar o título e depois editá-lo para criar inserir o rateio, bastará marcar a caixa de seleção “abrir o rateio no lançamento de despesas na tela de títulos a pagar e nas notas de serviços” na aba Financeiro, dos Parâmetros Globais, para isso acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Configurações e clique na opção Parâmetros Globais.
Assim, ao clicar em Salvar na inclusão de títulos a pagar a tela de rateio por centro de custos será apresentada.
Para editar um título a pagar em aberto que ainda não possui regra de rateio, realize o filtro necessário, localize-o e clique em Editar Título ou Alt + E. Assim o título selecionado será apresentado a opção Rateio de Despesas estará habilitada.
Clicando em Rateio de Despesas será apresentada uma tela muito parecida com a que vimos na criação dos centros de custos no menu plano de contas.
Será necessário escolher se o rateio será por empresa ou centro de custos, e independente da escolha, a primeira opção será sempre regra manual, que possibilita a distribuição dos valores da forma desejada. Clicando na setinha da regra de rateio serão apresentadas as regras anteriormente criadas.
Bastará escolher qual a regra de rateio que será utilizada, manual ou criada anteriormente e clicar em Salvar para que a regra de rateio seja salva.
Por fim, bastará clicar em F8 – Salvar ou F8 no teclado para que o título seja salvo.
LANÇAMENTO DE NOTAS DE SERVIÇOS RATEIOS POR CENTROS DE CUSTOS
As notas fiscais de serviços, são documentos utilizados para a comprovação da prestação de algum serviço como fornecimento de energia elétrica por exemplo. Para a realização de inclusão de notas de serviços, por meio do lançamento de notas, é necessário vincular o cadastro do fornecedor a um item do Plano de Contas, para isso acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Cadastros e clique na opção Fornecedores.
Realize um novo cadastro ou localize um já existente, em Plano de Contas selecione o item desejado e clique em salvar.
Para incluir uma nota de serviço é preciso acessar a ferramenta de Lançamento de Notas, para isso acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e clique na opção Lançamento de Notas.
Bastará realizar o lançamento de nota de serviços (Novo Lançamento – Sem Pedido), sempre lembrando de informar o tipo de entrada, fornecedor, número da nota, vencimento, realizar a inclusão do serviço e informar a forma de pagamento.
Após clicar em Salvar, o botão Rateio de Despesas será habilitado, possibilitando a realização do rateio por centro de custos, assim como nos títulos a pagar, utilizando um rateio já criado anteriormente ou manual.
Por fim, clique em salvar, que o rateio será salvo, assim como no rateio na tela de títulos a pagar.
TÍTULOS A PAGAR COM RATEIO POR EMPRESAS
Para o rateio de títulos a pagar por empresa, é fundamental que o item do plano de contas esteja com o movimento como ambos, como vimos anteriormente.
Diferente do rateio por centro de custos, este rateio cria títulos a pagar e a receber a partir do rateio, e estes movimentos podem ser consultados nos relatórios do SetaERP, como, por exemplo, relatórios de títulos a pagar, títulos a receber, caixas e bancos e DRE.
Para realizar o rateio é preciso incluir um título a pagar ou editar um título já existente, para isso acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Financeiro e clique na opção Títulos a Pagar.
Para incluir um título será necessário clicar no segundo ícone do lado esquerdo da tela F3 – Incluir ou F3 no teclado e seguir os demais passos para inclusão de títulos a pagar.
Lembre-se é preciso incluir o título e salvá-lo, para só então configurar a regra de rateio por empresa, localizando o título desejado e clicando em Rateio ou ALT + O. Na tela de rateio, a empresa que está realizando o rateio ficará na parte inferior da tela, e as demais empresas cadastradas na rede serão apresentadas em uma listagem, assim será necessário informar o percentual ou valor que cada empresa pagará, clicar em F8 – Ratear ou F8 no teclado e confirmar o rateio.
Após salvo o título original permanecerá igual, pois a empresa que registrou o título que fará o pagamento do valor integral do título e será gerado um a pagar para cada empresa participante do rateio e outro a receber de cada empresa para a empresa que fará o pagamento integral, com os valores percentuais informados no rateio, para que posteriormente seja realizada a compensação entre as lojas, como pode ser visto no exemplo abaixo.
Observe que a loja que realizou o rateio é apresentada como fornecedora nos títulos a pagar criados automaticamente pelo sistema, além disso, editando o título, podemos identificar que o os dados são os mesmos do título original, mas com a descrição Saída reembolso e o valor de acordo com o informado no rateio.
E em títulos a receber os mesmos títulos são criados, mas com a descrição Entrada Reembolso.
CONSULTANDO RATEIOS POR EMPRESA
Como vimos anteriormente o rateio por empresa permite a consulta pelo SetaERP, em títulos a pagar e a receber e em seus relatórios, sem a necessidade de relatórios personalizados. Além dos relatórios e telas de títulos, os valores rateados são incluídos na DRE, assim se consultarmos a DRE de agosto de 2020 da empresa 1, no item manutenção será apresentado valor de R$ 300,00, conforme registrado no rateio por empresa.
Da mesma forma, que a DRE da empresa 02, apresentará o valor de R$ 400,00 no item manutenção no mesmo período.
